Biuro perkraustymas iš Olandijos: be streso ir laiku

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir, tikiuosi, man patikėsite, kai sakau – biuro perkraustymas iš Olandijos yra kaip mažas karas su logistika. Girdėjau viską: nuo tų, kuriems pasisekė ir viskas nuvyko per penkias dienas be jokio susirūpinimo, iki tokių istorijų, kai vairuotojas stovėjo pasienyje be teisingų dokumentų, o klientas Lietuvoje norėjo išsižioti nuo pykčio. Olandija yra patogi šalis, geografiškai arti, bet verslo perkėlimas nėra tik paprastas daiktų pakrovimas į sunkvežimį. Čia reikalinga strategija, žinojimas, kokia dokumentacija būtina net tada, kai vežame tik biuro kėdes, ir, svarbiausia, supratimas, kad jūsų verslas negali sustoti dėl to, kad dėžė su svarbiaisiais sutartimais nukeliavo į kitą miestą.

Per šiuos dvidešimt metų mačiau, kaip pasikeitė rinka. Anksčiau tiesiog veždavome stalus ir kompiuterius, o šiandien biuro perkraustymas iš Olandijos reiškia sudėtingą IT infrastruktūros perkėlimą, serverių išmontavimą ir specialų jautrios įrangos pakavimą. Olandų biurai dažnai būna labai modernūs, „open space“ tipo, o ten daugiau stiklo nei medienos, todėl ne kiekvienas vairuotojas drįsta prisiliesti prie tokio krovinio be specialių priemonių. Mano tikslas čia – ne tik išvežti dėžes, bet užtikrinti, kad jūsų komanda Lietuvoje galėtų dirbti jau sekančią rytą. Tai reiškia tikslią planavimą, maršruto parinkimą (vengiant Vokietijos spūsčių, jei įmanoma) ir, žinoma, kainų, kurios nekelia akies į viršų, skaidrumą. Žinoma, visada yra rizikų faktorius, kaip blogas oras ties Roterdamu ar techninė gedimas, bet su patirtimi visus šiuos dalykus galima suvaldyti taip, kad klientas jų net nepastebėtų.

Kas dėl laiko ir organizacijos?

Kiek laiko tikrai užtruks šis procesas?

Nesakyčiau tiksliai, kol nepamažiu, ką turime vežti, bet įprastas toks biuro perkraustymas iš Olandijos į Lietuvą trunka apie 2–3 dienas nuo pakrovimo iki iškrovimo, jei kalbame apie standartinį 20 pėdų konteinerį arba sunkvežimį. Jei turite tik kelias biuro kėdes ir stalus iš mažo „start-up“ Amsterdamo centre, gali užtrukti ir vieną dieną, tačiau didelį korporatyvinį biurą reikia planuoti savaitėmis iš anksto. Viskas priklauso nuo to, kiek laiko reikia išmontuoti įrangą ir paruošti ją keliui, nes pati kelionė per „E30“ magistralę yra gan greita. Turiu omenyje, kad reikia numatyti laiko rezervą dėl galimų patikrų ar techninių sustojimų, nors reikia pripažinti, kad šiame maršrate jau esu tokas vapsva, kad žinau, kur geriau pravažiuoti, kad niekas neuzstrigtų.

Ar galite atvykti sekmadienį, kad neintruduotumėte mūsų darbui?

Daugelis klientų klausia būtent taip, ir aš visada sakau – taip, mes esame lankstūs, nors tai kainuoja šiek tiek brangiau dėl vairuotojų darbo laiko apribojimų. Jei reikia, kad vairuotojas atvyktų į Olandiją penktadienio vakarą arba sekmadienį, kad pakrauti taisyklingai ir neintruduoti į jūsų darbo procesus pirmadienio rytą, mes tai galime suderinti. Olandai yra labai disciplinuoti savo darbo laiku, todėl dažnai tenka derinti pakrovimą taip, kad jis būtų baigtas prieš pietus, arba atliktas po darbo valandų. Praktiškai tai dažniausiai įmanoma suorganizuoti, jei apie tai pasakote bent savaitę iki planuojamos datos, tuomet aš galiu suplanuoti vairuotojo poilsio laikus taip, kad viskas būtų legaliai ir saugiai.

Kas vyksta, jei vairuotojas užstringa eismo spūstyse prie Vokietijos?

Tai yra klasikinis scenarijus, su kuriuo susiduriame retai, bet vis tiek turime planą „B“. Vokietijos autostrados yra kaip arterijos – kartais užsistato, todėl jei matome, kad spūstis didelė, vairuotojas žino apšarjotus maršrutus per vietinius kelius, nors tai prailgina kelionę. Svarbiausia yra tai, kad mes stebiame krovinių pervežimo procesą realiu laiku, todėl iš karto informuojame klientą, jei atsiranda vėlavimo. Biuro perkraustymas iš Olandijos turi būti sklandus, todėl tokiu atveju mes padidiname vairuotojo poilsio laiką prieš pat iškrovimą, kad jis būtų atsilesęs ir saugiai iškrautų jautrią įrangą, nepaisant to, kad atvyko vėliau naktį.

Jautrios technikos ir baldų gabenimas

Kaip vežti brangius serverius ir IT įrangą, kad niekas neisužtų?

Čia esu griežtas – serveriai ir jautri IT įranga turi būti pakavama į specialias, smūgiams atsparias dėžes su „bubble wrap“ (putplasčio vata) viduje. Negali tiesiog padėti jų ant grindų sunkvežimyje tarp metalinių lentynų, nes kiekvienas posūkis gali sukelti vibraciją, kuri žudžia standžiuosius diskus. Aš asmeniškai visada patariu klientams Olandijoje pasamdyti vietinius IT specialistus išmontavimui, o mūsų pareiga – užtikrinti, kad ši įranga atvyks į Lietuvą tokia pat saugi, kaip ir buvo. Turiu patirties, kai dėl blogo pakavimo buvo prarasta svarbi duomenų bazė, todėl šiuo klausimu nėra kompromisų – tik kokybiškos medžiagos ir rūpestingas krautuvų darbas.

Ar jūsų komanda pati išpakuos ir pastatys baldus vietose?

Taip, mūsų paslaugos neapsiriboja tik vežimu, jei tik sutariate tai iš anksto. Mūsų krautuvai yra įgūdingi surinkti ir išmontuoti įvairiausius biuro baldus, netgi tuos sudėtingiausius „IKEA“ tipo sistemas su daugybe detalių. Atvykę į naująją vietą Lietuvoje, mes ne tik iškrauname dėžes koridoriuje, bet ir susirenkame stalus, pastatome spinteles ir netgi, jei reikia, padedame sujungti kompiuterius taip, kad jūsų darbuotojai galėtų tiesiog atsisėsti ir dirbti. Žinoma, tai užtrunka šiek tiek ilgiau, bet taip sutaupote savo komandos nervus, kurie ir taip jau patiria stresą dėl pokyčių.

O kas su tais stikliniais stalais, olandai juos labai mėgsta?

Stikliniai stalai ir pertvaros yra mano košmaras, jei kalbame apie neprofesionalų vežimą, bet mes su jais susiduriame kasdien. Jie turi būti transportuojami specialiose rėmose („A-frames“), uždengti storomis gobtenuomis, kad nė vienas smėlio zirnelis nepaliktų įbrėžimo. Olandijoje biurai dažnai būna labai „šiuolaikiški“, todėl tenka vežti daug stiklo ir akmens masės paviršių. Vieną kartą teko vežti milžinišką konferencijos stalą, kurį teko įvežti pro langą, nes neilgo pro liftą – bet mes tai išsprendėme. Taip, tai reikalauja daugiau laiko ir specialios įrangos, bet užtikrinu, kad atvyks sveikas.

Kainos ir biurokratija

Kiek tai man kainuos? Turiu biudžetą, bet nenoriu gąsdinti.

Kainą apskaičiuoti nėra taip paprasta kaip pasakyti „5 centai už kilometrą“. Ji priklauso nuo krovinio tūrio (kiek mūsų sunkvežimio vietos jis užims), svorio, pakavimo sudėtingumo ir to, ar reikia įrenginio (keliamosios platformos). Vidutiniškai biuro perkraustymas iš Olandijos kainuoja nuo 1,5 iki 3 tūkstančių eurų, priklausomai nuo to, ar tai tik vienas kabinetas, ar visa įmonė. Aš visada siūlau atvykti (arba bent gauti išsamų sąrašą su nuotraukomis), kad pateikčiau fiksuotą kainą be jokių staigmenų pabaigoje. Patirkęs žmogus iš karto pamato, kiek reikės vyrų ir kiek laiko tai ims, todėl ir kaina bus tiksliai.

Ar mums reikės rūpintis muitine ar dokumentais?

Nors Olandija ir Lietuva yra ES erdvėje, verslo kroviniai vis tiek turi būti tvarkingai aprašyti. Jums reikės pateikti prekių sąrašą (pakavimo lapą) su apytikslėmis vertėmis, nes tai ypač svarbu, jei įmonė keičia savo juridinę formą ar turtą perkelia tarp savo dukterinių įmonių. Muitinės kontrolė vyksta retai, bet jei sustabdo, be dokumentų gali būti didelių nesklandumų ir delsimų. Aš padedu parengti šiuos dokumentus pagal Olandijos standartus, kad jų niekas nekvestionuotų. Svarbiausia – nėra jokių muitų, bet yra biurokratinis reikalavimas dėl „intrastat“ deklaracijų, jei vertė viršija tam tikrą slenkstį, su kuo mes ir padedame susitvarkyti.

Ką daryti, jei kyla problema su sąskaita faktūra ar mokėjimu?

Mes dirbame pagal aiškias sutartis, kurioje viskas užrašyta juodai ant balto – nuo avanso dydžio iki galutinio apmokėjimo sąlygų. Jei kyla klausimų dėl mokėjimo grafiko ar papildomų išlaidų, pavyzdžiui, už liftą Olandijoje, mes visada aptariame tai telefonu prieš pradedant darbus. Esu nuoširdus ir sakyčiau, kad geriau sutarti žodžiu ir užfiksuoti el. paštu, nei vėliau ginčytis dėl pinigų. Mokėjimas paprastai priimamas banko pavedimu, o sąskaitos išrašomos momentaliai po paslaugos atlikimo.

Viskas kitkas, kas neįsivaizduojama

Ar galima papildomai užsakyti sandėliavimą, jei naujieji patalpos dar nebaigti?

Žinoma, situacija, kai biuras dar nebaigtas remontuoti, o jūs turite išsikraustyti iš senojo Olandijoje, yra gan dažna. Mes galime laikinai padėti jūsų daiktus į mūsų sandėlį Vilniuje arba Kaune, kol jums paruošite patalpas. Tai kainuoja papildomai, bet tai pigiau nei skolinti biurą kaimynams. Turiu patirties, kai laikiau klientui serverius apsaugotoje patalpoje savaitę, kol jie baigė laidų įvedimą. Tai ramina galvas, kad niekur nenuklydo ir niekas nenuvogė.

Ar atvežate ir darbuotojus? (juokauju, bet kartais klausia)

Tai turbūt dažniausiai užduodamas klausimas per pokštį, kai aptarinėjame dalykus prie alaus ar kavos. Ne, mes ne vežame žmonių, tik jų daiktus, nors po dvidešimt metų jaučiuosi kaip psichologas, kuris gali išklausyti apie jūsų verslo problemas. Bet rimčiau kalbant, jei reikia pervežti asmeninius daiktus darbuotojų, kurie grįžta į Lietuvą, tai galima susiderėti kaip papildomą krovinį, jei vietos sunkvežimyje užtenka. Kartais darbuotojai nori parsivežti savo dviračius – tai gi Olandija, dviračių šalis – ir mes su tuo taip pat susitvarkome.

Išvada

Galiausiai noriu pasakyti vieną dalyką: biuro perkraustymas iš Olandijos nėra būtinas blogis, jei jį pavedate žmonėms, kurie žino, ką daro. Per šiuos metus išmokau, kad svarbiausia yra ne sunkvežimis o jūsų ramybė. Jūs pasitikite manimi savo turtu, o aš duodu žodį, kad jis atvyks saugiai. Nenuviliau, nes mano reputacija šioje rinkoje vertingesnė nei viena sėkminga, bet beviltiška kelionė. Jei planuojate tokį žingsnį, susisiekti su manimi reikia kuo anksčiau – laukiant paskutinės minutės kainos šoka o rizikos didėja.