Biuro perkraustymas iš Olandijos be streso ir gaišaties: Vadovas, kuris išgelbės nervus

Dirbu pervežimų srityje jau virš dvidešimties metų ir, pasakyčiau, mačiau viską. Pradedant nuo tų situacijų, kai visa įmonės turinys tilptų į vieną „Volkswagen“ transporterį, baigiant milžiniškais logistikos centrais, kurie turi persikelti per naktį. Bet vienas dalykas visada lieka tas pats – žmonių, t.y. jūsų, vadovų ir administratorių, stresas. Ypač kai kalbame apie tarptautinius maršrutus. Dažniausiai klientai skambina iš Olandijos, panikę, nes nuoma baigiasi, o olandai būna labai griežti dėl terminų. Jei ieškote būdo, kaip įgyvendinti biuro perkraustymas iš Olandijos be streso ir gaišaties, tai jūs čia. Sąžiningai pasakysiu – be streso visiškai neįmanoma, nes tai yra logistika, bet su gaišties ir nervų mažinimu mes padėsime tikrai.

Kas gi taip trikdo žmones daugiausia? Neandėja, kad tai ne tiesiog baldų vežimas. Biuras tai – jūsų verslo širdis. Ten yra serveriai, slapti dokumentai, darbo stotys, kurias reikia išmontuoti ir vėl susimontuoti, kad žmonės kitą rytą galėtų dirbti. Olandija yra specifinė savo infrastruktūra – siauri gatvelės Amsterdame ar Roterdamo uosto triukšmas gali sugadoti planus net pačioms geriausioms kompanijoms. Aš dažnai sakau saviems klientams, kad biuro perkraustymas iš Olandijos be streso ir gaišaties prasideda ne tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o mėnesiu anksčiau, kai tik pradedame kalbėti apie detales.

Per šiuos dvidešimt metų išmokau vieno: brangiausia yra ne pati transportavimo paslauga, o tas laikas, kurį verslas praranda, kai kompiuteriai stovi išmontuoti grindyse. Todėl šiame straipsnyje neapsiriboš sausomis instrukcijomis, o papasakosiu, kaip tai atrodo iš vidaus, kokių klaidų vengti ir kodėl reikia pasitikėti profesionalais, o ne bandyti sutaupyti ant „draugo su vaidu“.

Popieriaus darbai ir Olandijos specifika

Olandai yra labai tvarkingi, jų biurokratija gali būti sudėtinga, ypač jei susiduriate su išsiregistravimu iš biuro patalpų. Ten neįsivaizduojama situacija, kad išsivežite daiktą ir paliksite šiukšles – nuomos sutartyje dažnai būna punktas apie „palikimo būklę“.

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka visi šitie muitinės dokumentai?

Jeigu viskas tvarkinga – t.y., krovinių deklaracija parengta teisingai, o krovinys nėra pavojingas – tai tai užtrunka tik valandą ar dvi. Didžioji dalis dokumentų pereina per sistemas elektroniniu būku dar prieš mašiną pasiekiant sieną, taigi biuro perkraustymas iš Olandijos be streso ir gaišaties dažniausiai žlunga ne dėl muitinės, o dėl blogai užpildytų sąskaitų faktūrų.

Ar mums turi būti atstovas Olandijoje, kai įrenginius veža?

Praktiškai ne, nebent jūsų įmonė turi specifinių licencijų, reikalaujančių personalo patvirtinimo. Mūsų ekspeditorius turi galiojančius dokumentus, kad galėtų atstovauti jūsų interesus muitinėje, tad jums galėsite ramiai dirbti naujame biure Lietuvoje.

Kas vyksta, jeigu pas mane neįvertinta IT įranga, o muitininkas užkabina?

Tuomet prasideda ilgas ir nemalonus procesas, vadinamas papildomu vertinimu. Muitinė nustato savo vertę, kur dažnai būna gerokai didesnė nei rinkos, o tada jums reikės mokėti mokesčius nuo tos sumos arba mesti ieškinius, o tai užtruks mėnesius.

Ar reikia mokėti PVM, jei pervežame savo nuosavus biuro daiktus į kitą ES šalį?

Tiesioginis pervežimas tarp ES šalių, kai keičiamas verslo centras, paprastai laikomas vidiniu ūkiniu veiksmu, todėl PVM mokėti nereikia, svarbu tik turėti vieningą transporto dokumentą, įrodantį, kad krovinys išvyko iš vieno adreso ir atvyko į kitą.

Fizinis darbas ir techninė pusė

Čia prasideda tas „juodasis darbas“. Įsivaizduokite, kad reikia išmontuoti šimtus komplektų, uždėti į dėžes, nepainioti laidų ir pažymėti viską, kad vėliau surinktumėte ne per valandą, o per dešimt minučių. Be to, olandiški biurai dažnai būna istoriniuose pastatuose su siaurais laiptinės koridoriais, kur neįlės standartinis kėdės pakėlėjas.

Kaip elgtis su serveriais? Aš turiu čia labai jautrią duomenų įrangą.

Serveriai niekada nekeliami kaip paprasti baldai, juos supakuojame į specialią antistatinę pakuolę, užfiksuojame viduje, kad jie niekur nešoktų, ir dedame į dėžę su „Handle with Care“ užrašais iš visų pusių.

Ar jie patys duoda dėžes, ar aš turiu bėgioti į statybines parduotuves?

Mes visada atvežame visą reikalingą pakavimą – nuo didelių dėžių baldams iki mažų skyrielių knygoms ir smulkiems daiktams. Jums nereikės galvoti apie tai, kur rasti kokybiškas dėžes Olandijoje, nes jų kainos ten gali būti šokiruojančios.

O jeigu lietus? Aš girdėjau istorijas, kad drėgna antžeminė technika sugenda.

Mūsų sunkvežimiai yra standartiniai „tentai“ su uždaromomis šoninėmis durimis, tad krovinys apsaugotas nuo lietaus 100 proc. Tačiau jeigu įrenginys stovi gatvėje ir laukiama įkėlimo, mes naudojame specialias vandeniui atsparias uždangas.

Kiek toji mašina važiuoja iš Amsterdamo ar Eindhoveno iki Vilniaus?

Pats važiavimas trunka apie 18–20 valandų, tačiau su pietų pertraukomis ir vairuotojų poilsio režimais tai paprastai išeina į dvi dienas. Mes taip planuojame maršrutą, kad vairuotojas neišvargtų, nes pavargęs vairuotojas – tai didžiausia rizika kelyje.

Ar galima įsivažiuoti į Olandijos miesto centrą, ar ten visur draudžiai?

Daugelyje vietų, ypač centre, reikia specialių leidimų (ontheffing), kuriuos mes užsakome iš anksto savo partnerių vietinių brokerių pagalba. Be šio lapelio mašina gali būti nuvežta aikštelėn, o tai iškart užmuša bet kokią biuro perkraustymas iš Olandijos be streso ir gaišaties idėją.

Pinigai, terminai ir nenumatyti nesklandumai

Visada kalbu tiesiai: pigiau niekada nebūna geriau. Rinka yra tokia, kad jei kas siūlo pervežti biurą už pusę mažiau nei kiti – tai arba jis nebus draustas, arba jo vairuotojai bus „mėnulio“ turistai, kurie gali dingti pusiaukelėje su jūsų kompiuteriais.

Kiek tai maždaug kainuoja? Neduokite man tokių standartinių „nuo“ kainų.

Už pilną 40 pėdų konteinerio talpą su kėlimo paslaugomis abiejuose galuose ir visais draudimais, tikėkitės sumos nuo 2500 iki 4000 eurų, priklausomai nuo to, kiek sunku įvežti daiktus iš patalpų Olandijoje.

Ar galima važiuoti savaitgalį? Mes negalime praleisti darbo dienos.

Taip, mes dažnai vežame savaitgaliais, tačiau reikia žinoti, kad jei reikia iškrovos sandėlyje Lietuvoje savaitgalį, tai gali kainuoti papildomai dėl viršvalandžių. Olandijoje įkėlimas savaitgalį dažnai įmanomas tik su pastato administratoriaus leidimu.

Kas nutinka, jei vairuotojas pasiklysta? Jis negerai kalba lietuviškai, o aš noriu tikslumo.

Mūsų vairuotojai dirba kartu su GPS ir turi išankstinį maršruto planą, bet jei kyla abejonių, jie skambina man, o aš jums. Mes visada turime atsarginį ryšio kanalą, tad nebijokite, kad mašina nuklys į Belgiją – tokios klaidos mums nebebeleidžia.

Ar tikrai draudžiate tą visą krovinį? Aš turiu labai brangų baldų.

Taip, mes turime krovinių draudimą (CMR draudimas), kuris padengia žalą iki 330 000 SDR, bet jei turite ypatingai brangų meno kūrinius ar unikalius baldus, verta juos įvertinti atskirai ir pridėti prie draudimo poliso.

Ar jūsų komanda padeda susirinkti baldus naujame biure, ar tik išmeta dėžes?

Standartinis mūsų paketas įtraukia ir iškrovą, ir baldų surinkimą į vietas, bei dėžių išnešimą. Mes nebraižome pas save paskutinę dėžę kieme – sutvarkome viską, kad jums beliektų tik įsijungti kompiuterį.

Išvada

Galiausiai, po visų šių metų praleistų kelyje, galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas iš Olandijos be streso ir gaišaties įmanomas tik tada, kai klientas pasitiki savo ekspeditoriu. Jei bandysite kontroliuoti kiekvieną vairuotojo posūkį ar taupyti ant dėžių, prarasite miegą. Olandija yra šalis, kurioje viskas veikia kaip laikrodis, tad ir mes privalame judėti tuo pačiu ritmu. Pasiruoškite iš anksto, pasakykite mums tiesą apie tai, kiek tikrai turite daiktų, ir mes pasirūpinsime likusiu ritmu. Verslas turi būti pelningas, o ne verčiamas stabdyti dėl to, kad pasidarė triukšmas dėl kelionės. Pasitikėkite profesionale, gerkite kavą ir leiskite mums dirbti.