Biuro perkraustymas į Olandiją: visos paslaugos, kurių reikia verslui

Sveiki, pažvelkime tiesiai į akis – po dvidešimt metų šioje srityje esu matęs viską. Nuo to, kaip ką nors bando perkraustyti „voverių būdu“ su senais „Volvo“ furgonais, iki sudėtingų logistinių operacijų, kai reikia pervežti visą įmonės būstinę iš Vilniaus į Amsterdamą per vieną savaitę. Biuro perkraustymas į Olandiją nėra tiesiog kėdžių ir stalų pakrovimas į sunkvežimį. Tai yra sudėtingas procesas, kuriam reikalinga strategija, supratimas apie vietinius ypatumus ir, svarbiausia, patirtis, kad jūsų verslas nestotų ne ilgiau kaip būtina.

Olandija yra viena pagrindinių logistikos krypčių iš Lietuvos. Vairuotojai čia važinėja kaip namuose, tačiau pačiam klientui gali kilti šimtas klausimų. Kodėl reikia specialių dėžių? Ką daryti su serveriais? Ar tikrai reikia mokėti už važiavimą į Amsterdamo centrą? Šiame straipsnyje aš padalinsiu savo žinias ir paaiškinsiu, kaip visas šis procesas atrodo iš vidaus, be rėmelių ir nepasiekiamų pažadų. Mūsų tikslas – padaryti taip, kad pirmadienį ryte jūsų darbuotojai Olandijoje galėtų tiesiog atsisėsti prie savo stalų ir įjungti kompiuterius, neprisimindami kokio nors chaoso.

Ką reikia žinoti prieš pradedant

Dauguma klientų klysta manydami, kad perkraustymas prasideda tada, kai atvažiuoja sunkvežimis. Iš tikrųjų jis prasideda gerokai anksčiau. Kalbant apie biuro perkraustymą į Olandiją, svarbiausia yra inventorius. Jūs negalite tiesiog sakyti „turime daug dalykų“. Reikia tiksliai žinoti, kiek yra „Euro“ lentynų, kiek standartinių kabinų ir, svarbiausia, kiek ypač jautrios technikos. Be to, reikia pagalvoti apie dokumentų saugumą – jei dėžė su sutartimis nuklysta arba drėgna, tai gali kainuoti milijonus. Todėl mes visada siūlome ne tik fizinį pervežimą, bet ir pakavimo paslaugas, naudojant profesionalias dėžes su užraktais.

Dar vienas dalykas, apį kurį dažnai pamirštama, yra laiko planavimas. Maršrutas per Lenkiją ir Vokietiją gali būti neprognozuojamas dėl statybų ar eismo įvykių. Jeigu jūsų naujieji ofisai Roterdame turi būti pasiruošę pirmadienį, mes turime pradėti krauti trečiadienį arba ketvirtadienį, atsižvelgiant į tai, kad vairuotojui reikia poilsio. Negalima spausti vairuotojo iki ribų – tai pavojinga ir nelegalu. Profesionali logistika vertina laiką, bet ne pažeidžia taisyklių.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Šioje skiltyje pateiksiu atsakymus į tuos klausimus, kurius man dažniausiai užduodate telefonu arba susitikimuose. Čia nėra „sauso“ teksto, o praktiniai patarimai, išgauti iš realių situacijų.

Organizacija ir pasiruošimas

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Viskas priklauso nuo jūsų dabartinio įmonės dydžio, tačiau mažam ar vidutiniam biurui reikėtų skirti mažiausiai mėnesį iki išvykimo. Turime laiko sudaryti detalų inventoriaus sąrašą, aptarti technikos pervežimo niuansus ir, svarbiausia, užtikrinti, kad Olandijoje laisvi laikai keltuvams (liftams) sutaptų su mūsų atvykimu. Jei viską palikiate paskutinei dienai, rizikuojate likti be darbo vietos arba mokėti brangias skubos priemones.

Ar jūsų komanda viską supakuos, ar reikia daryti patys?

Galite rinktis abiem būdais, tačiau kaip profesionalas aš visada rekomenduoju mūsų pakavimo paslaugas, ypač jei kalbame apie techniką ar brangius daiktus. Mūsų darbuotojai žino, kaip užfiksuoti spintas, kad jos neišsiraišytų kelionės metu, ir kaip pakuoti serverius taip, kad jie išgyventų kelią per „banguotus“ Vokietijos autostradų ruožus. Jei norite taupyti ir pakuoti patys, tikrai nurodysime, kokių dėžių geriau naudoti, kad jų neišlūžtų.

Ką daryti su dokumentais ir konfidencialia informacija?

Tai yra vienas svarbiausių dalykų, kurį dažnai nepaisome. Mes turime specialias, uždaromas ir numeruotas dėžes dokumentams, kurios gali būti pervežamos atskirai nuo kitų daiktų ar netgi užrakntos vairuotojo kabinoje, jei reikia didesnio saugumo. Nerekomenduoju krauti popierių į paprastas dėžes be dangtelių – vėjas Olandijos uostuose gali būti staigus, o drėgmė – priešas.

Ar reikia išjungti kompiuterius prieš perkraustymą?

Absoliučiai taip, ir tai nėra pasitikėjimo klausimas, o fizinės apsaugos reikalavimas. Sunkvežimis važiuoja per kelias šalis, o kelyje būna duobų, ypač ties Lenkijos-Vokietijos pasieniu. Net jei diskas yra „ssd“, smūgiai gali sugadinti „motherboard“ elementus. Be to, jei serveris nebuvo tinkamai išjungtas (shutdown process), gali sugesti operacinė sistema, o tada jums reikės ne perkraustymo komandos, o IT specialistų Olandijoje.

Kainos ir techniniai reikalai

Kaip susiformuoja kaina, ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Stengiamės būti kuo aiškesniai, todėl kaina paprastai susiformuoja iš trijų dalių: darbo valandos Lietuvoje, atstumo iki Olandijos (degalai ir kelių mokesčiai Vokietijoje brangūs) bei darbo Olandijoje. Kartais kyla papildomų išlaidų, pvz., jei reikia nuomoti specialią keltuvą platformą (keltuvas su atstumimu) arba jei įvažiavimas į gatvę yra taip siauras, kad reikia mažesnio furgono ir papildomo perkrovimo. Viską aptarinėjame iš anksto, kad jums nekiltų širdies smūgis, pamatius galutinę sąskaitą.

Kiek žmonių atvyksta vykdyti darbą?

Įprastai tai komanda iš trijų žmonių: vairuotojas ir du krovėjai, tačiau jei turite didelį open-space biurą su daugiau nei 50 darbo vietų, siunčiame dvi komandas. Viena komanda krauna Lietuvoje, kita laukia Olandijoje iškrauti. Taip mes sutrumpiname procesą kelias dienas iki kelių valandų, kas yra kritiškai svarbu verslui, norinčiam kuo greičiau atsinaujinti darbe.

Ar draudžiate krovinius, kas nutinka, jei kažkas sudužo?

Taip, turime standartinį krovinių draudimą (CMR draudimas), tačiau jis apsaugo tik nuo mūsų kaltės, pvz., jei mes užkertame į stulpą arba krenta dėžė. Jei jūsų kompiuterio monitorius nebuvo tinkamai išjungtas ir jis sugedo dėl vibracijos, draudimo kompanija gali atmesti ieškinį. Todėl visada patariu papildomai apdrausti brangiausią techniką arba pasirūpinti, kad ji būtų pakuoota pagal visas mokslo taisykles.

Ar galite pervežti ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai labai dažnas klausimas, ypač kai žmonės persikrausto kartu su įmone. Taip, galime tai padaryti, bet svarbu suprasti, kad tada keičiasi dokumentacija – tai nebe įmonės turtas, o fizinio asmens daiktai, todėl gali reikėti deklaruoti vertę muitinėje (nors ES viduje tai lengviau, bet vis tiek reikia sąrašo). Geriausia, kai kiekvienas darbuotojas turi savo numeruotas dėžes su savo daiktais, kad neišsirutuliotų chaosas atvykus į vietą.

Olandijos specifika

Kokios problemos su važiavimu į miestus, pvz., į Amsterdamą?

Amsterdamas ir kiti dideli Olandijos miestai turi griežtas taisykles sunkvežimiams. Negalima tiesiog sustoti ant gatvės, jei nėra specialios leidimo (ontheffing). Mes patys užtikriname, kad visi leidimai būtų išrašyti iš anksto, kitaip gausite milžinišką baudą, o mūsų vairuotojas gali būti nukreiptas į kitą vietą. Kartais netgi reikia specialiai užsakyti vietą gatvėje („plaatsreservering“), kas kainuoja, bet tai būtina.

Ar reikia rūpintis vietine logistika Olandijoje ar jūs viską išsprendžiate?

Mes turime partnerių visoje šalyje – nuo Hagos iki Eindhoveno – todėl mums nereikia jūsų pagalbos vietinėms problemoms spręsti. Mums užtenka, kad jūs arba jūsų atstovas būtų vietoje su raktais. Jei reikia laikinai sandėliuoti daiktus, nes biuras dar nebaigtas remontu, mes turime saugus sandėlius Roterdamo priemiestyje, kur galime laikyti daiktus dieną ar savaitę.

Kas nutinka, jei naujieji ofisai dar nebaigti?

Tai klasikinė situacija, su kuria susiduriame dažnai. Tada įjungiame savo „planą B“. Mes iškrauname daiktus į mūsų sandėlį Olandijoje, o tada, kai jums patogu, atvažiuojame ir paskutinę kartą vežame į patalpas. Tai, žinoma, brangiau, bet sutaupo jums nervų, kai statybininkai sako, kad „dar trys dienos“, o jūsų komanda jau atvyko iš Lietuvos su lagaminais.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Olandiją yra investicija į jūsų ramybę ir verslo tęstinumą. Niekada nerekomenduoju rinktis pigiausio pasiūlymo, kuris neapima draudimo, pakavimo ar garantijų dėl laiko. Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti viena: geriausia reklama yra laiku atvykęs ir nepadaryjęs žalos krovinys. Jei pasiruošęs atiduoti šią galvos skausmą profesionalams, rezultatas bus toks, kad jūsų darbuotojai net nepastebės, kad jie jau gyvena kitoje šalyje. Planuokite iš anksto, klauskite ir pasitikėkite tiems, kurie tą kelią į Olandiją nuvažiavo ne kartą.