Biuro perkraustymas į Olandiją: patyrę specialistai padės

Po dvidešimties metų šioje srityje, galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada nevyksta taip, kaip planuojate, o jei planuojate jį į Olandiją, tai čia visai kita lygia. Daugelis klientų man sako: „Gintau, tiesiog pakelkite kompiuterius ir vežkite“, tačiau realybė yra daug sudėtingesnė. Olandija, nors ir netoli, turi savo niuansų, nuo Amsterdamo centro apribojimų iki specifinių parkavimo leidimų Roterdame. Kai ruošiatės biuro perkraustymui į Olandiją, svarbiausia ne tik kaina, bet ir tai, kad jūsų verslas nustotų dirbti tik minimalų laiką. Esu matęs viską – nuo purvinų dėžių be etikečių iki tokių situacijų, kai sunkvežimis negalėjo privažiuoti prie pat patalpų, todėl viskas turėjo būti pernešta rankomis per keturias gatves. Štai kodėl reikia profesionalų.

Esu matęs, kaip mažos įmonės stengiasi sutaupyti ir samdo „vokus su furgonu“, o paskui verčia mokėti dvigubai, nes serveriai nuvirto arba biuro stalai buvo sudaužyti kraunant be specialios įrangos. Tarptautiniai pervežimai reikalauja logistikos, o ne tik fizinės jėgos. Turime suprasti, kad kelyje yra apie 1600–1800 kilometrų viena kryptimi, priklausomai nuo to, kur tiksliai Olandijoje einate – ar tai yra Eindhoveno technologijų parkas, arba Hagos verslo kvartalas. Kelią kerta Vokietija, kurioje greičiai dideli, o kelių mokesčiai kiekvienais metais augs. Todėl biuro perkraustymas į Olandiją turi būti suplanuotas iš anksto, atsižvelgiant į techninės įrangos saugumą ir dokumentų tvarkymą.

Šiame straipsnyje nekalbėsime sausais teisiniais terminais, o žiūrėsime į tai iš vairuotojo ir logistikos požiūrio – kaip išvengti nesusipratimų, ką daryti su brangia technika ir kodėl geriau nebandyti važiuoti be žinios apie vietinius taisykles.

Pinigai, laikas ir planavimo aibė

Kiek maždaug kainuoja biuro perkraustymas į Olandiją?

Čia nėra vieno atsakymo, nes viskas priklauso nuo tūrio, tačiau stengiuos nukreipti. Jei turite mažą įmonę – 3–4 biurus, kelias stalines ir spintą, tai tai svoris bus maždaug 2–3 tonos. Tokiam atvejui kaina gali svyruoti nuo 1200 iki 2000 eurų, priklausomai nu to, ar reikia išmontuoti baldus, ar reikia pakavimo medžiagų. Didesniems projektams, kai reikia 20 tonų sunkvežimio su tentu, kainos prasideda nuo 2500–3000 eurų ir auga pagal valandų kiekį kraunant/iškraunant. Kaina visada įskaito kelionę, degalus, kelių mokesčius Vokietijoje ir Olandijoje bei darbo rankas.

Ar galite atvežti mus daiktus per vieną dieną?

Techniškai – taip, jei vairuotojai važiuoja pavaldžiai, tačiau praktiškai tai labai pavojinga dėl nuovargio. Olandijoje griežtai stebimos vairuotojo poilsio taisyklės, todėl dažniausiai tai trunka 2–3 dienas. Pavyzdžiui, išvykstame pirmadienį ryte, antradienį vairuotojai atvyksta į jūsų naująją būstinę, pailsę ir pasiruošę kruopščiai iškrautyti. Geriau pridėti dienos atsargą nei važiuoti rizikuodami nukristi nuo kelio arba vėluoti prie klientų susitikimo.

Kiek laiko reikia skirti pačiam planavimui?

Nebūkite tie žmonės, kurie skambina penktadienį ir nori važiuoti pirmadienį. Idealus laikas – 2–3 savaitės iki išvykimo. per tą laiką turime susitarti dėl vietos parkavimo Olandijoje (jie labai griežti dėl leidimų), paruošti inventoriaus sąrašą ir, jei reikia, gauti specialius leidimus sunkvežimiui patekti į miesto centrą (pvz., „Milieuzones“ Amsterdame). Jei skubate, viskas įmanoma, bet tai kainuos brangiau dėl skubos mokesčių ir galimų naktinio iškrovimo darbų.

Ar galima sutaupyti, jei patys pakuosime dėžes?

Žinoma, galite, tačiau turite būti atsargūs. Esu matęs, kaip klientai deda į vieną dėžę monitorių, svarsčius ir knygas – paskui tokia dėžė sprogsta kelyje. Jei pakuoju patys, aš užtikrinu, kad kiekviena dėžė būtų pažymėta, o svoris pasiskirstytų tolygiai. Taip pat verta prisiminti, kad jei dėžės bus sumaišytos, mūsų komanda Olandijoje praleis pusę dienos ieškodama, kur dėjosi „Svarbios sutartys“. Laikas – pinigai, todėl nerūpestingas pakavimas gali jums atsieiti brangiau nei mūsų paslauga.

Technika, baldai ir jautrūs daiktai

Kas dėl serverių ir jautrios IT įrangos, ar juos saugu vežti?

Tai yra mano mėgstamiausia dalis, nes čia dažniausiai klaidų daroma daugiausia. Negalima tiesiog įkišti serverio į furgono kampą ir tikėtis, kad vangių smūgiai nebus jautrūs. Mes naudojame specialias antšokuines dėžes, o serverius užfiksuojame ant rėmų taip, kad jie nejudėtų nė milimetro. Be to, jei turite duomenų centrą, rekomenduoju pasirūpinti draudimu „Visi rizikos“, o ne tik standartiniu CMR. Viena kartą teko matyti, kaip dėl staigaus stabdymoj Vokietijoje nukrito vienas serveris – įmonė prarado duomenis dviem dienoms. Geriau užtikrinti saugumą iš anksto.

Ar jums reikia išardyti biuro baldus ar tai padarys mūsų komanda?

Geriau, kad tai padarytume mes. Žinoma, jei turite paprastus stalus, kuriuos lengva suveržti, galite tai padaryti patys, tačiau sudėtingos sistemos, pvz., „call center“ kabinetai su laidais arba didelės konferencijų lentos, reikalauja profesionalių įrankių. Mūsų meistrai atvyksta su gręžtuvais, raktais ir pažymėjimo sistema. Surinkiant Olandijoje mes užtikriname, kad baldai stovės lygiai ir nekraksės, kas labai svarbu, kai atvyksta jūsų klientai.

Kas nutinka, jei kelias užstrigs dėl eismo įvykio?

Tai Vakarų Europa, čia eismo įvykiai – kasdienybė. Esu matęs, kaip A2 autostradoje stovėjome 6 valandas. Tokiu atveju mes nedelsdami informuojame jūsų vadovą. Mūsų vairuotojai turi prieigos prie GPS, kuris rodo alternatyvius maršrutus, tačiau sunkvežimiui nukrypti ne visada paprasta. Jei įvyksta didelė delsa, mes stengiamės pristatyti krovinią kitą dieną ankstyvą rytą, kad jūsų darbuotojai nebūtų be darbo vietos ilgiau nei būtina.

Ar galima vežti chemines medžiagas ar biuro technikos tonerius?

Taip, bet su sąlygomis. Toneriai, dažai, valymo priemonės – tai yra pavojingi kroviniai (ADR). Negalima jų mesti tiesiog į dėžę su popieriais. Mes turiame deklaruoti, kiek ir kokių cheminių medžiagų vežame, ir laikyti jas atskirai, saugioje vienoje. Olandijos muitinė arba policija gali sustabdyti ir patikrinti, ar viskas tvarkingai, o jei ne – baudos didelės. Geriau mums pasakyti iš karto, ką turite sandėlyje, kad galėtume paruošti reikiamus dokumentus.

Olandijos specifika ir dokumentai

Kokius dokumentus reikia tur�ti keliuojant iš Lietuvos į Olandiją?

Kadangi abi šalys yra ES, muitinės formalumų (importo mokesčių) nėra, tačiau dokumentai būtini. Reikalingas pakavimo sąrašas (inventorius), kuriame turi būti nurodyta, kas yra kiekvienoje dėžėje, ir apytikslė vertė. Taip pat reikia transporto sutarties ir CMR draudimo. Jei vežate naują įrangą, kuri dar nebuvo apmokestinta PVM, gali reikėti papildomų dokumentų mokesčių administratoriui. Be dokumentų, jei jus sustos policija, gali būti problemų.

Ar sunku gauti leidimą stovėti prie biuro Roterdame ar Amsterdame?

Labai sunku, jei nežinai sistemos. Olandijos miestuose sunkvežimiams leidimas („ontheff vergunning“) būtinas beveik visur. Mes esame įpratę tai daryti – jūsų tikslas yra mums nusiųsti adresą ir nuotraukas, jei įmanoma. Mes susisiekime su vietos savivaldybe arba užsakome leidimą per specializuotas paslaugas. Jei bandysite stovėti be leidimo, gausite baudą, kuri gali būti didesnė nei pati pervežimo kaina, o mūsų vairuotojas gali būti priverstas važiuoti toliau ir grįžti vėliau.

Kas dėl draudimo – kas padengta, jei pasidaužo kažkas brangaus?

Standartinis CMR draudimas dažniausiai padengia žalą pagal svorį (apytiksliai 8,32 SDR/kg), tai reiškia, kad jei sudaužote 500 kg svarčia serverį, gausite nerealią mažą sumą. Todėl visada siūlau papildomą „All risk“ draudimą brangiems daiktams. Už papildomus 50–100 eurų galite užtikrinti, kad jei dėl vairuotojo kaltės nukris jūsų brangiausias įrenginys, jis bus atstatytas arba kompensuotas pilna verte. Negerai taip, kai vėliau sužinai, kad draudimas neapima elektronikos.

Ar galima padaryti perkraustymą savaitgaliu?

Galima, tai netgi dažnai būna geriausias variantas verslui, kad nereikėtų stabdyti darbo savaitę. Tačiau Olandijoje savaitgaliais galioja griežti triukšmo apribojimai, todėl sunkvežimis negali būti iškraunamas gyvenamajame kvartale 7 ryto arba 8 vakaro. Reikia gauti specialų leidimą triukšmui („ontheff geluid“).