Biuro perkraustymas į Olandiją – patyrę specialistai dalinasi iššūkiais ir patarimais

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau virš dvidešimties metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo smulkių verslininkų, kurie vežė tik vieną kompiuterį, iki didelių korporacijų, persikeliančių iš Vilniaus ar Klaipėdos tiesiai į Amsterdamą ar Roterdamą. Galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas į Olandiją niekada nebuvo tikras krovinių vežimas iš taško A į tašką B. Tai yra sudėtingas logistinis šachmatų partijos žaidimas, kur vienas neteisingas žingsnis gali atiduoti verslui į pralaimėjimą (ir ne tik piniginiu požiūriu). Olandija yra specifinė rinka su savo taisyklėmis, siaurais gatveliais ir griežtais terminais, todėl čia negalima važiuoti „kaip kaimynystėje“.

Kai klientas susisiekia su mumis, dažniausiai jis jaudinasi dėl dalykų, kurių mes, profesionalai, net nebegalvojome, nes juos išsprendžiame automatiškai. Jie klausia apie kainas, apie tai, ar dėžės nepaslyks, ar vairuotojas suras adresą. Tačiau esminis dalykas yra tai, kad verslas negali sustoti. Jūs negalite sau leisti laukti savaitę, kol jūsų serveriai bus išpakuoti. Biuro perkraustymas į Olandiją turi būti suplanuotas taip, kad pirmadienį ryte Olandijoje jūsų darbuotojai galėtų atsipalaiduoti prie savo stalų taip, lyg niekas neįvyko. Šiame straipsnyje neapsiriboš sausais faktais, o papasakosiu, kaip tai atrodo iš vidaus, ką reikia žinoti, kad išvengtumėte galvos skausmo.

Kas tikisi išvykstant ir ką reikia žinoti apie procesą

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir ar spėjame susiderėti dėl terminų su Olandijos puse, nes ten labai griežtai laikomasi grafikų. Mažam biurui (10-15 darbo vietų) pakanka 2-3 dienų paruošimui, dienos pakrovimui Lietuvoje ir dar dienos iškrovimai Olandijoje, jei viskas eina kaip pagal laikrodį. Didelėms įmonėms reikia planuoti savaites ar net mėnesį iš anksto, kadangi reikia rezervuoti kelią dideliam sunkvežimiui, o tai, patikėkite, darbo eigos proceso dalis.

Ar brangu pervežti biurą į Nyderlandus?

Kainos kyla ir krenta priklausomai nuo degalų, tačiau biuro perkraustymas į Olandiją niekada nebus pigus, jei norite saugumo. Kalbant apie realius skaičius, mažo biuro pervežimas gali prasidėti nuo 1500–2000 eurų, tačiau jei turite brangią techniką, reikia specialių dėžių ir kėlimo įrenginių, suma lipa aukštyn. Verta prisiminti, kad Vokietijos keliai ir keltų kainos taip pat įeina į galutinę sąskaitą, todėl geriau kreiptis dėl išsamaus įvertinimo, o ne tiklausyti apytikslių skaičių.

Kaip reikia supakuoti IT įrangą, kad ji nesužalota?

IT įranga yra mūsų dažniausia baimė, nes vienas smūgis gali paverčia brangų serveri metalo laužu. Mes visada rekomenduojame naudoti originalią pakuotę, jei jos dar išliko, o jei ne – turi būti užsakomos specialios tvirtos dėžės su putomis. Monitoriai turi būti apvynioti burbuliukine plėvele ir uždėti ant storo kartono, o visi kabeliai – pažymėti ir susukti, kad išpakavimo metu nebūtų chaoso. Galiu pasakyti iš patirties: gerai supakuotas kompiuteris atlaiko net ir staigų stabdymą ant autostrados.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Be abejo, tai ne nebūtinas pikselis, o būtinybė, ypač kai kalbame apie tarptautinius maršrutus. Mūsų standartinis draudimas dengia daugumą situacijų, tačiau turiu pasakyti, kad dažnai klientai pamiršta paminėti ypatingai brangius daiktus, pvz., retus serverius ar meno kūrinius biure. Geriau iš anksto pateikite inventorinį sąrašą su vertėmis, kad įvykus incidentui (o jie, deja, gyvenime įvyksta) draudimo kompanija nesuktų galvos ir išmokėtų kompensaciją be problemų.

Olandijos niuansai ir logistika

Ar sunku važiuoti dideliu sunkvežimiu per Olandijos miestus?

Olandija nėra Lietuva, kur galima užvažiuoti sunkvežimiu į praktiškai bet kurį kiemą. Ten yra daug siaurų gatvių, ypač senosiuose miestuose, o tiltų aukštis kartais būna staigiai mažesnis nei įprasta. Prieš išvykdami mes visada tikriname maršrutą ir, jei reikia, užsakome mažesnę transporto priemonę su „kėbulu“ (pėsčiųjų zona), kuri gali prasibrauti į centrus. Be to, ten labai daug dviračių takų – jei užblokuosite juos nelegaliai, baudos yra astronomiškos.

Ar mums reikia gauti leidimą iškrovai prieš namus?

Taip, tai vienas svarbiausių dalykų, apie kurį klientai dažnai pamiršta. Amsterdame, Hagoje ar kituose miestuose be išankstinio leidimo (vergunning) negalite statyti sunkvežimio ant gatvės net ir porai valandų. Mes į tai žiūrime pro pirštus, nes esame įpratę, bet jei bandysite tai padaryti patys, greitai atvyks policija ar vietinės savivaldybės tarnybos ir gali priversti važiuoti toliau su pilnu kroviniu. Geriau šį rūpestį palikti mums.

Kaip elgiamasi su muitine ir dokumentais?

Nors Lietuva ir Olandija yra ES erdvėje, vis tiek reikia tvarkingų dokumentų, nes kelyje yra Vokietija ir tikrinimai. Būtina turėti tikslų krovinių sąrašą (inventorių) ir CMR draudiminę kvitą. Kartais, jei pervežame techniką, kuri yra nuomojama ar priklauso trečiajai šaliai, muitininkai gali klausti papildomų klausimų. Geriau turėti visus dokumentus paruoštas iš anksto ir jų kopijas duoti vairuotojui, kadangi ant sienos jų neprikabinsi.

Ar galite padėti su baldų surinkimu naujame biure?

Žinoma, mes ne tik įvežame dėžes ir iššokame. Mūsų komanda turi savo įrankius ir gali surinkti biuro stalus, lentynas net ir tada, jei instrukcijų neliko. Buvo atvejų, kai klientai atvykdavo į naują biurą ryte, o jau vakare viskas stovėjo savo vietose. Tai sutaupo daug laiko ir nervų, nes surinkti sudėtingus sistemas su daugybės skyrių be instrukcijos – tai tikras išbandymas.

Rizikos, dokumentai ir papildomi klausimai

Kas nutiks, jei dėžė su svarbiais dokumentais dingsta?

Tai blogiausias scenarijus, todėl visada patariu svarbius dokumentus, sutartis ir duomenų laikmenas nevežti bendrame krove su kėdėmis ir stalais. Geriau juos pasiimti su savimi mažame automobilyje arba naudoti specialų užrakintą seifą sunkvežimyje. Jei visgi dingsta, turi pranešti policijai nedelsiant, o mes padedame vykdyti draudimo išmoką, tačiau pasitikėjimas tarp įmonių dėl prarastų duomenų gali būti sugriautas amžinai.

Ar reikia iš anksto užsakyti liftą naujame pastate?

Olandijoje dažnai būna taip, kad didelių daiktų negalima nešti per pagrindinį įėjimą ar liftas per mažas. Reikia susitarti su pastato administracija dėl krovininio lifto ar net krano, jei biuras yra aukštai. Vieni mūsų klientų pamiršo tai padaryti, ir teko laukti dieną, kol sandėlininkas grįžo iš atostogų. Šie smulkmeniukai suvaldo visą grafiką, todėl visada patikrinkite prieš išvykdami.

Kokias problemas sukelia parkavimas Olandijos miestuose?

Parkavimas ten yra siaubingai brangus ir vietų nėra. Didelis sunkvežimis net neturi kur pasistatyti papietauti. Mes planuojame maršrutus taip, kad sustotume tik tam tikrose vietose, kuriose leidžiama stovėti sunkesnei technikai, arba specialiuose stovėjimo aikštelėse už miesto ribų. Jei bandysite „užkibti“ prie parduotuvės pietums, gali būti, kad sugrįšite be ratlankių arba su milžiniška bauda.

O jei mums reikia laikinai laikyti daiktus sandėlyje?

Tokios situacijos įvyksta dažnai – nuoma baigiasi vienoje vietoje, o kita dar neįrengta. Mes turime partnerių sandėliuose netoli Roterdamo ar Eindhoveno, kur galime laikinai padėti jūsų krovinius. Tai yra saugu ir sausa, o jums nereikia skubėti su iškrovą. Daiktai gali gulėti ten savaitę ar mėnesį, kol jūs susitarsite dėl naujųjų patalpų raktų.

Išvada

Per dvidešimt metų darbo suvokiau, kad sėkmingas biuro perkraustymas į Olandiją – tai ne tik fizinis darbas, bet ir psikologinė pagalba klientui. Jūs perkėliate ne tik stalus ir kompiuterius, bet savo verslo širdį, o tai visada sukelia stresą. Mūsų užduotis – padaryti taip, kad šis stresas būtų mažiausias. Nuo to, kaip bus supakuoti kabeliai, iki to, ar gausime leidimą sustoti prie namų Amsterdame – viskas turi būti apgalvota iki smulkmenų. Jei planuojate šį žingsnį, nedarykite to vienas, pasikliaukite patirtimi, kadangi klaidos šioje srityje kainuoja brangiau nei taupymas ekspertų paslaugose.