Biuro perkraustymas į Olandiją: patogus užsakymo procesas

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir, tikiuosi, mane neapsukate, jei pasakysiu tiesą – biuro perkraustymas yra kur kas sudėtingesnis už paprastų butų kelionę. Čia ne tik apie baldus, čia apie verslo procesus, kurie negali sustoti, net jei viskas aplinkui verčia galvas aukštyn. Pastaruoju metu vis daugiau Lietuvos įmonių plėtoja savo veiklą Vakaruose, todėl biuro perkraustymas į Olandiją tapo mūsų kasdieniu darbu. Matome viską – nuo mažų startų, kurie perkelia kelis kompiuterius į Amsterdamą, iki didelių korporacijų, kurios verčia judėti visus sandėlius Roterdame.

Kodėl taip svarbu pasirinkti teisingą partnerį? Nes Olandijoje yra savi niuansai, kuriuos pradedantiesiems sunku įsivaizduoti. Užsienio reikalai, specifiniai leidimai įvažiuoti į centrinius miesto rajonus, o svarbiausia – laiko planavimas. Jei praleisite valandą, gali prarasti dieną, o verslui tai brangu. Šiame straipsnyje neapsiriboš sausomis instrukcijomis, o pasakysiu, kaip tai vyksta iš vidaus, kaip išvengti dažniausių klaidų ir kas tikrai džiugina klientus, kai viskas baigiasi sėkmingai.

Kaip pradėti ir kiek laiko užtrunka organizacija

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį išvykimą?

Niekada nerekomenduoju spėlioti paskutinę minutę, nors žinau, kad versle viskas įvyksta staiga. Idealus variantas būtų pradėti galvoti apie biuro perkraustymą į Olandiją mažiausiai prieš 3–4 savaites, o jei kalbame apie didelius objektus – net prieš porą mėnesių. Reikia laiko ne tik tam, kad surinktume daiktus, bet ir suderintume logistiką, parengtume dokumentus, be kurių sienos neperžengsite. Tačiau suprantu, kartais būna, kad reikia skubėti, todėl turime ir "greitąjį" variantą, kai viskas susitvarko per savaitę, bet tada kainuoja nervingesnė atmosfera.

O kiek tai man kainuos? Galima kokią nors apytikslę sumą?

Kainos klausimas yra visada pirmas, bet ir sunkiausias, nes kiekvienas biuras skiriasi kaip pirštai. Paimkime tokį vidutinį pavyzdį: jei perkeliate biurą, kuris užima apie 50 kvadratinių metrų (tai yra maždaug 3–4 kontorinės ir susirinkimų kambarys), tai kaina svyruoja nuo 1500 iki 2500 eurų priklausomai nuo to, kiek yra sunkių seifų ar serverių. Dideliems sandėliams ar gamykloms skaičiai aiškau didesni, ten skaičiuojama pagal tonų kiekį ir nuvaziuotus kilometrus. Visada turiu omenyje, kurį miestą tenkina pasiekti – į Eindhoveną ar Tilburgą važiuoja pigiau ir greičiau nei į giliausiai Olandijos vidumi įsiterpusį kaimą, kur sunkvežimiui tenka vengti tiltų.

Ar reikia, kad aš pats suskaičiuoju baldus, ar jūs tai padarysite?

Geriau, jei nereikėtų jums nieko skaičiuoti, nes dažnai klientai pamiršta apie smulkmenas, kurios užima daug vietos, pavyzdžiui, archyvus su senais dokumentais. Mums užtenka, jei nusiųsite apytikslį inventoriaus sąrašą arba nuotraukas, o mes jau patys įsivaizduojame, kokia mašina reikalinga. Atėję į objektą viską pamatuojame ir įvertiname realiai, todėl vėliau kainos nenukrenta, kaip tai nutinka su "kainos nuo telefonu" firmomis.

Logistika ir techniniai dalykai, kuriuos reikia žinoti

Kokį sunkvežimį siūlytate tokiems užsakymams?

Čia labai priklauso nuo to, kur Olandijoje turime važiuoti. Jei reikia važiuoti tiesiai į Amsterdamo centrą prie "Canal Ring" zonos, ten su 20 tonų sunkvežimių šarvu nepraeisi – reikės mažesnės, 7.5 tonų mašinos su "liftu". Esu matęs situacijų, kai didelės mašinos vairuotojai užstrigdavo siaurose gatvelėse ir tekdavo iškrauti dalį krovinio į smulkesnę transportą. Tuo tarpu įprastas biuro perkraustymas į Olandiją į pramoninius rajonus Roterdame ar Hagoje vyksta patogiau dideliais sunkvežimiais, kurie talpina viską viena eile.

Kas su IT įranga? Man labai svarbūs serveriai ir duomenys.

IT įrangos pervežimas yra atsakomybė, dėl kurios naktimis nemiegame. Negalima tiesiog mesti serverių į krovinių skyrių kaip bulvių. Mes naudojame specialias antistatines dėžes, užpildome jas putomis, o svarbiausia – tikriname, ar viskas užfiksuota ir užrakinta. Buvo atvejis, kai viena IT kompanija nebegalėjo dirbti, nes pervežimo metu nukrito vienas diskas, nuo tada mes dėl kompiuterinių sistemų esame ypatingai budrūs ir visada siūlome draudimą, kuris dengia ir šią techniką.

Ar galite padėti su išpakavimu naujoje vietoje?

Žinoma, vienas dalykas yra atvežti, bet kitas – sudėti taip, kad sekundę vėliau žmonės galėtų dirbti. Mūsų komanda ne tik iškrauna, bet ir, jei reikia, surinko stalus, pastato lentynas, netgi pasuko kėdes į vieną pusę, kaip nori vadovas. Kartais klientai prašo palikti dėžėse senus dokumentus sandėliuke, o darbo vietas paruošti iš karto. Tai standartinė praktika, tiesiog reikia apie tai kalbėti iš anksto, o ne tuomet, kai vairuotojas jau stovi kieme.

O jei aš turiu labai keistą daiktą, pvz., didelį akvariumą ar sofą?

Kas gi, per dvidešimt metų mes jau matome viską – nuo grandininių pjesių iki didžiulių vyno rūsių. Keisti daiktai mums ne bėda, jeigu tik juos galima praeiti pro duris. Jei ne, tenka išmontuoti langus ar net sienas, bet tai jau reti atvejai. Olandijoje dažnai būna senų pastatų, kur laiptai yra labai aštri ir siauri, todėl apie didžiulius sofas arba erdvinus "king size" lovas biurui reikia pranešti iš anksto, kad pasiimtume keliamąją techniką.

Olandijos niuansai, dokumentai ir draudimas

Kokius dokumentų reikalauja jūsų vairuotojai sienoj?

Nors Olandija yra ES šalis ir ribų nėra, vis tiek reikia turėti tvarkingus dokumentus, nes keliuose dažnai sustoja inspekcijos. Būtinas yra CMR sąvadas, kuriame detaliai išvardijamas krovinių sąrašas ir jo vertė. Be to, jei pervežame techniką ar brangius daiktus, reikia TSL eksporto deklaracijos, nors tai dažniausiai darome mes, o klientui tiesiog atsiunčiame patvirtinimą. Negaliu būti tikras, bet be tvarkingo sąrašo gali sustoti net kelias valandas patikrinimo punkte.

Ar reikia specialių leidimų važiuoti į miesto centrą?

Taip, tai vienas svarbiausių dalykų, apie kurį dažnai pamiršta. Olandijos miestuose, ypač Amsterdamas, Utrechtas ar Leidenas, yra griežtos "environmental zones" (aplinkos zonos). Senesniems sunkvežimiams tenka nupirkti specialią dieną kortelę arba visai išvengti centro važiavimo. Mes viską tai tikriname iš anksto pagal mašinos numerius, kad vairuotojas nebūtų nubaustas dideliu pinigu. Tai tas dalykas, kuris suverčia galvą, jei bandysi tai daryti be patirties.

Kas atsitinka, jei kažkas susilaužo kelyje?

Tiesiog pasakykime – viltis yra gera, bet draudimas geriau. Mes turime standartinį draudimą, kuris dengia žalą pagal CMR konvenciją, tačiau jis dažnai būna nedidelis. Todėl visada siūlau papildomą "All risk" draudimą, kuris apima viską nuo virtuvės suirusio stiklo iki užgriuvusios lentynos. Vieną kartą vairuotojas staigiai stabdė ant autostrados A2, ir viena brangi kėdė atsitrenkė į sieną – dėl draudimo klientas gavo naują kėdę be jokių klausimų.

Ar galiu sekti, kur yra mano krovinys realiu laiku?

Anksčiau tekdavo belieti vairuotoją ir klausti "kur tu", bet dabar viskas paprasčiau. Mūsų sunkvežimiai yra apginkluoti GPS stebėjimo sistemomis, o aš galiu siųsti nuorodą klientui, kuri rodo tikslą mašinos vietą žemėlapyje. Tai suteikia ramybės, ypač kai biuro perkraustymas į Olandiją trunka ilgiau nei dieną ir vadovas nori tiksliai žinoti, kada reikės laukti darbuotojus naujame biure.

Išvada

Galiausiai noriu pasakyti, kad nors viskas atrodo sudėtinga – tiek dokumentai, tiek techniniai rėmai, tiek patys Olandijos keliai – su geru planavimu viskas vyksta sklandžiai. Mano patirtis rodo, kad sėkmės paslaptis yra ne tiek brangiose mašinose, kiek kommunikacijoje. Jei klientas iš karto pasako, kad turi tris seifus, kurių negalima pakrauti be keltuvo, ir kad vairuotojas turi atvykti būtent tarp 14:00 ir 15:00, nes kitaip nebus įleistas � verslo centrą, tai mes viską sužaiskime kaip natą.

Tikras profesionalas supras, kad biuro perkraustymas į Olandiją nėra tik fizinis darbas, tai yra verslo proceso tęsinys. Mes ne tik pervežame stalus ir kompiuterius, mes padedame išlikti verslui gyvam per persikėlimo šoką. Todėl, jei planuojate tokį žingsnį, nedelskite susisiekti ir pasikalbėti, o ne tiesiog klaustykite kainos el. paštu – pokalbis sutaupys daugiau nei pinigus, jis sutaupys nervus.