Biuro perkraustymas į Olandiją – patogus užsakymas be galvos skausmo

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas visada yra kaip mažas karas su logistika. Žmonėms dažnai atrodo, kad tai tik paprastas daiktų pakrovimas į sunkvežimį ir važiavimas į saulėtąją Olandiją, tačiau realybėje tai yra sudėtingas orkestras, kur viena netaisyklinga nata gali užtrukti savaites ir kainuoti tūkstančius eurų. Per tą laiką mačiau viską – nuo prarastų serverių su svarbiausia duomenų baze iki to, kad klientai pamiršdami pasakyti apie penkių aukštų pastatą be lifto Vilniuje, o galutinis taškas – kanalų gatvės centre Amsterdame, kur sunkvežimiui net neįvažiuosi.

Kai kalbame apie biuro perkraustymą į Olandiją, svarbiausia yra ne tik fizinis darbas, bet ir tikslus planavimas. Olandai yra labai disciplinuoti ir laiko gerbiantys žmonės, todėl jei sutariate atvykti į naujas patalpas devynią ryta, reikia būti ten aštuonias penkiasdešimt. Mano patirtis rodo, kad sėkmę lemia ne brangiausia pakavimo medžiaga, o detalus komunikacijos planas tarp vadybininko Lietuvoje ir vairuotojo kelyje. Šiame straipsnyje pasidalinsiu tai, ką per daugelį metų išmokau ne iš vadovėlių, o iš realių situacijų kelyje tarp Baltijos šalių ir Nyderlandų uostų.

Nors šiuo metu rinkoje gausu pasiūlos, rasti patikimą partnerį, kuris supranta specifiką, yra sunku. Dažnai klientai klausia, kuo skiriasi perkraustymas į Olandiją nuo, tarkime, perkraustymo į Vokietiją ar Jungtinę Karalystę. Atsakymas paprastas – keliai, muitinės (nors ir ES viduje, bet dokumentacija svarbi) ir labai specifinė architektūra Olandijos miestuose. Taigi, jei ruošiatės judėti į vakarus, geriau pasiruoškite iš anksto.

Kainos, terminai ir organizaciniai nuoboduliai

Kiek tai vis daugiau maždaug kainuos?

Kainos kiekvienam atskirai, nes ne vienoda tiekti vieną darbo stalą ir visą aukštą su open space erdve. Paprastai biuro perkraustymas į Olandiją kainuoja nuo 1,5 iki 3 eurų už kilometrą, priklausomai nuo to, kiek tūrio turite ir ar reikia kelti daiktus aukštyn be lifto. Prie šios sumos dar reikia pridėti krovikų darbą – jie dirba pagal valandas, o užsienio reisuose dažnai taikomos dienpinigiai normos. Verta paminėti, kad kuro kainos Olandijoje vienos aukščiausių Europoje, tai ir įeina į galutinę sąskaitą.

Ar galima kažkaip taupyti ant šio reikalo?

Žinoma, taupyti galima visur, bet čia svarbu neužstrigti ant savo pinigų. Jei sutalpinsite viską ant 15 europaletų ir patys supakuosite į dėžes, tai bus žymiai pigiau, nei jei mums reikėtų atvykti su dėžėmis, viską supakuoti, uždaryti ir tik tada vežti. Tačiau įvertinkite savo darbuotojų laiką – ar jų laikas nėra brangesnis už mūsų krovikų? Kartais klientai sutaupykę 200 eurų ant pakavimo, praranda tūkstančius dėl sugadintų kompiuterių.

Kiek laiko užtruks visas procesas?

Įprastai, jei važiuojame tiesiai be sustojimų iš Vilniaus ar Klaipėdos į Amsterdamą ar Roterdamą, tai nuo 18 iki 24 valandų vairavimo. Tačiau reikia prisimti, kad mūsų vairuotojai turi poilsio režimus, be to, patys pakrovimo-iškrovimo darbai užtrunka 4–6 valandas viename pusėje. Taigi realiausia tikėtis, kad visas ciklas nuo pasiruošimo iki galutinio iškrovimo Olandijoje užtruks apie dvi–tris dienas, jei viskas eina pagal planą be „kelių policijos“ malonumo.

Ar reikia užsakyti vietą iš anksto?

Būtina, ypač jei planuojate judėti pavasario pabaigoje ar rudenį, kai yra perkrautas transportas. Mes stengiamės būti lankstūs, jei tarkime, jūsų biuras paruoštas antradienį, o į Olandiją reikia patekti penktadienį ryte, mes priderame grafiką. Tačiau kvietimas „paskambinkite rytoj ir atvykite“ dažnai baigiasi tuo, kad reikia laukti savaitę, kol atlaisvėja mašina.

Dokumentai, muitinė ir biuro krėslai

Ar mums reikia eiti per muitinę, jei esame ES?

Formaliai ne, tai yra vidaus rinkos prekių judėjimas, tačiau taisyklės yra griežtos dėl akcizų ir deklaravimo, jei pervežate techniką, kuri gali būti priskiriama prekybai ar yra labai vertinga. Biuro perkraustymas į Olandiją reikalauja tikslinio inventoriaus sąrašo – ką vežiame, koks buvimo būklės ir apytikrė vertė. Olandų policija ar kelių inspekcija gali sustabdyti sunkvežimį ir paprašyti dokumentų, todėl geriau turėti tvarkingą CMR sąskaitą faktūrą ir krovininę deklaraciją.

Ką daryti su technika – serveriais ir kompiuteriais?

Tai yra pati jautriausia dalis. Serverius negalima tiesiog mesti ant grindų sunkvežimyje, jems reikia specialių dėžių su amortizacija. Aš visada patariu klientams padaryti atsarginę kopiją (backup) prieš pat perkraustymą, nes net jei mes pasižymime 100% saugumu, vibruojantis sunkvežimis gali padaryti savo. Kietieji diskai yra jautrūs smūgiams, todėl juos geriausia pervežti su savo vadovais arba ypatingai uždėjus į „putlas“.

Ar mokate išardyti ir surinkti biuro baldus?

Taip, mūsų komandos turi su jumis visus reikalingus įrankius – nuo atsuktuvų iki veržliarakčių. Mes atsižvelgiame į tai, kad biuro baldai, ypač didelės „L“ formos sistemos, nebeturi tų pačių varžtų po 5 metų eksploatacijos, todėl reikia būti atsargiems. Kai kurioms klientams mes siūlome pasirūpinti ir elektrinio laidų valymu, kad naujame biure nebūtų „miško“ po stalais.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Čia dažnai būna didžiausias chaosas. Žmonės dažnai palieka asmeninius daiktus – vaikiškus piešinius, augalus, ar net maisto produktus – stalų stalčiuose. Prieš išvykdami mes paprašome, kad darbuotojai viską susirinktų į pažymėtas dėžes. Jei to neįvyksta, mes turime susirūpinti tuo patys, bet tada atsiranda rizika, kad kas nors pametys savo drabužių ar vaizdojuostės, o mes nenorime būti atsakingi už tai.

Rizikos, draudimas ir Olandijos realijos

Kas bus, jei kelyje nutiks avarija ar suges sunkvežimis?

Tokių atvejų per 20 metų buvo nedaug, bet jie įvyksta. Mes turime visapusišką draudimą, kuris dengia ne tik transporto priemonę, bet ir patį krovinius. Tačiau svarbiausia yra tai, kad jei dėl techninės gedimo mes vėluojame į iškrovimą Olandijoje, mes pranešame iš karto. Kartais reikia iškviesti pagalbinę techniką iš netoliese esančio degalinės, tai Olandijoje pasidaro greitai, bet kainuoja.

Ar galima atvežti daiktus tiesiai į Amsterdamo centrą?

Amsterdamas yra vienas sudėtingiausių miestų sunkvežimiams Europoje dėl siaurų gatvių, kanalų ir dviračių takų. Jei jūsų naujasis biuras yra centrinėje dalyje, gali reikėti mažesnės mašinos („keliasės“ ar 7,5 tonų sunkvežimio), kad galėtume įvažiuoti. Apie tai reikia kalbėti ne tada, kai jau stovime prie uždarų vartų. Kartais teks įvežti daiktus per naktį, kai mieste mažiau eismo.

Kokios dažniausios klaidos, kurias darote klientai?

Didžiausia klaida – nepasakyti apie sunkius daiktus, pvz., didelį seifą ar akvariumą. Jei vairuotojas atvyksta su liftu, kuris pakelia tik 500 kg, o seifas sveria toną, tai sustabdo visą procesą. Taip pat žmonės dažnai pamiršta, kad Olandijoje būna labai vėjuota, todėl jei iškraunate gatvėje, o ne sandėlyje, viskas turi būti uždengta, kad nepapūtų popieriniai dokumentai.

Ar galite padėti su išmetamųjų atliekų išvežimu?

Taip, jei sename biure liko seni baldai, kurie nebeatitinka standartų ar tiesiog sugedę, mes galime juos supakuoti ir išvežti į perdirbimo centrą Lietuvoje prieš išvykdami. Tai sutaupo laiko, nes nereikia ieškoti atskirų paslaugų teikėjų Lietuvoje. Tiesiog parašykite mums sąrašą, ką reikia išmesti.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Olandiją nėra kosminis skrydis, tai tiesiog logistika, kuri reikalauja kantrybės ir tikslumo. Esu matęs įmonių vadovus, kurie dėl blogo planavimo prarado savo IT infrastruktūrą pirmąją savaitę naujoje vietoje, ir esu matęs tokius, kurie viską padarė taip, kad pirmadienį ryte darbuotojai tiesiog atėjo į naujus biurus ir dirbo kaip niekur nieko. Skirtumas yra detaliuose – nuo to, ar uždėjote lipdukus ant dėžių su skyriumi, iki to, ar tiksliai nurodėte adresą su pašto kodu Olandijoje.

Nepabijokite klausti mūsų kvailų klausimų, mums jie nekvaili, mes juos girdime kasdien. Geriau klausti dešimt kartų, nei vieną kartą nukentėti. Olandija – puiki vieta verslui, o mes padėsime jums ten patekti saugiai ir laiku. Sėkmės naujame etape ir tikimės, kad susitarsime kelyje!