Biuro perkraustymas į Olandiją: patikimas sprendimas verslui

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų, ir galiu pasakyti viena – perkraustymas, ypač kai kalbame apie verslą, niekada neįvyksta taip paprastai, kaip atrodo brošūrose. Per tą laiką mačiau viską: nuo pasimetusių vadybininkų, kurie pamiršo pasiimti serverius, iki sunkvežimių, užstrigusių olandiškose kaimo gatvėse, kur kelias baigiasi kanalu. Tačiau, kai viskas sužaidžia, biuro perkraustymas į Olandiją tampa ne bėda, o naujo etapo pradžia.

Olandija yra logistikos centras, čia viskas veikia kaip laikrodis, jeigu žinai taisykles. Jei ne – laikrodis gali tau nukristi ant kojų. Verslo perkėlimas į šią šalį reikalauja ne tik fizinio jėgos, bet ir žinojimo, kaip elgtis su muitinės procedūromis, olandiškais draudimais ir specifiniais pastatais. Dažnai klientai klausia: „Kodėl brangu?“ Atsakymas paprastas – brangu tada, kai reikia gelbėti situaciją, kai dėžė su svarbiaisiais dokumentais nukrito į vandenį arba sunkvežimis užblokavo Amsterdamo centą. Mes stengiamės padaryti taip, kad jums būtų ramu, o procesas – sklandus, nepaisant to, kad kelyje gali pasitaikyti nemalonių staigmenų.

Šiame straipsnyje pasidalinsiu tai, ką per šiuos metus išmokau apie krovinių gabenimą į Vakarus. Nerašysiu sausų instrukcijų, o papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, ką tikrai reikia žinoti vadovui, kuris planuoja išsikraustyti iš Lietuvos į Nyderlandus.

Burokratija, dokumentai ir pinigai

Kiek laiko užtrunka visa šita istorija su perkraustymu?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių klausimų, ir atsakymas nėra vienas skaičius. Jei kalbame apie nedidelę kontorą, tai gali užtrukti dvi dienas nuo pakrovimo iki iškrovimo Roterdame, tačiau reikia atsižvelgti į paruošimą. Pats vairavimas per Vokietiją ir Belgiją yra greitas, bet dažnai vėluja dokumentų sutvarkymas arba vietinio sandėlio rezervavimas. Taigi, planuokite bent savaitę ar dvi nuo momento, kai pasirašote sutartį, iki dienos, kai jūsų darbuotojai sėdis prie naujų stalų.

Ar reikės mokėti PVM ar muitą perkeliant biurą?

Čia dažnai įvyksta nesusipratimų, nes verslo klientai galvoja, kad perkėlimas į ES šalį yra automatiškai be mokesčių. Jeigu jūsų įmonė yra PVM mokėtoja ir turite validų PVM kodą, dažniausiai taikome 0 proc. PVM tarifą naudojant vidinės prekybos procedūrą. Tačiau, jei keliaujate su asmeninėmis daiktų arba esate atleisti nuo PVM, muitinė gali „užkabinti“ krovinių gabenimą į Olandiją kaip įvežimą iš trečiosios šalies, tada reikės sumokėti importo PVM ir galbūt muitą, priklausomai nuo inventoriaus vertės.

Kas dėl tos olandiškos muitinės, ar jos labai griežtos?

Olandai, kaip ir vokiečiai, yra labai tvarkingi, jie nemėgsta, kai kas nors bando „sukti“ su dokumentais. Muitinės postuose, tokiuose kaip Venlo ar Valkenburgas, dažnai tikriname krovinius. Jei deklaracijoje parašyta „biuro baldai“, o viduje randa asmeninius drabužius ar vaikiškus žaislus, tai sukelia didelių problemų. Geriausiai viską užrašyti taip, kaip yra, ir pateikti pakankamai detalų inventoriaus sąrašą su serijiniais numeriais kompiuteriams, kad niekas neturėtų abejonių.

Ar jūsų įmonė susitvarko su visais šitais EX1 dokumentais?

Žinoma, tai mūsų kasdienybė. Mums nereikia, kad klientas vaikščiotų po muitinę ar mokėtų brangius tarpininkus. Mes parengiame eksporto deklaracijas Lietuvoje ir importo – Olandijoje. Svarbiausia yra perduoti mums tikslų sąrašą vežamų daiktų ir jų vertę. Kartais klientai bando nurodyti per mažą vertę, kad taupyti draudimo, bet tai pavojinga – jei įvyksta įvykis, draudimo kompanija neišmokės pilnos sumos.

Ką daryti su tais pačiais duomenų serveriais, ar jie saugūs kelyje?

Duomenys šiandien yra brangiausias turtas, net brangesnis už pačias stalines lentas. Mes turime specialias dėžes su šokso absorberiais, o vairuotojai yra instruktuoti nevažiuoti per aštrius „rampus“. Tačiau visada rekomenduoju prieš perkraustymą padaryti pilną duomenų back-up (atsarginę kopiją) į debesį. Fizinis serverio sugadinimas yra viena dalykas, bet duomenų praradimas gali uždaryti verslą, o mūsų atsakomybė ribojama tik transporto sąnaudomis.

Techninės pusės ir fizinis darbas

Kaip su elgetomis arba tais, kas neleidžia važiuoti sunkvežimiui mieste?

Olandijoje, ypač miestuose centre, yra griežtos taisyklės, kur sunkvežimis gali važiuoti, o kur ne. Amsterdamo ar Utrechto senamiestyje be specialaus leidimo (ontheffing) užvažiuoti sunkvežimių tiesiog draudžiama. Mes iš anksto patikriname maršrutą ir jei reikia, sutvarkome leidimus arba planuojame iškrovimą naktį, kai eismo yra mažiau. Niekada nebandykite važiuoti „ trumpesniu keliu“ su 7,5 tonų sunkvežimiu per kanalų tiltą – baigsis prastai.

Ar jūsų komanda padeda surinkti baldus vietoje?

Taip, mūsų vairuotojai ne tik vežia, bet ir padeda. Turime su savimi įrankius, o jei biuras didelis, siunčiame specialią montavimo komandą. Olandiški biurai dažnai turi neįprastus baldų sprendimus, tad reikia žinoti, kaip juos surinkti be instrukcijų, kurios dažnai dingsta po pirmojo išsikraustymo. Nereikia jums samdyti vietinių montuotojų, mes tai atliksime iš karto po iškrovimo.

Kiek daugiau mačiau vietos reikia planuoti sandėlyje arba biure?

Visada taikau taisyklę – žiūrėkite ne į grindų plotą, o į tūrį. Klientai dažnai sako, „turime 50 kvadratinių metrų, viskas tilps“, bet pamiršta, kad dėžės stūdomos viena ant kitos, o spintos negali būti. Geriausia, jei atsiųstate biuro planą su matmenimis, tada mes galime su modeliuoti, kaip viskas statysime. Taip pat reikia palikti vietos vairuotojams manevruoti – jei koridorius per siauras, neįvežime net sofos.

Kas vyksta, jei tų dėžių yra per daug ir nebetilps į mašiną?

Tokių atvejų buvę nemažai, ypač kai klientas bando sutaupyti ir užsisakyti per mažą sunkvežimį. Mes visada stengiamėsi įvertinti tūrį iš anksto, bet jei vis dėlto daiktų atsiranda daugiau, turime kelias pasirinkimo galimybes. Galime išsiųsti papildomą mašiną (tai brangiau), tačiau dažniausiai sugebame viską supakuoti taip, kad tilptų, naudojant aukštesnes dėžes arba optimaliau išdėstant krovinį. Svarbiausia – neslėpkite daiktų, pasakykite iš karto, kiek jų yra tikrai.

O kaina? Kaip ji susiformuoja, nėra kokio nors fikso?

Kaina, žinoma, priklauso nuo tūrio ir atstumo, bet yra ir kitų niuansų. Biuro perkraustymas į Olandiją kainuoja ne tik už degalus. į kainą įeina muitinės procedūros, draudimas, darbo valandos Olandijoje (jos brangesnės nei pas mus), o taip pat galimieji leidimai užvažiuoti į miesto centrą. Paprastai mažas biuras kainuoja nuo kelių tūkstančių eurų, o dideliems projektams reikia individualios paskaičiuotės. Geriausiai, kai galime atvykti pasižiūrėti ir paskaičiuoti tiksliai, o ne „akimis“.

Praktiniai patarimai ir rizikos

Ar verta drausti tą visą krovinį, ar tai tik papildomas mokesčis?

Mano atsakymas visada yra – drąsiai taip. Be draudimo važiuoti su 20 tūkstančių eurų vertės įranga yra beprotybė. Kelyje gali atsitikti bet kas: avarija, gaisras arba net vagystė (nors reta, bet būna). Mūsų standartinis draudimas dengia 10 EUR už kg, bet jei turite brangios elektronikos, rekomenduoju padidinti sumą. Tai nedidelis priedas prie galutinės sąskaitos, kuris gali jus išgelbėti nuo bankroto, jei kažkas nueis ne taip.

Kas daryti, jei ten, Olandijoje, pasikeičia planai ir raktų nebelieka?

Tai klasika. Vadybininkas atvyksta į naująją patalpą, o jos dar nebaigtos arba neįrengtos. Tokiu atveju mes turime galimybę laikinai padėti krovinius mūsų sandėlyje Olandijoje (pvz., netoli Roterdamo) ir gabenti juos vėliau dalimis. Tai, žinoma, kainuoja papildomai už sandėliavimą, bet taip išsaugote biuro įrangą nuo drėgmės arba vagystių statybų aikštelėje. Būkite pasiruošę, kad realumas gali skirtis nuo grafiko Excel lentelėje.

Ar galima vežti chemines medžiagas ar biuro technikos kasetes su toneriu?

Čia reikia labai atsargiai. Olandai labai griežtai žiūri į ADR krovinius (pavojingi kroviniai). Paprastos spausdintuvo kasetės dažniausiai nekelia problemų, jei jų nėra šimtai, tačiau jei turite valymo chemijos ar dažų, tai turi būti deklaruojama. Jei vairuotojas sustabdomas ir randa nedeklaruotų pavojingų medžiagų, gausite nemažą baudą, o krovinys gali būti konfiskuotas. Geriausia viską iš anksto papasakoti mums, o ne slėpti po stalumi.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Olandiją nėra tik apie tai, kad padėtumėte stalus į sunkvežimį ir pavysite į vakarus. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis logistinio mąstymo, žinojimo apie vietinius įstatymus ir atsakomybės. Po dvidešimties metų darbo galiu drąsiai pasakyti, kad sėkmės paslaptis yra ne brangiausiose dėžėse, o ose komunikacijoje ir detaliame planavime.

Jeigu pasiruošęs, turi dokumentus ir pasitiki savo partnerymis, Olandija gali tapti puikiu naujuoju namu jūsų verslui. Neleiskite, kad smulkmenos sugadintų didelį įvykį. Pasirūpinkite tuo iš anksto, o fizinį darbą palikite mums – mums tai patinka, ir mes žinome, kaip tai padaryti taip, kad jūsų komanda galėtų dirbti jau pirmąją dieną.