Biuro perkraustymas į Olandiją: minimalūs verslo trikdžiai

Gyvenu logistikoje jau beveik dvidešimt metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo pasimestų pianinų Vokietijos autobanuose iki tobulai suplanuotų perkraustymų, kai klientas net nenujautė, kada jo biuras iš Vilniaus pasikėlė į Roterdamą. Bet dažniausiai, kai įmonės vadovas pasako „mes norime perkelti verslą“, jame matyti panika. Ir nenuostabu – biuro perkraustymas į Olandiją tai ne tik fizinis daiktų pernešimas, tai sudėtingas žaidimas, kur klaida kainuoja ne tik pinigus, bet ir, kas svarbiau, verslo stabdymą.

Olandija yra specifinė rinka. Čia tvarka ir laiko sąvoka yra šventa. Jei pažadėjote atvykti 8:00 ryte, o vairuotojas užstrigo prie Utenos ir skambina, kad atvyks 9:30, olandų vadovas jau rašo skųstus. Todėl mano pagrindinė taisyklė per šiuos dvidešimt metų buvo viena – minimalus verslo trikdymiai. Tai reiškia, kad darbuotojai penktadienį išsijungia kompiuterius, o pirmadienį ryte jie jau sėdi naujose vietose Olandijoje ir dirba, kaip ir niekas nebūtų įvykę.

Štai čia viskas ir prasideda. Ne nuo dėžių, bet nuo planavimo. Dažnai klientai klausia: „Kiek tai kainuoja?“ O aš atsakau: „Kiek kainuoja jums neveikti vieną dienai?“ Todėl šiame straipsnyje neapsiriboju sausomis kainomis. Kalbėsime apie tai, kaip išvengti to, kad jūsų IT skyrius taptų „kalnu“, o vadybininkai – siuntiniais, kurie dinglėja tarp Klaipėdos ir Amsterdamo.

Štai ką aš galiu pasakyti kaip žmogus, kuris yra nuvijęs tūkstančius kilometrų su krovinių mašinomis.

Kaip viskas suplanuoti, kad nepristigtų nervų?

Ar tikrai verta kelti biurą savaitgaliu?

Be abejo, taip. Per savaitgalį mes darome didžiąją dalį darbo. Jei biuro perkraustymas į Olandiją vyksta penktadienio vakarą ir šeštadienį, tada pirmadienį jūsų komanda jau dirba. Taip, tai kainuoja brangiau, nes vairuotojams reikia mokėti viršvalandžius, o logistikoje reikia derinti specifines laiko juostas, bet verslo nuostoliai būtų kur kas didesni, jei pristumtumėte tai į darbo laiką.

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka tas kelias į Olandiją?

Nepasitikėkite „Google Maps“, kuris rodo 18 valandų. Tai teorija. Praktikoje, jei vaziuojame dideliu sunkvežimiu su kroveju, turime atsižvelgti į poilsio laikus, vairuotojų darbo apribojimus ir, žinoma, eismo kamščius Vokietijoje. Paprastai planuojame 1,5–2 dienos kelionę vienam krypčiui su įkrovimu/iškrovimu, tad jei norite viską įrengti pirmadienį ryte, reikia keltis jau penktadienį.

Ar reikia daryti išankstinį apžiūrą?

Būtina. Negaliu priimti užsakymo be matęs, ką reikia vežti. Aš galiu numatyti, kad į liftą neįlenda spinta, o klientas mano, kad mes stebuklininkai. Kai atvykstate į Olandiją, ten pastatai dažnai statyti ankstyvame XX amžiuje – laiptai siauri, durų angos žemos. Be vaizdo medžiagos ar apžiūros, rizikuojame tiesiog užstrigti prie įįjimo.

Popierizacija ir Olandijos reikalavimai: ką būtina žinoti?

Ką daryti su dokumentais, jei turime įrangos ne tik iš ES?

Tai dažna problema. Jei perkeliate serverius ar brangią įrangą, kuri buvo įsigyta už ES ribų (pvz., iš JAV ar Kinijos), būtina turėti TIDL dokumentus (Importo deklaracijos kopijas). Olandų muitinė (Douane) labai griežta. Jei negalite įrodyti kilmės, gali tekti mokėti PVM ar net mokesčius vėl, nors tai ne naujas įsigijimas.

Ar inventoriaus sąrašas tikrai toks svarbus?

Tai ne svarbu, tai būtina. Be detalaus dvikalbio inventoriaus sąrašo su svoriais ir serijiniais numeriais (būtinai technikai), per sieną nepraeisite. Olandija yra tranzito šalis, bet kontrolė tikra. Kartą turėjau klientą, kuris parašė „biuro technika“ viena eilute. Sulaikėme 12 valandų pasienyje, kol išdėlijo kiekvieną pele ir klaviatūrą.

Ar mums reikia savo atstovo Olandijoje?

Formaliai ne, jei atliekame vienkartinį siuntimo procesą (Intra-Community Supply), bet jei ten jau turite registruotą filialą, viskas paprasčiau. Jei ne, reikia numatyti, kas priims siuntą vietiniame sandėlyje, prieš išvežant į galutinį biurą. Be vietinio kontakto, vairuotojas liks vienas su siuntu, o tai problemų pilna.

Technika ir brangūs daiktai: kaip nieko ne Sugadinti?

Kaip gabenti serverius, kad niekas nešoktų ant kojų?

Serveriai ir duomenų centrai – tai mano nervai. Juos negalima tiesiog įkišti į dėžę. Mes naudojame specialią antistatinę pakuotę ir užrakinamus krepšius. Be to, visada rekomenduoju pasidaryti atsarginę duomenų kopiją (backup) prieš kelionę. Nors mes vairuojame labai atsargiai, kelyje įvyksta staigaus stabdymo, o kietasis diskas to nemėgsta.

O su tais vitrininiais stalais? Jie subraižomi.

Stiklo ir medžio kombinacijos – tai blogiausias košmaras. Aš visada sakau: jei galima, išmontuokite. Jei ne – mes juos uždengiame storomis antklodėmis, o tada dar ir burbuliukine plėvele. Bet tiesioginis atsakymas – yra rizika. Jei stalas kainuoja 10 tūkstančių eurų, geriau investuokite į profesionalų išmontavimą ir pakavimą, nei verčiate vairuotoją melstis kelyje.

Ar jūsų vairuotojai moka sujungti kompiuterius?

Mūsų vairuotojai yra profesionali krovėjų komanda, ne IT inžinieriai. Jie iškraus dėžę ant stalo, nuplėš plėvelę, bet jei reikia prijungti prie tinklo, sukonfigūruoti routerį ar pajungti monitorių prie sistemos bloko – tai jūsų IT žmogaus darbas. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas išsiaiškins, kuris kabelis eina į „printerių“, o kuris į „internetą“.

Pinigai ir logistikos smulkmenos: kiek ir už ką?

Kiek maždaug kainuoja toks biuro perkraustymas į Olandiją?

Nepasakysiu tikslios sumos be matavimų, tačiau mažam (10-15 darbo vietų) biurui, kelionė su 20 pėsčiųjų sunkvežimiu ir dviem krovėjais svyruoja nuo 2500 iki 4000 eurų. Į tą kainą įeina degalai, kelių mokesčiai (Vokietijoje jie brangūs!), darbo užmokestis ir draudimas. Dideliems perkraustymams kaina skaičiuojama individualiai pagal kubinius metrus.

Ar sunku įvažiuoti sunkvežimiu į Amsterdamo centrą?

Labai sunku. Amsterdamo centre (arba „Centrum“ zonoje) yra griežti apribojimai sunkvežimiems (milieju zonos). Dažnai ten galima važiuoti tik iki tam tikros valandos arba su specialiais leidimais. Kartais tenka naudoti mažesnes „City Truck“ mašinas ir perkrauti krovinį iš didelio sunkvežimio pakraštyje. Tai papildomas laikas ir papildomi pinigai, bet būtina.

Kas dėl draudimo? Kas bus, jei vairuotojas užkabins šviesoforą?

Mes turime standartinį krovinių draudimą (CMR draudimas), kuris paprastai dengia žalą iki 330 000 SDR (specialių teisių piniginių vienetų). Tačiau dėl technikos rekomenduoju papildomą „All Risk“ draudimą. O jei vairuotojas sugadina šviesoforą ar kaimyno tvorą išsikraunant – tai yra civilinės atsakomybės draudimas, kurį taip pat turiome. Jūs neprivalote nieko mokėti už svetimą turtą, jei įvyko nelaimė mūsų kaltės.

Darbuotojai ir procesas: kas dėl žmonių?

Ar jums padeda susirūpinti darbuotojų asmeniniais daiktais?

Taip, tai darome. Prieš išvykimą išduodame darbuotojams dėžutes su spalvotomis etiketėmis. Raudona – vadovas, Mėlyna – IT, Žalia – buitiniai daiktai. Žmogus susiruošia savo daiktus, o mes juos užkeliame kartu su biuro įranga. Svarbiausia – prašome nenešti pieno ar keptų batonų tose pačiose dėžėse su popieriais, nes vabzdžiai kelyje atsiranda ne iš kur.

Kas nutinka, jei atvykstame, o biuras Olandijoje dar neparuoštas?

Tai klasika. Atvykstame priešais pastatą Roterdame, o raktų nėra, arba darbininkai dar dažo sienas. Tada prasideda „stovėjimo mokestis“. Mūsų laikas yra pinigai. Todėl visada, visada, visada tikriname iš anksto – ar biuras tikrai pasiruošęs priimti krovinius. Jei ne, mes iškrauname į laikiną sandėlį Olandijoje, o tai vėl brangu.

Ar galima susiplanuoti, kad vairuotojas lauktų, kol mes viską susirinksime?

Galima, bet ribotai. Pirmą valandą paprastai laukiame geranoriškai, jei tai nėra mūsų kaltė, kad vėluojate. Toliau imamas mokestis už vairuotojo laisvalaikį. Geriau turėti koordinatorių vietoje, kuris gali greitai priimti sprendimus, nei laikyti 20 tonų mašiną su įsirūpinusiu vairuotoju kieme.

Ar galite padėti su atliekų išvežimu iš seno biuro Lietuvoje?

Žinoma. Dažnai biuro perkraustymas į Olandiją reiškia, kad senus spintas ar sulūžusius kėdes palikti čia nereikia. Mes galime suplanuoti, kad po iškrovimos iš seno biuro, prieš važiuodami į Olandiją, nuvažiuojame į šiukšlių perdirbimo centrą. Taip sutaupote time pinigus ir nervus, nes nereikės ieškoti atskiro konteinerio.

Išvada

Galiu pasakyti viena – geriausias perkraustymas yra tas, kurio nepastebi. Po dvidešimt metų šioje srityje esu įsitikinęs, kad sėkmė priklauso ne nuo tai, kokia gera yra jūsų sunkvežimio važiuoklė, o nuo to, kiek gerai mes susikalbėjome prieš pradedant darbus. Biuro perkraustymas į Olandiją turi būti traktuojamas kaip projektas, kur kiekviena minutė svarbi.

Nebijokite klausti aštrių klausimų savo logistikos partneriui. Klausimas „kas bus, jei...“ yra geriau nei „o dieve, kodėl taip atsitiko?“. Pasiruoškite, dokumentuokite ir pasitikėkite savo komanda, tuomet verslas nenusiprašaus nė dienos. Sėkmės kelyje į Olandiją – ten gražu šalis, o dar geresnė ji yra tada, kai žinai, kad tavo biuras jai laiku ir saugiai atvyko.