Biuro perkraustymas į Olandiją: minimali pertrauka

Sėdžiu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, jei ne daugiau, ir galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas į Olandiją: minimali pertrauka – tai tas, apie kurį svajoja kiekvienas vadovas, bet retas kuris sužino, kad tai įmanoma pasiekti be nervų išsižiojimo. Dauguma mano klientų, kai pirmą kartą susisiekia, įsivaizduoja katastrofą: kompiuteriai išmontuoti, darbuotojai sėdinti ant sulaužytų dėžių, o paštas keliauja kur ne kur. Tačiau po šimtų kelionių maršrutu Vilnius – Kaunas – Varšuva – Berlynas – Amsterdamas (arba Roterdamas) ačiu, galiu užtikrintai pasakyti – viskas vyksta sklandžiai, jeigu žinai, ką darai.

Olandija yra specifinis rinkas. Čia logistika kraujas, o vietiniai partneriai yra pripratę prie taikrumo, tad jei atvykstate su vėluojančiu krovininiu, jums gali tekti laukti iki kito ar net po pietų kito dienos. Todėl biuro perkraustymas į Olandiją: minimali pertrauka nebegali būti tik šūkis ant sienos, tai turi būti detaliai sukurta strategija. Mes neįsivaizduojame perkraustymo be plano, kurame minutės yra vertinamos kaip pinigai, nes juos ir prarandate, kai komanda nedirba. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi, kaip suorganizuoti procesą taip, kad jūsų verslas net pajustų, kad kėlėsi į kitą šalį.

Svarbiausia yra suprasti, kad minimali pertrauka prasideda ne tada, kai vairuotojas užveda variklį prie jūsų buveinės, o dar prieš kelis mėnesius. Tai yra dokumentų tvarkymas, inventoriaus sąrašų sudarymas ir aiškus susitarimas dėl galutinio tikslo. Jei viską padarysite teisingai, pirmadienio rytą jūsų darbuotojai galės atsisti prie savo stalų Hagoje ar Eindhovene taip, tarsi niekas neįvyko.

Kaip organizuojame procesą, kad darbas nestotų

Pradėkime nuo to, kad biuro perkraustymas į Olandiją: minimali pertrauka reikalauja specifinio techninio pasiruošimo. Mes nebekrauname visko į vieną didelį vagoną, kaip anksčiau būdavo įprasta. Dabar naudojame "tinklinę" logistiką. Pavyzdžiui, jei turite labai svarbių serverių ar IT įrangos, kuri negali ilgiau kaip valandą būti atjungta, ją vežame atskiru, mažesniu transportu, kuris vaziuoja greičiau ir nėra stabdomas muitinėje dėl didelio kiekio prekių. Likusią, mažiau kritinę įrangą, baldus ir archyvus, vežame pagrindiniu vilkiku.

Taip pat svarbu yra suprasti Olandijos geografiją. Jei perkraustote į Roterdamo priemiesčius, viskas paprasta – ten uostas, keliai platūs. Bet jei keliate į senamiestį, pvz., Leideną ar Amsterdamo centrą, ten reikia specialių leidimų didelėms mašinoms užvažiuoti. Mes tai žinome iš anksto ir išsiunčiame prašymus savaitę iki kelionės. Vieną kartą matėme, kaip konkurentų mašina stovėjo gatvėje valandas, nes nebuvo gavusi "išimties" leidimo ir turėjo laukti miesto tarnybų. Mūsų klientas tuo metu jau buvo išpakavęs pirmą dėžę.

Dėl to, kad biuro perkraustymas į Olandiją: minimali pertrauka būtų įgyvendintas, dažnai naudojame "penktadienio vakaro – šeštadienio" schemą. Penktadienį darbuotojai dirba iki 17:00, o po to įžengia mūsų komanda. Naktį krauname, išvažiuojame, šeštadienį važiuojame per Vokietiją (jei nėra spūstis, kas retai nutinka A7 autostradoje naktį), sekmadienį ryte esame Olandijoje. Iškrauname sekmadienį, o darbuotojai pirmadienį rytą ateina į naująją vietą. Tokiu būdu verslas net nejausia trūkio pajamose.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Planavimas ir laikas

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo A iki Z?

Viskas priklauso nuo jūsų pasiruošimo, bet fizinis pervežimas įvyksta per 2-3 dienas. Jei kalbame apie visą projektą, nuo pirmo susitikimo iki paskutinės dėžės išpakavimo, tai paprastai užtrunka apie mėnesį, jei reikia tvarkyti visus muitinės dokumentus ir leidimus.

Ar įmanoma perkraustyti biurą per savaitgalį, kad neveiktume?

Be abejo, tai yra mūsų standartinis pasiūlymas verslui, kuris negali sau leisti sustoti. Atėjame penktadienio popietę, kai jūs išeinate, ir sekmadienio vakare jau paliekame jums švarias patalpas, paruoštas darbui pirmadienį.

Kada geriausia pradėti planuoti tokia kelionę?

Geriausia ne vėliau kaip prieš 4-6 savaites, ypač jei reikia gauti vizas darbuotojams ar tvarkyti didelį kiekį dokumentų eksportui. Ankstyvas planavimas leidžia išvengti brangių skubios pervezimo paslaugų.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa pasienyje su muitinės dokumentais?

Su tokiais dalykais nedirbame, nes viską tikriname iš anksto. Mūsų brokeriai turi visas EX1 deklaracijas paruoštas dar prieš išvykstant iš Lietuvos, tad pasienio kirtimas turi trukti tiek, kiek reikia tik paspausti mygtuką.

Kainos ir biurokratija

Kiek maždaug kainuo perkelti nedidelę 10 žmonių komandos biurą?

Už mažą biurą, kuris telpa į vieną 3,5 tonų sunkvežimį, galite tikėtis kainos nuo 1500 iki 2500 eurų, priklausomai nuo to, kiek daug baldų reikia išmontuoti ir pakuoti į dėžes.

Ar mums reikia mokėti PVM Olandijoje už perkraustymą?

Jei esate registruota Lietuvos įmonė ir mums suteikiate savo PVM kodą bei pasirašome perkraustymo aktą, tai paslauga yra apmokestinama Lietuvoje, o Olandijos PVM jums netaikomas.

Kokius dokumentus reikia paruošti išvykimui?

Būtina turėti tikslią inventoriaus apskaitą lietuvių ir anglų kalbomis, EX1 eksporto deklaraciją bei galiojantį transporto sutartį (CMR kvitą). Be šių dokumentų gali būti problemų išvykstant iš Lietuvos.

Ar draudimas įeina į kainą, ar jį reikia papildomai?

Standartinis transporto draudimas (pagal CMR konvenciją) yra, bet jis padengia tik labai mažą sumą, pvz., 10 eurų už kilogramą. Rekomenduoju papildomai apsidraudyti "Visų rizikų" draudimu, kuris kainuoja šiek tiek, bet apsaugo visą įrangos vertę.

Technika ir vietiniai niansai

Kaip elgiamės su jautria IT įranga, pvz., serveriais?

Serverius ir duomenų centrus pakuoja specialiai mūsų komanda, naudodami antistatines dėžes ir burbuliukų plėvelę. Jei įranga ypač brangi, įrengiame GPS stebėjimo sistemą transporto priemonėje ir važiuojame palydovu.

Ar galite padėti su išpakavimu, ar tik numesate dėžes ant grindų?

Mes galime daryti viską – nuišmontuoti stalus Lietuvoje, juos supakuoti, atvežti į Olandiją, vėl surinkti ir netgi padėti kompiuterius ant stalų pagal jūsų nurodymus, kad žmonės tiesiog atėtų ir dirbtų.

Ar yra kokių nors ypatingų taisyklių Olandijoje dėl stovėjimo didelių sunkvežimių?

Olandijoje griežtai stebimi aplinkosaugos reikalavimai ir stovėjimo taisyklės miestuose. Be to, daugelyje vietų, pvz., prie "grachtų" kanalų Amsterdame, sunkvežimiams negalima važiuoti dėl tiltų aukščio, todėl viską iš anksto planuojame su vietinės savivaldybės žemėlapiais.

Kas daryti, jei naujose patalpose nėra keltuvo, o baldai labai sunkūs?

Mes savo transportuose visada turime nešimo priemonių – "roko" keltuvus (transpaleles). Jei reikia, galime susitvarkyti mobiliųjų keltuvų nuomą vietiniuose tiekėjų, kad baldai būtų įvežti į aukštus pastatus be jokių problemų.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro perkraustymas į Olandiją: minimali pertrauka nėra magija, tai tiesiog geras organizavimas ir patirtis. Per šiuos dvidešimt metų mačiau viską – nuo dingusių dėžių iki sužlugusių IT sistemų, todėl žinau, kur gali kilti pavojus. Raktas į sėkmę yra ne tiek kelyje, kiek paruošime. Jei pasitikite savo logistikos partneriu ir iš anksto suderinate kiekvieną detalę, jūsų verslas Olandijoje pradės veikti be jokio vėlavimo. Olandai mėgsta efektyvumą, ir jei parodysite, kad ir jūs sugebate viską suplanuoti su "minimalia pertrauka", jums bus gerokai lengviau integruotis į vietinę rinką. Nedarykite iš to bėdos, padarykite iš to strateginį žingsnį.