Biuro perkraustymas į Olandiją: kaip išvengti chaoso ir neprarasti verslo ritmo

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų, ir jei yra viena dalykas, kurį išmokau per tą laiką, tai tai, kad biuro perkraustymas į Olandiją – tai ne paprastas krovinių pervežimas iš taško A į tašką B. Tai logistinis šachmatų partijos finalas, kur vienas neteisingas žingsnis gali lemti savaites trukiantį nedarbą jūsų komandai. Matęs esu viską – nuo įmonių, kurios bandė viską nuvežti savo "Golf" vagonėliais, iki tokių milžinų, kurie perkeldavo visus serverius viena naktį.

Kodėl Olandija? Tai viena aktyviausių verslo šalių Europoje, daugelis Lietuvos įmonių čia atveria savo padalinius arba visiškai persikelia. Tačiau kelyje į Amsterdamą, Roterdamą ar Eindhoveną laukia daugybę smulkiųjų spąstų, apie kuriuos klientai dažnai net nepagalvoja. Kalbame ne tik apie tai, kaip įpakuoti stalus, bet ir apie tai, kaip nenukristi po muitinės kontrolės (nors ir ES viduje, bet reikalai yra), kaip gauti leidimą stovėti prie pačio centro biuro ir, svarbiausia, kaip nesusidėvėti nervus. Šiame straipsnyje pasidalinsiu tuo, ką paprastai pasakoju klientams prieš pasirašydami sutartis, – be įmantriųjų žodžių, tik gryna praktika.

Dokumentai ir parengiamieji darbai: kas slepiasi už uždarų durų

Ar tikrai reikia tiek daug inventorinio sąrašo?

Žiūrėk, daugelis sako: "ką čia sąrašyti, viskas mūsų". Tačiau kai vyksta biuro perkraustymas į Olandiją, o vairuotojas sustoja pasienio punkte arba patikrinimo vietoje, be detalaus inventoriaus jūsų krovinys gali būti sulaikytas dieną, dvi, o net savaitę. Nėra nieko blogiau, nei kai tavo IT specialistai laukia kompiuterių, o šie stovi sandėlyje kažkur netoli Vokietijos sienos, nes dokumentuose parašyta tiesiog "biuro technika". Mums reikia žinoti serijinius numerius serveriams, kiek yra tūkstančių lapų archyve ir net tą, kiek svorio sveria viena stalų komplekto dėžė. Tai ne biurokratija, tai jūsų draudimas nuo problemų.

Kas nutinka su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Čia dažnai būna didžiausias nesusipratimas. Žmonės į darbą atsivežia augintinius, vaikiškus vežimėlius ar net sportinius inventoriaus, kurie laikomi biuro sandėliuke. Kai pradedame krauti, vairuotojas pasako: "Tai kas, aš vežiu šią dviratę į Olandiją?". Jei tai nėra įtraukta į sutartį kaip asmeninis daiktas, gali kilti problemų dėl mokesčių ar net vagystės įtarimų, jei kas nors pamatys kažką neaiškaus. Geriausia viską išsiaiškinti iš anksto – ar darbuotojai vežia savo daiktus, ar tai įmonės turtas, nes oficialus biuro perkraustymas į Olandiją neturi susimaišyti su privatžmogio kelione.

Ar reikia rūpintis draudimu prieš kelionę?

Absoliučiai taip, ir ne tuo paprastu, kurį turite ant savo automobilio. Krovininis draudimas, ypač kai keliama per kelias šalis, turi savo niuansų. Esu matęs atvejų, kai vairuotojas, važiuodamas per Kauno "apskričio" rąstą, nuslydo su vilkiku, o visa įmonės technika nukrenta į vieną krūvą. Jei neturite "Visų rizikų" draudimo, kuris apimtų ir pakrovimo/iškrovimo momentą, galite likti su tuščiomis rankomis. Olandijoje darbo rankos brangios, o jei prarasite duomenis ar brangią įrangą – tai ne tik pinigai, tai verslo stabdymas.

Techninė pusė: kaip ne užmušti IT infrastruktūros

Kaip tinkamai paruošti serverius ir jautrią įrangą?

Serveriai – tai širdis. Juos negalima tiesiog įkišti į dėžę ir padėti ant viršaus kaip spalvotų lapų dėžę. Per du dešimtmečius išmokau, kad kietieji diskai myli nukristi net nuo 10 cm aukščio, jei nėra užtikrinta amortizacija. Mums reikia specialių antsmūkių dėžių, o dar geriau – jei įmonė turi specializuotą IT įrangą, mes kviečiame profesionalų, kuris ją "išjungia" tinkamai. Biuro perkraustymas į Olandiją dažnai įvyksta savaitgalį, kad pirmadienį viskas veiktų, tačiau jei serveriai atvyks pažeisti, tas pirmadienis bus praras.

Ar galima perkraustyti įrangą ne išjungiant?

Negaliu pasakyti, kiek kartų klientai klausia: "O negalima tiesiog uždaryti kompiuterių ir parvežti?". Žinoma, galima, jei norite, kad jie atvyktu kaip metalo laužas. LCD ekranai, kietieji diskai, net paprasti spausdintuvai – viskas jautri temperatūros pokyčiams ir vibracijai. Vilkikas važiuoja per baduodus asfalto ruožus Lenkijoje ar Vokietijoje, vibracija yra neįsivaizduojama. Jei kainuoja jums nulūžęs monitorius – nebijokite paprašyti papildomų dėžių ar net putų, tai pigiau nei naujas įrenginys.

Ką daryti su archyvais ir popieriniais dokumentais?

Popierius sveria daug. Labai daug. Kartais atvykstu į objektą, o ten du kambariai pilna senų dokumentų, kurių niekas nebuvo matęs dešimt metų, bet "jiems reikia būti". Biuro perkraustymas į Olandiją tampa brangus, jei vežame duonus. Rekomenduoju prieš kelionę atlikti audita – ką išmesti, ką skanuoti, o ką tikrai vežti. Olandijoje sandėliavimo kainos aukštos, todėl ten neapsimokės laikyti nereikalingų popierių. Be to, jei dokumentai slapti, reikia užtikrinti specialų transportą su užraktomis.

Olandijos specifika: ką reikia žinoti apie paskirties vietą

Ar sudėtinga gauti leidimą stovėti (pavėsinės leidimą) prie naujojo biuro?

Tai viena svarbiausių dalykų, kurios klientai nepaiso. Olandijoje, ypač miestuose kaip Amsterdamas, Utrechtas ar net Hagos centre, negalima tiesiog sustoti vilkiku prie "įėjimo". Jums reikės specialaus leidimo – "pavėsinės" (vergunning), kurį turi gauti biuro savininkas arba jūsų įmonė. Procesas gali užeiti kelias savaites. Esu matęs situaciją, kai atvykome į Roterdamą, o vietinė policija pareiškė, kad turime 15 minučių išsikrauti, kitaip bus bauda ir vilkikas nuvežamas į aikštelę. Tai ne mūsų kaltė, tai vietos taisyklės, todėl viską reikia sutvarkyti iš anksto.

Kaip elgtis su siaurais gatvėmis ir dviračiais?

Olandija – dviračių šalis. Mūsų vairuotojai yra pripratę, bet jūsų biuro vieta gali būti tokiame gatvės kampe, į kurį 18 metrų vilkiku įvažiuoti yra beveik neįmanoma. Kartais tenka krauti į mažesnę transporto priemonę (7-10 tonų) ir po trupdį gabenti į vidų. Tai brangina procesą, tačiau tai būtina. Jei jūsų biuro perkraustymas į Olandiją vyksta į istorinį centrą, pasiruoškite tai, kad vilkiku tiesiai po langą neprieisime.

Ar reikia rūpintis vietinėmis darbo jėgomis iškrovimui?

Priklausomai nuo to, ką turite sutartyje. Mūsų vairuotojai gali padėti, bet jei turite 5 aukštų pastatą su liftu, kuris netelpa kėbulo, arba labai daug smulkių dalykų, geriau užsakyti vietinius krovikus. Olandijoje darbo jėgos standartai griežti, o vietiniai žmonės geriau pažįsta pastato tvarką (kur sudėti dėžes, kad netrukdytų). Nors mes su savimi turime komandą, kartais vietinis pagalbos rankas susirasti iš anksto yra protingiau dėl laiko.

Laikas ir kaina: realūs lūkesčiai

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo Lietuvos iki Olandijos?

Jei sakyčiau "dvi dienas", meliaučiau. Kelias iš Vilniaus ar Klaipėdos iki Amsterdamo užtrunka apie 18–20 valandų važiavimo grynu laiku. Tačiau reikia prisidėti pakoavimo (paprastai 1 diena), paties kelionės (poilsio laikai vairuotojams griežti), o iškrovimas gali užtrukti ilgiau dėl minėtų leidimų ar sunkiai pasiekiamos vietos. Tad žiūrėkite į 3–4 dienas nuo to momento, kai mes užsukame prie jūsų dabartinio biuro durų Lietuvoje, iki to momento, kai paskutinė dėžė atsiduria naujoje vietoje.

Kodėl kaina svyruoja taip stipriai?

Klientai dažnai klaustą: "O kaimynui kainavo 2000 eurų, o man 4000?". Kaina priklauso ne tik nuo atstumo. Tai svoris, tūris, kiek reikia vairuotojų (jei reikia važiuoti be sustojimų, reikia keleivio), ar reikia specialios technikos (kranas, liftas), o taip pat degalų kaina Europoje, kuri šiuo metu nėra stabili. Taip pat, jei biuro perkraustymas į Olandiją įvyksta "aukštojo sezono" metu (pavasarį/rudenį), kainos gali būti aukštesnės dėl didelio paklausos.

Galima keliauti pigiau, jei derinami kroviniai?

Taip, tai vadinama "daliniu kroviniu" (part load). Jei jums nereikia vilkiko visiškai užpildyto, o turite tik keletą palėpinių ar biuro kampą, mes galime jūsų daiktus sudėti kartu su kitu klientu, kuris važiuoja į tą patį regioną. Tai sutaupo pinigus, bet... yra vienas "bet". Tai užtrunka ilgiau, nes reikia surinkti kitus krovinius, iškrauti juos tarpiniuose punktuose. Jei laikas nėra kritiškas – puikus variantas.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Olandiją yra investicija į jūsų ramybę. Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti vienareikšmiškai: geriausia užduotis yra ta, kurią rengiame kartu. Neleiskite, kad paskutinė minutė taptų košmaru. Pasirūpinkite dokumentais, išsiaiškinkite su parkavimu Olandijoje ir, svarbiausia, pasiklauskite profesionalo, kai matote, kad dalykai nebegula į vieną eilę. Sėkmės naujoje vietoje, o techninę pusę palikite mums – mes jau tai padarome šimtus kartų.