Biuro perkraustymas į Olandiją – greitas įrengimas be nereikalingo streso

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas į Olandiją tai ne paprastas krovinių vežimas iš taško A į tašką B. Ypač kai kalbame apie „greitą įrengimą“, t.y. situaciją, kai jūsų komanda turi pradėti dirbti naujameame Amsterdame, Roterdame ar Eindhovene jau pirmadienį ryte, o sekmadienį vakare dar viskas buvo senoje vietoje. Esu matęs viską – nuo tų, kurie dėžes nebandė net uždaryti, iki korporacijų, kurios perkraustydamos uždirbdavo daugiau nei mūsų logistikos bendrovė per metus.

Olandija yra specifinė rinka. Čia geriausi keliai, tačiau ir griežčiausi taisyklės, o „biuro perkraustymas į Olandiją“ reikalauja labai tikslios logistikos, nes čia laikas – tai pinigai. Kai perkeliate verslą, jums nereikia tik vairuotojo su keliu, jums reikia partnerio, kuris supranta, kas yra „downtime“ (neproduktyvus laikas) ir kaip jį išvengti. Šiame straipsnyje pasakysiu tai, ką paprastai slepia paslapties uždanga, ir dalinsiuosi patirtimi, kaip viską įvykdyti sklandžiai, kad jūsų darbuotojams netektų sėdėti ant dėžių pirmąją darbo dieną.

Logistika ir laiko planavimas: ką reikia žinoti iš anksto

Kiek laiko užtrunka tas visas procesas iš Lietuvos?

Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų, bet įprastas biuro perkraustymas į Olandiją su pilnu įrengimu trunka apie 2–3 dienas nuo pakrovimo iki išpakavimo paskutinio kompiuterio. Jeigu važiuojame į Amsterdamą ar Roterdamą, tai maždaug 18–20 valandų vieno kelio vairavimas, tačiau negalima tiesiog važiuoti be sustojimų – vairuotojų poilsio režimas yra šventas. Jei norite, kad viskas būtų pasiruošę darbui ryte, reikia planuoti atvykti darbo dienos išvakarėse, taip suteikiant laiko baldams susiderėti vietose.

Ar galima atvežti viską savaitgalį, kad nepristotume verslo?

Tai būtų idealus variantas, jeigu ne būtų vieno „ale“. Olandijoje didžiuosiuose miestuose griežtai reglamentuota sunkvežimių apsauga aplinkai ir leidimai stovėti centre, o savaitgaliais daugelis verslo centrų tiesiog uždaryti. Turime iš anksto gauti specialų leidimą (ontheffvergunning) iš savivaldybės, kad galėtume statyti mašiną prie pat įėjimo. Be to, jeigu reikia lifto ar krovininio lifto, jį reikia užsakyti iš anksto, nes techninė pagalba savaitgaliais Olandijoje kainuoja dvigubai, jeigu apskritai įmanoma ją gauti.

Kaip veikia tas „greitas įrengimas“, apie kurį kalbate?

Tai ne tik fizinis pervežimas, bet ir mūsų komandos darbas vietoje. Prieš atvykdami su jumis sutariame, kur stovės kiekvienas stalas, kur serveriai, kur spintelės. Atvykę, mes ne tik iškrauname dėžes į koridorių, bet ir pasižiūrime į brėžinius ir montuojame baldus, išpakavame techniką, prijungiame monitorius prie sienų (jeigu numatyta), o visą pakuotės medžiagą išvežame su savimi. Jūsų darbuotojai ateina pirmadienį į pilnai funcijonuojantį biurą, o ne į sandėlį.

Dokumentai, muitinė ir Olandijos specifika

Ar reikia eiti per muitinę, jei mes ES šalyse?

Formaliai – ne, tai yra vidaus rinka, tačiau praktiškai – taip. Visada reikia turėti idealiai tvarkingą krovinių sąrašą (packing list) ir CMR draudimą. Olandų muitinė (Douane) yra labai aktyvi ir mėgsta sustabdyti sunkvežimius patikrai, ypač jeigu mato, kad keliama biuro technika. Jeigu trūksta dokumentų ar jie neatitinka realiose turimo turinio, gali tekti mokėti baudas arba laukti dieną sandėlyje patikrinui, kas visiškai sudaro „greito įrengimo“ idėją.

Ką daryti su duomenų serveriais – juos sauguoti ar vežti?

Daugelis klientų klauso, ar ne geriau juos likdinti Lietuvoje arba naudoti debesų paslaugas. Tačiau jei jūsų verslo modelis reikalauja fizinio serverio, juos reikia vežti itin atsargiai. Mes naudojame specialias oro pagalvės paketas (air-ride suspension) ir ant vibracijos nejautrius rėmus. Pats svarbiausia – prieš išjungiant serverį būtina padaryti pilną atsarginę kopiją (backup), nes net ir geriausia keliu gali sukelti smūgį, kuris gali sugadinti standžiuosius diskus, o duomenų praradimas biuro perkraustyme yra brangiausia klaida.

Ar jums reikia mūsų kontakto Olandijoje, ar jūs susitvarkote patys?

Labai praverčia, jeigu turite asmenį, kuris gali susitikti su mūsų vairuotoju vietoje, jeigu mes vėluojame arba negalime rasti įvažiavimo. Olandijos miestuose daug vienvietių gatvių, kur sunkvežimis negali važiuoti, todėl kartais reikia „parkuoti“ už kelias gatves ir nešti daiktus rankomis. Jeigu vietinis vadovas gali paskambinti mums arba padėti orientuotis vietovėje, tai greitina procesą kelias valandas.

Techninė pusė ir baldai

Ar jūs išardote visus baldus ar mes turime tai daryti patys?

Geriau, kad tai padarytume mes. Esu matęs nemažai sugadintų baldų, kai klientai bando išardyti sudėtingas „ Ikea „ tipo sistemės arba prabangias vadovų kabinetas ir paskui sumontuoti jas nebeįmanoma. Mūsų meistrai žino, kurį varžtą reikia atsukti pirmiau, o kurį paskiau, o svarbiausia – visus varžtus ir detalmes užrašome ir pakeliame pažymėtose maišeliuose. Taip užtikriname, kad montavimas naujoje vietoje užtruks minimaliai laiko.

Kaip elgtis su pašto dėžėmis ir asmeniniais daiktais?

Tai yra viena didžiausių bėdų. Žmonės dažnai palieka asmeninius daiktus stalų stalčiuose – nuo vaistų iki nuotraukų. Prieš biuro perkraustymą į Olandiją privalome susitarti dėl „clear desk“ politikos, t.y. stalai turi būti tušti. Asmeninius daiktus kiekvienas darbuotojas turi susipakuoti į savo dėžę, kurią mes pažymime ir vežame atskirai, kad ji nepasimestų tarp šimto kitų dėžių su popieriumi.

Ar padedate sujungti IT įrangą ar tik padėjote ant stalo?

Standartinis paketas apima išpakavimą ir pastatymą ant stalo. Tačiau jeigu norite „greito įrengimo“, mes galime susitarti su jūsų IT administratoriumi arba mūsų partneriu Olandijoje, kad viskas būtų prijungta ir veiktų. Tai reiškia, kad mes ne tik ištraukiame kompiuterius iš dėžių, bet ir subrandame kabelius, pajungiam prie tinklo rožių, o netinkusius keičiam vietomis. Sutaupome valandas jūsų IT specialisto laiko.

Kainos ir neplanuotos situacijos

Kiek maždaug kainuoja toks dalykas, jei kalbame apie 20 žmonių biurą?

Nedarysiu kainos sąmatos čia, nes per daug priklauso nuo tūrio, bet maždaugai – jei tai tik stalai, kėdės ir kompiuteriai, tai kaina bus mažesnė nei jeigu vežate pilną archyvą su popieriais. Turiu omenyje, kad biuro perkraustymas į Olandiją kainuoja ne tik už kelią, bet už darbo valandas vietoje, dėžių nuomą, draudimą ir galbūt liftą. Jeigu planuojate biudžetą, skirkite apie 3000–5000 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia montuoti/ išmontuoti baldus, ar tai tik fizinis pervežimas.

Kas nutinka, jeigu paskutinę minutei pasirodo daugiau daiktų nei numatyta?

Tai kasdienybė. Viskas prasideda nuo to, kad klientas sako „turime 10 dėžių“, o paskui pasirodo, kad dar reikia vežti 3 didelius sekretorius, kuriuos visi pamiršo. Mes visada turime rezervą vietos sunkvežimyje (apie 10–15 proc.), todėl papildomi daiktai nebūna problema. Tačiau jei tų daiktų per daug, gali tekti siųsti antrą mašina „paskui“, o tai jau kainuoja ir laiko, ir pinigų, todėl labai prašau būti sąžiningiems inventorizacijos etape.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkraustymas į Olandiją yra sudėtingas procesas, reikalaujantis ne tik fizinės jėgos, bet ir gero planavimo bei vietinių žinių. Nuo mano dvidešimt metų patirties galiu pasakyti, kad sėkmę lemia ne tiek kaina, kiek tikslumas – nuo to, ar teisingai užrašytas adresas Amsterdame, iki to, ar serveriai padėti ant specialių pledų. Greitas įrengimas įmanomas tik tada, kai visos detalės sužiūrėtos dar prieš išvykstant iš Lietuvos. Neskubėkite, pasiruoškite tinkamai, ir tada jūsų verslas nejaus pertraukos, o darbuotojai džiaugsis nauja vieta.