Biuro perkraustymas į Olandiją: efektyvus ir laiku

Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtis metų ir, turiu pasakyti, biuro perkraustymas visada yra kaip mažas šou. Viena vertus, tai tik baldai ir kompiuteriai, kita vertus – tai jūsų verslo širdis, kuri negali sustoti ilgam laikui. Kiekvieną kartą, kai klientai skambina ir klauso apie biuro perkraustymą į Olandiją, girdžiu tą pačią nervinę vibraciją balse. Visiems svarbu viena – kad pirmadienį ryte darbuotojai galėtų atsėsti prie savo stalų, o serveriai veiktų kaip ir Lietuvoje. Olandija yra specifiska rinka su savo taisyklėmis, siaurais gatveliais Amsterdamo centre arba griežtais prieigos laiko apribojimais Roterdamo verslo rajonuose.

Per šiuos dvidešimt metų mačiau viską – nuo to, kai reikėjo ištraukti sunkvežimį iš kanalo, iki to, kai vokiečių muitinė išskyrė krovinį dėl vieno trūkstamo parašo ant dokumentų. Todėl nereikia jums pasakoti, kad planavimas čia yra pusė sėkmės. Efektyvus biuro perkraustymas į Olandiją neprasideda tada, kai atvažiuoja vairuotojas, o dar prieš mėnesį, kai pradedame daryti inventorizaciją. Jei viską padarysime teisingai, jūsų verslas net pajaus tą pertrauką.

Šiandien noriu su jumis pasidalinti ne tik sausais faktais, bet ir tuo, kaip tai vyksta iš vidaus. Ką tikrai reikia žinoti, kad nebūtų nemalonumų ir, svarbiausia, kad kaina nešoktų į dangų dėl nenumatytų problemų.

Pasiruošimas ir organizacija: kas slepiasi už scena?

Ar tikrai reikia daryti detalią inventorizaciją?

Žinoma, galiu atvykti ir paprašyti „užkrauti viską, kas matosi“, bet tada rizikuojame. Esu matęs situacijų, kai viename kambaryje lieka neįtraukta brangių duomenų saugykla ar serverių spinta, o vairuotojas, nebegalėdamas laukti, važiuoja tuščia. Detali inventorizacija leidžia mums tiksliai apskaičiuoti, kokių dėžių reikia ir, kas svarbiau, kokių kėbulių – ar užteks 3,5 tonos sunkvežimio, ar reikės 20 tonų vilkiko su tentu. Be to, Olandijos muitinė dažnai užduoda klausimą apie krovinių pobūdį, ir jei turime sąrašą su serijiniais numeriais, viskas vyksta kaip per šilką.

Kaip elgtis su IT įranga ir serveriais?

Tai yra pati jautriausia biuro perkraustymo į Olandiją dalis. Negalima tiesiog įmesti serverių į paprastas dėžes ir tikėtis, kad jie išgyvens kelionę per paviršius. Mes naudojame specialias antšokines dėžes su putomis, o jei įranga yra labai kompleksinė, kviečiame IT specialistus išjungti ir pažymėti laidus. Kartais klientai sako, „o mes patys supakuosime“, bet tada, jei ką nors sugadinate pervežimo metu, draudimas tai nedengia. Geriau leiskite mums tai padaryti mūsų būdu – tada atsakomybė mūsų.

Ar galima perkraustyti savaitgalį arba naktį?

Tai iš tiesų geriausias variantas, norint išvengti išlaidų dėl laikino verslo sustabdymo. Dažnai darome taip: penktadienio vakarą iškrauname Lietuvoje, važiuojame per naktį, ir sekmadienį arba ankstų ryta jau įrengiame viską naujose patalpose Olandijoje. Tačiau čia reikia atsižvelgti į tai, kad Olandijoje naktinio darbo taisyklės griežtesnės, ne visose vietose leidžiama triukšmauti netgi sekmadieniais. Visada iš anksto susitariame su objekto administracija dėl prieigos, kad vairuotojas nepristigtų prie uždarytų vartų.

Kainos ir techniniai niuansai: ko tikėtis?

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkraustymas į Olandiją?

Noriu būti sąžiningas – nėra vienos kainos. Viskas priklauso nuo tūrio, kurį mes vadiname „krovininiu metru“. Jei tai maža kontorėlė, telpanti į vieną 3,5 tonos sunkvežimį, tai gali kainuoti nuo 1200 iki 1500 eurų, priklausomai nuo degalų kainos ir kelio. Jei kalbame apie didelį biurą su 50 darbo vietų, kur reikia vilkiko, kaina svyruoja nuo 4 tūkstančių eurų. Taip pat reikia prisiminti apie pakyros kelyje – jei reikia naktį miegoti viešbutyje, tai taip pat įeina į sąskaitą.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Be tūrio, didžiausią įtaką daro prieigos sąlygos abiame galuose. Jei Vilniuje ar Kaune reikia naudotis keltuvu, nes sunkvežimiui neįvažiuosime, tai papildomai kainuoja. Olandijoje dažnai tenka samdyti vietinį keltuvą su „žirklu“, nes gatvės siauros. Taip pat įtakos turi ir dėžių kiekis – jei reikia viską supakuoti (pakuotės medžiagos, darbas), tai tai apie 20-30 proc. padidina sąskaitą, bet sutaupote nervus savo darbuotojams.

Ar reikia mokėti už pakyros ir keltus?

Taip, tai standartinė praktika tarptautiniuose pervežimuose. Kelyje į Olandiją (per Vokietiją ar Lenkiją) vairuotojas privalo laikytis poilsio režimo. Jei kelionė trunka ilgiau kaip 9 valandas, reikalinga nakvyne. Taip pat, jei keliaujate per Šiaurės Vokietiją, kur yra kelių ruožų su mokamais keliais ar tuneliais, tai taip pat įskaičiuojama. Stengiuos visada įvertinti šias išlaidas iš anksto, kad jums nereikėtų mokėti papildomai gavus krovinį.

Kaip apskaičiuojamas tūris, jei dauguma daiktų neįleidžiami į dėžes?

Tarkime, turite didelių sofų, sekcijų ar stalų, kuriuos neįmanoma supakuoti. Mes juos užrašome kaip „baldų vienetus“ arba matuojame tūrio kubiniais metrais (m3). Vienas didelis stalas gali užimti 2 m3. Profesionalus biuro perkraustymas į Olandiją visada apima ir šiuos neįprastus daiktus. Mes juos aptraukiame plevele ir užfiksuoju kėbule, kad jie neišsirinktų važiuojant per greitkelio posūkius.

Olandijos specifika ir rizikos: vietiniai ypatumai

Kas dėl automobilių stovėjimo leidimų miestuose?

O tai yra tikras košmaras, jei apie tai nepranešote iš anksto. Amsterdamas, Utrechtas, Hagas – ten vietas sunkvežimiams rezervuoti reikia savaitėmis iš anksto. Negalima tiesiog sustoti „prie pat durų“, nes greitai atvyks vietinė policija ir pareikalaus nuvežti automobilį. Mes esame įpratę tvarkyti šiuos leidimus (vokiškai vadinamus „vergunning“), bet tai užtrunka laiko, todėl negalima spręsti paskutinę minutę.

Ar yra kokių nors specifinių muitinės reikalavimų įvežant biuro įrangą?

Kadangi Lietuva ir Olandija yra ES narės, formaliai tai yra vidinė prekyba, tačiau muitinė visada turi teisę sustabdyti ir patikrinti. Ypatingai jei pervežame daug elektronikos (serveriai, nešiojami kompiuteriai), kurios vertė yra didelė. Visada rekomenduoju turėti EXCEL lentelę su įrangos sąrašu ir apytikslės vertės. Jei tai parduodami daiktai (prekės), gali reikėti VNR mokesčio deklaracijos, o jei tai naudojama įranga verslui – paprastas perdavimo aktas užtenka.

Kaip elgiamės su paletėmis, jei biuras turi sandėlį?

Dauguma biurų turi mažus sandėliukus su popieriumi, kanceliarija ar buitine technika. Čia efektyviausia naudoti europaletes. Mes užkrauname ant paletŗs, užfiksavome juos oraiplėšėmis ir įstatome į sunkvežimį. Tai gerokai greičiau nei nešti dėžėmis rankomis. Olandijoje paletės iškrovimas taip pat yra standartinis dalykas, dauguma objektų turi keltuvus, tad tai neprideda daug laiko.

Kas atsitinka, jei sugenda įranga kelionės metu?

Tokia eiga dalykų, nors ir reta, bet įmanoma. Esu patyręs vairuotojas, bet kelyje gali būti avarijos ar staigaus stabdymo. Visada siūlau draudimą „nuo visų rizikų“. Standartinis CMR draudimas dengia tik labai mažą sumą pagal kilogramą (apie 8,30 SDR/kg), kas serverių atveju yra niekas. Už papildomą mokestį galima užtikrinti, kad jei kas nors nutiks, jums bus sumokėta pilna rinkos vertė. Geriau pasidaryti šią draudimo police, nei vėliau ginčytis su draudimo kompanija.

Ar galite padėti su baldų surinkimu naujoje vietoje?

Žinoma, neįsivaizduoju situacijos, kad mes paliekame klientus su išrinktais stalais. Mūsų komanda turi savo įrankius, o jei reikia, pasiimame ir montuotojus. Ypač sudėtingos yra didelės „open space“ sistemos, kur reikia sujungti modulius. Paprastai tai darome iš karto po iškrovimo, kad jūsų darbuotojai pirmadienį rastų paruoštus darbo vietas, o ne dėžes su detalių maišais.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkraustymas į Olandiją nėra tas procesas, kurį reikia spręsti „šiandien – važiuojam“. Tai reikalauja logistinio mąstymo, gero išankstinio pasiruošimo ir supratimo, kad Olandija turi savo specifiką, kurios negalima ignoruoti. Nuo mano patirties priklauso tai, kad jūsų verslas nenukentės, o viskas įvyks laiku. Pasitikėkite profesionalais, pasirūpinkite dokumentais ir, svarbiausia, nebijokite klausti klausimų, kai kažkas neaišku. Gerai suplanuotas kelionė – tai jau pusė sėkmės.