Biuro perkraustymas į Olandiją be vargo ir patikimai: Vadovas iš vidaus

Dvidešimt metų šioje srityje – tai ne tiek laikas, kiek gausybė nuvyktų ir atvyktų kilometrų, pervežtų konteinerių bei, svarbiausia, išgirstų istorijų. Esu matęs viską: nuo padėjėjų, kurie bando nešti serverius su viena ranka laikant picą, iki korporacinių milžinų, kurie perkrausto skyrius tarp Amsterdamo ir Roterdamo be jokio sustojimo. Bet dažniausiai žmonės bijo to paties – kaip visa tai suorganizuoti, kad verslas nestotų, o kompiuteriai atvyktų gyvi. Biuro perkraustymas į Olandiją be vargo ir patikimai atrodo kaip sudėtingas fizikos uždavinys, bet iš tikrųjų tai tiesiog klausimas good planavimo ir patikimų rankų.

Olandija yra specifinis rinkas. Čia griežtos taisyklės, siauros gatvės senamiestyje ir, žinoma, tas pats „Gezellig“ jausmas, kurį visiems norisi išlaikyti, net jei jums tenka vežti stalus iš Vilniaus. Daugelis klientų klauso vienintelio dalyko: „Kiek tai kainuos ir kada tai bus baigta?“. Atsakymas visada labiau kompleksinis nei tik skaičius sąskaitoje. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, reikia suprasti ne tik kainą, bet ir logistikos smulkmenas, apie kurias paprastai niekas nesako, kol neperžengiama riba. Štai kaip tai atrodo iš mano, vairuotojo ir logistiko, pusės.

Kaip suplanuoti visą procesą, kad nebrangtų pusės pusės?

Planavimas yra pusė viso darbo. Dažnai klientai skambina savaitę prieš kelionę ir tikisi stebuklo. Deja, tokiose vietose kaip Olandija, ypač jei keliate į Amsterdamą ar Hagą, reikia galvoti apie leidimus stovėjimui ir sunkvežimio prieigą. Geriausias biuro perkraustymas į Olandiją prasideda ne tada, kai atvažiuoja vairuotojai, o kai susirašinėjate dėl inventoriumi sąrašo. Būtina tiksliai žinoti, kiek kubinių metrų turite daiktų. Jei pasakysite „maždaug du sunkvežimius“, gali tekti mokėti už tuščią važiavimą arba, dar blogiau, daiktai netilps ir reikės skubiai ieškoti papildomo transporto, kas kainuoja triskart. Patariu pradėti nuo detalaus inventoriaus – tai sutaupo nemažai nervų vėliau.

Kiek laiko užtrunka kelionė ir ar reikia planuoti atostogas?

Viskas priklauso nuo maršruto. Jei vaziuojame tiesiai per Vokietiją ir nėra didelių spūsčių, Kelne ar Hamburge, tai į Olandiją nuvyksti per 24 valandas yra realu. Bet realybėje kartais užtrunka ir ilgiau. Jei reikia išmontuoti baldus, supakuoti techniką, tai vienas diena užtrunka pakrovimui, viena kelionei, viena iškrovimui. Taigi, minimalus laikas – trys dienos. Jei norite, kad darbuotojai penktadienį baigtų darbą Lietuvoje, o pirmadienį pradėtų naujame biure Roterdame, reikia skirti laiko pakankamai. Neskubėkite su grafiku, nes griežtos datas Olandijoje laikosi visi, o vėlavimas dėl blogo oro ar techninio gedulo gali sutrikdyti visą procesą.

Ar reikia rūpintis dokumentais ar tai jūsų darbas?

Dokumentai – tai mano mūzas. Esant ES vidinėms prekybai, dažnai manoma, kad nieko nereikia. Tačiau perkraunant biurą, visada reikia turėti kelią (CMR kvitą) ir, svarbiausia, detalių daiktų sąrašą su jų verte. Olandijos muitinė gali sustabdyti net ir ES vidinį pervežimą, jei atrodo, kad tai yra komercinė siunta, o ne asmeninio naudojimo daiktai. Aš visada padedu užpildyti visus popierius, bet klientas turi pateikti duomenis. Jei biure yra brangių serverių ar specialios įrangos, apie tai būtina pasakyti iš anksto, kad nektų paaiškininėti prie sienos.

Ką daryti su IT įranga ir jautriais duomenimis?

Čia dažniausiai būna didžiausias stresas. IT įranga neleidžia nieko mesti. Serveriai, dideli spausdintuvai, tinkleliai – visa tai turi būti ne tik įpakuota į dėžes, bet ir užfiksuota. Žinoma, aš ne IT specialistas, todėl rekomenduoju, kad jūsų IT žmogus prižiūrėtų išjungimą ir žymėjimą, o mes pasirūpinsime, kad dėžės su „Žiūrėk, čia brangu“ užrašais nenukristų nuo sunkvežimio grindų. Geriausia, kai technika yra originalioje pakuotėje, jei ne – statome specialius karkasus. Niekada nevaziuojame su įjungta įranga, tai akivaizdus dalykas, bet kartais reikia priminti apie atsarginių kopijų (backup) svarbą prieš išsiuntimą.

Kokios yra realios kainos ir kas jas lemia?

Nekalbu apie „nuo...“ kainas, nes jos nieko nereiškia. Biuro perkraustymas į Olandiją kainuoja pagal tai, kiek vietos užima jūsų turtas ir kiek darbo reikia įdėti į pakavimą. Jei tai tik kelių dėžių dokumentų pervežimas, tai pigiau. Jei reikia išmontuoti penkioliką darbo vietų, supakuoti viską, uždėti ant spintų ir vėl surinkti Roterdame – tai brangiau. Taip pat įtakos turi kuro kaina, kuri, kaip žinote, šokinėja. Paprastai tokios kelionės kaina svyruoja nuo 1000 iki 3000 eurų, priklausomai nuo volume (tūrio) ir atstumo. Verta prisiminti, kad pigiausias pasiūlymas dažnai pasirodo brangiausiu, kai sugenda sunkvežimis ar dingsta dėžė.

Ar galite padėti su baldų išmontavimu ir surinkimu?

Žinoma, mums tai kasdienybė. Nėra nieko blogiau nei atvykti į naują biurą Olandijoje ir suvokti, kad turi lentynas su 100 detalių, o instrukcijos liko senajame mieste. Mūsų komanda turi savo įrankius ir žino, kaip surinkti net pačias sudėtingiausias biuro sistemas. Žinoma, už tai reikia mokėti atskirai – tai neįeina į paprastą „krovinio pervežimą“ kainą. Bet pasakykite tiesiog – „reikia išmontuoti ir surinkti“, ir mes paruošime komandą. Tai sutaupo jūsų darbuotojų laiką, kurį jie gali skirti darbui, o ne suktuvų ieškojimui.

Kaip elgtis su parkavimu Olandijos miestuose?

O tai jau yra „užkandis“. Amsterdame ar Utrechte nėra taip paprasta sustoti 18 tonų sunkvežimiui prie biuro durų. Dažnai reikia specialių leidimų (ontheffing), kurie gali užtrukti kelias savaites, arba reikia statyti mažesnę mašiną (7.5 tona) ir perkrauti į ją. Aš visada patariu klientams patikrinti prieigą prie naujojo biuro. Ar gatvė pakankamai plati? Ar nėra žaliųjų zonų? Jei negalime užsistoti prie durų, kaina gali padidėti dėl papildomo pervežimo „pėsčiomis“ arba dėl baudų už neteisėtą stovėjimą. Geriau šitą dalyką išsiaiškinti savaitę prieš išvykimą.

Ar draudžiate krovinį ir kas atsitinka, jei kas nors sulūžta?

Visada turiame transporto draudimą, kuris dengia įvykius kelyje – pvz., avariją ar gaisrą. Tačiau dėl mechaninių pažeidimų, pvz., sudaužyto stiklo ar brangios vazono, atsakomybė gali būti ribota, jei dėžės buvo pakrautos ne mūsų komandos. Jei mes pakruojame – mes atsakome. Jei jūs užkrovėte patys – mes atsakome tik už tai, kad vežėme. Visada tarkitės dėl draudimo sąlygų, ypač jei vežate labai brangų turtą. Geriau deklaruoti tikrąją vertę, nei vėliau gauti tik dalį sumos.

Kokias papildomas paslaugas galite pasiūlyti?

Be tiesioginio vežimo, galime užtikrinti saugykla, jei naujasis biuras dar nėra paruoštas arba jei reikia laikinai padėti daiktus Olandijoje. Taip pat galime pakviesti vietinius padėjėjus, jei reikia greito iškrovimo, kai mūsų vairuotojui pagalba reikalinga. Kartais reikia net specialių kranų, jei biuras yra antrame aukšte be lifto arba jei langai per siauri. Neklauskite, ar galime įvežti sofą pro langą – tikrai matęs bandymus, kurios baigėsi sudaužytu stiklu. Mes ieškome logiškiausio sprendimo.

Kodėl verta rinktis patirtį, o ne pigiausią variantą?

Per 20 metų išmokau vieno – pigu gali būti tik pirmą kartą. Jei pasirinksite firmą, kuri nežino Olandijos taisyklių arba neturi patikimų vairuotojų, rizikuojate likti be biuro inventoriaus savaitgalį arba gauti milžiniškas baudas. Patikimas biuro perkraustymas į Olandiją reiškia ramybę. Jūs mums pasakote, ką norite, o mes padarome. Žinau, kur nusipirkti gerą kavę pakeliui, žinau, kurios degalinės saugios, ir žinau, kaip kalbėti su olandais muitinėje, jei kas nors kils. Tai tas patikimumas, kurio negali nusipirkti pigiausiuose pasiūlymuose.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Tai dažnas klausimas. Taip, galima, bet reikia tai aiškiai atskirti inventoriumi sąraše. Negalima maišyti firmos turtą su vadovo privačia dviračiu ar buitiniais daiktais be aiškaus žymėjimo, nes muitinė gali turėti klausimų apie mokesčius. Jei darbuotojai persikrausto su biuru, reikia tai suderinti iš anksto, kad būtų užpildyti reikiami dokumentai kiekvienam asmeniui atskirai. Niekada neslepkite nieko – tai tik sukels problemų sienos kirtimo metu.

Ką daryti, jei atvykstant pasirodo, kad daiktų yra daugiau nei planuota?

Tai klasika. Vairuotojas atvyksta, o paaiškėja, kad darbo kambaryje dar stovi trys spintos, apie kurias niekas nesakė. Jei vietos mašinoje nelieka, turime ieškoti sprendimo vietoje. Kartais galima susitvarkyti su dėžėmis, bet jei tai dideli baldai, reikės skambinti mums ir organizuoti papildomą mašiną. Tai kainuoja ir laiką, ir pinigus. Todėl, prašau, būkite sąžiningi apie kiekį. Geriau mes paimsime didesnį sunkvežimį iškart, nei vėliau važiuosime du kartus.

Kaip apmokėti paslaugas ir ar reikia avanso?

Standartinė praktika – 30-50 proc. avansas sutarties pasirašymo metu, likusi dalis – atlikus darbą. Tai garantija abiems. Jūs žinote, kad mašina rezervuota, o mes žinome, kad nevažiuojame į tuščią kelionę. Galima susitarti dėl paskirtos sąskaitos faktūros, jei tai didelė korporacinė sutartis. Svarbiausia – viską užfiksuoti raštu. Žodinis susitarimas t telefone puikus, bet kai kyla nesusipratimų dėl kainos ar laiko, popierius gelbėja abiejų nervus.

Išvada

Galiausiai, visas šis procesas yra apie pasitikėjimą. Biuro perkraustymas į Olandiją nėra tik fizinis daiktų pernešimas iš taško A į tašką B. Tai jūsų verslo judėjimas į kitą etapą. Aš esu čia, kad šis judėjimas būtų kuo sklandesnis. Nuo to, kaip supakuosite paskutinius failus, iki to, kaip atidarysite duris naujame biure Eindhovene ar Amsterdame – viskas turi būti suplanuota. Nepriklausomai nuo to, ar tai mažas start’as, ar didelė korporacija, principai tie patys: geras inventorius, aiškus grafikas ir profesionali komanda. Pasiruoškite kavą, o mes pasirūpinsime likusiu dažnų dalyku.