Biuro perkraustymas į Olandiją be streso ir rūpesčių: Vadovas iš vidaus

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau virš dvidešimties metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo smulkios įmonės, perkeliančios penkias kompiuterių stotis, iki didelių korporacijų, kurios reikėjo iškraustyti iš trijų aukštų Vilniuje ir nuvežti visą į „business parką“ netoli Roterdamo. Galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas visada yra chaosas, jei nepasiruošiama taip, kaip reikia. Klientai dažnai sako, kad „tiesiog reikės padėti dėžes į sunkvežimį“, tačiau realybėje yra daugiau niuansų, ypač kai kalbame apie kelionę į Olandiją.

Olandija yra specifiska šalis nuo logistikos pusės. Čia griežtos eismo taisyklės, siauri miestų centrai, o dar ir muitinės formalumai, kai keliaujate iš ne ES šalių (nors Lietuva jau ES, visada būna įrangos, kurią reikia detaliau aprašyti). Tačiau svarbiausia yra tai, kad verslas negali sustoti. Jums reikia, kad pirmadienį ryte Olandijoje kompiuteriai veiktų, o darbuotojai galėtų pasodėti prie savo stalų. Štai čia įsijaučia mūsų darbas. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir papasakosiu, kaip organizuoti biuro perkraustymą į Olandiją be streso ir rūpesčių, kad jums tektų rūpintis tik verslo strategija, o ne dėžių lipdukais.

Svarbu suprasti, kad sėkmingas persikėlimas prasideda ne tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o mėnesiu anksčiau. Turime įvertinti baldus (ar juos verta vežti, ar pigiau nusipirkti naujų Amsterdame), techninę įrangą (serveriai reikalauja specialaus pakavimo) ir, žinoma, pačius žmones. Po dviejų dešimtmečių šioje srityje išmokau vieno: geriausias būdas išvengti streso yra perduoti rūpesčius specialistams, kurie žino, ką reiškia „CMR draudimas“ arba kodėl reikia gero kėbulo „pabaigimo“ (lifto) Olandijos sandėliuose. Toliau rasite atsakymus į dažniausiai užduodamus klausimus, kuriuos dalijosi mano klientai per šiuos metus.

Planavimas ir organizacija: kaip viską sudėti į vieną vėduoklę

Tiesiog pasakyti „mes perkelsiamės“ yra paprasta, bet padaryti tai taip, kad biuro perkraustymas į Olandiją be streso ir rūpesčių būtų realus, reikalauja sistemos. Dažnai klientai pradeda galvoti apie pervežimą savaitę prieš išvykimą, ir tada prasideda panika. Reikia suprasti, kad tarptautinis pervežimas nėra tik vairuotojo darbas, tai ir dokumentų tvarkymas, ir kelių leidimų gavimas, o kartais ir speciali technika.

Kiek laiko iš anksto reikia pradėti planuoti?

Geriausia būtų pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš mėnesį ar du, ypač jei perkeliate didelę įmonę. Reikės laiko inventorizuoti turtą, nuspręsti, kas keliauja, o kas bus atiduota arba parduota, taip pat suderinti datas su savo komanda Olandijoje. Jei spėjate, galime gauti geriausias kainas ir užtikrinti, kad reikalingi sunkvežimiai bus laisvi jūsų datai.

Ar verta vežti senus biuro baldus ar geriau nusipirkti naujus?

Tai labai dažnas dalykas, nes kuro kainos šiuo metu aukštos, o olandai labai myli „second hand“ baldus, tačiau logistiškai kartais neapsimoka. Jei baldai jūsų nuosavybė jau seni ir sudėvėti, gali būti, kad pervežimo ir naujų baldų pirkimo Olandijoje kaina bus panaši, o nervų sutaupsite daugiau. Aš visada patariu suskaičiuoti – paimkite balso vertę, pridėkite pervežimo išlaidas ir palyginkite su „IKEA“ ar vietinės furnitūros kainomis Amsterdame ar Hagoje.

Kiek tai viskas kainuoja ir nuo ko priklauso kaina?

Kainos formavimas nėra tiesioginis – čia ne tik kilometrai nuo A iki B. Į kainą įeina kuro priedai, vairuotojo darbo valandos (ir poilsio laikas, kuris EU yra griežtai reglamentuojamas), o taip pat pakavimo medžiagos ir kėlimo darbai. Paprastai biuro perkėlimas į Olandiją gali kainuoti nuo kelių šimtų eurų už mažą „Luton“ tipo sunkvežimį iki kelių tūkstančių, jei reikia kelias dienas trukiančio kompleksinio projekto. Geriausia kreiptis dėl komercinės pasiūlymo, kad nustatytume tikslią sumą.

Ar jūsų komanda pati padeda supakuoti dėžes?

Taip, mes siūlome pilną paslaugą, įskaitant ir profesionalų pakavimą, nes tai yra vienas būdas, kaip užtikrinti biuro perkraustymą į Olandiją be streso ir rūpesčių. Mūsų darbuotojai atveža dėžes, burbuliukų plėvelę, padeda susirinkti asmeninius daiktus ir pažymi dėžes pagal skyrius. Taip jums nereikės stabdyti savo darbuotojų jų tiesioginių pareigų – jie gali dirbti iki pat paskutinės valandos, o mūsų komanda pasirūpins viskuo kito.

Kas dėl to laiko, kai darbuotojai negali dirbti?

Tai vienas brangiausių dalykų verslui – „downtime“. Mes stengiamės suderinti grafiką taip, kad pagrindinė dalis krovinio būtų išgabenta savaitgalį arba naktį. Jei reikia, galime atvežti sunkvežimį į Olandiją penktadienį vakare, iškrauti jį sandėlyje, o pirmadienį ryte jau būti pasiruošę viską įnešti į naujas patalpas, taip užtikrindami, kad verslas netenka pajamų tik vieną dieną.

Kelionės niuansai: keliai, muitinė ir Olandijos specifika

Važiavimas į Olandiją nėra tas pats kas važiavimas į Lenkiją ar Vokietiją, nors ir tenka pro jas važiuoti. Olandija turi savo specifiką, susijusią su geografija (žemuma, daug kanalų) ir labai griežta policijos kontrole kelyje. Be to, jei krovinys yra vertingas, reikia pagalvoti apie saugumą.

Ar sunku suvažiuoti su dideliu sunkvežimiu į Olandijos miestų centrus?

Galiu pasakyti – tai iššūkis, ypač jei biuras yra senamiestyje, prie kanalų, kur gatvės siauros ir grindinys akmeninis. Mes visada iš anksto tikriname maršrutą ir jei reikia, pasamdome mažesnes transporto priemones su „keliaujančia“ kėdėle arba netgi dviračiais pristatymą centrinėse miesto dalyse. Negalima tiesiog atvažiuoti 18 tonų sunkvežimiu prie „Rijksmuseum“ ir tikėtis, kad viskas gerai nueis – gausite didelį baudą.

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelyje?

Būtinai reikia turėti CMR krovinio kvitą, kuris yra ir sutartis, ir draudimo dokumentas, taip pat vairuotojo darbo laiko apskaitos lentelę (tacho diagrama). Jei vežate techninę įrangą, gali prireikti jos serijinių numerių sąrašo, nors ES viduje tai nebėra taip griežta kaip su trečiosiomis šalimis. Visada patariu klientams turėti visą įrangos inventorizacijos sąrašą rankinėje, jei sulaiko muitinė ar policija.

Ar dažnai stabdo muitinė ar policija?

Per 20 metų situacija pasikeitė, tačiau Olandijoje ir Vokietijoje policija yra labai aktyvi tikrinant sunkiasias transporto priemones. Dažniausiai tikrinama važiavimo poilsio laikas ir svorio apribojimai ašims. Jei viskas tvarkingai – dokumentai užpildyti, o sunkvežimis neturi viršyti leistino svorio – problemų neturėtų būti. Mes visada užtikriname, kad mūsų vairuotojai yra labai disciplinuoti, nes viena didelė bauda gali sugadoti viso perkraustymo biudžetą.

Ar reikia specialių leidimų važiuoti Olandijoje?

Nuo šių metų keičiasi kai kurie ekologiniai reikalavimai didmiesčiuose (pvz., „Zones à faibles émissions“), tačiau tarptautiniam transportui, kuris tiesiog pro važiuoja arba krauna/iškrauna, dažniausiai taikomos išimtys, jei krovinys yra komercinis. Visgi visada patikriname, ar nereikia specialios leidimo važiuoti tam tikrose zonose, ypač Roterdamo porto zonoje, kur taisyklės gali būti griežtesnės nei kitur.

Kaip su saugumu – ar nebus pavogta?

Nors Olandija laikoma sauga šalimi, kelių plėšikavimas yra realus reiškinys, ypač stovint poilsio aikštelėse. Mes naudojame GPS stebėjimą, o jei krovinys ypač vertingas (serveriai, branduolinė įranga), galime užtikrinti apsaugos vairuotojo paslaugas arba saugomą parkavimą. Geriau užtikrinti saugumą iš anksto nei vėliau aiškintis klientui, kodėl dingno jo duomenys.

Technika ir įranga: brangiausias ir jautriausias krovinys

Biuro perkraustyme ne visada brangiausia yra didelis konferencijų stalas. Dažnai tai yra duomenų serveriai, dideli spausdintuvai ar jautri optinė įranga. Mano patirtis rodo, kad čia dažniausiai padaromos klaidos – žmonės įdeda tą pačią pagalvę ant spausdintuvo, kaip ir ant kėdės, o vėliau stebisi, kodėl nebeveikia.

Ar jums patikėti serverius ir pačią brangiausią techniką?

Absoliučiai taip, mūsų komanda turi patirties dirbti su IT įranga. Mes naudojame specialias antšokines dėžes, užpildytas putomis, kurios užtikrina, kad net jei sunkvežimis labai sukrypsiuotų, viduje esantis serveris nepajus smūgio. Be to, visą IT įrangą galima aptverti specialiu draudimu, kuris dengia ne tik fizinį pažeidimą, bet ir duomenų praradimo riziką (nors visada patariu turėti atsarginę kopiją debesyje).

Kaip elgiatės su dideliais vitrininiais spausdintuvais ar kopijavimo aparatais?

Tai dažnai būna sunkiausi kroviniai dėl jų svorio ir formos – jie turi stiklo dalių, plastiko ir yra labai jautrūs. Mes juos dažnai išardome į galas (jei įmanoma pagal gamintojo rekomendacijas) arba užtvirtiname specialiomis juostomis ant grotelių, kad jie neišsiristų kelionės metu. Prieš išvežimą visada darome nuotraukas, kad įrodytume būklę prieš pakrovimą.

Ar sugebate išrinkti ir vėl surinkti sudėtingus biuro stalus?

Žinoma, dauguma modernių biuro stalų yra moduliniai ir juos reikia išardyti, kad tilptų į liftą ar sunkvežimį. Mūsų meistrai turi su savimi visus reikiamus įrankius – nuo atsuktuvų iki veržliarakčių. Atvykę į Olandiją, mes ne tik iškrauname dėžes bet ir surinkame baldus, kad darbuotojai galėtų tiesiog užsipti ir dirbti.

O jei kažkas sulūžo kelyje – kas tada?

Tokios situacijos pasitaiko, nors retai, jei viskas padaryta teisingai. Mes turime atsakomybės draudimą „Cargo“, kuris veikia visą kelionės metu nuo to momento, kai pasiimame daiktus iš jūsų biuro, iki momento, kai juos padėjome naujoje vietoje. Jei įvyk Incidentas, jums tereikia užpildyti pretenzijos formą, o mes padengsime žalą pagal sutartį.

Ar galite atvežti dėžes tiesiai į konkrečias kabinetas, o ne į koridorių?

Tai yra mūsų standartas. Mes nebedirbame taip, kad viską išmesime į didelį kraičio krūvą prie įėjimo.