Biuro perkraustymas į Olandiją be prastovų ir streso: Vadovas, kuris nugirdė viską

Esu šioje srityje jau virš dvidešimt metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo mažų startųlių, perkraustančių vieną kompiuterį „Ford Transitu“, iki milžiniškų korporacijų, kuriančių didžiulius sandėlius netoli Roterdamo. Vienas dalykas visada lieka tas pats: žmonės bijo perkraustymo kaip ugnies. Ir labai dažnai tas baimės lygmuo yra tiesiogiai proporcingas tai, kaip blogai buvo suplanuotas procesas. Kai klientas sako „man reikia biuro perkraustymo į Olandiją be prastovų ir streso“, aš žinau, kad jis ne tik nori, kad baldai atvyktų vietoje. Jis nori, kad jo verslas neustotų dirbti, o kraustymosi kaštai ir nervai neitų išprogo.

Olandija yra specifinė rinka. Čia logistika yra kraujo arterijos, tačiau ir reikalavimai čia aukšti. Griežti ekologiniai normatyvai, „žemųjų“ šalių specifika, taip vadinami „riju“ (traukiniai) keliai ir biurokratinės smulkmenos gali sukelti daugiau galvos skausmo nei patys 1200 kilometrų kelyje. Aš ne kalbu apie tai, kaip supakuoti dėžę su spaudiniais. Aš kalbu apie tai, kaip perkelti verslą taip, kad pirmadienio ryte jūsų komanda Amsterdame ar Eindhovene galėtų gerti kavą ir dirbti taip, tarsi niekas neįvyko. Tai įmanoma, bet tik tada, kai žinai, kuriuose akivaizdžiuose ir neakivaizdžiuose vietose reikia būti atidžiam.

Norint pasiekti tokį rezultatą, reikia suprasti ne tik kainas, bet ir logistikos mechanizmą. Tai nėra tik krovėjų darbas – tai projektų valdymas. Žemiau išdėstysiu daugiausia užduodamus klausimus, kuriuos išgirdau per savo karjerą, ir atsakysiu į juos taip, kaip atsakčiau savo draugui, kuris prašo patarimo.

Pasiruošimas ir organizaciniai triukšmai

Kiek laiko iš tikrųjų reikia suplanuoti, jei norime viską padaryti sklandžiai?

Tai nėra tas dalykas, kurį galima nuspręsti penktadienį ir įgyvendinti šeštadienį, jei kalbame apie pilną biuro perkraustymas į Olandiją be prastovų ir streso scenarijų. Idealus laikas – mažiausiai mėnuo, o geriau šešios savaitės. Turime sudaryti detalią inventoriaus apskaitą, nes olandai muitinėje gali būti labai išrankūs, nors ir esame ES erdvėje, jei reikia įrodyti turtą. Be to, jei reikia specialios įrangos, pvz., keltuvų serveriams perkelti, juos reikia rezervuoti iš anksto, nes jų tenka laukti. Skubėjimas šioje srityje kainuoja dvigubai brangiau – tiek pinigais, tiek nervais.

Ar reikia mums patiems susirūpinti pakavimo medžiagomis, ar tai įmonės darbas?

Profesionali įmonė visada turėtų atsivežti viską: nuo standartinių dėžių iki specialių dėžių kompiuteriams („computer boxes“) su putomis, antistatinės apsaugos. Tačiau yra vienas „bet“. Jūsų IT skyrius turi susirūpinti duomenų kopijavimu (backup) ir pažymėjimu – mes galime supakuoti serverį, bet mes nežinome, kuris kabelis eina į kurį routerį. Žinau atvejų, kai klientai norėjo sutaupyti ir rinkio „LIDL“ dėžes, o paskui stovėjime Briuselyje dėžės suiro po svoriu. Geriau pasitikėkite profesionalia medžiaga.

Kaip susitvarkyti su dokumentais? Ar juos reikia vežti atskirai?

Dokumentus – kontraktus, buhalterinius popierius, asmens duomenis – reikėtų vežti atskirai, idealiai – su vadovu arba atsakingu asmeniu keleiviniame automobilyje. Nė viena, net patikriausia logistikos kompanija, negali užtikrinti 100%, kad sunkvežimis nebus užklusamas ar neteks laukti techninio aptarnavimo. Jei dėžė su svarbiais dokumentais dingbs ar bus drėgna, tai problemų bus daugiau nei neišėjusios kavos aparato. Taigi, brangiausia ir svarbiausia informacija keliauja atskirai nuo „baldų“ krovinio.

Kainodara ir biudžeto valdymas

Kiek tai maždaug kainuoja? (Tiesiogiai, be apgaudių).

Negaliu pasakyti tikslios sumos be matmenų, bet paprasta taisyklė tokia: jei telpate į 3,5 tonų sunkvežimį („Furgonas“), tai galvojate apie 1200–1800 eurų viena kryptimi priklausomai nuo degalų kainos ir keltų. Jei reikia 20 tonų sunkvežimio su tentu, tai skaičius šoka iki 2500–4000 eurų. Taip pat prisideda keltų kaina (Kielis-Klaipėda arba per Vokietiją) ir, žinoma, darbo valandos Olandijoje – ten darbo rankos nėra pigios. Už biuro perkraustymas į Olandiją be prastovų ir streso reikia mokėti už ramybę, o tai įeina į kainą.

Ar gali būti, kad atvyksite, o tada pridedate papildomų mokesčių, kurių neėmiau įskaičiuoti?

Tai klasikinis baimės objektas, ir džiaugiuosi, kad klausiate. Jei sutartyje aiškiai išvardyti visi paslaugos objektai – kiek krovėjų, kiek valandų, ar reikia specialios technikos – tai papildomų mokesčių neturėtų būti. Tačiau, jei atvykstate į adresą Olandijoje, o nėra išleidimo leidimo (permit) sunkvežimiui į senamiestį (pvz., Amsterdamo centre), arba reikia ilgai nešti daiktus penktu aukštu be lifto – tada tai bus „extra“ laukas, mokestis už laukimą ir fizinį darbą. Aš visada siūlau nufilmuotą vaizdo įrašą išsiuntimo vietos iš anksto.

Ką daryti su baldais, kurie netilps į naująją patalpą? Ar galite juos laikinai sandėliuoti?

Žinoma, dažna situacija, ypač kai verslas auga arba mažinamas. Mes turime partnerių Olandijoje, galinčių priimti krovinius į trumpalaikį sandėliavimą (nuosavą arba komercinį). Tai daug pigniau nei vežti tą atlieką atgal į Lietuvą. Kartais įmonės nusprendžia palikti senus stalus sandėlyje Hagoje ar netoli Šipholo oro uosto, kol nuspręs, ką toliau daryti – parduoti ar dovanoti labdarai.

Techninė pusė ir Olandijos specifika

Ar reikia eiti per muitinę, jei važiuojame į Nyderlandus, tai gi ES?

Techniškai ne, tai vidinė ES prekyba, tačiau turi būti pateikiamas sąrašas (inventorius) su verte. Kodėl? Todėl, kad jei sustabdys vokiška policija arba olandiškas inspektorius ir paklaus, „ką vežate?“, o atsakysite „biuro įrangą“, jie gali įtarti prekybą be mokesčių. Turi turėti CMR kvitą ir krovinių sąrašą, kur patvirtinta, kad tai ne prekybinis krovinys, o įmonės turtas, perkeliamas į kitą padalinį. Be to, visa elektroninė įranga turi turėti serijinius numerius draudimo atveju.

Kaip su parkavimu Olandijos miestuose? Girdėjau, kad ten chaosas.

Tai vienas didžiausių rizikos veiksnių. Olandijoje, ypač miestuose kaip Amsterdamas, Utrechtas ar Leiden, sunkvežimiams reikia specialių leidimų stovėjimui (ontheffing). Negali tiesiog užstoti gatvės prieš biurą – greitai atvyks policija ir paskirs baudą bei parves masinę. Mums reikia iš anksto (kartais ir savaitę iki) pateikti paraišką savivaldybei (Gemeente) gauti leidimą stovėti tam tikru laiku. Jei to neplanuojate, vairuotojas gali važinėti ratu valandas, o tai kainuoja brangiai.

Ar galima vežti chemines medžiagas ar ofiso gaminius, pvz., spalvų kasetes?

Taip, bet čia yra griežtai reglamentuota (ADR). Paprastos spalvų kasetės ar valymo priemonės yra gerai, jei tinkamai supakuotos. Tačiau jei turite laboratoriją ar daug pramoninių chemikalų, reikia paskelbti tai kraustyme. Aš vieną kartą mačiau, kaip klientas mėtė dažų balus į sunkvežimį be pridėtinių dėžių – vienas jų plyšo kelionės metu, ir teko valyti visą kėbulą bei baldus. Neleiskite chemikos įvairybių būti neapsaugotoms.

Kaip su serveriais? Ar jūsų krovėjai žino, ką daro su jautria įranga?

Standartiniai krovėjai yra fiziškai stiprūs vyrai, bet jie ne IT inžinieriai. Serverius ir duomenų centrus reikia pakrauti į specialias, amortizuotas dėžes („server racks“). Rekomenduoju, kad jūsų IT specialistas išjungtų ir pažymėtų kabelius, o mus paliktų fiziniam perkėlimui. Esu matęs, kaip įmonė neteko serverio, nes jis buvo padėtas ant viršaus dėžių kalno, ir vairuotojas staigiai stabdėje. Duomenų atstatymas kainavo daugiau nei visas perkraustymas. Drudis ir vibruojantis sunkvežimis yra priešai elektronikai.

Laiko planavimas ir komunikacija

Ar galima padaryti viską per savaitgalį, kad pirmadienį dirbtume?

Taip, tai yra mūsų standartinis užklausinių „A“ klasės variantas. Vežame penktadienio naktį arba šeštadienį, iškrauname sekmadienį, o jūs dirbate. Tačiau reikia įvertinti vairuotojų poilsio laiką. Jie negali vairuoti 24 valandas be pertraukos. Jei atstumas didelis, gali tekti organizuoti dviejų vairuotojų komandą, kas brangiau, bet užtikrina, kad krovinys atvyks laiku. Nepriklausomai nuo to, biuro perkraustymas į Olandiją be prastovų ir streso reikalauja, kad vairuotojas nenuvargtų ir nepraleistų savo valandų.