Biuro perkraustymas į Olandiją be papildomų rūpesčių: vadovas, kuris sutaupys jums nerves

Sveiki, gerbiami verslininkai ir biuro vadovai. Esmė paprasta: jau daugiau kaip dvidešimt metų varau stuburus šioje srityje, mačiau viską – nuo smulkių startuolių, besikeliančių į vieną kambarį Amsterdame, iki didelių korporacijų, kuriančių naujus padalinius Roterdame. Ir žinote ką? Biuro perkraustymas į Olandiją be papildomų rūpesčių nėra mitas, tai tiesiog reikalauja gero suplanavimo ir žinojimo, į ką įsisiūti. Dauguma klientų bijo tos dienos, kai reikia išsiųsti paskutinį el. laišką iš senojo kompiuterio ir išpakavoti naująją vietą, bet su teisingu logistiniu partneriu visa tai gali vykti taip sklandžiai, kad net nepamiršite, kad ką nors kėlėte.

Olandija – Nyderlandai – yra viena populiariausių vietų Lietuvos verslui plėstis, todėl maršrutai Vilnius–Amsterdamas ar Kaunas–Roterdamas mums jau tapo kasdienybe. Tačiau tarptautiniai pervežimai turi savų niuansų, kuriuos reikia žinoti ne iš vadovėlių, o iš realių situacijų. Šiame straipsnyje pasidalinsiu tuo, ką esu išmokęs per šiuos metus, kad jūsų kompanija nenukentėtų dėl netikėtumų.

Dokumentai, kurie sulaiko vairuotojus kelyje

Ar tikrai reikia inventoriaus sąrašo, jei judame ES viduje?

Dažnai girdžiu: „Gerbame, mes keliame į Europos Sąjungą, kodėl reikia tiek daug popierių?“ Atsakymas paprastas – muitinės kontrolė yra atsitiktinė, bet griežta. Nors Olandijoje nėra sienų su Vokietija ar Belgija, keliuose vyksta patikros, ir jei vairuotojas neturi detalaus inventoriaus sąrašo su svoriais ir apibūdinimu, krovinį gali sulaikyti dienoms. Esu matęs, kaip dėl vieno blogai užpildyto lapelio visa mašina stovėjo pasienio punkte, o verslas prarado svarbų susitikimą. Geriau pasirūpinkite dviem kopijomis – viena vairuotojui, kita jums.

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka viskas nuo iki iki?

Nesakykite „keli dienos“, nes tai per daug abstraktu. Jei reikalas tikrai vyksta be jokių stabdžių, biuro perkraustymas į Olandiją iš Lietuvos trunka apie 2–3 dienas viena kryptimi, priklausomai nuo to, ar keliame į pietus (Eindhovenas), ar į šiaurę (Amsterdamas). Tačiau čia neįskaičiuotas pakavimo laikas. Jei turite 20 darbo vietų, planuokite, kad patys krovimo darbai ims pusę dienos, o kelionė – dar 24 valandas vairuotojo poilsio režimui atsižvelgiant.

Kas dėl draudimo – ar standartinis nebus per mažas?

Čia yra viena pavojingiausių vietų. Standartinis krovinių draudimas (CMR) dažnai padengia tik 8,33 SDR vieną kilogramą, o biuro technika – serveriai, kompiuteriai, brangūs monitoriai – sveri nedaug, bet kainuoja tūkstančius. Būtinai pasikalbėkite su ekspeditoriumi apie „All Risk“ draudimą arba paskelbkite realią krovinio vertę. Vieną kartą gyniau klientą, kurio serveris nukrito per staigų stabdį, ir be papildomo draudimo jis būtų gavęs tik vos keliasdešimt eurų atlyginimo.

Kas nutinka, jei vairuotojas sustoja techninės pagalbos?

Tai klasika. Esu girdėjęs istorijų, kai mašina sugenda Vokietijos autobane, o klientas skambina ir klausia, ar mes siunčiame kitą. Žinoma, siunčiame, bet tai užtrunka. Tarptautiniai pervežimai turi savo protokolus – vairuotojas turi paskambinti dispečeriui, o mes organizuojame remontą arba perkrovą į kitą sunkvežimį. Jūsų užduotis – pasirūpinti, kad svarbiausi duomenys būtų pasidaryti kopijojami, o ne tik pasikliauti technika.

Kainos formavimas ir techniniai niuansai

Kaip suskaičiuojate tūrį – aš tai padaryti negaliu iš galvos?

Galite, bet tikslumo bus 0 %. Mes visada vertiname pagal kubinius metrus (m3). Standartinis biuro stalas su kėde užima maždaug 1–1,5 m3, o spinta su dokumentais – dar 1 m3. Jei pasakysite „turime maždaug vieną sunkvežimį“, tai mums nieko neleidžia suprasti, nes viena mašina yra 90 m3, kita – 120 m3. Biuro perkraustymas į Olandiją kainuoja pigiau, jei galite užpildyti mašiną pilnai, nes tada kaina dalijama iš viso tūrio.

Ar brangiau vežti pavėsinės baldus ar tik techniką?

Technika visada brangiau dėl atsakomybės, bet fizinių pastangų daugiau reikia su baldais. Jei turite sunkių sekcijų ar metalinių spintų, reikės keltės (autokrautuvo), o tai papildomai kainuoja. Pavėsinės baldai, jei yra metaliniai ir geri, gali būti rūpestingai supakuoti, tačiau jei tai seni mediniai groteliai, gali būti pigiau juos palikti ir nusipirkti naujus Olandijoje, nes darbo valanda ten yra labai brangi.

Galima daryti tai savaitgalį, kad neprarastume darbo laiko?

Taip, ir tai dažnai darome. Tačiau supraskite – vairuotojai taip pat žmonės, o savaitgalis jiems poilsio laikas. Biuro perkraustymas į Olandiją šeštadienį ar sekmadienį įmanomas, bet tai kainuos papildomai – paprastai tai 20–30 % priemoka prie darbo užmokesčio komandai. Jei jums svarbiau, kad pirmadienį ryte darbuotojai jau sėdėtų prie savo stalų Roterdame, ši investicija visiškai nusipelno.

Ar jūsų komanda padeda išpakuoti dėžes?

Mes galime padėti, bet čia yra vienas „bet“. Mūsų vairuotojai ir krovėjai yra fizinio darbo žmonės, jie gali padėti stalus pastatyti ant kojų, dėžes nuimti nuo sunkvežimio. Tačiau jei tikimės, kad jie pradės rūšiuoti popierius ir spalvotas spalvomis stalčiuose, tai jau nebe mūsų kompetencija, o papildoma paslauga, kurią reikia aptarti iš anksto. Paprastai rekomenduoju pasamdyti vietinius Olandijoje pagalbininkus išpakavimui, o mus palikti krovimo darbams.

Olandiška realybė: kas laukia vietoje?

Ar reikia specialaus leidimo stovėti prie biuro Amsterdame?

Tai, ko dažniausiai pamiršta! Amsterdamo, Hagos ar Utrechto centruose stovėjimas sunkvežimiui be leidimo (ontheffing) yra griežtai draudžiamas ir baudžiamas didelėmis sumomis. Mes, kaip patyrusi komanda, žinome, kaip ir kur gauti šį leidimą, bet jums reikia pranešti adresą ir laiką iš anksto. Negalima tiesiog parvažiuoti ir pasakyti „aš čia penkias minutes“ – vietinis policijos pareigūnas nesiruošia klausyti jūsų paaiškinimų ir gali nuvežti mašiną aikštelėn.

Kas dėl liftų – ar jie visada veikia?

Olandijoje dauguma biurų yra modernūs, tačiau senesniuose pastatuose Eindhovene ar Tilburge liftai gali būti per maži arba tiesiog netvarkingi. Prieš išvykdami mes visada klausiame: „Koks lifto dydis ir kiek jis pakelia?“. Jei liftas neveikia, biuro perkraustymas į Olandiją tampa košmaru – reikia nešti rankomis per laiptus, o tai užtrunka kelis kartus ilgiau ir kainuja dvigubai. Patikrinkite techninę būklę prieš mūsų atvykimą.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu su biuro kroviniu?

Formaliai – ne. Muitinės taisyklės nustato, kad vienoje sutartyje turi būti arba komercinis krovinys, arba asmeninis daiktų pervežimas (PVM formos). Jei vairuotojas rastas darbuotojo drabužių ar virtuvės indų tarp serverių, gali kilti problemų su mokesčiais. Rekomenduoju darbuotojams susitvarkyti savo daiktus atskirai arba nedėti jų į tą pačią mašiną, nebent aptartume kitą dokumentacijos formą.

Kokios yra dažniausios problemos su IT įranga?

Kompiuteriai yra jautrūs. Nors mes juos supakuome į burbuliukus, vibracija kelyje per Vokietijos kelius gali padaryti savo. Esu matęs, kai išpakavus serverius, jie neįsijungia. Nors tai ne mūsų kaltė (jei nebuvo fizinio smūgio), tai sukuria nervinę atmosferą. Patarkite savo IT specialistą išjungti visus įrenginius ir, jei įmanoma, paimti tik sunkiuosius kompiuterius (towers), o monitorius palikti ir nusipirkti naujų – kartais tai išeina pigiau nei jų pervežimas su rizika.

Kokia tikėtina papildoma kaina, kurios nepasakote iš karto?

Niekada nepasakau „galutinė kaina“, jei nemačiau krovinio akimis. Dažniausia klientai stebisi, kai prie kainos prisideda „vežimo įrenginio“ (kelės) nuoma, jei nėra galimybės priartėti prie įėjimo. Taip pat, jei biure yra apsaugos sistema, kuri reikalauja specialios prieigos kortelės, o vairuotojas jos negali gauti, mes prarandame laiką. Laikas – tai pinigai, todėl užtikrinkite prieigą iš anksto.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkraustymas į Olandiją be papildomų rūpesčių yra visiškai įmanomas uždavinys, jei jį traktuojate ne kaip paprastą daiktų pernešimą, o kaip logistinę operaciją. Mano dvidešimt metų patirtis rodo, kad sėkmės raktas yra komunikacija. Jei pasakysite mums viską – ir apie tai, kad liftas kartais užstrigsta, ir apie tai, kad viena spinta yra labai sunki, mes galėsime pasirūpinti visais niuansais. Neneškite šios svarbios užduoties ant savo pečių vieni, pasikliaukite profesionalais, kurie žino kiekvieną kilometrą nuo Vilniaus iki Olandijos pakrantės. Tada jūsų verslas galės tęsti darbą be jokios pertraukos, o jūs galėsite mėgautis kava naujame biure, o ne galvoti, kur dingo dėžė su svarbiais dokumentais.