Biuro perkraustymas į Olandiją be jokio didelio streso: Praktinis vadovas iš vidaus

Sutikime, verslo perkėlimas į užsienį – tai vienas iš tų momentų, kai vadovui galva pradeda skaudėti ne dėl strategijos, o dėl banalių dalykų: kur dėti serverius, kas suvežs „ergonomiškus“ krėslus, kurie niekam netinka, ir ar pavyks viską nutraukti per savaitgalį, kad pirmadienį būtų galima dirbti. Po dvidešimt metų šioje srityje mačiau viską – nuo įmonių, kurios bandė vežti kompiuterius keleiviniame automobilyje per Vokietijos autobanus, iki tokių, kurios suprato, kad biuro perkraustymas į Olandiją be jokio didelio streso yra tikras menas, reikalaujantis planavimo. Olandija yra logistikos centras, ten viskas veikia kaip laikrodis, bet tik tuo atveju, jei tu pats nesiandi vargo į savo nugarą su vėluojančiu reisų.

Kai kalbame apie tarptautinius pervežimus, dauguma žmonių įsivaizduoja dėžes ir lipdukus. Tačiau verslo kontekste tai yra daugiau – tai duomenų saugumas, itin greitas įrangos montavimas ir, svarbiausia, dokumentų tvarkymas, kuris sulaiko daugelį pasienyje. Esu matęs, kaip prasidėjusia ekspansija į Amsterdamą ar Roterdamą buvo sustabdyta dėl to, kad trūko vieno parašo ant eksporto deklaracijos. Todėl šiame straipsnyje nėra sauso teorinio teksto, o tik grynasis praktikos patirtis, kaip išvengti tų pačių klaidų, kurias aš matau kasdien. Jei planuojate išsiplėsti į Vakarus, čia rasite tai, ką dažniausiai klausiate telefonu.

Kaip viskas prasideda ir planavimas

Tiesa pasakius, sėkmingas biuro perkraustymas į Olandiją be jokio didelio streso prasideda ne tada, kai atvažiuoja vairuotojas, o maždaug mėnesiu anksčiau. Dažnai klientai skambina rytoj reikalingam išvežimui, ir tada aš turiu juos raminti, paaiškindamas, kad toks greitas reisas galimas tik tada, jei tai tik kelios dėžės su dokumentais. Pilnam biurui reikia logistikos. Olandijoje, ypač miestuose kaip Haga ar Eindhovenas, parkavimas sunkus, o gatvės siauros, todėl reikia tiksliai žinoti, kiek ir kokio dydžio sunkvežimis reikalingas. Vienas klaidingas skaičiavimas – ir jūsų 10 tonų sunkvežimis užstringa viduramžiškame kanale arba gauna baudą už neteisingą stovėjimą priešais „co-working“ erdvę.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo pasirašymo iki išvežimo?

Viskas priklauso nuo to, ką turite omenyje po „proceso“ žodžiu – pačį vežimą ar viską iš karto. Įprastai, jei kalbame apie biuro perkraustymą į Olandiją be jokio didelio streso, reikia skirti maždaug 2–3 savaites pažangiam planavimui. Pacituosiu vieną savo klientą iš Vilniaus, kuris manęs paprašė visko per savaitę ir mes tai padarėme, bet jis turėjo mokėti už greitąjį režimą ir vairuotojo darbo valandas viršvalandžiais. Standartiškai – dvi savaitės pakanka, kad susitvarkytume su muitinės dokumentais (nors ES viduje tai lengviau, bet komercinės siuntos vis tiek reikalauja sąskaitų), išnuomotume liftą Olandijoje ir suderintume laiką.

Ar jūs pats supakuojate visus dalykus, ar tai mums reikia daryti?

Galime padaryti abiejais būdais, bet kas po dvidešimt metų sakčiau – geriau mums padaryti, jei norite išvengti broken ekranų. Turiu komandą, kuri moka supakuoti serverius taip, kad jie išgyventų net ir avarinį stabdymą ant A9 autostrados Vokietijoje. Jei nuspręsite daryti patys, tikėkitės, kad gausite pigiau, bet atsakomybė už sugadytus kompiuterius bus ant jūsų pečių. Kartais klientai sako: „mes jau susipakavome“, o paskui atidarius sunkvežimį matome, kad monitoriai guli ant grindų be putų. Tada prasideda tas „stresas“, kurio mes visi stengiamės išvengti.

Ką daryti su labai brangia įranga, pvz., serveriais?

Tai yra klausimas, kurį girdžiu dažniausiai, nes niekas nenori prarasti duomenų ar brangios technikos. Serverius ir jautrią įrangą reikia ne tik supakuoti, bet ir uždrausti krovejams, kad jie jų nebraižytų. Mes visada naudojame specialias dėžes su šokso absorberiais, be to, tokius siuntinius dažnai vežame atskirai nuo baldų, kad niekas nenukristų ant jų kelionės metu. Prisimenu vieną atvejį, kai klientas numetė paprastą kompiuterį į dėžę su spaudiniu – va, tokių dalykų vengiame. Jei įranga verta tūkstančius, verta investuoti į specialų pakavimą ir draudimą.

Ar reikia rūpintis muitine, kai keliame į Nyderlandus?

Kadangi Lietuva ir Olandija yra ES erdvėje, muitinės kontrolė nėra tokia griežta kaip keliant į Šveicariją ar Jungtinę Karalystę, tačiau komercinės siuntos vis tiek turi būti deklaruojamos. Reikia pateikti prekių apyvartos dokumentą (kai kurioms atvejams TIR arba eksporto deklaraciją), kad nekilnoturtas turtas būtų įformintas kaip įmonės perkėlimas, o ne prekyba. Dažnai žmonės galvoja: „važiuojam į Europą, kas čia gali būti“, bet jei sulaiko muitinė Vokietijoje be dokumentų, prarasite dieną laiko. Geriau visus popierius paruošti iš anksto, o tą biuro perkraustymą į Olandiją be jokio didelio streso pradėti ramiai.

Kainos, dokumentai ir Olandijos ypatumai

Kainodara tarptautiniuose pervežimuose visada yra skaidri, tik jei žinote, ką tiksliai klausti. Daugelis klientų stebisi, kodėl viena diena kaina skiriasi nuo kitos. Olandijoje yra saviti ypatumai – pvz., darbuotojų apsaugos reikalavimai, kurie ten griežtesni negu Lietuvoje, arba tam tikrų rajonų apribojimai sunkvežimiams. Aš visada sakau: „geriau paprašyti daugiau klausimų dabar, negu gailėtis vėliau“.

Kiek apytiksliai kainuoja toks biuro perkėlimas?

Tai labai platus klausimas, nes kaina priklauso nuo tūkstančio dalykų – nuo to, ar turite liftą abiejuose galuose, iki to, ar reikia išmontuoti lentynas. Mažam biurui (pvz., 5 darbo vietų) su technika tai gali kainuoti nuo 1500 iki 2500 eurų, o didesniam įmonės padaliniui – kainos gali šokti iki 10 tūkstančių. Paskaičiuokite taip: valandinis įkainis, kuro kaina (Vokietijoje brangiau), mokesčiai už užimtą vietą gatvėje Olandijoje ir draudimas. Neklauskite „kiek kainuoja viena dėžė“, klauskite „kiek kainuoja pilnas paslaugų paketas“.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Techniškai – galima, bet aš asmeniškai nepatarčiau maišyti verslo su asmeniniu nešuliu. Jei įsirašysite į sąskaitą-faktūrą savo seną dviratį ar žmonės vyno rinkinį, o paskui sulaiks muitinė arba mokesčių inspekcija, gausite bėdų. Geriau pasirašyti atskiras sutartis arba papildomą protokolą, kad aiškiai matytųsi, kas yra įmonės turtas, o kas – vadovo asmeninis daiktas. Ypač jei tas asmeninis daiktas yra brangus. Žinoma, jei tai tik kelios dėžutės su knygomis, niekas to nesuskaito, bet esu matęs, kaip dėl to buvo stabdomas visas reisas.

Ką daryti, jei naujieji patalpai Olandijoje dar nepasiruošę?

Tai klasika. Pasirašoma nuoma, o statybininkai vis dar tebebraižo sienas. Tokiu atveju mes turime saugyklos paslaugas, kurios gali būti brangios, bet būtinos. Galime iškrauti visą biuro įrangą į mūsų sandėlį Roterdame ar netoliese ir laikyti ją kelias dienas ar savaites, kol jūsų statybininkai baigs. Nerekomenduoju vežti į „tuščias“ patalpas, ten kur dar dulkių ir dažų kvapas, nes technika gaišta. Geriau palikti pas mus ir paskui atvežti tiesiai į paruoštus biurus.

Ar reikia specialių leidimų važiavimui miesto centre?

Žinoma, ypač Amsterdamo centre, kur senamiestyje sunkvežimiai draudžiami arba gali važiuoti tik tam tikromis valandomis. Prieš atvykdami mes visada tikriname vietovės savivaldybės reikalavimus – ar reikia iš anksto užsakyti vietą (taip, Olandijoje tai privaloma), ar nėra aukščio apribojimų (daugel tiltų yra žemi). Vienas kartą turėjome problemą Utrechte, kur vairuotojas neįvažiavo į gatvę, nes nebuvo gavęs leidimo, ir teko viską nešti per 200 metrų rankomis. Nenorėtų, kad jums tai nutiktų, todėl dokumentus tvarkome mes.

Ar draudimas įeina į kainą, ar jį reikia įsigyti atskirai?

Pagal nutarimus, visada turi būti pradinis draudimas (CMR), bet jis apdengia tik labai mažą sumą, pvz., 10 eurų už kilogramą. Jei vežite serverius, kurių vertė tūkstančiai, pradinis draudimas neapsaugos. Visada siūlau sudaryti papildomą „All Risk“ draudimą, kuris kainuoja papildomai, bet suteikia ramybės. Esu matęs, kaip vairuotojas, vengdamas katės, važiavo į kanalą – be pilno draudimo toks biuro perkraustymas į Olandiją be jokio didelio streso virstų košmaru.

Smulkmenos, kurios lemia sėkmę

Galiausiai, viskas susikaupia smulkmenose. Tai ne tik apie tai, kaip padėti stalą ant sunkvežimio, bet ir apie tai, kaip jį surinkti kitame gale. Olandai yra labai praktiški žmonės, jie mėgsta tvarką, todėl jei atvyksite su chaotiškomis dėžėmis, tai sukels nepasitenkinimo.

Kas atsitinka, jei kažkas sugenda kelyne?

Tai atsitinka, net jei mes esame profesionalūs. Gali nukristi lentyna posūkio metu arba drastiškai pasikeiti oro temperatūra, o su technika viskas gali būti gerai. Turime standartinę procedūrą: fotografuojame žalą vietos, užpildome pranešimą apie žalą ir, jei turite draudimą, kompensacija išmokama be ilgo vėlavimo. Be draudimo – tai teisiniai ginčai, kuriuos norėtum išvengti. Svarbiausia – ne slėpti, o pranešti iš karto.

Ar reikia, kad kas nors iš mūsų būtų čia ar ten (Lietuvoje/Olandijoje)?

Nebūtina, bet labai padeda, jei ten yra atsakingas asmuo, kuris turi raktus nuo naujo biuro ir gali parodyti, kur ką padėti. Jei nieko nėra, mes atvežame viską į patalpas, bet neįrengiame technikos (kol kas neįsijungia į elektros lizdus). Geriausia, kai atvyksta biuro vadovas ar administratorius, kuris gali sprendžti dalykus vietoje. Taip sutaupykite laiko, nes vairuotojas negalės laukti valandų, kol jūs ieškote elektriko.

Ar galima atvežti viską per savaitgalį, kad neblaškytų darbuotojų?

Taip, tai yra mūsų specializacija – darbuotojų neatitraukiantys pervežimai. Atvykštume penktadienio vakarą arba šeštadienį, iškrauname, o pirmadienį jūsų komanda jau sėdi prie savo stalų Olandijoje. Žinoma, tai kiek brangiau, nes reikia mokėti vairuotojams už darbą poilsio dienomis, tačiau verslo nuostoliai dėl sustabdžios darbo yra didesni. Biuro perkraustymas į Olandiją be jokio didelio streso dažniausiai įvyksta būtent tada, kai darbuotojai net nemato, kaip jų stalai išvyksta iš senų patalpų.

Kaip elgtis su duomenų saugumu – ar jūs matote, kas yra dėžėse?

Mes matome tik numerius ant dėžių ir jų svorį. Jei dėžėje uždaryta „konfidenciali“, mes jos neatidarome. Tačiau dėl draudimo reikalavimų rekomenduoju, kad svarbios bylos ir serveriai būtų nešami rankomis arba specialiai pažymėti, kad jų negalima mesti. Esu sąžiningas – aš neperžiūrinėsiu jūsų sutarčių, man svarbu, kad dėžė nenukristų. Pasitikėjimas šioje srityje yra pagrindas.

Išvada

Galiausiai, norėčiau pabaigti taip, kaip dažnai sakau savo seniems klientams prie skėčio pietų metu – perkraustymas nėra rocket science, jis tiesiog reikalauja proto ir kantrybės. Po dvidešimt metų darbo aš galiu garantuoti vieną: blogiausia, ką galite padaryti, tai bandyti taupyti ant planavimo ir pasitikėti „kažkokiu giminaičiu su vilikočiais“. Verslo perkėlimas į kitą šalį yra strateginis žingsnis, ir logistika turi tarnauti verslui, o ne trukdyti jam.

Jei viską padarysite teisingai, susitarsite dėl dokumentų ir pasitikėsite profesionalais, tada tas biuro perkraustymas į Olandiją be jokio didelio streso taps tiesiog darbuotą penktadienį, o ne košmaru.