Biuro perkraustymas į Olandiją be didelių rūpesčių: Vadovas, kuris išgelbės jūsų nervus

Dirbu šitoje srityje beveik dvidešimt metų ir, pasakykime tiesiai, mačiau viską. Buvau ir tose situacijose, kai klientas supakuoja viską į plastikinius maišus, ir tuose, kai kiekvienas pieštukas turi savo numerį ir sekimo kodą. Bet kai kalba eina apie verslą, čia viskas pasidaro kur kas rimčiau nei paprasta buto perkraustymas. Jūsų biuras – tai ne tik baldai, tai jūsų pajamos, komandos ramybė ir, svarbiausia, duomenys. Todėl biuro perkraustymas į Olandiją turi būti suplanuotas taip, kad pirmadienį rytą naujame patalpose Amsterdamuje, Roterdame ar Eindhovene jūsų darbuotojai galėtų tiesiog įjungti kompiuterius ir dirbti, o ne ieškoti dėžių su kava.

Olandija yra viena populiariausių krypčių lietuviams verslininkams. Šalis ekonomiškai stabili, logistika čia labai gerai išvystyta, o keliai – tiesiog pasidarymas, lyg būtų išlieti betonu. Tačiau nuo to, kad keliai geri, nepriklauso, kaip bus supakuoti jūsų serveriai ar ar atvyksime laiku, jei užstrigsime pasienie arba neteksime laukti, kol išsiregistruos iš sandėlio. Daugelis mano klientų pradžioje galvoja, kad tai tiesiog "krovinys iš A į B", tačiau biuro perkraustymas į Olandiją turi savą specifiką, apie kurią susikalbėjome štai čia.

Pirmiausia, svarbu suprasti atstumus ir maršrutus. Nors atrodo, kad Olandija šalia, tačiau krovininiams automobiliams kelionė iš Vilniaus ar Klaipėdos trunka apie 18–24 valandas be ilgos pauzės. Jei turite didelį kiekį technikos, reikės planuoti dviejų vairuotojų darbą arba nakvynes pagal taisykles, o tai gali pakeisti terminus. Be to, Vokietijos autostrados – tai atskira istorija su jų eismo įvykiais ir darbo laiko apribojimais vairuotojams. Viskas turi būti apskaičiuota iš anksto, kad nereikėtų mokėti baudų už vairuotojo poilsio laiko pažeidimus arba dėl to, kad sunkvežimis įvažiavo į miesto centrą, kur jam draudžiama važiuoti.

Dar vienas dalykas, dėl kurio dažnai ginčijamės su klientais, yra inventorius. Olandai yra labai tvarkingi, o jų muitinė (nors ir ES viduje) arba sandėlio personalą gali labai smarkiai susidomėti, kas vyksta. Net jei tai nėra muitinis reikalas (kadangi ES viduje ribos nėra), turėti tvarkingą sąrašą būtina dėl draudimo. Jei dings biuro kėdė, kurios kaina 50 eurų, nebus didelės žalos, bet jei dingsta brangus serveris ar architektūros brėžiniai, be detalaus inventoriaus sąrašo draudimo kompanija tiesiog neatsiskaitys. Aš visada sakau – geriau praleisti dieną rašant sąrašius, nei savaitę ginčijantis su draudikais.

Taigi, kaip tai viską padaryti be streso? Svarbiausia yra ne pasitikėti "kažkokiu gėžiu iš skelbimų", kuris pasiūlyką kainuoja pigiau už duonos kepalą, o rasti profesionalią komandą, kuri supranta specifiką. Biuro perkraustymas į Olandiją reikalauja ne tik raumenų, bet ir galvos. Reikia žinoti, kokia mašina reikalinga – ar tai bus 3,5 tonų "būdelė", kuri gali važiuoti bet kur, ar 20 tonų sunkvežimis su liftu, kuriam reikia specialių leidimų įkrovai mieste. Kartais net mažas biuras telpa į mažą mašiną, jei viskas gerai supakuota ant ratukų, o kartais didelis biuras reikalauja kelionės dviem etapais.

Taip pat nepamirškite apie technikos išjungimą ir paruošimą. Nei vairuotojas, nei krovikas nėra atsakingi už jūsų duomenų base arba už tai, kad IT specialistas išjungė serverius teisingai. Aš mačiau atvejus, kai klientai bandydami sutaupyti laiko, išjungdavo įrangą tiesiog iškraudami ją į mašiną vėlai vakare. Rezultatas? Kietasis diskas nukrito, o verslas stovėjo dvi dienas, kol buvo atstatomi duomenys. Patikėkite, štai tokių situacijų norite išvengti.

Kainos ir laiko klausimai: ką tiksliai reikia žinoti

Visada pradedu nuo to, kad kaina nėra fiksuotas skaičius telefonu. Ji priklauso nuo per daug dalykų – nuo to, kiek aukštų name be lifto, iki to, ar reikia išmontuoti baldus. Tačiau yra standartinių klausimų, kuriuos klausiate dažniausiai, ir būtų gerai, jei sužinotumėte atsakymus dar prieš pradedant projektą.

Kiek tai viskas kainuos, trumpai tariant?

Čia nėra vieno atsakymo, nes kiekvienas biuras kitoks. Mažo 5-6 darbuotojų biuro pervežimas į Amsterdamą gali kainuoti nuo 1200 iki 2000 eurų, jei viskas tvarkingai supakuota ir įkelta viena diena. Didelis korporacinis biuras su 50 darbo vietų, konferencijų salėmis ir virtuve gali kainuoti ir 5000–8000 eurų. Kaina formuojasi pagal tai, kiek valandų dirba komanda, kiek kur reikia važiuoti ir kiek medžiagų (dėžių, burbulų) reikia.

Kiek laiko užtruks vairuotojai nuo Vilniaus iki Amsterdamo?

Jeigu viskas būtų idealiai – maždaug 18 valandų važiavimo. Tačiau realybėje su krovimo ir iškrovimo darbais tai užtrunka maždaug 2-3 dienas. Pirmą dieną krauname, antrą dieną važiuojame (arba dalį dienos ir naktį), o trečią dieną ryte jau esame Olandijoje ir pradedame iškrovą. Jei reikia išmontuoti ir vėl surinkti baldus, pridėkite dar vieną dieną prie šio skaičiaus.

Ar galima užsisakyti ekspresinį pervežimą, jei viskas degia?

Taip, galime, tai vadiname "VIP pervežimu". Tada atvyksta dvi ar trys komandos vienu metu – viena krauna Lietuvoje, kita važiuoja, o trečia jau laukia Olandijoje. Tačiau tai kainuoja gerokai brangiau, nes tenka dirbti naktimis, mokėti papildomai už vairuotojų poilsio laiko pažeidimus (leidžiamus ribose) ir už greitą iškvietimą. Tokiu atveju viskas gali įvykti per 24-48 valandas, bet piniginė tai patirs.

Kodėl kaina pasikeitė, kai atvykome krauti?

Tai klasika. Klientas sako: "Mes turime tik penkias dėžes", o atvykstame ir matome, kad dar yra didelė archyvo spinta, kuri sveria toną, ir ji nėra ištuštinta. Kaina keičiasi, nes didėja krovinio svoris ir tūris, o reikia daugiau laiko ir galbūt didesnės mašinos. Visada prašau nufotografuoti turimą daiktą iš anksto, kad nėra staigmenų.

Eiga, dokumentai ir techniniai niuansai

Štai čia dažniai pasidaro painu, nes verslo dokumentacija nėra paprasta kaip asmeninio daikto pervežimas. Olandija yra šalis, kurioje viską reikia tvarkingai užregistruoti, ypač jei pervežate įrangą, kuri gali būti susijusi su intelektine nuosavybe.

Ar jums reikalingas koks nors ypatingas sąrašas daiktų?

Būtinai. Mes vadiname tai "inventoriaus sąrašu" arba packing list. Jis turi būti ne tik mums, bet ir jums, pažymėtas draudimo kompanijai. Sąraše turi būti nurodyta, kas yra kiekvienoje dėžėje (pvz., "Dėžė Nr. 5: Buhalterinė dokumentacija, 2 stalčiai, spausdintuvas Epson"). Be šio popieriaus, jei dingsta krovinių, draudikas tiesiog nenusimokės.

Kas dėl serverių ir jautrios technikos – ar jūs juos vežate?

Mes juos vežame, bet mes ne esame IT specialistai. Mūsų užduotis – užtikrinti, kad serveriai nenukristų ir nebus suplėšyti. Jūsų IT vadybininkas turi juos išjungti, išmontuoti ir paruošti. Aš visada rekomenduoju specialius kietus dėžes su šoku slopinimu. Jei serverio kaina 10 tūkstančių eurų, neleiskite jį dėti ant paprasto stalo furgone.

Ar reikia, kad aš asmeniškai būčiau ten, kai atvyksta sunkvežimis?

Olandijoje labai griežtai laikomasi taisyklių dėl prieigos raktų. Jei jūsų nėra, turi būti asmuo, kuris turi teisę priimti krovinius ir pasirašyti CMR sąvoką (vežimo dokumentą). Be pasirašyto CMR, vairuotojas neturi teisės iškrauti krovinio, nes jei vėliau pasakysit, kad kažko trūksta, jis bus atsakingas. Taip pat reikia pasirūpinti, kad būtų laisvi liftai – dažnai tenka rezervuoti liftą namų ūkui (huismeester) Olandijos daugiabučiuose.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstrigs spūstyje Vokietijoje?

Tai yra rizika, kurios negalime užtikrinti 100 %. Mes stebiame situaciją GPS ir pranešame. Tačiau jei įvyksta eismo įvykis ir uždaromas kelias, terminas gali pasidėlioti. Tokiu atveju mes visada informuojame klientą iš anksto, kad jis galėtų suspėti susitvarkyti su sandėliu Olandijoje, kuris dažnai dirba tik iki 17:00 valandos.

Buitinės ir techninės problemos: kas dar gali nueiti ne taip?

Šioje srityje dirbdamas matau, kad dažniausiai klaidos daromos ne pačiame važiavime, o smulkiuose dalykuose, kurių nepagalvojote. Pavyzdžiui, ar žinojote, kad daugelyje Olandijos miestų centruose sunkvežimiams griežtai draudžiama važiuoti tam tikromis valandomis?

Ar jums reikia išmontuoti baldus ar aš pats turiu tai padaryti?

Geriau, kad tai padarytume mes. Mūsų komandos turi įrankius ir žino, kaip išmontuoti didelę conferencijos stalą, kad jis nesulūžtų. Jei bandysite tai padaryti patys su paprastu atsuktuvu, gali likti "neįsukamas" varžtas, o surinkimas atgal Olandijoje taps košmaru, kuris kainuos brangiau nei mūsų išankstinis darbas.

Kas dėl parkavimo Olandijoje, ten gi visur stovėjimo apmokestinimas?

Tai labai svarbu. Amsterdamo ar Roterdamo centre negalima tiesiog sustoti "prie šalies".