Biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos su išpakavimu: Pilnas vadovas ir praktiniai patarimai

Sveiki, draugai. Būna taip: verslas auga, o Olandija pasidaro ankšta, arba tiesiog ateina laikas grįžti namo į Lietuvą. Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir per tą laiką mačiau viską – nuo mažų start-upių, vežančių tik kelis kompiuterius, iki didelių korporacijų, kuriančių naujus biurus Vilniuje ar Klaipėdoje. Tiesą sakant, biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos su išpakavimu yra vienas sudėtingiausių, bet ir įdomiausių iššūkių, su kuriuo susiduriame. Kodėl? Nes čia ne tik vežami daiktai, čia perkeliamas jūsų darbo procesas, o sekundės prastovos kainuoja pinigus.

Dažnai klientai klausia: „Ar tikrai reikia profesionalų?“ Galima nuvežti ir savo vagonu, tačiau kai kalbame apie techniką, serverius, brangius baldus ir, svarbiausia, apie tai, kad pirmadienį ryte darbuotojai turi sėdėti prie savo stalų ir dirbti, čia nebežaisim. Olandiška logistika yra gan tvarkinga, bet kiekvienas, kas važiavo maršrutu E30 arba per Vokietiją A2 autostradą, žino, kad kelias gali pasidaryt trapus. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi, kaip visa tai organizuoti be nervų išdegimo.

Kaip viskas vyksta iš vidaus: mano patirtis

Per daugelį metų išmokau vieno pagrindinio dalyko – geriausias perkraustymas yra tas, kurio klientas nepastebi. Viskas vyksta kaip pagal užduotį. Tačiau pasiruošimas prasideda ne tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o daug anksčiau. Kai planuojamas biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos su išpakavimu, labai svarbu tiksliai suprasti apimtį. Olandai dažnai naudoja kitokius biuro baldus nei mes – didelės „open space“ sistemos, padidintos aukščio darbo stalai, specifiniai seifai. Visa tai turi būti ne tik išvežta, bet ir profesionaliai supakuota, kad nenukristų nė vienas kampas kelyje.

Kiekvienas toks pervežimas yra unikalus. Pavyzdžiui, vienas klientas iš Roterdamo norėjo pervežti labai jautrių serverių ir archyvą, kuriame buvo svarbūs dokumentai. Mes turime ne tik vairuotojus, bet ir logistikos ekspertus, kurie su klientu sudaro detalių inventoriai sąrašą. Be to, svarbu atsižvelgti į Lietuvos puses – ar yra liftas, ar galima privažiuoti prie įėjimo sunkvežimiu. Vilniaus senamiestyje ar Kauno senamiestyje tai gali būti tikra galvos skausmas, todėl kartais tenka išsinuomoti specialias mažas transporto priemones paskutiniam myriui.

Kainos ir organizaciniai klausimai

Štai čia dažniausiai ir kyla daugiausia neaiškumų. Žmonėms sunku įsivaizduoti, iš ko susidaro kaina. Tai nėra tik benzinas ir vairuotojo alga. Čia įeina pakavimo medžiagos (kurių, pasitikėkite, reikia labai daug – burbuliukų plėvelės, tvirtos dėžės, kryžminės gipso kartoninės dėžės), darbo rankos Olandijoje (pakavimas), ir, svarbiausia, darbo rankas Lietuvoje (išpakavimas). Pastarasis dalykas dažnai nusimano. Vieniems atrodo, kad pakrauti į mašiną ir iškrauti yra tas pats. Ne, nėra. Kai atvykstate į naują biurą, jūs nenorite matyti dešimčių dėžių koridoriuje. Jūs norite matyti surinktus stalus ir stovinčius kompiuterius.

Taip pat, kalbant apie biuro perkraustymą į Lietuvą iš Olandijos su išpakavimu, negaliu nepaminėti draudimo. Nors Olandija ir Lietuva yra ES erdvėje ir techniškai tai yra vidaus rinka, kelyje vyrauja vokiški lenktynininkai ir lenkiški „šaltibarščiai“, todėl rizika visada egzistuoja. Mes visada pasiūlome „viskas įskaičiuota“ draudimą, kuris dengia nuo pasikrovimo iki pat iškrovimo paskutinio vinies įkalinimo. Tai suteikia ramybės.

Dokumentai ir muitinė

Nors sienos nėra, dokumentai turi būti tvarkingi. Ypač jei perkeliate ne tik baldus, bet ir įrangą, kuri gali būti įtraukta į ilgalaikio turto apskaitą. Reikia TIR sąrašų, eksporto/importo deklaracijų (jei reikia atkurti PVM grandinę), ir, žinoma, vairuotojai turi turėti galias vežti tretiesiems asmenims. Esu matęs situacijų, kai nelegalūs pervežėjai „užstrigdavo“ pas vokus su pilnu konteineriu, nes dokumentai nebuvo tvarkingi. Tokiu atveju, jūsų verslas sustoja, o mokesčiai už saugojimą sandėlyje auga eksponentiškai.

Dabar, kai jau turite bendrą vaizdą, pažiūrėkime į dažniausiai užduodamus klausimus, kuriuos girdžiu iš savo klientų prieš pat išvykimą.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Kiek kainuoja ir kas daro įtaką galutinei sumai?

Ar brangu?

Visada sakau, kad brangiausia yra pigiai. Kaina priklauso nuo tūkio (kubinių metrų) ir svorio. Jei turite tik penkias darbo vietas, tai bus pigiau nei jei perkeliate visą „call center“ centrą su 50 darbo vietų. Taip pat įtakos turi, ar reikia išmontuoti baldus Olandijoje, o vėliau juos surinkti Lietuvoje – tai papildomas darbo valandas reikalaujantis procesas.

Kokios yra maždauginės kainos?

Noriu būti sąžiningas – be matavimų sunku pasakyti. Tačiau maždauginis orientyras už kubinį metrą su pilna paslauga (pakavimas, vežimas, išpakavimas) svyruoja. Jei kalbame apie mažą biurą, tai gali siekti kelis tūkstančius eurų, o didelėms įmonėms – eina į dešimtis tūkstančių. Geriau atsiųskite man nuotraukas ar vaizdo įrašą, adu tikslią įkainį.

Ar į kainą įeina ir medžiagos?

Taip, mūsų pasiūlymai beveik visada yra „all inclusive“. Jums nereikės bėgioti į „Bauhaus“ ar panašią parduotuvę pirkti dėžių. Mes atvežame patys tvirtiausias dėžes, specialias kėdžių dangas, antklodes pianinams ar serveriams. Tai taip pat apima ir pakavimo juostas, kurių sunaudojame daugiau nei atrodo.

Procesas ir organizacija

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Įprastai nuo t momento, kai pasirašome sutartį, iki pat atvykimo į Lietuvą praeina nuo 3 iki 7 dienų, priklausomai nuo to, kada galime išvykti. Patį važiavimą įveikti užtrunka apie 2-3 dienas, priklausomai nuo oro sąlygų ir eismo intensyvumo Vokietijoje. Jei reikia skubiai, galim suorganizuoti ir greitesnį reisą, bet tai kainuoja brangiau.

Ar jūsų komanda sugeba susirinkti sudėtingus Olandiškus baldus?

Absoliučiai. Mūsų meistrai turi su savim visus reikiamus įrankius – nuo atsuktuvų iki gręžtuvų. Olandiški baldai dažnai būna labai geros kokybės, bet su neįprastais fiksavimo mechanizmais. Mes jau matėme viską ir žinome, kaip išmontuoti stalą, kad jis neatsitikų pervežimo metu, o vėliau vėl pastatytume jį ant kojelių.

Kas nutinka, jei naujieji patalpai dar nebaigti?

Tai reali problema. Jei Lietuvoje dar dažoma grindys ar nėra elektros, mes esame priversti laukti arba krauti į laikiną sandėlį. Geriausia yra suderinti, kad pervežimas būtų paskutinis etapas po remonto. Jei reikia, mes galime pasiūlyti trumpalaikį sandėliavimą mūsų bazėje, kol jūsų biuras bus paruoštas priimti įrangą.

Techninės detalės ir papildomos paslaugos

Ar galite pervežti ir serverius?

Tai atsakomybė reikalaujanti užduotis. Mes turime specialias dėžes su amortizacija ir antsmūkinėmis medžiagomis serveriams. Viskas užrašoma inventoriai sąraše, fiksuojamas būklė prieš pakrovimą ir po iškrovimo. Be to, vairuotojai yra instruktuoti važiuoti ypatingai atsargiai, kai kablyje yra toks krovinių.

Ar įmanoma atvežti daiktą ir tiesiog palikti dėžėse?

Žinoma, kai kurie klientai nori tai padaryti patys arba jie dar neturi vietos. Tačiau mūsų specializacija yra būtent biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos su išpakavimu, todėl rekomenduoju tai naudoti. Iš tiesų, tai sutaupo jūsų darbuotojų laiką – jie gali tiesiog ateiti į darbą ryte, o viskas jau stovi vietose.

Ar gaunate nuolaidas dideliems kroviniams?

Taip, jei krovinys užpildo pilną sunkvežimį (apie 90-100 kubinių metrų), kaina už kubą gerokai mažesnė. Taip pat, jei kartu perkeliate ir asmeninius daiktus savo vadovų, galim tai sudėti į tą patį reisą ir taip taupyti. Esu lankstus – susitariame individualiai.

Kaip elgiamės su atliekomis?

Po išpakavimo lieka daug šiukšlių – dėžės, plėvelės, polistirenas. Mes nepamirštam ir to. Surinkame visas atliekas, suspaudžiam (jei reikia) ir išvežiame į perdirbimo centrą arba šiukšliadėžę. Jums nereikia užsiiminėti šiuo „švariu darbu“.

Išvada

Galiausiai, viskas sumuojama į vieną paprastą tiesą: perkraustymas turi būti planuojamas. Neklauskite, kiek kainuoja viena diena, klauskite, kaip užtikrinti, kad verslas ne sustotų. Biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos su išpakavimu yra investicija į jūsų ramybę. Per savo dvidešimt metų darbo esu išmokęs, kad geriausia reklama yra laiku atvykęs ir be pažeidimų iškrautas krovinys.

Jei planuojate sugrįžti ar perkelti savo verslo šaknis, nedelskite su planavimu. Geras logistikos partneris padarys visą „švarų darbą“ už jus, o jūs galėsite susitarti su darbuotojais ir klientais. Kelias iš Olandijos nėra trumpas, bet su patirtimi jis tampa paprastas.