Biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos mikroautobusu: Vadovo praktinis vadovas

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau beveik dvidešimt metų ir per tą laiką mačiau viską – nuo trijų kėdžių pervežimo iki didžiulių gamyklų iškeliavimo. Tačiau vienas dažniausiai pasitaikančių ir vienu metu sudėtingiausių užduočių yra įmonių perkėlimas. Pastaruoju metu, vis daugiau lietuvių verslininkų sprendžia grįžti namo arba perkelti savo operacijas iš Vakarų Europos, todėl biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos mikroautobusu tapo mūsų komandos kasdiene duona. Tai ne tiesiog daiktų vežimas iš taško A į tašką B, tai atsakomybė, kai ant kelių keliasi visa jūsų verslo širdis – kompiuteriai, dokumentai ir baldai, be kurių darbas sustoja.

Kodėl verta rinktis būtent mikroautobusą? Olandijoje verslo kultūra yra specifinė, ten dažnai naudojami kiti baldų standartai, o įmonės dažnai veikia mažesniuose biuruose prie miestų pakraščių, pavyzdžiui, netoli Amsterdamo ar Eindhoveno. Kilo kaina ir sudėtingumas skatina ieškoti optimalių sprendimų, o mikroautobusas (dažniausiai tai „Ford Transit“ ar „Mercedes Sprinter“ tipo automobiliai) yra tas „auksinis vidurkis“. Jis telpa į gatves, kur nenuvažiuoja sunkvežimis, ir yra pakankamai erdvus, kad sutilptų visa smulkiųjų įmonių įranga. Šiame straipsnyje nepasakysite sausų fakcų iš vadovėlių, o gausite tai, kas svarbu praktikoje – tai, ką aš sakčiu saviems klientams prieš juos išvykstant iš Roterdamo ar Hagos.

Kas nutinka su jūsų daiktais kelyje?

Ar mikroautobusas tikrai telpa visą biurą?

Sakykime taip, jei kalbame apie mažą arba vidutinę įmonę. Žmonės dažnai pamiršta, kad erdvės valdymas – tai tik pusė darbo, kita pusė – tai tai, kaip sudėlioti daiktus, kad jie nenukristų važiuojant per Vokietijos autostradų duobes. Prieš atvykdamas aš visada klausiu: „Kiek tiksliai turite dėžių?“. Jei jūsų biuras turi penkias darbo stotis, serverinę ir spintų su dokumentais, tai telpa, bet reikės išmontuoti stalus. Būna, kad klientai bando įkišti neišmontuotą didelę conferencijos stalą, ir tada prasideda vėlavimai, nes reikia ieškoti sprendimų vietoje.

Kiek laiko užtrunka tas kelias iš Olandijos?

Nesitikėkite, kad vairuotojas išvažiuos ryte ir vakare jau bus Vilniuje. Atstumas yra apie 1500–1700 kilometrų priklausomai nuo to, ar startuojate iš šiaurinės, ar pietinės Olandijos dalies. Paprastai biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos mikroautobusu trunka apie dvi dienas, jei viskas vyksta sklandžiai, be didelių spūsčių Vokietijoje ar Lenkijoje. Vairuotojui reikia poilsio, o ir krovimo darbai abiejuose galuose užima laiką, taigi neskubėkite planuoti susirinkimų kitą dieną po išvykimo.

Ar saugu vežti brangią techniką tokiame būde?

Esu girdėjęs istorijų, kai serveriai nukrito dėl blogo prifixavimo, todėl aš visada stengiuosi įtikinti klientus ne taupyti ant pakavimo medžiagų. Mikroautobuse yra orinės pakabos, kurios sušvelnina smūgius, bet jei monitorius stovi vienas kito be putų plastiko, jis sugis. Mūsų praktika rodo, kad reikia ne tik uždėti ant rėmų, bet ir užsegti diržais. Jei turite brangų įrangą, apie tai praneškite iš anksto, mes paskirsime vairuotoją, kuris yra ypatingai atsargus.

Pinigai ir biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos mikroautobusu

Kiek tai apytiksliai kainuoja?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip vėjapasaulis dėl degalų kainų, bet galiu nurodyti diapazoną. Paprastai tokios kelionės kaina svyruoja nuo 1200 iki 1800 eurų, priklausomai nuo to, kiek tūrio užima krovinys ir ar reikia krovėjų pagalbos. Žinoma, biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos mikroautobusu yra pigiau nei užsakant pilną sunkvežimį su puspriekabe, kuris važiuoja tuščias pusę. Pinigai taip pat priklauso nuo to, ar reikia įvežti miesto centrą, pavyzdžiui, Amsterdamo „zona“ taršos apribojimai, kur gali reikėti papildomų leidimų.

Ar mokate už tūrį ar už nuvaziuotus km?

Standartinėje praktikoje dažniausiai susitariama dėl fiksuotos sumos už maršrutą, o ne už kiekvieną kilometrą, nes klientui lengviau suprasti galutinę kainą. Tačiau jei jūsų biuras išsiplečia per planuotą ribą ir reikia antr kelionę, tada kalbame apie papildomą mokėjimą. Aš visada patariu susitarti dėl „vandens ribos“ – tarkime, iki 8 kubinių metrų viena kaina, virš jos – kita. Taip išvengiate nesutarimų, kai pasirodo, kad dėžių yra dvigubai daugiau nei sakėte.

Kas nutinka, jei reikia padėti nešti daiktus?

Standartinis tarifas dažnai apima tik vairuotojo darbą už vairo, o ne jo nugaros laužymą keltuve. Jei jūsų biure nėra stiprių vyrų, kurie galėtų padėti pakrauti, reikia užsakyti „krovėjus“. Olandijoje darbo jėga brangi, todėl jei prašome vietinio padėjėjo, tai gali brangiai kainuoti, todėl dažniausiai mes siunčiame du vairuotojus – vienas vairuoja, kitas keliauja keleiviu ir padeda krauti. Tai efektyviausias sprendimas biurui.

Buitinės ir techninės detalės

Ar reikia muitinės deklaracijų, jei viskas vyksta ES viduje?

Kadangi ir Olandija, ir Lietuva yra Schengeno zonoje ir Europos Sąjungoje, fizinės sienos ir muitinės patikros paprastai nėra. Tačiau, jei vežate ypclingai brangų krovinį, pavyzdžiui, serverius už 50 tūkstančių eurų, verta turėti TIR dokumentus arba eksporto/invoicing dokumentus, kad neįkliūtumėte į pavojingą situaciją kelyje. Policija gali sustabdyti ir paklausti, ką vežate, todėl turėkite savo įmonės dokumentus su savimi.

Kaip elgiamės su biuro dokumentais?

Dokumentų archyvai – tai dažniausia baimė. Žmonės bijo, kad juos pametų ar sušlapintų. Aš visada sakau – dėkite dokumentus į plastikines dėžes su dangteliais. Jei dėžė užsidega, tai blogai, bet jei ji nuplūna po lietaus, kai vairuotojas išlenda pailsėti, tai irgi problemų. Mes dedame jas labiausiai saugioje vietoje, toliau nuo durų, kad jų neišmestų pirmame sustojime degalinėje.

Ar galima su tuo pačiu mikroautobusu vežti ir asmeninius daiktus?

Taip, tai yra labai dažna praktika. Verslininkai dažnai grįžta kartu su savo šeimomis, todėl biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos mikroautobusu tampa mišriu pervežimu. Svarbu tik tai atskirti sąskaitose – verslo daiktai eina į sąskaitą-faktūrą su PVM, o asmeniniai daiktai gali būti „papildomu kroviniu“. Tik nepabandykite įkišti šaldytuvo tarp printerių, nes gali sulūžti vienas ar kitas.

Ką daryti, jei pasikeičia planai paskutinę minutę?

Dirbdamas šioje srityje 20 metų, mačiau viską – nuo užrakintų biurų, kurių raktų niekas negali rasti, iki pasikeitusių išvykimo datų dėl leidimų. Jei pranešate apie pokyčius mažiausiai 48 valandos iki išvykimo, mes paprastai galime priderinti grafiką be didelių baudų. Jei vairuotojas jau stovi prie jūsų durų Olandijoje, o jūs sakinėte „dar ne“, tai tada turėsite sumokėti už prarastą laiką, nes degalai nieko nebeklauso.

Ar apdraudžiate tą krovinį?

Standartinis draudimas apima tik transporto priemonę ir atsakomybę pagal konvencijas, kurių sumos dažnai būna labai mažos, pavyzdžiui, keli eurai už kilogramą. Jei vežate brangią įrangą, pasirašykite papildomą draudimo sutartį (Cargo insurance). Aš visada primenu, kad geriau praleisti penkias minutes telefonu su draudikų agentu nei po incidento galvoti, kur gausite pinigus naujam kompiuteriui.

Išvada

Galiausiai, viskas sumažėja iki vieno – pasitikėjimo. Jūs patikite savo turtą žmogui, kurį galbūt niekada nesatę matę, ir tikite, kad jis atveš tą turtą į kitą šalį saugiai. Po dvidešimties metų darbo galiu pasakyti, kad sėkmės receptas paprastas: nebijokite klausti, pasakykite tiesą apie savo daiktų kiekį ir būkite lankstūs. Biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos mikroautobusu yra puikus būdas taupyti ir greitai persikelti, jei viskas suplanuota protingai. Nenusiminkite dėl smulmenių – mes jau esame matęs, kaip išsprendžiame ir sudėtingiausias situacijas tiesiogiai kelyje, tad tikėkite profesionalais ir greitai vėl galėsite dirbti savo naujame, lietuvos biure.