Biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos be delsimo: Vadovas, ką tiksliai reikia žinoti

Dirbu pervežimų srityje jau virš dvidešimt metų ir per tą laiką mačiau viską – nuo smulkių pirkliukų, vežančių dėžutes su šokoladu, iki milžiniškų koncernų, kuriantių gamyklas Baltijos šalyse. Bet vienas dalykas visada išlieka tas pats: stresas ir laiko trūkumas. Ypač tada, kai kalba eina apie verslą. Jei šiuo metu planuojate biuro perkraustymą į Lietuvą iš Olandijos be delsimo, turbūt jau jaučiate tą skubą, kurią sukelia sutarčių pabaigos, nuomos terminai ar tiesiog noras kuo greičiau pradėti dirbti naujoje vietoje.

Sakyčiau taip: maršrutas tarp Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno ir Vilniaus bei Kauno mums jau seniai nebekelia iššūkių techninės prasmės atžvilgiu. Asfaltas yra toks pats, o vairuotojai tą kelią važinėja akimis uždarais. Bet kuriant biuro perkraustymą į Lietuvą iš Olandijos be delsimo, visada pasitaiko smulkmenų, kurios gali viską uždelsti dieną ar dvi. O verslui dvi dienos be kompiuterių ir dokumentų gali kainuoti tūkstančius eurų. Šiame straipsnyje neapsiriboš sausomis instrukcijomis, o papasakosiu, kaip viskas vyksta iš vidaus, ką tikrai reikia padaryti iš anksto, ir ką dažniausiai pamiršta verslininkai, kurie pirmą kartą veža turtą iš Vakarų.

Žemiau pateikiamas išsamus DUK (Dažniausiai Užduodami Klausimai) skyrius, kuris padės išvengti tų klaidų, kuriuos aš mačiau ne vieną kartą.

Organizaciniai klausimai ir laiko planavimas

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka viskas?

Tai vienas populiariausių klausimų, bet atsakymas nėra vienas skaičius. Jei kalbame apie paprastą biurą su 5-10 darbo vietomis, patys vežimai (t. y. vairuotojo kelionės laikas) nuo Olandijos centro iki Lietuvos užtrunka maždaug 18–24 valandas, priklausomai nuo to, kiek užtrunka sienų kirtimas (dažniausiai tai Vokietija-Lenkija arba Vokietija-Polandija pasienio punktai). Tačiau biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos be delsimo apima ne tik vairavimą. Reikia suskaičiuoti pakavimą Olandijoje (paprastai 1 diena), išvežimą (1 diena), iškrovimą Lietuvoje (puse dienos). Taigi, realiai planuokite savaitę nuo to momento, kai pasirašote sutartį, iki tada, kai paskutinis dėžutė stovi vietoje.

Ar galima perkraustyti per savaitgalį, kad neprarastum darbo laiko?

Žinoma, ir iš tiesų tai yra geriausias pasirinkimas. Dauguma mūsų klientų pageidauja, kad sunkvežimis atvyktų penktadienio vakare arba šeštadienio ryte. Tačiau čia yra vienas „bet“. Olandijoje dauguma verslo centrų turi griežtas taisykles dėl krovininių mašinų – jos negali važiuoti tam tikromis dienomis arba turi specialias laiko juostas (pvz., tik nuo 9:00 iki 11:00 ryto). Vieną kartą teko stovėti prie „Zuidas“ verslo centro Amsterdame ir laukti, kol saugumo tarnyba leis įvažiuoti lifte, nors ir turėjame visus leidimus. Todėl savaitgalio planas turi būti suderintas ne tik su mumis, bet ir su pastato administracija abiejuose šalies galuose.

Kas daryti, jei turtuose ypač daug ir jie nebetelpa į vieną mašiną?

Tiesiog imame daugiau mašinų. Nėra jokio prasmės bandyti „gūžti“ biuro baldus į vieną sunkvežimį, jei ten reikia įtraukti ir brangią serverinę įrangą. Pastaruoju metu, kai vykdome biuro perkraustymą į Lietuvą iš Olandijos be delsimo, dažnai naudojame „partijų“ metodą – viena mašina veža baldus, kita – dokumentus ir IT. Taip galime vežti paraleliai, o jei viena mašina užstringa techninės apžiūros Vokietijoje, kita vis tiek atvyksta laiku, ir bent jau dalis verslo gali funkcionuoti.

Kaip elgtis su parkavimu Olandijos miestuose? Ten gi griežtos taisyklės.

Tai vienas didžiausių galvos skausmų, ypač Amsterdame ar Utrechte. Mes tai žinome, todėl visada prašome kliento pateikti nuotraukas arba aprašymą, kaip atrodo įvažiavimas. Kartais reikia užsakyti specialią vietą („vergunning“) gatvėje, kartais galima stovėti tik vidiniame kieme. Jei šio dalyko neapgalvosite, gausite baudą, kuri, pasakykime tiesiai, bus didesnė nei krovinių pervežimo kaina už tą kelionę. Geriausia – jei turite logistikos vadovą Olandijoje, padarykite, kad jis susitartų su vietine savivaldybe arba pastatu dviem savaitėmis anksčiau.

Kainos, mokesčiai ir dokumentų tvarkymas

Ar brangu? Kokios maždaug kainos?

Nekantraujučiai klaustumėte, kiek kainuoja jūsų BMW, nežinant, ar tai senas „trečias“ ar naujas „septintas“. Tas pats su biuru. Kaina priklauso nuo tūkio (kubo metrų), atstumo (Eindhovenas arba Maastrichtas yra arčiau nei Groningenas) ir papildomų paslaugų. Vidutiniškai biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos be delsimo su 20 kubo metrų kroviniu kainuoja maždaug nuo 2800 iki 4500 eurų. Į tą kainą įeina vairuotojas, degalai (kurių kaina, žinoma, šokinėja), keltų mokestis (jei reikia, nors pervežiant į Lietuvą dažniau važiuojame per Zelandą arba Vokietiją) ir draudimas. Jei reikia įmonės vadybininko, kuris vadovaus pakavimui Olandijoje – tai papildoma mokestis.

Ar reikia mokėti muito ar PVM? Olandija ir Lietuva gi yra ES.

Taip, abi šalys yra Europos Sąjungoje, tačiau tai nereiškia, kad galima važiuoti „tuščiomis“. Jei pervežate turtą, kuris priklauso jūsų įmonei ir buvo naudojamas Olandijoje, tai vadinasi vidaus ES prekyba ir dažniausiai muito nėra. Bet – čia yra vienas didelis „bet“. Turite pateikti PVM mokėtojo kodą ir užpildyti intrastatinę deklaraciją, jei vertė viršija tam tikrą slenkstį (paprastai tai 10 000 eurų atvejais, bet viskas priklauso nuo to, ar esate PVM mokėtojas). Be to, keliaujant pro Vokietiją ir Lenkiją, pareigūnai gali sustabdyti ir paprašyti įrodymų, kad šis turtas tikrai yra jūsų, o ne parduodamas prekė. Gerai, kai turite „Commercial Invoice“ dokumentą su anglišku aprašymu.

Ką daryti su draudimu? Ar jūsų standartinis draudimas užteks?

Standartinis tarptautinis vežimo draudimas (pagal CMR konvenciją) dažnai apdraudžia tik apie 8-10 SDR (specialiųjų traukimo teisių) vieneto už kilogramą. Jei vežate brangius serverius ar dizainerio biurą su prabangiais baldais, ši suma nebus užtektina. Aš visada patariu sudaryti papildomą „All Risk“ draudimą. Už keletą dešimčių eurų galite užtikrinti, kad jei vairuotojas pataikys į duobę Lenkijoje ir sulūžtas jūsų 10 000 eurų vertės staliukas, jį atsimokysime. Nekantraujučiai pasakysiu – taupyti ant draudimo su biuro turtu yra kvailys.

Ar galima apmokėti tik tada, kai prekės atvyksta?

Dauguma sėkmingų įmonių elgiasi taip: 50 % avanso sutarties pasirašymo metu ir 50 – pristatymo dieną. Kodėl? Todėl, kad biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos be delsimo reikalauja iš mūsų išlaidų iš anksto – mums reikia užsisakyti vairuotoją, nupirkti degalų, užtikrinti draudimą. Jei atvykstame į Vilnių, o klientas sako: „Šiandėl pinigų nėra, atsiimsime po savaitės“, mes esame priversti laikyti mašiną ir vairuotoją (jie vis tiek moka už laiką). Tai sukuria įtampą. Mūsų patirtis rodo, kad sąžiningas avansas užtikrina sąžiningą ir greitą paslaugą.

Techniniai niuansai: baldai, IT ir saugumas

Kaip vežti IT įrangą? Jos gi daugiausiai.

IT įranga yra biuro širdis, ir ji yra pati jautriausia. Negalima tiesiog mesti monitorių ant dėžės viršaus. Mes rekomenduojame originaliąją pakuotę išlaikyti, jei jos nėra – naudojame specializuotą putų plastiką (bubble wrap) ir tvirtus krepšius. Svarbiausia – žymėjimas. Kiekvienas kabelis, kiekvienas monitorius turi turėti numerį, atitinkantį naująjį darbo stalą. Vieną kartą teko matyti, kaip klientas per savaitę negalėjo dirbti, nes vairuotojas sumaišė dvi dėžes, ir IT specialistai turėjo viską išpakuoti ir surasti „kur kas“. Jei norite biuro perkraustymą į Lietuvą iš Olandijos be delsimo, IT turėtų būti pirmasis dalykas, kurį suplanuojate.

Ar jūsų komanda padeda supakuoti dalykus?

Taip, mes turime komandą, kuri gali atvykti į Olandiją ir viską supakuoti. Tai ypač naudinga, jei turtas yra didelis. Mūsų žmonės žino, kaip išmontuoti didelius konferencinius stalus, kad jie neužlūžtų, ir kaip uždaryti spintas, kad jos neišsivertų varžtų kelyje. Jei bandysite tai daryti patys su savo buhalterėmis ir vadybininkais, tai užtruks tris kartus ilgiau, ir rizikuojate susižaloti nugarą. Profesionalus pakavimas – tai 50 % sėkmės.

O kas su smulkiomis detalėmis – popieriais, puodukais, asmeniniais daiktais?

Čia dažnai pasitaiko chaoso. Patariu darbuotojams duoti po vieną dėžę jų asmeniniams daiktams ir pažymėti ją savo vardu. Tiesiog parašykite dideliu raštu „JANINA“ arba „TOMAS“. Dėžių su popieriais nereikia perpildyti – popierius sunkus, o dėžės plyšta. Geriau daugiau mažesnių dėžių nei kelios milžiniškos, kurias neįmanoma pakelti. Verta paminėti, kad asmeninių daiktų draudimas veikia kitaip nei įmonės turtas, todėl verta pasidomėti, ar jūsų darbuotojai turi namuose draudimą, ar tai padengia įmonės polisas.

Kas nutinka, jei kelias užsidaro arba mašina sugenda?

Techninė pagalba yra standartinis dalykas. Mūsų vairuotojai turi kontaktus visoje trasoje – nuo Vokietijos autokelių pagalbos tarnybų iki Lenkijos vilkikų servizų. Jei mašina sugesta, mes organizuojame perkrovimą į kitą mašiną. Tai gali užtrukti 4-6 valandas, tačiau retai kada užtrunka ilgiau. Svarbiausia yra komunikacija. Jei mašina užstrigs, aš asmeniškai paskambinsiu jums ir pranešiu. Niekada nepaliekame kliento nežinojančio, kur jo turtas, nors kartais, pripažinsiu, ryšiai su kai kuriais vairuotojais tarp Vokietijos ir Lenkijos gali būti prastai.

Išvada

Apibendrinant, sėkmingas biuro perkraustymas į Lietuvą iš Olandijos be delsimo nėra stebuklas, o geras planavimas ir patikimas partneris. Per 20 metų išmokome, kad brangiausia yra ne pati kaina už kilometrus, o verslo nutrūkimas. Todėl visada verta investuoti šiek tiek daugiau laiko į dokumentų tvarkymą, tinkamą pakavimą ir aiškų grafiką.