Biuro perkėlimo sprendimai iš Olandijos verslui: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo smagių start-upų, kurie perkėlimą laiko švente, iki didžiulių korporacijų, kurios bando išsivežti visą pastato turinį viena naktį. Tiesą sakant, biuro perkėlimas iš Olandijos verslui yra vienas sudėtingiausių, bet ir įdomiausių iššūkių, su kuriuo susiduriame. Olandija yra logistinė širdis, tačiau jos specifika – siauri gatvelės senamiestyje, griežti išsidėstymo planai ir, žinoma, atstumai – reiškia, kad negalima tiesiog užeiti ir pasakyti „vežkime“. Čia reikia strategijos.

Kai verslas nusprendžia keltis iš Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno atgal į Lietuvą arba kita kryptimi, dažniausiai kyla panika. Ką daryti su serveriais? Ar spintos perės pro duris? Kiek tai kainuos? Aš čia ne tam, kad parduodu jums paslaugą, o tam, kad paaiškčiau, kaip tas mechanizmas veikia iš vidaus, nes suprantu, kad kiekviena diena neveikiančio biuro kainuoja pinigus. Biuro perkėlimas iš Olandijos nėra tik krovinių gabenimas, tai yra procesas, kuriam reikalingas tikslumas ir žinojimas, ką tiksliai daryti pasienio punktuose.

Šiandien dauguma klientų ieško ne tik pigiausio pasiūlymo, bet ir tokio, kuris užtikrins, kad jų verslas nenukentės. Per dvidešimt metų išmokome, kad pigiai dažnai pasirodo esant brangiausia, kai sugenda technika ar dingsta dokumentai. Todėl šiame straipsnyje padėsiu suprasti, kaip viskas vyksta iš tikrųjų, ką ieškoti tyrinėdama rinką ir kodėl reikia planuoti perkėlimą iš Olandijos gerokai anksčiau, nei pasirodo galva.

Pagrindiniai klausimai apie procesą ir planavimą

Kiek laiko užtrunka tas biuro perkėlimas iš Olandijos?

Viskas priklauso nuo to, ką tiksliai reikia vežti, bet jei kalbame apie standartinį 50–100 kv. m. biurą, tai nuo to momento, kai atvažiuoja komanda, iki išvežimo užtrunka maždaug vieną darbo dieną. Tačiau reikia įsivaizduoti ir kelionę – patys važiavimai iš Olandijos į Lietuvą trunka apie 18–20 valandų vairuojant be sustojimų, tad realiai viskas užtrunka 2–3 dienas nuo išsiuntimo iki pristatymo, jei nėra „kliūčių“ kelyje.

Ar reikia patiems rinkti dėžes ir viską supakuoti?

Galite, bet nerekomenduoju, nes dažnai pasitaiko, kad klientai pasiperka mažmeninės prekybos parduotuvėse kokybiškų dėžių, kurios neturi specialios dugno apsaugos, o tais atvejais, kai kalbame apie biuro perkėlimas iš Olandijos, mūsų įmonė visada siūlo profesionalią pakavimo medžiagą. Geriau leiskite mums atsivežti specialias dėžes dokumentams, ant kurias galima uždėti vieną ant kitos – taip sutaupysite vietos sunkvežimyje ir išvengsite drėgmės poveikio.

Ar galite atvykti savaitgalį, kad neintruduotumėte į darbo procesą?

Be abejo, tai yra mūsų standartinė praktika, ypač kai dirbame su Olandijos klientais, kurie labai vertina savo laiką ir darbo grafiką. Dažniausiai planuojame išvežimą penktadienio vakare arba šeštadienį, kad pirmadienį jūsų komanda Lietuvoje jau galėtų pradėti dirbti naujoje vietoje be jokio sustojimo, tačiau reikia tai susitarti bent savaitę iki to.

Kaip elgiamasi su dideliais objektais, pvz., konferencijos stalais ar apsauginėmis kabinomis?

Tai yra vienas svarbiausių dalykų, nes Olandijose biurai dažnai būna įrengti senose pastatuose su labai siaurais laiptinės koridoriais arba netgi be keltuvų. Mes visuomet atsiunčiame matuotoją iš anksto arba prašome klientų nufotografuoti išėjimus, kad tiksliai žinotume, ar reikės išmontuoti stalą per pusę arba galima tiesiog išnešti jį pro langą su kranu, jei aukštas leidžia.

Kainos ir biudžeto niuansai

Kiek maždaug kainuoja toks reikalas?

Nedarykime klaidos sakydami, kad yra viena kaina, nes viskas priklauso nuo tūrio (kubinių metrų) ir svorio, bet apytiksliai biuro perkėlimas iš Olandijos mažam arba vidutiniam versliui gali kainuoti nuo 1500 iki 4000 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia kompleksinės paslaugos (pakavimas, montavimas, draudimas). Jei vežate tik keletą kėdžių ir stalų, bus pigiau, o jei turiit daug technikos – brangiau.

Kas yra įskaičiuota į tą galutinę sumą, kurioje mums sakote?

Į mūsų pateikiamą kainą įeina viskas: kuro papildymai, kelių mokesčiai Vokietijoje ir Belgijoje (jei ten važiuojame), vairuotojų darbo užmokestis ir pagrindinė apkrova. Tačiau reikia aiškiai pasakyti, kad jei reikia ypatingo krano paslaugos Olandijoje arba papildomo draudimo labai brangiai technikai, tai gali būti papildomai apskaičiuojama pagal sąnaudas.

Ar galima gauti nuolaidą, jei deriname su kitomis siuntomis?

Žinoma, mes stengiamės optimizuoti maršrutus, todėl jei jūsų terminai yra lankstūs ir galime paimti jūsų krovinią tada, kai mums tenka tuščias sugrįžimas iš Olandijos, gali pasiūlyti gana nemažą nuolaidą, net iki 20–30 proc. Tokiu atveju laimime abu – mes užpildome sunkvežimį, o jūs mokate mažiau.

Ką daryti, jei biudžetas labai ribotas, o keltis reikia būtinai?

Tada siūlau rinktis „ekonominius“ reisus, kai krovinys gali būti pristatytas ne tiesiai į duris, o į artimiausią sandėlį, arba atsisakyti mūsų pakavimo paslaugų ir viską supakuoti patys. Tačiau įspėju – taip sutaupote pinigų dabar, bet prarandate laiko ir rizikuojate technikos pažeidimais, kas ilgainiui gali atsieiti brangiau.

Dokumentai, muitinė ir techniniai dalykai

Ar mums reikės eiti į muitinę ar užsiimti dokumentais?

Jūsų tikrai dalyvavimas nereikalingas, jei pasirinksite patikimą pervežėją, kuris turi TIR knygeles ir patirtį tarptautiniuose maršrutuose. Mūsų atveju mes parengiame visus prekių apyv dokumentus (CMR), tačiau labai svarbu, kad jūs pateiktumėte tikslią inventoriaus sąrašą su vertėmis, nes be to muitinė gali uždelsti visą procesą.

Kaip elgiamasi su serveriais ir jautria kompiuterine technika?

Technika yra svarbiausias dalykas kiekviename šiuolaikiniame biure, todėl ją ne tik kruopščiai supakuojame į burbuliukus, bet ir, jei reikia, statome ant specialių vibracijos slopininimo grindų sunkvežimyje. Be to, visada rekomenduoju prieš išvežimą padaryti pilną duomenų atsarginę kopiją (backup), nes nė vienas, net geriausias biuro perkėlimas iš Olandijos, neapsaugo nuo to, kad kas nors gali tiesiog pamiršti išjungti serverį tinkamai.

Ar reikia išmontuoti visus baldus prieš atvykstant?

Ne visada būtina išmontuoti viską, pvz., mažos spintelės gali būti vežamos su turiniu, jei jis yra užfiksuotas ir užrakintas. Tačiau didelės darbo stotys, vitrinos ir sekcijos turi būti išmontuotos, ne tik todėl, kad jos netilptų į liftą, bet ir kad jos nesužlūžtų per vibraciją kelyje per Vokietijos autostradą.

Neprognozuojamos situacijos ir draudimas

Kas nutinka, jei kelyje sugenda sunkvežimis ar įvyksta avarija?

Tai yra blogiausias scenarijus, su kuriuo susidūrėme tik keletą kartų per 20 metų, bet mes visada esame pasiruošę. Mūsų kompanija turi visapusišką draudimą, kuris dengia ne tik krovinio praradimą, bet ir atsakomybę trečiesiems asmenims, tad jei kas nors nutiktų, mūsų draudikas padengtų žalą. Be to, mes turime sutartis su pagalbinėmis komandomis visame maršrute, kurios gali atvykti ir perkrauti krovinią į kitą automobilį.

Ar galite laikinai sandėliuoti mūsų daiktus, jei naujas biuras dar nebaigtas remontu?

Taip, tai dažna situacija, ypač kai verslas keliasi iš Olandijos ir dar nebuvo spėjęs suderinti galutinio termino su statybininkais Lietuvoje. Mes galime laikyti jūsų daiktus mūsų sandėliuose Vilniuje arba Klaipėdoje net ir savaitę, dvi ar mėnesį, kol jūs paruošiate patalpas, o tada atvykstate ir iškrauname viską ramiai.

Išvada

Galiausiai noriu pasakyti, kad biuro perkėlimas iš Olandijos nėra būtina blogybė, kurios reikia bijoti. Jei turite patikimą partnerį, kuris supranta ne tik vairavimą, bet ir verslo logistiką, viskas gali vykti sklandžiai be jokių nesklandumų. Svarbiausia yra ne kaina, o ramybė ir žinojimas, kad jūsų turtas yra saugiuose rankose. Per tuos dvidešimt metų išmokome, kad geriausia reklama yra laimingas klientas, kuris penktadienį išsivežia biurą iš Amsterdamo, o pirmadienį jau ramiai dirba Vilniuje, gėrėdamas ryto kavą. Todėl jei planuojate tokį žingsnį, pradėkite nuo pokalbio, o ne nuo dėžių paieškos garaže.