Biuro perkėlimo paslaugos iš Olandijos – efektyvūs sprendimai verslui

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vieną: perkelti gyvenamąją vietą yra lengva, lyginant su tuo, kas vyksta, kai reikia perkelti biurą. Verslo klientai visada yra daugiau nervuoti, nes kiekviena valanda prarastame kelyje – tai ne tik komforto praradimas, o realios pajamos, kurios degina kišenę. Ypač tada, kai kalbame apie tarptautinius maršrutus. Dvidešimt metų važinėjau keliais, mokiausi iš klaidų ir mačiau viską – nuj autokroso trasose sugriautų kompiuterių iki tobulai suplanuotų logistikos operacijų, kai klientas net nesuprato, kad jau gyvena kitoje šalyje.

Pastaruoju metu dažnai gaunu užklausų iš lietuvių, kuriae veikia Olandijoje – Nyderlanduose – ir planuoja grįžti arba perkelti savo verslo operacijas į Lietuvą (arba kitur Europoje). Olandija yra specifinė rinka su savo ypatumais, susijusiais su urbanistine sankloda ir biudžetais. Čia ne tiek svarbu kaina, kiek tikslumas ir laiko planavimas, nes Olandijoje laikas – tai pinigai, kurie vertini dvigubai. Štai kodėl profesionalios biuro perkėlimo paslaugos iš Olandijos tampa ne prabanga, o būtinybe.

Kai pradedu kalbėti apie logistiką su klientais, dažnai girdžiu vienodus klausimus. Žmonės bijo, kad dings dokumentai, bus sudaužyti brangūs serveriai arba vairuotojas tiesiog nepasiros laiku. Po dvidešimties metų esu nusprendęs, kad geriausias būdas nuraminti klientą yra parodyti, kaip visa tai veikia iš vidaus, be jokių "marketingo" uždažų. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi ir atsakysiu į tai, ką dažniausiai klausiate apie biurų perkėlimą iš Vakarų Europos.

Kaip visa tai prasideda ir kiek laiko užtrunka

Kiek laiko užtrunka visa perkėlimo procedūra?

Viskas prasideda ne nuo to, kai atvažiuoja sunkvežimis, o kai paskambinate man arba manevruojate kalendoriumi. Įprastas biuro perkėlimas iš Amsterdamo ar Eindhoveno į Lietuvą (pavyzdžiui, Vilnių) su reikiamu planavimu trunka apie 3–5 dienas nuo pirmo pokalbio iki galutinio iškrovimo sandėlyje arba naujame biure. Jei kalbame apie didesnes įmones, reikia skirti daugiau laiko, nes ten reikia detalaus inventoriaus sąrašo sudarymo, kuris pats savaime gali užtrukti dieną-dvi.

Ar brangiau, jei reikia perkelti viską per savaitgalį?

Žinoma, brangiau, olandiškai sakant – "kost geld" (kažką kainuoja). Vairuotojai turi poilsio režimus, o jei jie dirba savaitgalį ar naktį, tai reiškia viršvalandžius, kurie turi būti apmokėti pagal tarifus, nustatytustransporto srityje. Tačiau stengiuosi paaiškinti klientams, kad ši investicija nusimoka tuo, kad jūsų komanda pirmadienį rytą jau sėdi prie naujų stalų ir dirba, o neužsiima dėžių atidarymu. Pavyzdžiui, vienas klientas iš Roterdamo sutiko mokėti papildomai 15 proc., kadangi jam buvo būtina išvengti prekybos laikotarpio praradimo.

Kaip suskaičiuojate kainą? Ar fiksuota?

Nėra vieno standartinio kainyno, kaip pavyzdžiui, kepimo duonos parduotuvėje. Kainą formuoja tūris kubiniais metrais (m3), atstumas, konkreti vieta Olandijoje (ar reikės leidimo stovėti centre, ar ne) ir kiek žmonių reikės krovimo darbams. Kartais atvykstu į objektą, klientas sako "turime tris stalus", o realiai ten visa įmonės turto sandėlytis užima pusę sunkvežimio. Todėl visada rekomenduoju vizualinę apžiūrą arba detalią nuotraukų bei sąrašų patikriną, kad paskutiniame etape nekiltų nemalonūs siurprizai.

Olandiškas "čiliukas" – ko nelauži

Ar labai sunku gauti leidimą stovėti prie biuro Amsterdame?

Tai turbūt didžiausia galvos skausmas, ypač centriniuose rajonuose, kaip "Canal Ring" arba prie "Dam Square". Olandijos savivaldybės yra griežtos dėl vietų – net ir per 15 minučių užsistovėjus be kvietimo gauti baudą, kuri gali siekti šimtus eurų. Mes tai žinome, todėl visada iš anksto užsakome specialų vietos leidimą (ontheffing), kuris leidžia užimti vietą sunkvežimiui arba su dėžėmis užpildytai "krovininei".

Kas daryti, jei biure yra labai siauri laiptai arba lifto nėra?

Dauguma senų pastatų Olandijoje, ypač kanalų pakrantėse, turi stačius ir siaurus laiptus, kuriomis neįmanoma nešti didelių spintų ar seifų. Tokiu atveju naudojame keltuvus su laikančiais lynais arba net "bėglio" technologiją per langą, jei leidžia architektūra ir saugumo taisyklės. Nebijokite to klausti, nes manęs tokia situacija nustebinti nebegali – kartą netgi teko perkelti visa serverinę per IV aukšto langą, nes lifte nebesimdavė.

Ar jūsų komanda sugeba susitvarkyti su dviračiais?

Olandai myli dviračius, o biuruose dažnai būna po kelis dešimtis elektrinių paspirtukų ir dviračių komandai. Taip, gabename ir tai – specialiomis pakabinamosiomis konstrukcijomis ("dviračių lentynomis"), kurios užtikrina, kad jų nenukrypsta nei ratai, nei rankenos. Vienas klientas iš Hagas buvo labai nustebęs, kai atvežėme 30 dviračių be jokios įbrėžimos, nors jis tikėjosi, kad teks juos surinkti iš vėžių.

Verslo tąsa – įranga ir dokumentai

Kaip perkeliate jautrią IT įrangą ir serverius?

Tai yra pati atsakingiausia dalis, nes viena smūgis į serverį gali sustabdyti visą verslą. Mes naudojame specialias antistatines dėžes, putų plastiko ir "šokso absorberius". Be to, visus serverius pažymime ir užfotografuojame prieš pakavimą, o atvykus į vietą – prijungiamos tik tuomet, kai klientas patvirtina, kad aplinka (temperatūra, drėgmė) naujame biure yra tinkama. Dirbame su IT administratoriais, o ne prieš juos.

Kas atsitinka su konfidencialiais dokumentais?

Jūsų pasitikėjimas svarbiau už bet kokią logistiką. Visus dokumentus, jei klientas to pageidauja, supakuojame į uždaromas, plastikines dėžes su serijiniais numeriais ir užsegljuojame. Tokiu būdu net vairuotojas pervežimo metu neturi prieigos prie jūsų sutarčių ar buhalterijos. Esu matęs atvejų, kai konkurentai bandė "užgrobti" informaciją pervežimo metu, todėl šis saugumo lygis mums yra standartinis, ne papildomas.

Ar galite padėti su išstatymu naujame biure pagal planą?

Ne visada klientai turi laiko ar noro rodyti kiekvieną dėžę, kur reikia stoti. Jei turite biuro išplanavimo schemą (floor plan), mūsų komanda gali ne tik iškrauti, bet ir pastatyti stalus, kėdes ir sujungti kompiuterius pagal žymas. Vienai Lietuvos įmonei, grįžusiai iš Tilburgo, mes taip gerai suorganizavome išdėstymą, kad darbuotojai pirmadienį ryte net nesužinojo, kad viskas buvo išardyta ir surinkta iš naujo.

Pinigai ir saugumas

Ką daryti, jei kelyje įvyksta avarija ar dingo krovinys?

Per 20 metų tai nutiko tik kartą, ir tai ne mano kaltė (buvo sunkus štormas Vokietijoje), bet bet kada gali būti pirmą kartą. Mes turime visapusišką draudimą, kuris dengia krovinį nuo momento, kai jis palieka jūsų rankas Olandijoje, iki momento, kai jį pasiduodate Lietuvoje. Svarbiausia – turite turėti inventoriaus sąrašą (packing list), draudimo kompanija be jo nieko nebus mokėti. Be to, naudojame GPS stebėjimą realiu laiku, taigi visada žinome, kur yra jūsų biuras ant ratų.

Ar galima užsakyti dalinį krovinį (dalį sunkvežimio), jei daugiau kaip viena įmonė nebegaben?

Taip, tai vadinama "part load" arba dalinio krovinio pervežimu. Jei jūsų biuro turtas užima tik 5-10 vietų sunkvežimyje, mes sujungiame su kitu kroviniais tame pačiame maršrute (pavyzdžiui, su kitu klientu iš Utrechto). Tai leidžia sutaupyti iki 40 proc. biudžeto, palyginus su pilnu sunkvežimio nuoma. Paskutiniu metu, kai kainos degalams šokuoja, tai yra labai populiari paslauga mažesnėms startuolių komandoms.

Išvada

Biuro perkėlimas iš Olandijos – tai ne fizinis darbas vien, o strateginis žaidimas, kuriame laikas ir saugumas yra pagrindiniai figūrų žaidėjai. Aš mačiau, kaip blogai suplanuotas perkėlimas suardė metų pelną, todėl visada saku: geriau permokėti už profesionalią planavimo paslaugą, nei vėliau šalti su sugriuvusiu verslu. Rinkdamiesi partnerį, žiūrėkite ne tik į kainos lentelę, bet ir į tai, kaip jie kalba apie rizikas.

Efektyvios biuro perkėlimo paslaugos iš Olandijos turi būti grindžiamos ilgamečia patirtimi ir žiniomis apie vietos specifiką – nuo Amsterdamo leidimų iki Vokietijos automagistralių eismo. Niekada nebijokite klausti "kaip" ir "kodėl", nes tik gaudami atsakymus galite būti ramūs savo verslo ateičiai. Verslo perkėlimas yra naujas etapas, o ne bausmė – leiskite mums padaryti jį sklandžiu.