Biuro perkėlimas su mikroautobusu iš Olandijos į Lietuvą: Vadovas be „vandenų“

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas niekada nebus tikrai paprastas, bet jis gali būti be streso, jei žinai, į ką įsitrauki. Dažnai klientai sako: „ tiesiog reikia nutempti keletą stalų ir kompiuterių “, tačiau realybėje viskas yra sudėtingiau. Ypatingai kalbant apie tarptautinius maršrutus, tokius kaip biuro perkėlimas su mikroautobusu iš Olandijos į Lietuvą. Čia ne tik apie vairavimą, bet ir apie logistiką, dokumentus, olandiškus pločius ir lietuviškus asfalto ruožus. Per šiuos dešimtmetis mačiau viską – nuo idealiai supakuotų „Apple“ parduotuvių iki to, kai kėdės iškris iš atviros duries Vokietijos autobane.

Kodėl verta rinktis būtent mikroautobusą? Olandijoje daugėja lietuvių verslų, o kai ateina laikas grįžti arba plėstis toliau, didžiuliai sunkvežimiai dažnai yra per daug. Jie brangūs, lėti mieste ir kartais tiesiog netilptų į mažą „Office“ angarą Roterdame ar Amsterdame. Mikroautobusas – tai auksinis vidurkis. Telpa apie 10–15 kubinių metrų krovinio, tai pakankamai vidutinei įmonei, o kaina – kelis kartus pigiau nei 3,5 tonos sunkvežimis su kranu. Be to, vairuotojas su tokiu transporto priemone gali važiuoti greičiau ir yra mobilus.

Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi, nerašysiu sausų instrukcijų, o papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus. Jei ruošiatės perkelti savo verslo „būstinę“ iš Nyderlandų Lietuvon, skaitykite toliau – galiu garantuoti, kai kurių dalykų nesužinosite niekur kitur.

Organizaciniai reikalai: kaip neprarasti galvos

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka toks biuro perkėlimas su mikroautobusu iš Olandijos į Lietuvą?

Visada klausiu, kada klientui reikia, kad dalykai būtų vietoje, o jis atsako: „ vakar “. Žinoma, taip neįmanoma, bet standartiškai, jei viskas tvarkinga, nuo pakrovimo Olandijoje iki iškrovimo Vilniuje ar Kaune praeita apie 24–30 valandų. Tačiau tai yra gryvas vairavimo laikas, reikia prisidėti dar valandą-dvi pakrovimui, dar tiek pat iškrovimui, o jei kelyje užstringa muitinėje arba gauname „ratą“ Vokietijoje, tai gali užtrukti ir dviem dienoms. Geriausia planuoti su savaitės atsarga, nes orai ar eismo įvykiai nieko neklausia.

Ar telpa mano visas biuras į vieną tokį mikroautobusą?

Tai labai dažnas klausimas ir čia negaliu atsakyti tiesiog „taip“ ar „ne“. Standartinis „Sprinter“ tipo mikroautobusu pervežimas telpa apie 10–12 europinių kėdžių (120x80cm) arba 4–5 didelius biuro stalus su lentynomis. Jei turite tik darbo vietas ir kelias spintas, tai tikrai telpa. Bet jei perkėlite visus archyvus su dokumentais, kuriems sukaupta per dešimtmetį, gali tekti važiuoti du kartus. Dažniausiai klientai pervertina savo turimą turtą – vienas stalas užima daugiau vietos, nei atrodo, kai jis nėra išardytas.

Ką daryti su paštu ir slaptais dokumentais, ar juos saugu vežti?

Geriausia juos vežti su savimi keleivinėje kabinoje, o ne atgalinėje dalyje. Nors mes visada užrakiname duris ir naudojame juostas, dokumentų dėžės gali sužlugti, o konfidentialumas – tai svarbiausia. Esu matęs situacijų, kai vairuotojas staigiai stabdėje, ir visi sutartys iškrito ant grindų, sumišus su drėgme nuo žiemos batų. Jei dokumentų daug, supakuokite juos į plastikines dėžes su dangteliais ir pažymėkite „NEkrauti ant viršaus“.

Kaip tinkamai supakuoti kompiuterius ir serverius, kad nenukristų?

Kompiuteriai – tai nervų rūgštis kiekvieno perkėlimo. Niekada nedėkite jų į didžiąsias dėžes be užpildo. Idealus variantas – originalios pakuotės, jei jų dar likote. Jei ne, tai kiekvieną monitorių ir sisteminį bloką reikia apvynioti burbuliukine plėvele, uždėti į dėžę ir užpildyti tuščias vietas putomis arba senais laikraščiais. Vienas klientas taip padarė, ir netgi kai vairuotojas nukrito į duobę Vokietijos autostradoje, technika liko sveika. Monitoriai turi būti statomi tik vertikaliai, gulint jie paprastai sužlunga nuo svorio vibracijų.

Pinigai ir kainodaros niuansai

Kiek apytiksliai kainuoja toks biuro perkėlimas su mikroautobusu iš Olandijos į Lietuvą?

Nedarykime klaidos sakydami, kad kaina fiksuota. Ji svyruoja priklausomai nuo degalų kainos (o dabar jos, kaip žinote, nelabai linksminančios), sezono ir vietų, kuriose reikia užeiti. Vidutiniškai vienos kelionės kaina svyruoja nuo 800 iki 1300 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia tik vežti, ar reikia padėti krauti ir iškrauti. Jei reikia įrenginio (keliamosios rankenos) pagalbos, kaina šokteli. Taip pat prisideda keltų mokesčiai, jei važiuojate per Vokietiją arba lenkiate kitais maršrutais.

Ar mokėti už pristatymą tiesiai į biuro centrą mieste?

Olandijoje, ypač Amsterdamo centre, arba Vilniaus senamiestyje, sustoti su 3,5 metrų aukščio mikroautobusu gali būti tikras košmaras. Mes stengiamės priartėti kuo arčiau, bet jei ten „zonos“, kurioje negalima stovėti ilgiau kaip 5 minutes, teks iškrauti ant šaligatvio ir pernešti rankomis. Kartais taip išeina net pigiau nei gauti baudą. Jei jūsų biuras yra pirmame aukšte be lifto, o gatvė siaura, pasiruoškite, kad mums reikės ilgesnio laiko arba papildomų rankų.

Kas vyksta, jei aš netiksliai nurodžiau kiekį daiktų?

Tai kasdienybė. Kartai atvažiuojame, o ten stovi trys kartus daugiau dėžių nei buvo kalbėta. Jei mikroautobusas jau užpildytas iki lubų, turime dvi išeities: palikti likutį ir važiuoti antrą kartą (už papildomą mokestį, žinoma) arba bandyti „gudriai“ supakuoti ant stogo, jei tokios galimybės nėra, tai neįmanoma dėl aukščio limitų. Geriau deklaruoti daugiau ir važiuoti su tuščia vieta, nei gaudyti vairuotoją, kuris nežino, kur dėti dėžę su svarbiais buhalteriniais dokumentais.

Ar draudimas įeina į kainą, ar jį reikia pirkti atskirai?

Pagal nutylėjimą, krovinių draudimas yra, bet jis dažnai būna minimalus – pvz., 10 EUR už kilogramą arba fiksuota suma, kuri, tiesa sakant, neatspindi biuro technikos vertės. Jei vežate brangų serverį, verta pasakyti mums iš anksto ir papildomai jį apdrausti. Vieną kartą klientas nepranešė apie brangų meninį kūrinį biure, ir jam nukritus, buvo didelių nesusipratimų. Geriau būti saugiam ir sumokėti kelis eurus daugiau.

Kelionės eiga, krovimas ir praktiniai patarimai

Kur geriausia susitikti su vairuotoju Olandijoje, kad nebūtų problemų?

Jeigu jūsų biuras yra pramoniniame kvartale, pvz., netoli Roterdamo uosto ar Eindhoveno, viskas paprasta – važiuojame tiesiai prie durų. Bet jei esate gyvenamajame kvartale, geriau susitarti tiesiog artimiausioje didelioje parduotuvės aikštelėje, pvz., „Jumbo“ ar „AH“ stovėjimo aikštelėje. Ten yra vietos, nėra griežtų apribojimų, ir mes galime saugiai ir greitai įkrauti viską. Vairuotojams taip pat lengviau maneasti tokią vietą nei vingiuoti siaurose gatvelėse, kur „stop“ ženklai yra kas 10 metrų.

Kas vyksta, jei vairuotojas užstringa muitinėje ar turi techninę problemą?

Nors Olandija ir Lietuva yra ES erdvėje ir muitinės kontrolės paprastai nėra, tačiau mobilioji policija gali sustabdyti ir patikrinti ar dokumentai tvarkingi, ar krovinys atitinka deklaraciją. Jei trūksta kokių nors dokumentų, pvz., technikos serijinių numerių sąrašo, gali užtrukti valandą ar dvi. Techninių problemų atveju, jei sugenda mikroautobusas, mes turime pagalbos paslaugą visame maršrute, tad dažniausiai pasiunčiame kitą automobilį, bet tai gali padidinti pristatymo laiką. Esu matęs, kaip seni „Sprinteriai“ užsidega varikliai – tai retai, bet įvyksta.

Ar reikia man patiems padėti krauti arba turite savo komandą?

Standartiškai, kai užsakote biuro perkėlimą su mikroautobusu iš Olandijos į Lietuvą, jūs įsigyjate vairuotoją, kuris yra atsakingas už vairavimą ir fizinį krovinio užtikrinimą kelyje. Tačiau jis nėra profesionalus krovikas, kuris nuleis 40 kilogramų spintą vienas. Jei jūsų komanda gali padėti pakrauti dėžes į mikroautobusą, tai puiku – bus greičiau ir pigiau. Jei ne, reikia užsakyti „du vairuotojai“ arba krovikus abiejuose galuose. Nerekomenduoju kelti sunkių daiktų vienam su vairuotoju – sveikata brangesnė.

O galima juos vežti ir savaitgaliais, kai biuras nedirba?

Taip, šiandien logistika dirba be poilsio. Mes galime atvykti sekmadienį į Olandiją ir pakrauti, jei jums taip patogiau, o pirmadienį rytą jau būti Lietuvoje. Vienintelis dalykas – tikrinkite, ar jūsų naujojo biuro pastatas Lietuvoje yra atidarytas iškrovimui. Buvo atvejų, kai atvykome naktį į Kauną, o pastato saugnikas neleido įleisti, nes neturėjo raktų nuo prekybinės zonos vartų. Teko laukti iki ryto, o tai laikui bėgant brangiai kainuoja.

Išvada

Apibendrinant savo ilgametę patirtį, galiu pasakyti, kad sėkmingas verslo perkėlimas priklauso ne tik nuo ratais, bet ir nuo detalių. Biuro perkėlimas su mikroautobusu iš Olandijos į Lietuvą yra puiki alternatyva tiems, kurie nori sutaupyti ir išvengti didelių sunkvežimių komplikacijų, tačiau reikalauja gero planavimo. Niekada nebijokite klausti vairuotojo arba logistikos vadovo patarimų – jie matė šimtus biurų ir žino, kur dažniausiai pasitaiko klaidos.

Verta investuoti laiką į kokybišką pakavimą, tikslų inventorizų (sąrašą) ir aiškų susitarimą apie laikus bei vietą. Jei viską padarysite protingai, jūsų įmonė veiks be pertraukos, o olandiškas biuro „duchas“ greitai persikels į naujas patalpas Lietuvoje. Sėkmės kelyje ir naujuose verslo pradžiuose!