Biuro perkėlimas Olandijai: patikima ir greita paslauga verslui, kuris neketena stabdyti

Įvadas

Perkėlimas į užsienį visuomet yra iššūkis, o kai kalbame apie biurą, čia susiduria jau ne tik su asmeniniais daiktais, bet ir atsakomybe už įmonės turtą bei, svarbiausia, verslo procesus. Esu šioje srityje beveik dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena: biuro perkėlimas Olandijai ar bet kuria kita kryptimi gali būti tikras košmaras, jei viską palikiate paskutinę minutę. Olandija – tai viena populiariausių kryptų mūsų verslui, ten plėtojasi logistika, IT sektorius ir prekyba, todėl dažnai tenka organizuoti keliais sunkvežimiais vykstančias ekspedicijas.

Svarbiausia, ką turi suprasti kiekvienas vadovas: tai ne tiesiog baldų pervežimas. Tai techninė operacija, kur reikia sinchronizuoti laiką, dokumentus, o kartais ir muitinės procedūras, nors ir važiuojame po Europos Sąjungos vėliava. Dažnai klientai klausia, kodėl reikia planuoti savaitėmis iš anksto? Atsakymas paprastas – geriausi ekspedicijos vairuotojai ir geriausia technika yra užsakyta iš anksto. Jei norite, kad jūsų darbuotojai pirmadienį Ryge ar Vilniuje dirbtų, o antradienį jau būtų pasiruošę darbą Amsterdame ar Roterdame, viskas turi būti suplanuota milimetriniu tikslumu. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip vyksta organizacinis procesas, kad biuro perkėlimas Olandijai neprarastu savo reputacijos.

Ką reikia žinoti prieš pradedant?

Šioje skiltyje aptarsime pagrindinius niuansus, susijusius su logistika ir organizavimu, dažnai užduodamus klausimus.

Kaip tiksliai apskaičiuojama biuro perkėlimo kaina į Olandiją?

Tai klausimas, kurį girdžiu pirmiausia. Nėra vieno fiksuoto skaičiaus, nes viskas priklauso nuo tūrio ir atstumo. Paprastai biuro perkėlimas Olandijai kainuoja nuo 1,5 iki 3,5 eurų už kilometrą priklausomai nuo to, ar naudojame 3,5 tonų „kraują“, ar 20 tonų sunkvežimį su keliamosios galios platforma. Prie kainos taip pat pridedamas krovimo darbas Vilniuje (ar kitame mieste) bei iškrovimas Olandijoje. Pavyzdžiui, jei perkeliate nedidelę IT įmonę su 5 darbo vietomis, tai gali siekti apie 1200–1500 eurų, o didelio open-space biuro perkėlimas kainuos tūkstančiais. Visada rekomenduoju atsiųsti inventorizacijos sąrašą, kad galėčiau pateikti tikslią, ne „apytikslę“ pasiūlymą.

Ar reikia daryti specialų inventorizacijos sąrašą ar užtenka paprasto?

Būtina daryti detalią inventorizaciją, ir tai ne dėl mūsų, o dėl jūsų ramybės. Esu matęs situacijų, kai atvyksta į vietą, o klientas šaukia: „Kur mane nupirktas kėdė?“. Tarkime tiesiog – be sąrašo bus chaosas. Be to, nors Olandija ir yra ES šalis, bet perkėlimant įmonės turtą, gali reikėti įrodymų, kad tai ne prekyba, o perkėlimas, ypač jei vertė didelė. Rašome viską: nuo „Monitorius Dell 27 colių“ iki „Kavos aparatas Philips“. Tai padeda ir draudimo atveju, jei, Dievo malonės, ką nors nudūžtume kelyje.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo užsakymo iki iškrovimosi Amsterdame?

Standartiškai, jei kalbame apie biuro perkėlimą Olandijai, tai nuo pasirašomo sutarties momento iki pristatymo praeina maždaug 3–7 darbo dienos. Reikia laiko surinkti dėžes (jei mūsų darbuotojai tai daro), supakuoti IT įrangą, užpildyti dokumentus. Patys važiavimai trunka maždaug 18–24 valandas viena kryptimi priklausomai nuo to, ar važiuojame per Vokietiją, ar lenkiame Lenkiją. Jei reikia specialios technikos (pavyzdžiui, keltuvas sunkiems seifams), tai gali užtrukti ilgiau dėl technikos rezervavimo. Geriausia pradėti planuoti mažiausiai mėnesiu prieš.

Kaip veikia draudimas pervežimo metu ir ką jis apima?

Visada turi būti CMR draudimas, jis yra privalomas pagal įstatymus. Standartinis draudimas dažnai siekia tik kelis šimtus tūkstančių eurų už visą sunkvežimį, todėl brangią IT įrangą ar serverius reikia papildomai įvertinti. Aš asmeniškai visada patariu sudaryti „Visų rizikų“ draudimo polisą. Kas tai reiškia praktiškai? Jei vairuotojas staiga sustoja ir serveriai nukrenta, jūs gaunate pinigus. Be šio poliso, gali būti, kad atsisakysime mokėti už sugadintus, neįpakaluotus daiktus, nes kaltė galėtų būti ir kliento pusėje (blogai supakuota).

Olandijos specifika ir vietiniai ypatumai

Kiekviena šalis turi savo niuansų, o Olandija čia nėra išimtis. Yra dalykai, kuriuos reikia žinoti tik ten važiuojant.

Ar yra kokių nors ypatingų apribojimų važiuojant į Olandijos miestus sunkvežimiais?

Žinoma, olandai labai griežti reglamentuojami transporto srityje. Amsterdamo, Utrechto ar Hagos centruose dažnai reikalingos specialios leidimams (ontheffing) įvažiuoti sunkvežimiui arba netgi „Zero emission“ zona, kur gali važiuoti tik elektriniai sunkvežimiai. Dažnai tenka krovinį perkrauti į mažesnį 3,5 tonų sunkvežimį „paskutiniame kilometre“. Jei to neplanuojame, gausite milžinišką baudą, kurią teks mokėti klientui, nes vairuotojas negalės įvažiuoti į gatvę. Todėl adreso tikslumas yra svarbiausia.

Kaip elgtis su parkavimu Olandijoje, kai tenka iškrauti biurą?

Olandijoje vieta yra auksinės vertės. Negalima tiesiog sustoti ant kelio ir pradėti iškrauti, nes greitai atvažiuos policija arba vietinės savivaldybės tarnyba ir uždengs ratus. Organizuodamas biuro perkėlimą Olandijai, visada patikrinu, ar yra galimybė statyti mašiną prie pat įėjimo, ar reikia rezervuoti vietą (ligplaats reserveren). Kartais teko netgi kalbėtis su kaimynais, kad jie neišvažiuotų savo automobilių iškrovos dieną. Tai smulkmenos, bet jos užtikrina sklandų procesą.

Ar tikrai visi vairuotojai kalba angliškai ir gali susitarti su vietiniais saugotojais?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent bazinę anglų kalbą, bet Olandijoje situacija paprasta – jie kalba puikiai angliškai, net geriau nei mes kartais. Problemų su komunikacija nebūna. Tačiau jei reikia sudėtingesnio derinimo su pastato administracija dėl liftų ar laiko, aš asmeniškai visada paskambinu iš Lietuvos arba rašau el. laišką anglų kalba. Vairuotojo užduotis – vairuoti ir krauti, o ne derėtis su pastatu valdančia kompanija dėl lifto rezervavimo.

Techniniai ir organizaciniai klausimai

Čia aptarsime pačią perkėlimo „esencę“ – kaip tai vyksta fiziškai.

Kaip supakuoti jautrią IT įrangą ir serverius, kad niekas nenulūžtų?

IT įranga yra patys brangiausi daiktai biure. Mes nenaudojame paprastų kartoninių dėžių serveriams. Turime specialias antistatines dėžes, putų (polistirolo) įdėklus ir užraktus. Monitoriai dedami į specialias transporto dėžes su skydeliais, kad jie nesitrenktų vienas į kitą. Esu matęs, kaip klientai bandė taupyti ir vežė serverius paprastose dėžėse su laikraščiais – rezultatas buvo prastas. Patikimas biuro perkėlimas Olandijai visada prasideda ne nuo sunkvežimio pakrovimo, o nuo kokybiško supakavimo.

Ar galima atlikti perkėlimą savaitgaliu, kad neprarastų darbo laiko?

Taip, tai yra viena dažniausių praktikų. Dažnai pasirašome sutartį, kad krovimas vyksta penktadienį vakare arba šeštadienį, važiuojame naktį, o Olandijoje iškrauname sekmadienį arba anksti ryte pirmadienį. Tačiau reikia žinoti, kad Olandijoje darbuotojams taikomi griežti darbo laiko apribojimai. Jei mūsų komanda turi dirbti sekmadienį, tai gali reikalauti papildomų leidimų arba didesnių atlyginimų vairuotojams, todėl toks paslaugos variantas kainuoja brangiau, bet verslui tai dažnai pasiteisina.

Kas daroma, jei biure yra daug daiktų, kurie netilps į liftą?

Olandijoje daug senų pastatų, kur liftai yra labai maži arba jų nėra. Tada naudojame keltuvus su platforma, kuri pakelia krovinius pro langą. Tai reikalauja išankstinio matavimo – aš turiu žinoti ne tik svorį, bet ir angos matmenis. Kartais teko net išimti langus. Jei klientas nenurodo, kad prekių keltuvas nebegali įvažiuoti į kiemą, gali susidurti su papildoma problema. Todėl visada prašau nuotraukų iš išorės ir viduje.

Ką daryti su baldų surinkimu ir išrinkimu – ar tai įeina į kainą?

Paprastai į standartinę kainą įeina baldų išrinkimas ir surinkimas pagrindiniams darbo stalams, spintoms, sekcijoms. Bet tarkime tiesiog – jei turite sudėtingų „design“ baldų, kurie susideda iš šimto detalių, tai gali reikėti ypatingo dėmesio. Mes tai darome, bet tai užtrunka ilgiau. Prieš pradedant darbus, visada aptarame, kas bus išrinkta, o kas ne. Kartais klientai nori išrinkti tik stalus, o spintas palikti surinktas – tai taip pat įmanoma.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad sėkmingas biuro perkėlimas Olandijai nebeveikia kaip „vilkio ir vežk“ principas. Tai yra sudėtingas orkestras, kur reikia suderinti vairuotojus, krovikus, dokumentus, vietos parkavimo taisykles ir kliento verslo poreikius. Per tą dvidešimt metų esu išmokęs vieno: taupyti ant planavimo ir supakavimo – tai brangiausias nuostolis. Jei viską padarysime tvarkingai, jūsų įmonė nenukentės, o darbuotojai vos nusispinks, kai atsidurs naujoje vietoje. Nenuvilkite, pasitikėkite savo ekspedicijos partneriu, o techninius dalykus palikite mums.