Biuro perkėlimas Olandija Lietuva – minimalios prastovos: kaip išvengti nuostolių verslui?

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir, turiu pasakyti, biuro perkėlimas visada yra tas pavojiausias momentas kiekvienam verslui. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tik paprastas daiktų išvežimas, tačiau kai kalbame apie tarptautinius maršrutus, ypač tokius kaip Olandija-Lietuva, čia susiduri su visa eile niuansų. Per tą laiką mačiau viską: nuo puikių, laiku įvykdytų projektų iki tų, kai vairuotojai užstrigdavo ties Karaliaučiumi be dokumentų, o klientas Lietuvoje laukė ir nieko negalėjo daryti. Mano tikslas čia nepergudrauti, o tiesiog papasakoti, kaip tai veikia iš vidaus, kad jūsų firmos veikla nenukentėtų. Svarbiausia – suprasti, kad biuro perkėlimas Olandija Lietuva – minimalios prastovos reikalauja ne tik greito vairuotojo, bet ir labai gero planavimo.

Kai įmonė nusprendžia judėti iš Nyderlandų, pavyzdžiui, iš Amsterdamo ar Roterdamo, back-office į Vilnių ar Kauną, pagrindinis baimės objektas yra ne tiek patalpų keitimas, kiek informacijos ir įrangos judėjimas. Jei serveriai nukeliauja vėlai, arba vadybininkai neturi kompiuterių trijų dienų, nuostoliai gali būti didesni nei patys pervežimo išlaidos. Todėl visada sakau savo klientams: geriau pradėti ruoštis mėnesiu anksčiau ir viską detaliai suplanuoti, nei vėliau verkti dėl prarastų sutarčių. Šiame straipsnyje bandysiu išdėlioti tą patirtį, kuri sukaupta per ilgametę darbo tarptautinių pervežimų srityje, ir atsakyti į dažniausiai kylančius klausimus, kuriuos klausiate ne tik telefonu, bet ir savo galvose.

Patirtis ir logistiniai sprendimai

Verta paminėti, kad kiekvienas maršrutas yra unikalus. Nors atstumas tarp, tarkime, Hagos ir Klaipėdos yra gana standartinis (apie 1600–1700 km viena kryptimi), kelių sąlygos, o ypač muitinės procedūros, gali smarkiai pakeisti planus. Esu matęs, kaip mažos IT kompanijos, išsivežusios tik keletą dėžių su technika, susidurdavo su didžiuliais nenuoboduliais, nes neparengė TIR knygelės arba Ex1 dokumentų. O biuro perkėlimas Olandija Lietuva – minimalios prastovos įmanomas tik tada, kai visa šia burokratija padaryta iš anksto, o vairuotojas tiesiog važiuoja ir praleidžia sienas kaip vėjas.

Dar vienas dalykas, kurį dažnai pamirštate – tai fizinis darbas. Biuras ne tik iš kompiuterių susideda. Yra dideli archyvai, seifai, erdžios sofės posėdžių kambariuose. Vienintelis būdas tai padaryti greitai yra profesionali komanda, kuri atvyksta ne su viena vagonėle, o su reikiamu kiekiu žmonių ir pakavimo medžiagų. Kartą teko pervežti didelį finansų sektoriaus biurą, kur klientas tikėjosi, kad viskas įvyks per savaitgalį. Mes atvykome su 4 vadybininkais į Olandiją, išmontavome, supakavome ir sekmadienio ryte jau buvome Lietuvoje montuojant baldus. Tokio greičio nepavyktų pasiekti be aiškaus strateginio plano.

Kas lemia sėkmę?

Esu gilių įsitikinimų, kad sėkmę lemia ne technika, o komunikacija. Jei man pasakysite, kad jums būtina, kad paskutiniai serveriai būtų išjungti penktadienį 18:00 valandą, o įjungti Lietuvoje pirmadienį 8:00 ryte, aš žinau, kad turiu skirti dvi mašinas: viena eina lėtai su baldais, kita – „skubiojo režimo“ su IT įranga. Tokiu būdu užtikriname, kad biuro perkėlimas Olandija Lietuva – minimalios prastovos tampa realybe, o ne tik reklaminiu šūkiu. Be to, visada rekomenduoju turėti atsarginius planams, pvz., duomenų kopijas debesyje, jei staiga įvyktų kažkas neprognozuojamo kelyje.

Taip pat nenorėčiau pamiršti ir apie draudimą. Per 20 metų buvo atvejų, kai vairuotojas buvo apkaltintas ne savo kaltė padarytu žala (pvz., užsidegė kitas automobilis priešais mus). Jei jūsų turtas yra nepilnai įvertintas arba draudimo polisas neapima tarptautinių reisų, galite likti su niekuo. Visada tikriname, ar klientas turi „Cargo“ draudimą, ir jei ne, pasiūlome savo variantą. Tai nedidelė kaina už ramybę, kai kelyje yra brangiausių įmonės turtų.

Dažniausiai užduodami klausimai (ir atsakymai iš vidaus)

Planavimas ir laikas

Kiek realiai laiko reikės nuo A iki Z?

Viskas priklauso nuo to, kiek daug turite daiktų ir kur tiksliai esate Olandijoje. Jei tai mažas biuras 50 kv. metrų Eindhovene, tai viskas gali įvykti per 3–4 dienas, įskaitant pakavimą ir išpakavimą Vilniuje. Esu matęs didelius projektus, kai truko dvi savaites, nes teko laukti specialios technikos sunkiemsems spintoms perkelti.

Galima penktadienį išsivežti, o pirmadienį jau dirbti?

Taip, tai yra mūsų standartinis pasiūlymas verslui, norinčiam išvengti prastovų. Tam reikia labai goro sinchronizavimo: paprastai siunčiame komandą pakavimti ketvirtadienį, o vairuotojas važiuoja per naktį. Žinoma, visada egzistuoja rizika, kad užstrigs sienose, tačiau su gerai parengtais dokumentais tai retai nutinka.

Mums būstas Roterdame, o ką daryti su parkingu ten?

Didžiuosiuose Nyderlandų miestuose su parkingu tikrai bėda, ypač sunkvežimiams. Paprastai mes iš anksto sutariame su vietinėmis savivaldybėmis arba nuomojame vietą privačiame kieme, kad mūsų vairuotojams nebūtų skirtų baudų. Negalima tiesiog sustoti „kur bekvėp“ prie biuro, nes greitai atvyks policija.

Technika, baldai ir įranga

O serveriai? Jie jautrūs, negaliu juos tiesiog į dėžęmėt.

Absoliučiai teisus, serveriai neleidžiami į paprastas dėžes, juos supako specializuoti IT logistikos ekspertai. Mes naudojame specialias antistatines dėžes su putomis, kurios laiko įrangą fiksuotą, kad ji nešoktų važiuojant nelygiu keliu. Praeityje buvo atvejų, kai klientai gelbėjo 100 eurų ant dėžių, o paskui mokėjo tūkstančius už sugadintus duomenų centrų elementus.

Ar reikia patiems dėti į dėžes ar jūs turite savo?

Turime savo, geriausių, kokiuos tik galima rasti rinkoje – dvigubos sienelės, stiprios. Jei norite sutaupyti, galite dėti patys smulkius daiktus, bet tuomet užtikrintumo, kad neišsibars, bus mažiau. Dažniausiai klientams patogiau, kai mes atvykstame su dėžėmis ir viską darome, jie tiesiog stebi ir geria kavą.

Turiu labai brangų stalą, jis neilimpas, ar praeis į liftą?

Tai klasikinis būdas nustebti, nes daugelis pamiršta išmatuoti liftus dar prieš išvežant. Jei stalas netilps, turime išsukti liftą durims arba naudoti kraną per langą, kas brangiai kainuoja. Visada siūlau iš anksto nufotografuoti laiptinę ir liftą, kad mūsų logistai galėtų įvertinti, ar reikės išmontuoti stalą į dalis.

Kaina, dokumentai ir papildomos paslaugos

Kas su muitine? Nenorim stovėti ten valandų valandas.

Jei visi dokumentai tvarkingi – Ex1 deklaracijos ir faktūros – pravažiavimas trunka 20–30 minučių. Didžiausia problema būna, kai klientas nežino, koks yra krovinio kodas (HS kodas), arba pateikia netikslias vertes. Tuomet muitininkai pradeda „kasti“ ir gali užlaikyti mašiną ilgam.

Kiek maždaug kainuoja toks reikalas?

Nekančiu klausimų apie kainą be matmenų, tačiau orientuotai, vidutinis biuras (apie 100 m2) kainuos nuo 2500 iki 4000 eurų priklausomai nuo sezono. Jei reikia tik smulkių daiktų pervežimo, gali tekti ir mažiau, o jei dar reikia išmontuoti ir montuoti baldus abiejuose galuose, skaičius augs.

Ar pasirašote kokį sandorį dėl įrangos jei kas nutiks?

Žinoma, mes visada sudarome sutartį, kurioje aiškiai surašoma, kas atsakinga už ką. Yra standartinis draudimas, kuris dengia žalą iki 10 eurų už kilogramą, bet jei turit ką nors itin brangaus, galima tai įtraukti kaip ypatingą punktą. Be rašto sutarties mes nepradėjome jokio darbo per tuos dvidešimt metų.

O jei reikia laikino sandėlio Lietuvoje?

Nesvarbu, ar atvykstate anksčiau, ar dar nesate radę patalpų, turime sandėlius Vilniuje ir Klaipėdoje. Galime iškrauti viską pas save, laikyti savaitę ar mėnesį, o paskui vežti į galutinę vietą. Tai dažnai padeda išvengti streso, kai Olandijoje reikia išsikrauti tuoj pat.

Išvados

Galiausiai noriu pasakyti, kad biuro perkėlimas Olandija Lietuva – minimalios prastovos nėra fantastika, tai tiesiog darbas, kurį reikia atlikti profesionaliai. Per savo karjerą mačiau, kad geriausi rezultatai pasiekiami, kai klientas nenuilsta klausti ir pasidalinti informacija. Nebijokite pasakyti mums apie savo baimes – ar tai dėl brangios meno kolekcijos biure, ar dėl to, kad darbuotojai negali dirbti be pietų.