Biuro perkėlimas mikroautobusais sklandus procesas: kaip išvengti chaoso ir sutaupyti nervus

Sveiki, draugai. Štai jau dvidešimt metų, kaip vaikščioju šioje srityje – nuo paprastų dėžių pervežimo iki didelių logistikos projektų. Per tą laiką mačiau viską: ir ašaras virš sulaužytos vazono, ir šypsenas, kai viskas pasibaigia lyg pagal užduotį. Daugelis mano klientų, kai užsuka pas mane, vis dar mano, kad biuro perkėlimas yra kažkas panašaus į katastrofą, kurios reikia išgyventi. Bet tiesą sakant, tai gali būti tiesiog darbo diena, jei viską užteisingai suplanuojate.

Neseniai vienas verslininkas iš Vilniaus Naujamiesčio klausė: „ kodėl visi šaukia apie sunkvežimius, jei aš turiu tik penkias biuretes ir du serverius?“ Tada supratau, kad dažniausiai žmonės perkaugia. Jie nuomoja per didelius sunkvežimius, kurie negali įvažiuoti į senojo miesto centrą, arba bando viską nuvežti asmeniniais automobiliais, darydami dešimtis važiavimų. Čia ir įsijungia biuro perkėlimas mikroautobusais. Tai yra tas auksinis vidurkis, apie kurį dažnai užmirštama. Šiame straipsnyje aš pasakysiu jums ne tai, kas parašyta vadovėliuose, o tai, kaip visa tai vyksta realiame gyvenime, gatvėse, esant rūkui, lietui ir neviltybei.

Kodėl verta rinktis būtent mikroautobusą? Pirmiausia – manevringumas. Jei jūsų biuras yra vietoje, kur sunkvežimiui apsukti yra problema, mikroautobusas (tarkim, „Mercedes Sprinter“ ar „VW Crafter“) sugebės įsivažiuoti be problemų. Antra – kaina. Jums nereikia mokėti už sunkvežimio techninę priežiūrą ir dyzelį, kuris kaista stovint spūstyse. Trečia – greitis. Dažniausiai vienas sėkmingas reisas su mikroautobusu lygus trijems nevykmingiems reisams su keleiviniu automobiliu. Taigi, jei planuojate biuro perkėlimas mikroautobusais, tai tikrai vienas geriausių sprendimų vidutinio dydžio įmonėms.

Dabar, kai jau supratome pagrindinį principą, pereikime prie to, kas tikrai domina. Aš surinkau daugiausia užduodamus klausimus, kuriuos girdėju per šiuos dvidešimt metų. Atsakymai čia ne iš vadovėlio, o iš manęs, vairuotojo, kuris mačiau visas tas dėžes su pasirašymais „Kruopštus“.

Kainos, laikas ir pasiruošimas

Kiek tai viskas kainuoja?

Žinoma, klausimas apie kainą visada kyla pirmas. Tiesą sakant, įmonių perkėlimo kaina svyruoja labai stipriai – pradedant nuo 150 eurų už mažą „start-up“ biurą ir baigiant tūkstančiais, kai kalbame apie didelius call centrus. Vidutiniškai, jei kalbame apie biuro perkėlimas mikroautobusais su vienu vairuotoju-kroviku, valandinė norma Lietuvoje svyruoja nuo 40 iki 60 eurų, priklausomai nuo dienos ir apkrovimo. Verta prisiminti, kad pigiau ne visada reiškia geriau, nes paskui brangiai išeina sutaisyti sulaužytus kompiuterius.

Ar reikia užsakyti vairuotoją tik arba su pagalbininkais?

Tai priklauso nuo to, kiek jūsų darbuotojų nori „prisidėti“. Esu matęs situacijų, kur direktoriai patys nešiojo dėžes, tai gerai stiprina komandą, tačiau dažniausiai tai užtrunka amžinai. Jei norite, kad viskas vyktų greitai ir profesionaliai, geriau pasiimti komandą – vairuotoją ir vieną ar du krovikus. Jie žino, kaip padėti spintas į mikroautobusą, kad jos neišlėktų posūkiuose ties Žvėrynu arba Naujamiesčio siauromis gatvėmis.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Jei turite maždaug 3-4 biuro erdves, vidutiniškai tai trunka apie 4-6 valandas su pakavimu ir išpakavimu. Bet nepamirškite, kad biuro perkėlimas mikroautobusais gali užtrukti ilgiau, jei nebus iš anksto surūšiuoti daiktai. Vieną kartą teko laukti valandą, kol klientas surado raktus nuo seifo, tad laiko planavimas yra pusė sėkmės. Geriau planuoti su atsarga, kad nevežtumėte dėžių naktį.

Ar reikia dėžių ar galima vežti kaip yra?

Geriau nebandyti vežti visko „kaip yra“, ypač popierinių dokumentų. Aš asmeniškai visada rekomenduoju pasirūpinti kokybiškomis dėžėmis, ypač tais, kurios turi dangtelius. Kai vairuojame per kelias, dulkes arba jei pradeda lyti, atviros dėžės traiškosi. Dauguma pervežimo firmų gali suteikti dėžes išsinuomoti prieš pat perkėlimą, tai nėra brangu, bet taupo nervus.

Techniniai niuansai ir baldai

Ar į mikroautobusą telpa dideli biuro stalai?

Tai vienas dažniausių klausimų. Žinoma, kad telpa! Mūsų naudojami mikroautobusai turi pakeltą stogą arba galima sulankstyti sėdynes, todėl tenka tiesiog didelė erdvė. Buvo atvejų, kai įsidėjome net 3 metrų ilgio konferencijos stalą, tiesiog gerai užjuosę jį apklotais. Svarbiausia yra tai, kad stalus reikia išardyti arba apsaugoti, kad jie nebruzdėtų vienas į kitą važiuojant pro kelio duobes.

Kaip saugiai pervežti kompiuterius ir serverius?

Technika yra pati jautriausia dalis. Niekada nekelkite monitorių vienas ant kito be tarpinio storio (pavyzdžiui, putų plastiko arba storų antklodžių). Biuro perkėlimas mikroautobusais yra saugus, jei viskas užfiksuojama diržais. Aš visada pasakau vairuotojams: „važiuok taip, lyg būtų uždegta raudona šviesa“, tačiau technika vis tiek turi būti užfiksuota. Serverius geriausia pervežti jų originaliose pakuotėse, jei dar jas išlaikėte.

Ar galima pervežti seifą?

Taip, bet čia jau reikia žiūrėti į svorį. Standartinis biuro seifas sveria apie 200-300 kilogramų, ir su juo susitvarko du stiprūs vyrai su specialia vežimėliu. Jei seifas sveria toną, tada mikroautobuso jau gali nepakakti dėl svorio limitų, bet 99 proc. biurų seifų įstumiamos be problemų. Tiesiog reikia pasirūpinti, kad kelias į mikroautobusą būtų lygus, nebejudant laiptais.

Ką daryti, jei lietuja?

Lietus Lietuvoje – tai ne nepasirodymas, o standartinė situacija. Mes visada turime su savim storų, vandeniui atsparių apklotų. Vairuotojas priartėja kuo arčiau įėjimo, o dėžės užklojamos. Jei labai lyja, mes įsirengiame „tunelį“ iš apklotų tiesiog į automobilį. Taip niekas nenurs, o jūsų dokumentai išliks sausi.

Rizikos ir papildomos paslaugos

Ar draudžiate pervežamus daiktus?

Tai labai svarbus klausimas, kurį dažnai užmiršta paklausti. Profesionalios pervežimo kompanijos turi atsakomybės draudimą, kuris veikia pervežimo metu. Tačiau jei jūs patys supakuojate lūžtamus daiktus (pvz., vazonus ar taurės) ir jie sulūžta dėl blogo pakavimo, draudimas tai gali ne padengti. Geriausia pasiklausti apie „Full Value Protection“ tipo draudimą, jei turite labai brangios įrangos.

Ar galite padėti surinkti baldus naujoje vietoje?

Absoliučiai taip. Nėra nieko blogiau, nei atvykti į naują biurą ir rasti ten dešimties išardytų stalų su tūkstančiu varžtų ant grindų. Mūsų komandos turi su savimi įrankius, tad surinksime stalus, spintas ir netgi sudėsime kompiuterius ant stalų, jei to pageidaujate. Tai paprastai įeina į kainą arba kainuoja labai nedidelį priemoką.

Kas nutinka, jei automobilis sugenda?

Per 20 metų man tai nutiko tik vieną kartą, bet būna ir taip. Jei biuro perkėlimas mikroautobusais sustoja dėl techninės gedimo, mes nedelsdami siunčiame rezervinį automobilį. Tai yra mūsų problema, ne jūsų. Jums nereikia panikuoti, tiesiog reikia turėti atsarginį planą savo galvoje, pvz., kad svarbiausius dokumentus galima laikinai padėti pas kaimynus. Tačiau su patikimomis kompanijomis to tikėtis nereikia.

Ar galima pervežti ir darbuotojus?

Kartais klientai klausia, ar galima su tuo pačiu mikroautobusu nuvežti ir dvi sekretores su kompiuteriais ant rankų. Techniškai – ne, jei mikroautobusas yra pilnas krovinių, nes tai saugumo pažeidimas. Tačiau jei kelionė trumpa ir daiktų mažai, mes galime susitvarkyti sėdynes, bet geriau nekeisti mišrios krovos su keleiviais. Geriau, kad darbuotojai važiuotų savo automobiliais arba taksi, o mūsų vairuotojas concentrating ties kroviniu.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro perkėlimas mikroautobusais nėra rocket science. Tai tiesiog logistika, kurią reikia patikėti profesionalams. Aš mačiau, kaip verslininkai praranda dienas dėl blogo planavimo, ir mačiau, kaip viskas vyksta per 3 valandas, kai viskas suorganizuota. Rinkitės tokią transporto priemonę, kuri tinka jūsų biuro dydžiui ir vietovės, kurioje esate. Nenuomokite sunkvežimio, jei jums reikia tik nunešti kompiuterius iš Gedimino prospekto į Antakalnį.

Nepamirškite, kad geriausias laikas susitarti su pervežėjais yra ne prieš pat išsikraustymą, o prieš savaitę ar dvi. Tai leis jums gauti gerą kainą ir užtikrinti, kad reikalingas mikroautobusas bus laisvu jums reikalingu laiku. Sėkmės jūsų naujame biure, ir tikiuosi, kad šis straipsnis padės išvengti to streso, kurį pats mačiau ne kartą. Jei abejojate – skambinkite, konsultacija visada pigiau nei klaida.