Biuro perkėlimas iš Olandijos: planavimo paslaugos, kurių negalima ignoruoti

Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti viena dalyką tikrai – perkelti gyvenamąją vietą yra paprasta lyginant su tuo, kas vyksta, kai tenka perkelti visą įmonę. Žmonės dažnai galvoja, kad „biuro perkėlimas iš Olandijos“ yra tik tai, kas įvyksta tada, kai sunkvežimis atvažiuoja prie durų. Mano patirtis sako, kad tai yra tik maža ledkalnio viršūnė. Tikrasis darbas, tas, kuris užtikrina, kad jūsų verslas ne sustos, o tik persikels, vyksta mėnesiais anksčiau, o ne valandomis vėliau.

Dirbu su klientais kasdien ir mačiau viską – nuo mažų startuolių, verčiančių vieną „Fiat Ducato“ pilną dėžių, iki didelių korporacijų, vežančių šimtus stalų ir serverines. Olandija yra specifinė rinka su savo geometrija, kelių sistemomis ir tuo, kaip ten veikia logistika. Jei planuojate biuro perkėlimą iš Olandijos į Lietuvą ar bet kur kitur, turite suprasti, kad be gero plano tai taps košmaru. Ne todėl, kad mes, vežėjai, ne savo darbą atliktume, todėl, kad verslas nemėgsta nestabilumo. Štai kodėl planavimo paslaugos nėra prabangus papildymas, o būtinybė.

Šiame straipsnyje nesakysiu jums standartinių frazių iš vadovėlių. Pasakysiu taip, kaip yra iš tiesų – su visa ta rūdimsa, kurią matome kelyje, ir konkrečiais patarimais, kaip išvengti brangių klaidų.

Kas daroma prieš vairuotoją užsidedant diržą

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį žygį?

Girdėjau klientų sakančių: „ah, mes tik prieš savaitę sužinojome“. Gerai, gal ir sužinojote, bet jei norite, kad biuro perkėlimas iš Olandijos vyktų sklandžiai, pradėkite galvoti apie jį mažiausiai prieš 4-6 savaites. Kodėl? Nes tą laiką reikia ne tam, kad susirastume būgną, tam, kad sudarytume detalių inventoriaus sąrašą, kuris nėra tiesiog „10 dėžių“. Reikia išsiaiškinti, ar reikės specialių kėlimo priemonių, jei Olandijoje biuras yra penktame aukšte be lifto, ar reikia gauti leidimus užimti gatvę prie pat „Amsterdam Zuid“ ar „Rotterdam Central“. Planavimas procesas, kurio trūkumas kainuoja brangiausiai – prarastu darbu laiku.

Ar tikrai reikia įmonės, kuriai planavimas yra pagrindinis darbas?

Galite bandyti patys, tarkime, jei perkėliate tik du kompiuterius ir kėdę. Bet jei kalbame apie pilną biuro perkėlimą iš Olandijos, kur įeina IT įranga, archyvai ir brangūs baldai, tai ne jūsų darbas. Aš mačiau situacijų, kur savininkai bandydami sutaupyti, patys dėliodami dėžes į sunkvežimį, ir rezultatas buvo sulūžęs LCD ekranai. Profesionalus planuotojas žino, kur dėti sunkiausius dalykus, kad neiškristų posvyrio, ir kokia tvarka iškrauti, kad vėliau nebereiktų visko pernešti tris kartus.

Kaip tvarkomi duomenys ir serveriai per vežimą?

Tai yra tamsiausia baima kiekvieno IT vadovo. Biuro perkėlimas iš Olandijos reiškia ne tik baldų vežimą. Serveriai, jei jie nėra debesų saugykloje, turi būti išjungti, tinkamai užpakuoti antipstatinėmis medžiagomis ir užfiksuoti jų būklė prieš pakrovimą. Mums dažnai tenka dirbti kartu su kliento IT specialistu, kad sudarytume „critical path“ – ką išjungiamą pirmiausia, o ką galime prijungti tik prieš pat pirmą darbo dieną naujame biure Lietuvoje. Čia nėra vietos improvizacijai, viena klaida gali padaryt šimtus tūkstančių žalos.

Ką daryti su tais dalykais, kurių nenešime į naują biurą?

Dažnai pasitaiko situacija, kai įmonė mažinasi arba tiesiog atsinaujina. Planuodami biuro perkėlimą iš Olandijos, turime numatyti ir „išmetimo“ strategiją. Olandijoje yra griežtos atliekų tvarkymo taisyklės, negalima tiesiog užmesti senų stalų į konteinerius prie gatvės. Mes įtraukiame į planą sustojimus ties specialiomis perdirbimo aikštelėmis arba dovanojame baldus labdarai. Vienas kartą teko vežti pusę sunkvežimio senų „kubų“ į degutinę, nes klientas negalėjo jų palikti Hagoje.

Finansai ir logistika: ką reikia žinoti iš anksto

Kodėl kainos skiriasi taip stipriai?

Klauskite ir klausykite atsakymo. Biuro perkėlimas iš Olandijos kainuoja ne tik pagal tai, kiek kilometrų nuo Amsterdamo iki Vilniaus. Čia įeina kuras, kainos Vokietijoje (kurios aukštesnės), mokesčiai už važiavimą po keliais, mokesčiai už aplinkos apsaugą zonose miestuose. Jei kas sako, kad gali atvežti už pusę pusės kainos, tikrinkite, ar jis turi visus draudimus. Vienas mano klientas pasirinko pigų nelegalų vežėją ir jo kroviniui „dingus“ sulaikė Vokietijos policija dėl neteisingų dokumentų. Pasirodo, pigu išeina tik tada, kai nereikia nieko daryti iš naujo.

Ar brangiau vežti savaitgalį ar švenčių dienomis?

Taip, ir tai yra natūralu. Biuro perkėlimas iš Olandijos dažnai planuojamas būtent savaitgaliui, kad verslas netektų mažiausiai darbo laiko. Tačiau vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus, o jei reikia dirbti sekmadienį, tai papildomai apmokestinama. Be to, jei norite atidaryti sandėlį Olandijoje, kad paimtume daiktus, ir ten reikia samdyti sargą ar kelties darbuotoją, tai visi papildomi mokesčiai. Kartais geriau nukelti perkėlimą prieš šventes ar po jų, kad išvengtumėte „užkainojimo“.

Kokį transportą rinktis – 3,5 tonos ar 20 tonų?

Čia logika paprasta, bet dažnai painiojama. 3,5 tonos sunkvežimis gali važiuoti greičiau, jis lengviau manevruoja Olandijos miestuose, bet jis telpa mažiau. Biuro perkėlimas iš Olandijos, jei tai didesnis įmonės padalinys, visada bus pigiau viena dideliu sunkvežimi (pvz., 90 kub. m.) nei trys maži. Tačiau jei jums reikia padaryti keletą pakyros vietų – paimti daiktus iš Eindhoveno, tada iš Utrechto – tai mažesnis transportas gali būti efektyvesnis, nes nereiks jungti priekabos kiekvieną kartą.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Dažnai ne, ir tai būna staigmena. Profesionalus biuro perkėlimas iš Olandijos apima ir specialias dėžes kompiuteriams, „hanger“ dėžes drabužiams (jei kalbame apie parduotuvę), antipstatines užsklandas. Jei jūsų paslaugų teikėjas nemini jų įkainioje, tikriausiai jis tikisi, kad jūs patys rūpinsitės „IKEA“ dėžėmis. Pasakykime tiesiai – popierinės dėžės, kurios sugedo po pirmojo lietaus arba sprogsta, kai ant jų užsidės monitorius, nėra sprendimas. Geriau pasirinkti paslaugą su visomis medžiagomis.

Rizikos, dokumentai ir vietinės ypatingybės

Kaip su Olandijos „milieu zones“ (aplinkos zonomis)?

Tai vienas dalykas, kuris dažnai užknisa net patikusius vairuotojus. Biuro perkėlimas iš Olandijos, ypač jei perkeliates iš miestų centrų, kaip Amsterdamas, Leidenas ar Utrechtas, reikalauja specialių leidimų sunkesniems transporto priemonėms. Negalima tiesiog užvažiuoti sunkvežimių su „Euro 6“ įrašu į tam tikras gatves. Mūsų planuotojai tikrina visus šiuos apribojimus iš anksto, kad vairuotojas nebuvo nubaustas, o transportas nebuvo uždarbtas. Vienas toks pažeidimas gali kainuoti daugiau nei valandinis vairuotojo darbas.

Kokie dokumentai yra būtini, kai keliaujame per Vokietiją ir Lenkiją?

Nors Olandija ir Lietura yra ES erdvėje, biuro perkėlimas iš Olandijos visada sukelia muitinės susidomėjimą, jei krovinys atrodo įtartai. Turi būti CMR draudimas, krovinio deklaracija ir, labai svarbu, T2L dokumentai, jei įmonės turtas yra senas ir nėra pirkimo sąskaitų (naujoms įmonėms tai nebūtina, bet esoms būtina). Vokietijos policija dažnai sustabdo sunkvežimius ir tikrina, ar važiuojate legaliai, ar krovinis neatitiko deklaracijos. Geri dokumentai yra jūsų laisvė.

Kas nutinka, jei kelio metu pasidauža kažkas brangaus?

Turi būti aiškus protokolas. Biuro perkėlimas iš Olandijos su mūsų komanda visada prasideda ne nuo pakrovimo, o nuo apžiūros. Mes fiksuojame kiekvieną įbrėžimą ant stalo ar spausdintuvo prieš jį padėdami į sunkvežimį. Jei atvykstant į Vilnių ar Kauną randama nauja žala, mūsų draudimas ją padengia. Esu mačęs, kaip klientai bando nusipirasti pigiausią draudimą, o tada, kai sulūžta 3000 Eur vertės serveris, pasirodo, kad draudimas nedengia „elektronikos“.

Ar galima padaryti dalinį perkėlimą ar laikiną sandėliavimą?

Žinoma, ir dažnai taip darome. Biuro perkėlimas iš Olandijos gali būti etapas. Kartais naujas biuras dar nėra paruoštas, todėl atvežame dalį daiktų į mūsų sandėlį Lietuvoje, o kitą dalį tiesiai į biurą. Arba atvirkščiai – išvežame senus baldus į sandėlį Olandijoje, laukiant pirkėjo. Planavimas čia yra raktas – mes žinome, kur ką padėsime, kad vėliau neieškotume tos vienos dėžės su svarbiaisiais sutartimis tarp šimtų kitų.

Išvada

Galiausiai, visas šis procesas yra apie ramybę. Po dvidešimt metų aš galiu užtikrinti, kad geriausias biuro perkėlimas iš Olandijos yra tas, kurio klientas beveik nejausia. Jis ateina į darbą pirmadienį ryte, o jo stalas stovi ten, kur turi stovėti, kompiuteris suveikia, o olandiškas kavinės puodelis jau pakeistas lietuvišku. Pasirinkdami profesionalią planavimo paslaugą, jūs neperšokate tik už kelių šimtų eurų, jūs perkate sau laiką ir nervų tausojimą. Neklauskite kainos, klauskite, kaip jie užtikrins, kad jūsų verslas nedings tarp Olandijos ir Lietuvos.