Biuro perkėlimas iš Olandijos – patogus ir operatyvus: kaip išvengti chaoso ir sutaupyti nervų

Dirbu šioje srityje beveik du dešimtmečius ir, pasakykime tiesiai, girdėjau viską. Pradedant nuo to, kaip kažkas pamiršo užrakinti sandėlį Olandijoje, baigiant tuo, kai vairuotojas reikalauja papildomo kavos pertraukėlės Vokietijos automagistralėje. Bet dažniausiai klientams rūpi viena pagrindinė thing – kaip viską padaryti taip, kad verslas nestotų, o kompiuteriai neatrastųsi dužlais po pusės Europos. Biuro perkėlimas iš Olandijos – patogus ir operatyvus procesas tik tuo atveju, jei žinai, į ką įsiruoži. Olandai yra disciplinuoti žmonės, jų infrastruktūra puiki, bet kai kalba eina apie tarptautinius pervežimus, čia susiduria dvi skirtingos realybės – olandiška tvarka ir mūsų, lietuviška, „mes kažkaip susitvarkysime“ mentalitetas. Mano darbas yra sujungti šias dvi pasaulius taip, kad jums nereikėtų galvos sukti apie dėžes ir kelių eismo taisykles.

Kai sakome biuro perkėlimas iš Olandijos, nekalbame tik apie baldus. Kalbame apie jūsų verslo širdį – serverius, dokumentus, asmeninį daiktą, kuris darbuotojams svarbus, ir, žinoma, laiką. Esu matęs, kaip neapgalvota strategija kainuoja firmoms tūkstančius eurų prarasto pelno, nes vairuotojas tiesiog negalėjo privažiuoti prie patį patį Amsterdamo centre esančio pastato dėl „mėlynos zonos“. Arba kaip klaidingai supakuoti serveriai po 1500 kilometrų atrodo kaip bulvių krūva. Todėl šiame straipsnyje neįrodysiu, kad esu didelis ekspertas, o tiesiog papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokio „marketinio šlamšto“, taip, kad žinotumėt, ką tiksliai reikia daryti, norint, kad viskas vyktų sklandžiai.

Šiuo metu logistika yra sudėtingesnė nei prieš penkerius metus. Kainos šoktelėjo, tačiau ir paslaugų kokybė turi augti, norint išlikti rinkoje. Biuro perkėlimas iš Olandijos – patogus ir operatyvus tampa ne tik šūkiu, bet ir būtinybe, nes konkurencija nemiega. Jei planuojate perkelti savo būstinę iš Roterdamo, Eindhoveno ar Hagos į Vilnių, Klaipėdą ar Kauną, turite žinoti keletą pagrindinių dalykų apie dokumentus, techninę pusę ir, svarbiausia, žmonių faktorių. Ne viskas priklauso nuo vairuotojo, dažnai klaidos daromos jau darbo vietoje, prieš pakrantą iškėlus pirmąją dėžę. Taigi, žiūrėkime, kas čia vyksta.

Kas reikia žinoti prieš pradedant

Ar jums tikrai reikalingas pilnas kompleksinis pasirinkimas?

Tai priklauso nuo to, kiek laiko norite praleisti vadovaujant procesui. Jei turite didelę komandą, galite organizuoti viską patys, bet tada turite būti pasiruošę tuo pačiu ir muitinės tarpininko, ir kroviko, ir vadybininko vaidmenims. Dažniausiai klientai, kurie renkasi „darykime patys“ metodą, galiausiai skambina man su prašymu išgelbėti juos paskutinę minutę, nes dėl trūkstamo CMR konosamento krovinys užstrigo sienoje. Geriau iš karto pasirinkti tiekėją, kuris paims visą atsakomybę, ypač kai atliekamas biuro perkėlimas iš Olandijos.

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka viskas papročiai?

Standartiškai, jei kalbame apie vieną 3,5 tonos sunkvežimį su keliomis dėžėmis ir biuro baldais, tai nuo pirmojo skambučio iki paskutinės dėžės iškrovimo Lietuvoje praeina nuo 3 iki 5 dienų. Tačiau tai idealiu atveju. Reikia įvertinti tai, kad Olandijoje darbo laikas griežtai reglamentuotas, o jei reikia specialių leidimų įvažiavimui į miesto centrą, tai gali užtrukti papildomą dieną. Neskubėkite, greitas biuro perkėlimas iš Olandijos ne visada reiškia kokybišką, jei neįvertinote stovėjimo vietų trūkumo.

Kaip susitvarkyti su technika ir serveriais?

Tai visada yra pačios didžiausios galvos skausmo šaltinis. Esu matęs, kaip tūkstančių eurų vertės serveriai buvo tiesiog uždėti ant paviršiaus be jokio fiksavimo. Jūsų IT specialistas turi susirasti su mūsų vairuotoju arba su mūsų komanda iš anksto. Reikia ne tik išjungti kompiuterius, bet ir pažymėti kabelius, o svarbiausia – užtikrinti, kad vibracija kelyje nesugadintų standžiųjų diskų. Biuro perkėlimas iš Olandijos reikalauja specialių dėžių su putomis technikai, kitaip rizikuosite prarasti visus duomenis.

Ar verta drausti kroviniį?

Be abejo, ir tai ne būtinai dėl mūsų, o dėl jūsų ramybės. Tarptautiniuose maršrutuose, ypač vokiškajame autostradų ruože, įvykiai nutinka staiga. Nors mūsų vairuotojai vairuoja atsargiai, niekas nėra apsaugotas nuo kito vairuotojo klaidos. Standartinė draudimo suma dažnai neužtenka brangiems biuro įrenginiams, todėl patariu paskaityti smulkmenas ir padidinti sumą. Kai atliekamas biuro perkėlimas iš Olandijos, draudimas yra tas mažas dalykas, kuris gali apsaugoti nuo didelių nuostolių.

Finansai ir dokumentai

Kodėl kainoraščiai skiriasi taip stipriai?

Jei gavote pasiūlymą, kuris yra dvigubai pigesnis už kitus, tikėkina, kad kažką trūksta. Galbūt tai nėra visiškai įtraukta kuro priedėlis, arba vairuotojas nebus padedamas krovimo metu Olandijoje. Olandijoje darbo jėga brangi, todėl jei pasiūlyme rašoma „krovimas įskaičiuotas“, o kaina neįtikėtinai žema, gali būti, kad teks patys kelti dėžes. Kokybiškas biuro perkėlimas iš Olandijos kainuoja pinigus, nes tai ne tik degalai, bet ir žmonių laikas bei patirtis.

Kokius dokumentus reikia paruošti muitinei?

Nereikia jokių magistros disertacijų, bet reikia tikslios inventoriaus sąrašo, vadinamojo packing list. Jis turi būti ne tik lietuviškai, bet ir angliškai arba vokiškai, nes muitininkai Vokietijoje ar Lenkijoje nesupras mūsų kalbos. Be to, jei kelyje yra Bendrijos prekių, reikės EX1 dokumentų, o jei ne – TIR knygelės arba sandėlio režimo dokumentų. Gerai suorganizuotas biuro perkėlimas iš Olandijos prasideda būtent nuo šių popierių tvarkos, kitaip galite tiesiog užstrigti sienoje su pilnu sunkvežimiu.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Dažniausiai klientai bijo „vatpinigių“ tarp šalių, tačiau jei veikiate juridinio asmens statusu ir pateikiate PVM mokėtojo numerius, tarptautinis pervežimas PVM neapmokestinamas. Kitas dalykas – tai galimybės mokestis už įvažiavimą į miesto centrą, pvz., Amsterdame ar Roterdame, arba specialūs leidimai sunkvežimiams. Šios išlaidos dažnai būna pridedamos prie galutinės sąskaitos kaip „išlaidos vietos“.

Kaip apmokėti paslaugas?

Daugelis mūsų klientų vis dar mėgsta grynaisiais, bet tarptautiniuose pervežimuose tai nebėra praktiška. Banko pavedimas yra standartas, tačiau svarbu pasitarti su dėl avanso dydžio. Paprastai imame 30-50 proc. avansą, kad užtikrintume, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę, kai mes jau esame kelyje. Biuro perkėlimas iš Olandijos yra procesas, kuris reikalauja pasitikėjimo abiems pusėms, todėl aiškus apmokėjimo grafikas išvengia nereikalingų konfliktų.

Organizaciniai momentai ir smulkmenos

Kas daryti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai visada yra pilnas chaosas, jei nenurodyta aiškiai. Žmonės dažnai pamiršta pasiimti asmeninius daiktus iš stalų, arba, priešingai, bando susivežti viską, kas juda. Rekomenduoju duoti kiekvienam darbuotojui po kelias dėžutes su numeriais ir pasakyti, kad kas neįdėta į dėžę – lieka Olandijoje. Taip sutaupysite laiko ir vengsite nesutarimų dėl dingusių dalykų. Operatyvus biuro perkėlimas iš Olandijos neįmanomas be tvarkos darbuotojų lygmeniu.

Ar galima perkelti viską per savaitgalį?

Teoriškai – taip, praktiškai – sunku. Jei reikia iškrauti biurą penktadienį vakare ir įrengti naują vietą pirmadienį ryte, tai reikalauja dvigubos komandos ir labai gero koordinavimo. Taip pat reikia prisiminti, kad Olandijoje sandėliai ir biurai dažnai turi griežtas apsaugos sistemas, kurios neleidžia dirbti naktį be papildomo mokėjo. Jei norite, kad biuro perkėlimas iš Olandijos būtų tikrai patogus, geriau planuoti bent vieną darbo dieną pertraukai.

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis (spalvomis, valymo priemonėmis)?

Biuruose visada yra spalvų, buitinės chemijos ar kitų skysčių, kurie yra pavojingi pervežti. Jūs negalite tiesiog užmesti jų į dėžę su kompiuteriais. Pagal tarptautinius ADR reikalavimus, tam tikros medžiagos turi būti deklaruojamos ir pervežamos specialiomis taisyklėmis. Dažniausiai patariu klientams pavojingas medžiagas išmesti vietoje arba pervežti atskirai, nedideliais kiekiais, taip išvengiant didelių baudų.

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis?

Statistiškai tai nutinka retai, bet tikėtina turi būti visada.