Biuro perkėlimas iš Olandijos: patikima logistika, kuri užtikrina verslo tęstinumą

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena: biuro perkėlimas visada yra didelis stresas, o kai kalbame apie tarptautinius maršrutus, pvz., iš Olandijos į Lietuvą, stresas padvigubėja. Per tą laiką mačiau viską – nuo mažų start-up’ų, besikraunančių „vėžių“, didelių korporacijų, kurios perkelia šimtus darbo vietų. Kasdien bendrauju su klientais, kurie dažnai net neįsivaizduoja, kokia sudėtinga grandinė slypi už užrašo „pervežimas“. Olandija (Nyderlandai) yra logistikos centras, tačiau vietiniai ypatumai, griežti taisyklės ir paprastai fizinis atstumas reiškia, kad be profesionalios pagalbos tenka praleisti nemažai nervingų valandų.

Jei planuojate biuro perkėlimą iš Olandijos, svarbiausia ne tik užtikrinti, kad baldai atvyks į vietą, bet ir, kad verslas nustotų dirbti tikui minimalų laiką. Čia nebe apie paprastus baldus – čia kalbame apie serverius, brangią techniką, slaptus dokumentus ir, žinoma, žmones. Po dviejų dešimtmečių už darbuotojų vairo sužinojau, kad sėkmė slepiasi detaliuose: nuo to, kaip užklijavamas lipdukas ant dėžės, iki to, koks vairuotojas važiuoja konkrečiu maršrutu per Vokietiją. Šiame straipsnyje nesilaikysiu sausų oficialių formuluočių, o papasakosiu, kaip viskas vyksta iš tikrųjų, ir atsakysiu į tas klausimas, kuriuos visada užduodate telefonu arba el. paštu.

Pasiruošimas ir organizaciniai chaosai

Kiek laiko iš tikrųjų reikia pasiruošti perkėlimui?

Dažnai klientai skambina antradienį ir klauso, ar galime nuvežti viską penktadienį. Žiūrėkime tiesiai: jei tai tik keli stalai ir kėdės, tai įmanoma, bet jei kalbame apie pilną biuro perkėlimą iš Olandijos, reikia planuoti bent savaitę-dvi iš anksto. Reikia ne tik supakuoti dalykus, bet ir suderinti laiką su pastato administracija Olandijoje, nes ten griežtai laikomasi laiko apribojimų krovinių išvežimui. Be to, reikia užsakyti liftą, jei esate ne pirmame aukšte, o tai Amsterdame ar Roterdame gali būti tikras galvos skausmas dėl užimtumo.

Ar reikia daryti inventorizaciją, ar galima „ tiesiog krauti“?

Negalima „tiesiog krauti“, jei nenorite prarasti pusės turto. Po dvidešimties metų patirties galiu pasakyti, kad inventorizacija – tai jūsų draugas. Nereikia detalaus kiekvieno pieštuko sąrašo, bet turėti lentelę, kurioje pažymėta „10 dėžių su buhalterija“ ir „5 dideli serveriai“, būtina ne tik dėl draudimo, bet ir dėl proto sveikatos. Kai vairuotojas atvyksta į vietą, jis turi žinoti, ką krauti, o kai atvykstate į Lietuvą – tikrinti, ar viskas vietoje, be to, labai palengvina išpakavimą naujoje vietoje.

Kas daryti su dokumentais, kurių negalima prarasti?

Dokumentus, ypač originalus sutartis ir asmens duomenis, rekomenduoju nevežti kroviniuose sunkvežimiuose. Per savo karjerą mačiau situacijų, kai dėl avarijos ar techninio gedimo sunkvežimis stovėjo savaitę sulaikytas, o kompanija negalėjo dirbti. Geriausia visus svarbiausius popierius pasiimti su savimi į keleivinį automobilį arba naudoti ypatingai saugų, užrakintą ir pasirašytą krovą, kuriai vairuotojas priskiria ypattenį dėmesį visos kelionės metu.

Kainos, technika ir Olandijos specifika

Kiek maždaug kainuoja toks pervežimas?

Kainos klausimas visada yra pats sudėtingiausias, nes nėra vieno atsakymo. Biuro perkėlimas iš Olandijos kainuoja nuo tūkstančio iki kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo tūrio (kubatūros) ir svorio. Pavyzdžiui, jei perkeliate mažą kontorą su 5-10 darbo vietų, tai gali tekti apie 1200–1500 eurų, o jei tai didelė erdvė su sandėliu – kaina svyruoja labai plačiai. Taip pat įtakos turi degalų kaina, kuri, kaip žinote, šiuo metu nėra stabili, ir ar reikalingos papildomos paslaugos, tokios kaip pakavimas ar keltuvų nuoma.

Kokį transportą pasirinkti – furgoną ar sunkvežimį?

Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų. Jei tūris mažas, iki 15 kubinių metrų, užtenka didelio furgono su kėbulu („tent“ tipo), kuris lengviau manevruoja mieste. Tačiau Olandijos miestuose, ypač centre, gatvės siauros, o vieta prieš pastatą dažnai užimta dviračių, todėl kartais net sunkvežimiui sunku priartėti. Dideliems biurams reikalingas sunkvežimis su puspriekabe, bet tada gali tekti samdyti papildomą mažesnę transporto priemonę, kuri pervežtų daiktus nuo sunkvežimio iki įėjimo (taip vadinamas „shuttle“ paslauga).

Ar į kainą įeina ir pakavimo medžiagos?

Įprastai į kainą įeina tik transportas, o pakavimo medžiagos – dėžės, burbuliukai, lipdukai, klijai – mokamos atskirai arba apskaičiuojamos pagal suvartotį. Esu matęs, kai klientai bando taupyti ir renka dėžes iš parduotuvių, bet tokios dėžės dažnai neišlaiko svorio arba suyla, kai pervežamos per Europą. Biuro perkėlimui reikalingos tvirtos, standartizuotos dėžės, o ypatingai brangiai įrangai – specialios dėžės su putomis, kas kainuoja, bet sutaupo technikos.

O jeigu Olandijoje nėra lifto arba jis per mažas?

Tai klasikinis problemų šaltinis, ypač senesniuose pastatuose Amsterdame ar Hagoje. Jei biuras yra penktame aukšte be lifto, mums reikia planuoti darbą su keltuvais arba rankiniu būdu, kas labai prailgina procesą. Vieną kartą turėjome nuleisti serverius per langą su specialia įranga, nes lifte nebuvo įmanoma juos įspręsti. Būtinai apie tai praneškite iš anksto, nes mums reikia atsivežti ne tik vyrus, bet ir įrangą, o tai gali pakeisti brangos valandos kainą.

Techninė įranga, rizikos ir draudimas

Kaip saugiai pervežti jautrius serverius ir IT įrangą?

IT įrangos pervežimas yra atsakomybė. Negalima tiesiog uždėti serverio ant grindų sunkvežimyje – jis suges arba suirus nuo vibracijos. Mes naudojame specialias antšokines sistemas (air suspension) sunkvežimiuose ir tvirtiname krovą užtempiamoju juostų rėmu. Serveriai dedami į specialias kabinetas, uždaromas antspaudais, o atidarymame tik galinėje vietoje. Taip pat visada rekomenduoju prieš išjungiant padaryti pilną backup’ą, nes gyvenime viskas įvyksta.

Kas nutinka, jei kelio metu įvyksta avarija ir daiktai sugenda?

Esu laimingas, kad per 20 metų rimtų avarijų su mūsų kroviniais beveik nebuvo, bet rizika visada egzistuoja. Mes turime privalomą draudimą (CMR draudimas), kuris padengia žalą, tačiau jis dažnai apribota (pvz., iki 10-12 EUR už kg). Jei vežate brangią techniką, verta pasidomėti papildomu draudimu „visos rizikos“ (All Risk). Svarbiausia – nedelsdami praneškite apie pažeidimus atvykus, prieš pasirašant važtaraštį, nes vėliau draudimo kompanijos gali atmesti pretenziją.

Ar galiu būti tikras, kad vairuotojai išmano savo darbą?

Dirbame tik su patikimais partneriais ir savo vairuotojais, kurie dirba srityje ne pirmus metus. Olandijoje ir Vokietijoje kelių policija labai griežtai tikrina svorius, dokumentus ir poilsio laikus. Mūsų vairuotojai žino, kur yra sunkvežimių stovėjimo aikštelės, kur galima užpilti vandenį ir kur geriau važiuoti, kad netyčia nevažiuotumėte per miesto centrą, kur draudžiama. Patirtis čia nenukainojama.

Muitinė ir galutiniai nustatymai

Ar reikia eiti į muitinę, kai važiuojame iš ES į ES?

Kadangi ir Olandija, ir Lietuva yra Europos Sąjungoje, fizinės muitinės procedūros (prekių deklaravimas ir mokesčiai) paprastai nereikalingi, jei tai yra jūsų įmonės turtas, perkeltas iš vieno biuro į kitą. Tačiau reikia turėti tvarkingus dokumentus – važtaraštį (CMR), inventorizacijos sąrašą ir, jei reikia, galiojančius draudimo polisus. Jei perkeliate naują techniką, kuri dar nebuvo apmokesta PVM, gali tekti pateikti PVM mokėjimo dokumentus.

Ką daryti su biuro šiukšlėmis – ar jas reikia vežti atgal?

Dažnai klientai klausia, ar galime išvežti ir senus stalus, nebenaudojamus archyvus ar tiesiog šiukšles. Taip, galime, tačiau tai kainuoja, nes tai yra atliekų pervežimas. Olandijoje yra griežtos atliekų rūšiavimo taisyklės, todėl reikia aiškiai pasakyti, kas yra šiukšlės, o kas – turtas. Dažniausiai patariu senus daiktus atiduoti vietinėms charitativioms organizacijoms Olandijoje arba pasinaudoti vietinėmis atliekų išvežimo paslaugomis, nes vežti tuščias dėžes atgal į Lietuvą ekonomiškai nėra protinga.

Išvada

Viskas susikerta viename taške – organizacijoje ir patikimume.