Biuro perkėlimas iš Olandijos mikroautobusų paslaugomis: Vadovas, kuris nukels jus be streso

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo pavienių dėžių, kurias tekdavo vežti per visą Europą, iki milžiniškų fabrikų, kurie perkeldavosi iš vieno šalies galo į kitą. Bet viena dalykas visada išlieka svarbiausia mažoms ir vidutinėms įmonėms – tai efektyvumas. Kai pradedate kalbėti apie biuro perkėlimą iš Olandijos mikroautobusų paslaugomis, daugelis iš karto įsivaizduoja kažką sudėtingo, brangaus ir ilgo. Iš tiesų, jei visažinis planas sudarytas teisingai, tai gali būti viena sklandžiausių operacijų, kurią kada nors atliksite savo verslo istorijoje.

Olandija, arba Nyderlandai, yra logistinis širdies smūgis. Ten viskas veikia kaip laikrodis, tačiau kai reikia parsivežti įrangą į Lietuvą, pasitaiko nemažai iššūkių – nuo geležinkelio perėjų Vokietijoje iki muitinės niuansų. Kodėl verta rinktis būtent mikroautobusus? Ogi todėl, kad jie suteikia tai, ko trūksta dideliems sunkvežimiams – lankstumą. Jūsų biuras gali būti Amsterdame, Roterdame ar net mažame miestelyje prie Belgijos sienos, o mikroautobusas sužings į patį centro kiemą be jokių specialių leidimų, kurių reikėtų 18 metrų vilkikui.

Šiame straipsnyje neapsiriboju sausa teorija. Aš pasidalinsiu tuo, ką mokiau gatvėje. Kalbėsime apie tai, kaip išvengti papildomų rūpesčių, ką daryti, jei pasikeičia planai, ir kodėl biuro perkėlimas iš Olandijos mikroautobusų paslaugomis dažnai yra pigesnis ir greitesnis sprendimas nei įprasta manyti. Sėskite patogiau, mes pradedame nuo tų klausimų, kuriuos klausiate manęs telefonu kasdien.

Kiek kainuoja ir kaip tai organizuoti?

Kiek toks reikalus kainuoja?

Visada stengiuosi atsakyti tiesiai, tačiau be apžiūros čia neapsieisime, bet paimkime vidutinius skaičius. Jei kalbame apie standartinį vieno mikroautobuso (pvz., Ford Transit ar Mercedes Sprinter su aukštu stogu) reisą iš Roterdamo zonos į Vilniaus apylinkes, svyruoja nuo 800 iki 1300 eurų, priklausomai nuo degalų kainos to dieną ir kiek būsite reikalaujami dėl konkrečių laikų. Kainą formuoja ne tik atstumas, bet ir vairuotojo darbo laikas – jei reikės iškrauti įrangą trečiajame šalies taške, tai automatiškai brangiau. Taip pat verta prisiminti, jei perkėlimas vyksta šeštadienį ar sekmadienį, taikomos papildomos mokestis už darbą nedarbo dienomis.

Ar vienas mikroautobusas sutalpins visą mano biurą?

Dažnai atsitinka taip, kad klientas sako: „Turime tik tris stalus ir penkis kompiuterius“, o atvyksta matyti, kad dar yra seifas, du dideli archyviniai spintos ir visai nepamirštama virtuvėlė su kava. Vienas standartinis 20 kubinių metrų mikroautobusas paprastai talpina apie 10-15 standartinių biuro dėžių ir keletą baldų. Jei turite daugiau kaip 4-5 didelius darbo stalus ar serverinę, gali prireikti dviejų transporto priemonių. Prieš išvykdami mes visada siūlome atlikti vaizdo apžiūrą per „WhatsApp“ ar „Skype“, kad tiksliai įsivaizduotume tūrį ir neišleistume jūsų pinigų už tuščias vietas.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo užsakymo iki atvykimo?

Jei viskas tvarkinga, tai nuo pirmojo skambučio iki vairuotojo išvykimo iš Olandijos gali praeiti 2-3 dienos, jei greitai surandame laisvą langą. Kelionės trukmė pati savaime yra apie 18-24 valandas priklausomai nuo maršruto – ar važiuosime per Vokietijos autostradas (A1, A2), ar vengsime mokamų ruožų. Jei biuro perkėlimas iš Olandijos mikroautobusų paslaugomis planuojamas iš anksto, tada galime suderinti išvykimą taip, kad krovinys būtų pas jūsų darbo vietoje antradienio ryte, o jums nereikėtų laukti visos savaitės. Stengiuosi niekada nepažadėti „rytoj“, jei žinau, kad reikės surengti sudėtingą krovą.

Ar jūsų vairuotojai gali padėti pakrauti ir iškrauti?

Žinoma, mūsų komanda ne tik vairuoja. Mes turime vairuotojus, kurie nėra linkę nuleisti rankas pamatę sunkų krovinią. Jie žino, kaip užsegti dėžes su buferinėmis juostomis, kad jos neišsiskirstytų kelionės metu, ir kaip užtikrinti, kad jūsų brangūs serveriai neiškristų iš stovų. Tačiau verta atkreipti dėmesį – jei turite labai daug smulkaus krovinio, pvz., šimtus knygų ar popierių, geriau, kad jūsų darbuotojai padėtų, nes tai užtrunka ilgiau nei numatyta standartiniame darbo grafike. Esu matęs atvejų, kai vairuotojas praleidžia pusę dienos kraunamas vieną dėžę, o tai vėliau atsiliepia pristatymo laiku Lietuvoje.

Dokumentai ir muitinės niuansai

Ką daryti su dokumentais, jei vežame naują įrangą?

Čia dažnai pasitaiko painiavos. Jei biuro perkėlimas iš Olandijos mikroautobusų paslaugomis apima naują techniką, ką tik nupirktą iš tiekėjo, būtina turėti PVM sąskaitas-faktūras. Muitinėje Lietuvoje arba pirmameje įvažiavimo šalyje gali būti tikrinama, ar prekės nebuvo pavogtos, ar mokėjote PVM Olandijoje. Aš visada patariu klientams susirūpinti EX1 dokumentais (išvežimo deklaracija), jei prekės buvo įsigytos Olandijoje ir vežamos į kitą ES šalį, nors tai ir ne visada būtina, bet taip išvengsite galimų klausimų kelyje. Be gerai parengto krovinio manifestro (CMR), kelionė gali sustoti pasienio punkte.

Ar reikia muitinės brokerio, jei važiuojame per ES?

Teoriškai ne, jei keliaujate tarp Europos Sąjungos šalių, sienos kontrolės nėra. Tačiau praktiškai – taip, verta turėti kontaktą. Olandijoje dirba labai griežti muitininkai, ir jei jie sustabdys mikroautobusą atsitiktinei patikrai, o neturite aiškios krovinio apyvagos dokumentacijos, gali būti baudų. Ypač jei vežate brangų elektroniką ar duomenų laikmenas. Esu matęs, kaip sustabdytas krovinys prastovėjo tris dienas dėl to, kad vienas dokumentas buvo parašytas neteisingai. Geriau užtikrinti, kad viskas būtų „švaru“, kad vėliau neišlaidotumėte pinigų advokatams.

Kas nutinka, jei pasikeičia adresas pervežimo metu?

Tai kasdienybė mūsų darbe. Vadybininkai paskambina ir sako: „Vairuotojas jau Vokietijoje, bet reikia vežti ne į Kauną, o į Klaipėdą“. Nieko baisaus, tiesiog praneškite mums kuo greičiau. Mes pakeičiame CMR dokumento duomenis ir nukreipiame vairuotoją. Tačiau reikia suprasti, kad jei tai padaryta vėlai, gali kilti papildomų išlaidų už degalus ir vairuotojo viršvalandžius. Geriausia yra turėti atsarginį planą B, bet jei jo nėra – tiesiog skambinkite man, mes kažką sugalvosime. Po 20 metų darbo jau sugebame išsiversti beveik bet kurioje situacijoje.

Techninės pusės ir rizikos

O jeigu kelyje suges mikroautobusas?

Rizika yra visada, net jei vairuojame naujausius „Mercedes“ ar „Volkswagen“ modelius. Tačiau mūsų patirtis rodo, kad gedimai dažniausiai būna smulkūs – padangų plyšimas arba stabdžių problemos. Visi mūsų vairuotojai turi su savim 24/7 techninės pagalbos draudimą, galiojantį visoje Europoje. Jei įvyksta gedimas, mes iš karto išsiunčiame pagalbą arba keičiamą transportą. Kartais tai vėlina pristatymą valanda ar dviem, bet niekada neleidžiame, kad jūsų turtas liktų pakeliui be priežiūros. Užtikrinę, kad biuro perkėlimas iš Olandijos mikroautobusų paslaugomis būtų saugus, turime draudimą, kuris padengia žalą krovinui iki 20 000 eurų (priklausomai nuo sutarties).

Ar galima vežti augalus ir chemines medžiagas?

Tai gana dažnas klausimas, ypač kai perkėliama kūrybinių agentūrų ar „tech“ biurų, kurie mėgsta žaliasias sienas. Augalus vežti galima, tačiau reikia atidžiai patikrinti, ar jie ne užkrėsti kenkėjų, nes tokius atvejus dažnai tikrina fitosanitarinė kontrolė. Chemines medžiagas (valymo priemones, spalvas) reikia deklaruoti ir užtikrinti, kad jos yra sandariai uždarytos, kad netyčia neišsilietų ant kitų dėžių. Esu matęs, kaip prasilietęs valymo skystis sugadino brangų kompiuterių įrangą, tad čia reikia ypatingo atidumo. Jei turite tokių daiktų, praneškite iš anksto, mes paruošime specialias dėžes.

Kaip apsaugoti duomenis ir slaptus dokumentus?

Šiuolaikiniame pasaulyje duomenys vertinami brangiau nei baldai. Jei vežate fizinius dokumentus su klientų duomenimis, arba išardytus serverius, juos reikia užrakinti. Mūsų mikroautobusai turi uždarą krovininę dalį, kurią užrakina vairuotojas išorėje, o raktus laiko pas save. Be to, galime pasiūlyti papildomą GPS stebėjimą, kad žinotumėte, kur yra jūsų turtas realiu laiku. Niekada neleiskite vairuotojui vežti dokumentų atvirame kabinoje – tai saugumo taisyklė nr. 1. Pasitikėjimas yra svarbu, bet techninė apsauga dar svarbiau.

Išvada

Galiausiai, kai visos dėžės supakuotos, o vairuotojas užvedęs variklį, galite atsipalaiduoti. Biuro perkėlimas iš Olandijos mikroautobusų paslaugomis nėra būtinai košmaras, kurį reikia išgyventi su stresu ir nemigimu. Jei pasirinksite patikimus partnerius, iš anksto susitarsite dėl detalių ir nebusite bijoję klausti „kvailų“ klausimų, viskas vyks sklandžiai. Mano dvidešimt metų patirtis sako, kad geriausia prevencija yra atviras dialogas.

Nepamirškite, kad kiekvienas perkėlimas yra unikalus. Tas, kas veikė vienai įmonei Hagoje, gali netinka kitai įmonei Eindhovene. Todėl niekina nežiūrėkite tik į kainą – žiūrėkite į tai, kiek rūpesčių pasiims iš jūsų pečių logistikos partneris.