Biuro perkėlimas iš Olandijos: kaip išvengti chaoso ir nervingumo

Esu šioje srityje beveik dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena: biuro perkėlimas iš Olandijos niekada neįvyksta taip lengvai, kaip vaizduojame filmuose. Ten visi šypsosi, pakrauja dėžutes į gražius sunkvežimius ir važiuoja į saulėtą laisvę. Gyvenime visa tai atrodo labiau kaip loginis žaidimas, kur vienas neteisingas žingsnis gali atnešti nemažai nuostolių ir nervingumo. Olandija yra specifinė rinka su savais taisyklėmis, o kai prisideda tarptautinis pervežimas į Lietuvą, situacija dar labiau įdomesnė.

Per šiuos metus mačiau viską: nuo to, kai kompanijos pamiršta užrakinti senus biurus Amsterdame, iki to, kai vairuotojai tekdavo stovėti po valanda užkeliuose dėl blogai parengtų dokumentų. Pagrindinis mano tikslas šiame straipsnyje – padėti jums suprasti, kad biuro perkėlimas iš Olandijos nėra tik fizinis daiktų judinimas iš taško A į tašką B. Tai kompleksinis procesas, kuris reikalauja gero planavimo, žinių apie vietinius įstatymus ir patikimų partnerių. Jei viską padarysite teisingai, tas stresas sumažės iki minimumo, o jūsų įmonė galės greitai vėl pradėti dirbti naujoje vietose Vilniuje, Kaune ar Klaipėdoje.

Štai kas tikrai iš tiesų svarbu ir ką reikia žinoti, kad viskas neštųsi sklandžiai.

Pasiruošimas ir Olandijos specifika

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį šou?

Visada sakau klientams – nepradėkite galvoti apie vairuotojus prieš savaitę. Gerais atvejais biuro perkėlimas iš Olandijos reikalauja mažiausiai mėnesio, o optimaliausiu – šešių savaičių. Turite ne tik susitarti su pervežėjais, bet ir suderinti laiką su savo komanda, olandiškais nuomotojais, bei padaryti inventoriaus sąrašą. Vieniems užtenka dviejų savaičių, jei tai mažas start-up’as Roterdame, bet kai kalbame apie didesnes korporacijas, čia neapsieinama be detalaus grafiko.

Ar tikrai reikia gauti leidimą stovėti sunkvežimiui miesto centre?

Absoliučiai taip, ir tai viena dažniausių klaidų! Amsterdame, Utrechte ar Hagė ne už viską gali sustoti 7,5 ar 12 tonų sunkvežimis net ir su 15 minučių iškrovos leidimu. Be to, dažnai reikia specialios „ontheffing“ leidimo kortelės, kurią turi gauti ne pervežėjas, o vietinis adreso savininkas arba nuomininkas. Jei jos nėra, gausite baudą, kuri svyruoja nuo šimto iki kelių šimtų eurų, o vairuotojas tiesiog negalės atlikti darbo. Geriau tai patikrinti savininkui iš anksto.

Kokie dokumentai reikalingi, kad muitinės neustotų kelyje?

Nors Olandija ir Lietura yra ES erdvėje, biuro perkėlimas iš Olandijos vis dar reikalauja gero „poperinio“ tvarkymo. Mums būtinas tikslius krovinio sąrašas (packing list) ir komercinės sąskaitos-faktūros, jei įranga yra nauja arba vertinga. Jei vežate naudotus daiktus, gali prireikti deklaracijos, kad tai nėra prekybinis importas, o įmonės turtas. Jei dokumentai bus chaotiški, tardytojai pasieniečiuose gali užlaikyti mašiną dienai-dviems, o tada laukiate milžiniškių stojimo mokestį.

Ar verta rūpintis draudimu, ar jis jau įskaičiuotas?

Dauguma klientų mano, kad „viskas apdrausta“ pagal įstatymus, bet tai netiesa. Standartinis CMR draudimas dengia tik labai ribą sumą, dažniausiai apie 8,33 SDR (Specialiosios ištraukos teisės) už kilogramą. Jei vežate brangius serverius ar dizainerio biurą, ši suma nepadengs nuostolių. Visada patariu papildomai apdrausti krovinių vertę nuo viso, o ne tik pagal standartinę tarifinę kroną.

Logistika, kaina ir techniniai niuansai

Kiek maždaug gali kainuoti toks reikalas?

Nepavyks nustatyti vienos kainos, nes biuro perkėlimas iš Olandijos kainuoja priklausomai nuo tūrio, atstumo (Arnhemas ar Maastricht) ir prieigos prie sąlygų. Mažam biurui, įsibandžiančiam Eindhovene, gal tai kainuotų 800–1200 eurų, o dideliam pervežimui su 40 pėdų konteineriu iš Roterdamo priemiesčio – gali užlipti iki 4000–5000 eurų. Taip pat įtakos turi tai, ar reikia kelti daiktus aukštyn liftu, ar ne. Visada prašau nusiųsti nuotraukas ar vaizdo įrašus, kad galėčiau tiksliai įvertinti.

Ar galima sujungti darbuotojų asmeninius daiktus su biuro kroviniu?

Čia esame labai atsargūs. Biuro perkėlimas iš Olandijas yra verslo veikla, o asmeniniai daiktai – tai privati nuosavybė, ir technologiškai tai gali būti traktuojama kaip pašto siuntos ar netgi kontrabanda, jei deklaruojama neteisingai. Jei darbuotojas nori nusivežti savo stalą ar kėdę, tai gali būti, bet reikia to aiškiai fiksuoti dokumentuose. Geriau juos laikyti atskirai, kad neiškiltų nesusipratimų muitinėje su PVM mokesčiais.

Kaip elgtis su pačiais jautriausiais daiktais – serveriais ir IT įranga?

IT įranga yra biuro širdis, ir su ja negalima žaisti kaip su sofomis. Prieš krovinant, viskas turi būti išjungta, užfiksuota, o diskai – jei įmanoma – išimti. Esu matęs atvejus, kai blogai užfiksuotas serveris nukrito per važiavimą per „sleeping policeman“ Olandijoje, ir duomenys buvo prarasti. Mums patinka kelti juos specialiose dėžėse su smėliu arba puta, o ne tiesiog įmeskite į kupranugarį.

Ar į kainą įeina ir pakavimo dėžutės?

Paprastai ne, arba įeina tik labai bazinis komplektas. Profesionalus biuro perkėlimas iš Olandijos reikalauja tvirtų dėžių, kabinamų spintų uždangalų, o ne „Maximos“ dėžių, kurios plyšta po 20 kilogramų knygų. Parduodame ar nuomojame tokias dėžes kartu su paslauga, nes tai apsimoka labiau nei rinkti brangų baldą nuo grindų. Tiesiog pasakykite iš anksto, kiek reikia, ir atvešime.

Rizikos, problemos ir sprendimai kelyje

Kas nutinka, jei vairuotojas negali privažiuoti prie durų?

Tai Olandijoje, tikrai pasitaiko. Mažos gatvelės, kanalai, statybos, lenktynių dviračiais takai – ten viskas labai glaudžiai. Tada turime pasinaudoti „shuttle“ paslauga – tai reiškia, kad atvažiuoja didelis sunkvežimis su priekaba, o prie pat durų užkeli mažesnės mašinos (7.5t) su kranu ar liftu. Tai brangiau, bet privaloma, kad neišliptų grindys ar nešoktų gatvės akmenys.

Ar galima organizuoti pervežimą savaitgalį ar šventę?

Galima, tai dažnai darome, kad verslas netektų mažiau darbo laiko, bet štai čia jau kainos klausimas. Vairuotojų darbo laikas reguliuojamas griežtai, o savaitgaliais ar naktimis dirbti reikia papildomai mokėti. Jei norite, kad vairuotojas atvyktų į Olandiją sekmadienį vakare ir iškrautį ryte, tai kainuos brangiau, bet jūsų komandai nereikės stovėti ir daryti pertraukos darbo metu.

Kas būna, jei kažkas daužosi kelyje?

Turiu ilgametę draudimo partnerystę, todėl, jei nutinka nelaimė, tai ne jūsų galva rūpintis. Žinoma, stengiamės vairuoti taip, kad kava indeliuose neišsiliptų, bet kelyje yra daug nekontroliuojamų dalykų. Jei pastebite, kad kažkas buvo pažeista jau atvykus į Lietuvą, reikia tuoj pat užfiksuoti žalą protokole ir informuoti mus. Tuomet pradedame draudimo išmokos procedūrą. Padarysime viską, kad jums netektų jausti skausmo.

O jei mes nepajėgiame iškrauti visko per vieną dieną?

Kartais įvyksta nesklandžių situacijų – raktai neveikia, liftas sugedo, arba darbuotojai tiesiog nespėja. Tada galime palikti priekabą saugiai aikštelėje arba netgi uždaryti ją sandėliuke vienai nakčiai. Biuro perkėlimas iš Olandijos turi būti lankstus, todėl nieko nepasakysime, jei reikės papildomai valandos ar dvių. Importantiausia yra tai, kad procesas būtų saugus, o ne greitas kaip vėjas.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Olandijos nėra būtinas blogis, jeigu pasitikite profesionalais. Esu matęs daugybę sėkmingų projektų, kai įmonės po penktadienio darbo Utrechte pirmadienį jau buvo įsirengusios naujame biure Vilniuje be jokio streso. Paslaptis slypi ne tiek brangiuose sunkvežimiuose, kiek dėmesye smulkmenoms: nuo teisingų dokumentų iki to, kad vairuotojas žino, kur gali pasukti dideliu ratu. Nedarykite iš to mokslo, tiesiog pasidomėkite iš anksto ir kreipkitės į tuos, kasžino kelią. Sėkmės!