Biuro perkėlimas iš Olandijos: kaip išvengti chaoso ir nereikalingų išlaidų?

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir turiu pasakyti – biuro perkėlimas iš Olandijos visada yra kaip mažas nematomas stresas užkulisėse, net jei vadovai sako, kad viskas bus „paprasta“. Olandija yra šalis, kurioje tvarka ir infrastruktūra yra puiki, bet kai kalbame apie tarptautinius pervežimus, ten yra savos niuansai, kurie gali apkarpyti biudžetą arba sukelti nereikalingas nervines krizes. Per šį laiką mačiau viską: nuo to, kaip trys dėžės važiuodavo atskirais vilkikais, iki to, kaip įmonės stengdavosi išvežti visą biurą viena diena, nepasiruošę dokumentams.

Kai klientas skambina man ir klauso apie biuro perkėlimą iš Olandijos, jis dažnai galvoja tik apie fizinį daiktų pernešimą iš A į B. Tačiau tai yra tik ledkalnio viršūnė. Iš tiesų, tai yra sudėtingas logistinis mazgas, kuriam reikalingas tikslumas, supratimas apie vietinius reglamentus (ypač Amsterdamo ar Roterdamo centrų apkraudimo zonas) ir patikimas žmonių komanda. Krovinių pervežimas neįmanomas be gerai suderinto plano, o kai kalbame apie įmonės turtą, rizika yra kur kas didesnė nei perkeliant namų baldus.

Šiame straipsnyje nenoriu jums pasakyti tiesiog „skambinkite mums“. Noriu paaiškinti, kaip tai vyksta iš vidaus. Ką reikia žinoti, kad išvengtumėte situacijų, kai vairuotojas sėdi prie uždarų vartų ir negali įvažiuoti, arba kai paaiškėja, kad draudimas nedengia brangios serverinės įrangos. Biuro perkėlimas iš Olandijos gali būti sklandus, jei žinote, į ką reikia atsižvelgti iš anksto.

Kas dažniausiai keliauja verslininkams galvą?

Kiek maždaug kainuoja pervežti biurą iš Olandijos į Lietuvą?

Noriu būti tiesus – kainos nėra fiksuotos, nes kiekvienas biuras yra skirtingas dydžiu ir kompleksiškumu. Jei turite nedidelį penkių žmonių kabinetą Olandijoje, tai gali kainuoti nuo 1200 iki 2000 eurų, tuo tarpu didesnių korporacijų, kur reikia keleto sunkvežimių, biudžetai svyruoja nuo 5 tūkstančių ir beveik neturi viršutinės ribos. Visada vertinu pagal krovinių tūrį kubiniais metrais, atstumą (ar tai yra Friesland regionas ar pietinė Maastricht apylinkės) bei tai, ar reikia ypalingos įrangos kėlimui. Prieš pradėdamas darbą visada siūlau atvykti arba bent gauti išsamų daiktų sąrašą, kad galėčiau paskaičiuoti tikslią kainą ir jūsų nenuviltum.

Kiek laiko užtruks visas procesas nuo užsakymo iki iškrovimo Lietuvoje?

Įprastai, jei viskas eina pagal planą, patys logistikos darbai užtrunka 2–3 dienas, tačiau visą procesą vertėčiau planuoti bent dviem savaitėms iš anksto. Vien tik dėl to, kad reikia suderinti su pardavėjais ar nuomotojais laiką, kai galima blokuoti aikštelę prie pastato Olandijoje – be to, ten griežtai stebi, ar vilkikas nekenkia aplinkai. Patys važiavimai trunka maždaug 12–14 valandų viena kryptimi priklausomai nuo rūsio (kaip mes vadiname – „kelių“) būklės, bet dažniausiai stengiamės tai padaryti taip, kad verslo darbas nenukentėtų, ir vežame naktį, kad iškrautyti rytą. Esu matęs atvejų, kai dėl blogo planavimo įmonė neteko savaitės darbo, tad laiko planavimas čia yra pusė sėkmės.

Ar jums reikės mūsų darbuotojų pagalbos su krovimu ar tai įskaičiuota?

Mūsų paslauga visada įskait profesionalias krovėjų brigadas, kurios padarys visą sunkųjį darbą, tad jūsų komandai nereikės kelti nė piršto. Žmonės dažnai mano, kad taip bus pigiau, jei patys įsmes dėžes į sunkvežimį, tačiau neteisingai užkrautas krovinių skyrius gali sukelti daugiau žalos nei sutaupyta pinigų. Mūsų vairuotojai ir logistikai žino, kaip užfiksuoti kiekvieną dėžę, kad ji „nešoktų“ kelyje, o jūsų darbuotojai gali ramiai dirbti toliau arba ruoštis naujai vietai. Geriau, jei jūsų žmonių vaidmuo yra tik prižiūrėti brangiausią techniką, o ne nešioti sunkius stalus.

Ar pas jus yra draudimas, jei kas nors sudužtų kelyje?

Taip, beveik visada turime privalomą transporto draudimą (CMR), kuris apsaugo krovinius nuo avarijų ar gaisrų kelyje, tačiau verta aptarti ir detalesnį all-risk draudimą, jei vežate labai brangią techniką. Buvo atvejų, kai vairuotojas staigiai stabdydamas sugadino delnišką serverinę įrangą, ir standartinis draudimas ne visada padengia pilną vertę. Jei biuro perkėlimas iš Olandijos įtraukia brangų IT inventorių, aš visada patariu papildomai apdrausti kiekvieną reikšmingą vienetą, kad naktį galėtumėte miegoti ramiai. Pinigai už draudimą tai niekai lyginant su galima žala.

Kas su serveriais ir jautria IT įranga – ar jūs į tai žiūrite ypatingai?

IT įrangos pervežimas yra mūsų specializacija, nes ten ne tiek svarbu fizinis jėgos taikymas, kiek kiek orientacija ir virpesių mažinimas. Mes naudojame specialias putų dėžes, uždegimo apsaugas ir žymime krovinius kaip „Labai jautrūs“, net jei tai tik paprasti kompiuteriai – vairuotojai tuomet žino, kad važiuoti reikia švelniau. Kartą teko gelbėti kliento duomenis, kai jie patys bandė išmontuoti serverius ir pamiršo pažymėti laidus, tad mums teko statyti viską vėl vietoje atvykus į Lietuvą. Geriau palikite mums įrangą, o mes užtikrinsime, kad ji atvyks ta pati, kaip išvyko.

Buitinės detalės ir Olandijos specifika

Ar reikia gauti leidimą iš pastato savininko Olandijoje prieš atvykstant sunkvežimiui?

Be abejo, ir tai vienas dažniausių rūpesčių, apie kuriuos klientai pamiršta, kol neatsiranda priešakyje ugnies užkardos su raudonais šviesoforais. Olandijos miestuose, ypač centruose, griežtai reguliuojamas sunkiasvorio transporto judėjimas, o be savininko ar miesto tarnybų leidimo (ontheffing) užsukti gali būti tiesiog neįmanoma. Aš visada patariu klientams susisiekti su savo nuomininku ar valdytoja bent savaitę iki išvykimo ir gauti raštišką sutikimą, kad galima užimti vietą gatvėje. Nėra nieko blogiau, nei kai 20 tonų sunkvežimis važiuoja ratu ir negali užsukti, nes „kaimynas sukliudė“.

Ką daryti su baldais, kurie neina pro duris (pvz., didelės lentynos ar susidedantys stalai)?

Tai kasdienybė mūsų darbe, todėl su savimi visada vežame pilną įrankių rinkinį, įskaitant gręžtuvus ir atsuktuvus, kad galėtume išmontuoti net labiausiai sudėtingus minkštus baldus ar didelės konferencijos stalus. Žmonės dažnai baiminasi, kad išmontuotas baldas nebebus toks pat tvirtas, tačiau esu matęs tų pači� baldų po 5 pervežimų – jei daroma profesionaliai, viskas tvarkingai sugrizta atgal. Jei žinote iš anksto, kad turite „neįveikiamų“ baldų, pasakykite mums, ir mes planuosime daugiau laiko ar net papildomą žmogų išmontavimui.

Ar reikia muitinės deklaracijų, jei tai nėra prekės, o tik biuro inventorius?

Kadangi ir Olandija, ir Lietuva yra ES narės, formalios muitinės procedūros (deklaravimas) prekių apyvartai nėra būtinos, tačiau reikia turėti kruopštų krovinių sąrašą (packing list), kuris įrodo, kad tai yra įmonės turtas, o ne nelegali prekyba. Kartais patikros postuose gali sustabdyti ir paprašyti įrodymų, kad šie kompiuteriai ar stalai tikrai priklauso jūsų įmonei. Nerekomenduoju važiuoti „tuščiomis“ rankomis be dokumentų, nes tai užtrunka valandas, o laikas – tai pinigai.

Ar galite atvežti darbuotojų asmenines daiktus, kurie susikaupė biure per metus?

Žinoma, dažnai darbuotojai turi asmeninių daiktų – puodukus, augalus, net sporto inventorių, kurį laiko pas-save darbe, ir mes juos taip pat pagal sąrašą pergabename. Svarbiausia yra tai, kad šie daiktai turi būti supakuoti ir pažymėti kaip asmeniniai, kad jų nebūtų painiota su įmonės turtu. Turiu omenyje, kad jei kas nors nuspręs pervežti savo motociklą ar didelę kolekciją vyno, gali reikėti papildomų derinimų dėl svorio ar vietos, bet įprastus asmeninius daiktus įtraukiame į bendrą procesą be problemų.

Kas nutinka, jei vairuotojas atvyks, o mes dar neesame pasiruošę?

Tai, vadinasi, vairuotojas lauks, ir deja, tas laikas bus apmokėtas pagal valandinę tarifą, nes sunkvežimis negali stovėti nemokamai. Esu matęs situacijų, kai klientai manydami, kad „mes suspėsime“, nebuvo išnešę nieko iki pat paskutinės minutės, o vairuotojas buvo nusivykęs jau prieš 2 valandas. Geriausias patarimas – pradėkite dėti į dėžes tas dalis, kurios nėra būtinos darbui, jau prieš kelias dienas, o paskutinę dieną likę tik būtinosios. Taip išvengsite nervingo vairuotojo žvilgsnio virš pečiaus ir papildomų išlaidų.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkėlimas iš Olandijos nėra tiesiog krovinių įkėlimas ir iškėlimas – tai procesas, reikalaujantis komunikacijos, planavimo ir supratimo, kad abiejose šalyse skiriasi taisyklės. Aš, kaip žmogus, kuris nuvažiavo tūkstančius kilometrų ir matęs daugybę biurų, galiu pasakyti, kad sėkmės paslaptis slepiasi ne brangiausiuose sunkvežimiuose, o dėmėsyje. Reikia žinoti, kiek daugiau yra kubinių metrų, ar reikia leidimo užimti aikštelę Roterdame ir kaip saugiai supakuoti serverį.

Jei pasiruošęs planas, o partneris patikimas, tada visas šis procesas t tiesiog darbo diena, o ne rimtas išbandymas nervams. Nereikia bijoti klausti nedidelių klausimų arba ieškoti patarimų iš anksto, nes geriau praleisti valandą planuojant, nei dieną spręstant problemas kelio viduryje. Tikiuosi, ši informacija padės jums jaustis ramiau ir žinoti, kad biuro perkėlimas iš Olandijos gali būti tik dar vienas žingsnis į priekį jūsų verslo plėtroje, o ne stabdis.