Biuro perkėlimas iš Olandijos: kaip atlikti jį be nervų ir prarastų laiko

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt dvejus metus. Per tą laiką mačiau viską – nuo tai, kai vairuotojas užmiršta atsukti puspriekabės užraktas Vokietijos autostradoje, iki tų momentų, kai Olandijos muitininkai bandoma išsiaiškinti, kodėl kėdžių yra keturias dešimtis, o darbuotojų tik penki. Bet dažniausiai problemos kyla ne iš to, kad kas nors kažką padaro blogai, o dėl to, kad klientai tiesiog nežino, kaip biuro perkėlimas iš Olandijos iš tikrųjų vyksta praktiniame lygmenyje.

Olandija – tai specifinis rinkas. Čia griežtos taisyklės, siauros gatvės miestuose ir žmonės, kurie mėgsta viską suplanuoti iš anksto. Jei jūsų įmonė ruošiasi grįžti į Lietuvą arba persikelti kitur, svarbu ne tik užsakyti sunkvežimį. Reikia suprasti visą procesą, kad verslas nestotų dienai ar dviem, nes dėl neorganizuotumo trūks kompiuterių ar dokumentų. Šiame straipsnyje padėsiu suprasti tą mechanizmą be nereikalingų „profesorinių“ kalbų, taip, kaip kalbame su savo klientais prie ryto kavos.

Kas laukia Olandijoje: paruošimas ir techninės pusės

Kai pradedame kalbėti apie logistiką, dažniausiai įsivaizduojame tik vairuotoją ir dėžes. Tačiau biuro perkėlimas iš Olandijos prasideda gerokai anksčiau, kai sunkvežimis net nėra įjungtas variklis. Pirmiausia reikia pagalvoti apie prieigą prie patalpų. Amsterdame, Roterdame ar net mažesniuose miestuose, prie „biuro namų“ ar verslo centrų dažnai tiesiog negali užvažiuoti 40 tonų sunkvežimis. Ten gatvės išklotos akmenimis, o vietos parkuoti nėra. Reikia gauti leidimus (ontheffing), užtikrinti, kad yra vietos keltiems, arba planuoti perkrovą į mažesnę transporto priemonę – tai vadinama „paskutiniuoju kilometru“. Ignoruoti šį dalyką negalima, nes kitaip gausite baudą, o mūsų vairuotojas tiesiog negalės atlikti darbo.

Kita svarbi dalis – įrangos išmontavimas. IT specialistai dažnai pamiršta, kad serveriai nejuokauja. Juos reikia išjungti, pažymėti kabelius, o ne tiesiog ištraukti iš lizdo tikintis, kad vėliau viskas veiks kaip laikrodis. Mes visada rekomenduojame turėti atsarginius kopijas (backup), nes virpimas kelyje gali paveikti senus standžiuosius diskus. O jei kalbame apie baldus – olandiški biurai dažnai naudoja labai nestandartinius sprendimus, tad juos reikia išardžiusi pažymėti, kad Lietuvoje nebeliktumėte su „IKEA“ tipo detalių krūva, kurios nesijungia.

Kainos, dokumentai ir kitokia „bukė“

Pinigai visada yra tema, kurios visi vengia, bet reikia apie ją kalbėti atvirai. Biuro perkėlimas iš Olandijos nėra prekė su fiksuota etikete, kurią galima pasiimti lentynoje. Kaina priklauso nuo tūkstančio dalykų: ar keliaujate savaitgalį (kas brangiau), ar reikia keltės (kas labai brangiau), ar reikia papildomų pakuotės medžiagų. Beje, Olandijoje darbo rankos kainuoja. Jei mums reikia padėti supakuoti 200 dėžių, tai darbo valandos kaštai skaičiuojami pagai čia galiojančius tarifus, o ne lietuviškus.

Dokumentai... čia prasideda tikras malonumas (sarkazmas). Nors Olandija ir yra ES šalis, krovinių apyvaretos dokumentus teisingai užpildyti būtina. Jei pervežate įmonės turtą, reikia deklaracijos, kad tai ne prekybos krovimas, o perkėlimas. Jei užteks vienos neteisingai įrašytos eilutės CMR konosamente, sulaikymas pasienyje arba patikra Lietuvoje užtruks valandą, o o ne penkias minutes. Aš visada sakau saviams: geriau praleisti pusę valandos parašant detalesnį inventorius, nei vėliau aiškinti muitininkui, kas yra tas „gulintas objektas“.

Kas nutinka kelyje ir atvykus

Kelyje nuo Olandijos iki Lietuvos yra apie 1500–1700 kilometrų, priklausomai nuo maršruto (per Vokietiją arba per Belgiją ir Lenkiją). Vokietijos autostrados yra nuostabios, bet jose pasitaiko ir didžiulių spūstų, ypač ties Ruhr sritimi. Geras planuotojas visada įskaičiuoja šį rezervą. Viskas vyksta sklandžiai, kol atvykstate į paskirties vietą. Čia dažnai pasirodo naujas iššūkis – ar naujieji biuro rūmai turi liftą? Ar įleidžia sunkvežimį į kiemą? Aš mačiau situacijų, kai reikėjo nešti baldus per trečią aukštą laiptais, nes liftas per mažas. Tokios smulkmenos reiškia, kad darbas užtruks ilgiau nei planuota.

Taip pat, neliksite vieni. Mūsų komanda ne tik vezia, bet ir padeda iškrauti, pastatyti ant vietos, netgi surinkti stalus, jei to reikia. Tai tas patogumas, už kurį verta mokėti. Po ilgos kelionės paskutinis dalykas, kurį norite daryti, yra bandyti suprasti, kuris varžtas nuo kurio stalo.

Kas klientus kankina dažniausiai? (DUK)

Klausimai apie procesą ir organizavimą

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka visa šita istorija? Viskas priklauso nuo to, kiek daug turite daiktų, bet vidutiniškai nuo pirmojo skambučio iki galutinio iškraunimo Lietuvoje praeita nuo savaitės iki trijų. Patys pervežimai (tai yba vairuotojo kelias) trunka apie dvi paras, jei nėra didelių kliūčių kelyje, tačiau reikia laiko planavimui ir dėžių surinkimui.

Ar galite atvykti ir padėti supakuoti viską, ar mes turime tai daryti patys? Žinoma, galime atvykti su komanda ir viską padaryti už jus – nuo popieriaus įvyniojimo iki seifų užrakinimo. Tai daugeliu atvejų yra geriau, nes mūsų vyrai žino, kaip įdėti į dėžę kompiuterį, kad jis nenukristų vairuotojai stabdant „Volkswagen“ „Golf“ gale.

O jeigu mums reikėtų palikti daiktus Olandijoje sandėliuke kurį laiką? Tai nėra problema, mes turime partnerių, kurie gali priimti krovinius ir laikyti juos saugiai, kol nebus paruoštas dokumentai arba kol nebus paruoštas jūsų naujasis biuras Lietuvoje. Tiesiog apie tai reikia pasakyti iš anksto, ne tada, kai sunkvežimis jau stovi kieme.

Kas dėl to parkavimo Amsterdame? Aš girdėjau, kad ten baisiai sunku. Yra baisiai sunku, jei žmogus nieko nesupranta vietos taisyklių. Mes esame įpratę su tuo, žinome, kur reikia kreiptis dėl leidimų (ontheffing) ir arba užsirašome vietą, arba susitvarkome su leidimais savivaldybėje. Jums nereikės važiuoti į rotušę ir stovėti eilėse.

Kainodara ir mokėjimai

Ar kaina gali pasikeisti tarp to, kai aš susitariau, ir tada, kai vairuotojas atvyksta? Nėra mums jokio prasmės keisti kainą be tikslo, jei jūs nepakeičiat savo reikalavimų, pavyzdžiui, nepridėsite staiga 50 papildomų dėžių ar neprašysite važiuoti pro centrą vietoo aplinkelio. Visa kaina sutariama iš anksto ir fiksuojama konosamentuose, taigi nėra jokių nemalonių staigmenų.

Kas brangiau – vežti vasarą ar žiemą? Skirtumo didelio nėra, tačiau vasarą yra didesnė paklausa, todėl reikia rezervuoti mašiną anksčiau, o kaina gali būti šiek tiek aukštesnė dėl to, kad vairuotojai turi poilsio laiko apribojimų. Žiemą kainos gali šoktelėti dėl degalų, bet tai smulkmena.

Ar reikia mokėti kažką iš karto ar galima atsiskaityti gavus daiktus? Standartinė praktika yra 30-50% avansas, kad mes galėtume užsakyti transportą ir įsigyti reikiamas medžiagas (dėžes, klijus, burbulus). Likusią dalį mokate, kai darbas baigtas ir jūs esate laimingi.

Techniniai ir įstatyminiai niuansai

Ar reikia rūpintis muitine? Jei tai ne prekės, o mūsų biuro daiktai. Jei tai įmonės, kuri yra registruota Lietuvoje, turtas, tai daiktai yra grąžinami arba perkeliami, todėl muitinės procedūros yra labai paprastos. Reikia tik inventoriaus sąrašo su apytikslėmis vertėmis, kad mums ne užkirstų kelią sienose kaip nelegaliems prekeiviams.

Ką daryti, jei kelias metu sugeda vairuotojas? Tokia situacija yra labai reta, mes stebiame visas mašinas GPS ir turime techninę pagalbą visoje Europoje. Jei kas nutiktų, mes išsiųstume kitą mašiną arba pervedume krovinią, neprarandant laiko, tačiau per 20 metų tai nutiko tik vieną kartą dėl variklio gedimo.

Ar draudžiate turtą? Juk ten yra brangūs serveriai. Taip, turime atsakomybės draudimą, kuris veikia nuo to momento, kai mes pasiimame daiktus iš jūsų rankų Olandijoje, iki momento, kai paduodame juos jums Lietuvoje. Tačiau jei turite ypatingai brangų įrangą, visada verta aptarti papildomą draudimą.

Išvada

Biuro perkėlimas iš Olandijos gali būti vienas lengviausių projektų jūsų verslo istorijoje, jei jį pavedate žmonėms, kurie žino, ką daro. Nereikia būti ekspertu savo pačiam, pakanka turėti patikimą partnerį. Pagrindinis dalykas – nebijoti klausti ir nedaryti prielaidų. Olandija yra disciplinuota šalis, ten viskas turi būti tvarkingai, o logistika – tai tas karkasas, kuris laiko visą procesą kartu. Pasiruoškite gerai, pasikalbėkite su specialistais ir tada galėsite mėgautis nauju biuru be nugaros skausmo. Geriau vieną kartą viską padaryti teisingai, nei dešimt kartų taisyti klaidas.