Biuro perkėlimas iš Olandijos: inovatyvūs sprendimai, kuriai sutaupo laiką ir nervus

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo mažų startuolių, besikeliančių iš garažo į biurą, iki milžiniškų korporacijų, perkeliančių visus savo padalinius. Galiu pasakyti viena dalyką tikrai: perkėlimas visada yra stresas. Bet jei kalbame apie biuro perkėlimą iš Olandijos, tai čia viskas yra dar kartelė sudėtingesnė. Olandai yra žinomi kaip žmonės, kurie myli tvarką, technologijas ir, žinoma, savo specifinius reikalavimus, todėl senoviški metodai, kai viską užmesi į „žiogą“ ir važiuoji, čia nebeveikia.

Daugelis klientų klausia: „Kodėl brangiau?“ arba „Kodėl reikia tiek daug planuoti?“. Atsakymas paprastas: todėl, kad modernus biuro perkėlimas iš Olandijos nėra tik apie baldų pernešimą iš taško A į tašką B. Tai yra sudėtingas logistikos ir IT procesas. Olandijoje biurai dažnai būna įsikūrę istoriniuose pastatuose, kur nėra lifto, arba aukštuose dangoraičiuose su siaurais koridoriais. Be to, ten labai griežtai žiūrima į darbuotojų saugumą ir aplinkosaugą. Todėl šiandien naudojame inovatyvius sprendimus – nuo specializuotų kėbulių su „air ride“ sistema, kurios apsaugo jautrią techniką, iki digitalizuotų inventorizacijos sistemų, kurios leidžia sekti kiekvieną dėžę realiu laiku.

Rašau šį straipsnį ne kaip mokslininkas, o kaip vairuotojas ir logistikos vadovas, kuris yra nuvėlęs šimtus tonų krovinių per Vokietijos autostradas. Noriu padėti jums suprasti, kaip tai veikia iš vidinės pusės, kad, kai ateis laikas keltis, jūsų verslas nestotų. Svarbiausia – viskas prasideda ne nuo vyniojimo popieriaus, o nuo plano.

Kaip viskas prasideda: planavimas ir kainos

Kiek realiai kainuoja biuro perkėlimas iš Olandijos?

Tai pats dažniausiai užduodamas klausimas, ir, tiesą sakant, atsakymas niekada nesutampa su dviejų skirtingų klientų lūkesčiais. Vienam tai yra 500 eurų, kitam – 15 tūkstančių. Kaina priklauso ne tik nuo tūrio kubiniais metrais, bet ir nuo to, kiek jums svarbu, kad verslas neveiktu „downtime“ režimu. Jei reikia perkelti 40 darbo vienetų iš Amsterdamo į Vilnių ir padaryti tai per savaitgalį, reikės ne vieno, o trijų sunkvežimių ir komandos, kuri dirba 24 valandas per parą. Vidutiniškai, kalbant apie standartinį mažo arba vidutinio dydžio biurą, turėtumėte numatyti biudžetą nuo 3 iki 8 tūkstančių eurų, atsižvelgiant į distanciją ir pakavimo medžiagas.

Ar galima perkelti biurą savo jėgomis, ar tai per daug rizikuota?

Žinoma, galite, jei esate pasirengę prarasti brangų laiką ir, tikriausiai, dalį turto. Esu matęs situacijų, kai savanoriai bandydami pakelti serverinę spintą nulūžino stubus arba išpylė kavę ant svarbiausių dokumentų. Biuro perkėlimas iš Olandijos reikalauja specifinės įrangos – pvz., specialių vežimėlių kompiuteriams (IT trolleys), kurie užtikrina, kad technika nenukris ir nebus sukrėsta. Be to, Olandijoje labai daug dėžių su slankiojančiais dangčiais, kurios užrakinamos – tai apsaugo nuo vagysčių pervežimo metu, kas, deja, yra aktualu. Profesionali komanda tai padarys per 1 dieną, o jūsų komanda – per 3, ir dar prašys atostogų po to.

Techninės pusės ir IT infrastruktūra

Kaip perkelti serverius ir jautrią techniką, kad niekas nesugestų?

Tai yra pati rizikingiausia dalis. Serveriai nekenčia vibracijos, o Olandijos keliai, nors ir geri, turi savo „bumbų“, ypač miestuose. Mes naudojame specialias porolonines dėžes su antistatinėmis savybėmis, o svarbiausia – vadinamuosius „shock recorders“, kurie užfiksuoja, jei dėžė buvo numesta ar smarkiai sukrėsta. Taip pat visada rekomenduoju klientams pasidaryti pilną duomenų atsarginę kopiją (backup) prieš perkėlimą, nes net ir geriausia logistika neapsaugo nuo likimo juoko. Nėra nieko blogiau, nei atvykti į naują biurą, sujungti kabelius ir sužinoti, kad serveris nebeužsijungia.

Ar jums reikia išmontuoti ir vėl sumontuoti visus baldus?

Dažniausiai – taip. Olandiški biurai dažnai naudoja „open space“ tipo sistemas, pvz., „Herman Miller“ ar „Ahrend“ baldus, kurie yra sudėtingi ir brangūs. Negalima tiesiog juos nešti surinktų, nes galiu garantuoti, kad sugers lankstai arba atsiskirs skydeliai. Mūsų komanda turi savus meistrus, kurie žino, kaip išmontuoti ir vėl surinkti tokias sistemas, kad neprarastumėte garantijos. Tai tas inovatyvus sprendimas – mes ne tik vežiame, bet ir atliekame pre-assembly ir post-assembly darbus, taip sutaupydamas jūsų IT ir technikos personalo laiką.

Olandijos specifika ir teisiniai reikalavimai

Kas dėl leidimų sustoti prie biuro Olandijoje? Girdėjau, kad ten griežta.

Labai griežta, ir tai yra vienas dažniausių nesklandumų. Amsterdame, Roterdame ar Hagoje centruose negalite tiesiog sustabdyti 18 metrų sunkvežimio prie „pavėsio“. Jums reikės specialaus leidimo (ontheffingsvergunning), kurį turi gauti vietinis brokeris arba nuomininkas. Jei jo nėra, gausite baudą, kuri prasideda nuo šimtų eurų ir gali siekti tūkstančius, o dar blogiau – griežtą policijos užkardą, kuri neleis iškrauti. Mūsų patirtis rodo, kad šį leidimą reikia tvarkyti mažiausiai savaitę iki įvykio, todėl neskubėkite su planavimu.

Ar mums reikia muitinės deklaracijų, jei važiuojame į Lietuvą?

Nes Olandija ir Lietuva yra ES narės, fizinės muitinės kontrolės (kaip anksčiau sienose) nėra. Tačiau profesionalus biuro perkėlimas iš Olandijos visada reikalauja tvarkingų dokumentų. Jums reikės CMR konosmento, kruopščios inventoriaus sąrašo (packing list), o jei vežate naują techniką, kurią dar neesate apmokestinę – PVM deklaracijų. Jei šių dokumentų bus netvarkingai, kelią gali sustabdyti mobilieji postuose Vokietijoje arba Lenkijoje. Esu matęs, kaip dėl vienos klaidos sąraše visa kolona stovėjo Karlsrūhėje 6 valandas.

Inovatyvūs sprendimai ir ekologija

Kokie yra tie „inovatyvūs sprendimai“, apie kuriuos visi kalba?

Vienas iš jų – tai pakavimo medžiagų naudojimas. Seniai laikai, kai naudojome vienkartines kartonines dėžes, kurias po to išmesime. Dabar naudojame daugkartinio naudojimo plastikines dėžes (crates), kurios ne tik stipresnės, bet ir ekologiškesnės. Jos turi integruotus dangčius ir galima vieną ant kitos sukrauti be papildomų juostų. Taip pat taikome „just-in-time“ metodiką – pavyzdžiui, jei jūsų naujas biuras dar nebaigtas, galime laikinai padėti krovinius į saugyką Vilniuje ir išvežti juos tiesiai į montavimo vietaą tada, kai jūs pasiruošę. Tai taupo jūsų biuro nuomos pinigus.

Kaip sekamas krovinius pervežimo metu?

Anksčiau tekdavo belaukti, kol vairuotojas pakvies ir pasakys „esu prie Kauno“. Dabar viskas vyksta per GPS sekimo sistemas, kurias matome ir mes, ir klientas. Kiekviena dėžė gali būti pažymėta QR kodu, o skenuojant ją – sistema atnaujinama. Tai leidžia klientui matyti realiu laiku, kur yra jo svarbiausi failai ar kompiuteriai. Tai ypatingai svarbu, jei biuro perkėlimas iš Olandijos vyksta etapais – pirmiausia vežame serverius, paskui baldus, o galiausiai – smulkius daiktus.

Darbuotojų asmeniniai daiktai ir smulkmenos

Ką daryti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai dažnai būna chaoso šaltinis. Žmonės dažnai maišo personalinę techniką su savo skėčiais, augalais ar net maisto atsargomis. Mes visada siūlome kiekvienam darbuotojui duoti po vieną ar dvi specialias dėžutes su spalvotu lipduku, ant kurio jis gali užrašyti savo vardą. Tokiu būdu, atvykus į naują vietą, nebūna „kur mano dėžė?“ triukšmo. Be to, rekomenduojame darbuotojus prašyti išsivežti namo asmeninius daiktus pats, nes neverta mokėti už pervežimą dėl pusę suvalgyto kavos pakelio.

Ar galima vežti biuro augalus?

Galima, bet tai reikalauja specialaus požiūrio. Olandai myli augalus, todėl jų biuruose dažnai būna didžiuliai vazonai, kurie tiesiog nekelia į standartinę dėžę. Juos reikia specialiai užfiksuoti kėbule, kad jie nevirptų. Taip pat reikia atminti, kad augalams reikia vandens, ypač jei vasarą stovime spūstyse. Žinoma, jei augalai serga ar turi kenkėjų, geriau juos palikti, nes gali būti problemų su fitosanitariniais reikalavimais, nors ES viduje tai retas atvejis.

Rizikos ir draudimas

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta ar dingsta?

Profesionalios komandos visada turi draudimą. Standartinis CMR draudimas dengia žalą pagal svarų ribą, bet tai dažnai būna mažiau nei kompiuterio vertė. Todėl mes visada siūlome papildomą „All Risk“ draudimą, kuris dengia visą krovinių vertę nuo išvežimo momento iki įvežimo. Svarbiausia – padaryti nuotraukas prieš pakavimą. Jei dėžė atvyks sutaisyta, o jos buvo tvarkinga, turime įrodymus. Deja, be nuotraukų, draudimo kompanijos gali būti griežtos.

O kas jei vairuotojas užstrigs užsienyje ir neatvyks laiku?

Tai reali grėsmė, ypač žiemą. Esu matęs, kaip kalnais Eifelio regione užstrigdavo sunkvežimiai dieną dvi. Inovatyvus sprendimas šiuo atveju – planavimas su atsargos laiku. Mes niekada nesakome klientui, kad atvyksime 8:00 ryte, jei realiai galime tik 10:00. Geriau atvykti anksčiau ir palaukti, nei vėluoti. Taip pat turime bendradarbių tinklą, kurie gali padėti techninio gedimo atveju – pakeisti sunkvežimį arba perkrauti krovinius į kitą, kad procesas nestotų.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkėlimas iš Olandijos nėra tiesiog logistika, tai yra projektų valdymas. Sėkmė priklauso nuo to, kiek gerai susitarėte su savo pervežėju dar prieš pakraunant pirmąją dėžę. Nenaudokite pigių brokerių, kurie tiesiog susiranda vairuotoją „skelbimuose“. Jūsų verslo vertė yra daug didesnė nei sutaupyti 200 eurų. Pasirinkite partnerį, kuris siūlo ne tik „vežimą“, bet ir pakavimą, draudimą, leidimų tvarkymą ir strategiją. Nors aš ir esu „senas vilkas“ šioje srityje, pripažįstu, kad be šiuolaikinių technologijų ir detalaus planavimo net ir patyrusiems komandoms būtų neįmanoma atlikti tokio uždavinio be problemų.