Biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą be streso: patirties vadybininko vadovas

Sveiki, draugai. Šiandinėje pokalbio apylinkėse nuspręčiau pasidalyti tuo, ką per pastaruosius dvidešimt metų mačiau kelyje. Būna taip, kad verslas auga, o kartu su juo tenka keltis ir įmonėms. Vienas dažniausių kvietimų, kurį gau iš Lietuvos verslininkų, dirbančių Vakaruose, yra susijęs su logistika, o konkrečiau – biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą. Tai atrodo paprasta: užpakali kelti, vežti ir iškrauti. Tačiau kas yra ant popieriaus ir kas vyksta realiame gyvenime Amsterdamo ar Roterdamo smėlyje, yra dvi visiškai skirtingos planetos.

Per šį laikotarpį aš mačiau viską: nuo puikių, kaip laikrodžiai, suplanuotų operacijų iki tokių katastrofų, kai vadybininkai norėdami nusipirkti bilietus į Mėnulį. Olandija yra specifinė šalis savo eismo sąlygomis, infrastruktūra ir tuo, kad ten viskas vyksta labai tiksliai laiku. Jei ten vėluoji penkias minutes, gali praleisti langą keltuve arba sandėlio grafiką. Todėl, kai kalbame apie biuro perkėlimą iš Olandijos į Lietuvą, reikia ne tik stiprių rankų, bet ir šaltos galvos.

Šiame straipsnyje neapsiriboš sausomis faktais. Pabandysiu paaiškinti, kaip visa tai vyksta iš vidaus, ką tikrai reikia žinoti prieš imdamiesi darbo ir kodėl pigiausias pasiūlymas dažniausiai baigiasi brangiausia klaida. Mes aptarsime viską – nuo dokumentų iki to, kaip iš tiesų vežti serverius, kad jie neišsijungtų pakeliui.

Kaip viskas prasideda ir kiek laiko užtruks

Kiek laiko užtruks toks biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą?

Viskas čia labai priklauso nuo to, kiek daiktų turite ir kur tiksliai Olandijoje esate. Jei tai mažas kambarys Amersforte, tai galime susitvarkyti per dvi dienas – viena diena pakrovimas, kita iškrovimas Vilniuje arba Kaune. Tačiau jei turite didelį open-space biurą prie Roterdamo uosto su dešimtimis stalų, seifų ir technikos, tai biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą gali užtrukti ir savaitę, atsižvelgiant į reikalingą techniką. Paprastai planuokite, kad nuo sutarimo iki galutinio įrengimo praeina mažiausiai savaitė-dvi, nes reikia suderinti grafikus ir parengti dokumentus.

Ar reikia visiems dalyviams dirbti, ar jums užtenka vadybininko?

Mano patirtis rodo, kad klientui geriau nieko nedaryti, tik duoti raktus ir reikiamus nurodymus. Kai bandoma "padėti" ir suktis po vairuotojus, dažnai tik trukdoma. Mums užtenka vieno atsakingo žmogaus iš jūsų pusės, kuris žino, kas yra svarbu, o kas – ne. Vairuotojai mūsų komandos yra profesionalai, jie žino, kaip padėti baldus į liftą be pažeidimų. Tačiau jei kalbame apie IT sistemų išjungimą, tai ten jau reikia jūsų specialistų, mes fone tik padėsime fizinius darbus.

Kaip elgiamasi su IT įranga, nes ten visi duomenys?

Tai yra pačia svarbiausia dalis. Serverius, kompiuterius ir pašto sistemas negalima tiesiog mesti į dėžę kaip knygų. Mes visada rekomenduojame iš anksto padaryti atsarginęs kopijas (backup), o patį biuro perkėlimą iš Olandijos į Lietuvą atliekame naudodami specialią pakuotę – burbuliukus, putų polistireną, tvirtus krepšius. Kartais netgi nuomojame termokonteinerius, jei orai yra nepalankūs, nes elektronika nemėgsta drėgmės ir temperatūrų šuolių. Duomenų praradimas yra brangiau nei pačios perkėlimo paslaugos, todėl čia reikia būti atsargiausiems.

Kainos ir biudžetas – kas veikia kainą

Kiek maždaug kainuoja biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą?

Nėra vienos kainos, kaip parduotuvėje ant etiketės. Priklauso nuo tūkio (kubinių metrų), atstumo (Arnhemas arba Maastrichtas yra skirtingai nutolę) ir to, ar reikia mums daryti išpakavimą Lietuvoje. Vidutiniškai, jei kalbame apie standartinį 20–30 kubinių metrų krovinį, kaina svyruoja, bet gali prasidėti nuo kelių tūkstančių eurų. Verta prisiminti, kad degalai Olandijoje ir Vokietijoje brangesni nei Lietuvoje, o mokesčiai už kelių naudojimą (vinjetės) suvalgo nemažai pelno.

Ar kainuoja brangiau, jei reikia važiuoti giliai į Olandijos kaimus?

Žinoma, ir ne tik dėl kuro. Olandijos kaimo vietovėse dažnai būna labai siauri keliai, kuriais sunkvežimis su priekaba tiesiog nepravažiuos. Tenka imti mažesnę transporto priemonę, krauti į ją, o turią perkrauti į didelį sunkvežimį šalia autostrados. Tai vadinama "pakraustymu" (transshipment), ir tai kainuoja papildomai darbo valandas. Todėl, kai planuojate biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą, stenkitės, kad sunkvežimis galėtų priartėti kuo arčiau patalpų, jei įmanoma.

Kas nutinka, jei aš neteisingai įvertinu kiekį?

Tai klasika. Klientas sako: "Turime penkis stalus ir tris spinteles", o atvyksta, o ten penkios spintos pilnos dokumentų, kurios sveria toną. Jei krovinio daugiau nei planavome, gali kilti situacija, kai tiesiog netilpsime į mašiną. Tada reikia važiuoti antrą kartą arba ieškoti vietinio pervežėjo Olandijoje, kuris nuvežtų likutį. Geriau kiekvieną didesnį daiktą įrašyti į sąrašą iš anksto – taip išvengsite nemalonių pokalbių apie kainos padidinimą vietoje įsirengimo.

Dokumentai, draudimas ir Olandijos ypatumai

Ar reikia muitinės deklaracijų, jei judame ES viduje?

Nors abi šalys yra Europos Sąjungoje ir muitų nėra, dokumentai vis tiek būtini. Mums reikia sudaryti pristatymo-sutarties važtaraštį (CMR) ir inventoriaus sąrašą. Be aiškaus inventoriaus, jei sulaikys policija ar kelių inspekcija Vokietijoje (kas nutinka dažnai), gali tekti ilgai aiškintis, kas yra toje dėžėje. Ypač jei vežate brangią techniką. Biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą turi būti dokumentuotas kaip verslo įrangos pervežimas, o ne asmeninių daiktų gabenimas, kad nebūtų įtarimų apie mokesčių vengimą.

Olandijoje yra tokios griežtos taisyklės sunkiesiems automobiliams, kaip ne?

O, taip, ypač miestuose. Amsterdame, Utrechte ar Hagoje yra "žaliosios zonos" (milieuzones), kur kai kurie sunkvežimiai negali važiuoti visai, o kitiems reikia specialių leidimų. Be to, ten griežtai stebima, ar vairuotojas ilsėjosi (tachografas). Jei mes planuojame važiuoti į miesto centrą, turi gauti leidimą iš savivaldybės, o tai trunka kelias dienas. Jei to nepadarysite, gausite didelį baudą, kurią teks mokėti klientui, nes mes apie tai įspėjame iš anksto.

Ar galima vienu automobiliu vežti ir biuro įrangą, ir darbuotojų asmeninius daiktus?

Tai yra pilnas "pilkoji zona". Oficialiai, jei tai yra komercinis reisas, negalima vežti asmeninių daiktų be sąskaitos-faktūros, nebent tai yra kompanijos nuosavybė (pvz., nešiojami kompiuteriai). Jei darbuotojai nori nusivežti savo dėžutes su puokštėmis, tai geriau tai padaryti atskirai arba deklaruoti kaip "naudotus asmeninius daiktus", bet tai gali sudėtinginti muitinės procedūras, jei atsiras įtarimų. Aš visada sakau – viena švara, viena mašina verslui, kita – asmeniniam daiktams.

Kas daryti, jei pakeliu kažkas sužaloja?

Visada turi būti draudimas. Mes pasirašome sandorį, kuriame nurodomas krovinio vertės draudimas. Jei, pavyzdžiui, vairuotojas staigiai stabdydamas sužaloja brangų serverį, draudimo kompanija tai kompensuos. Be to, mūsų komanda naudoja apkrojuju juostas, užraktus ir tvirtas juostas, kad niekas neišsimestų. Žinoma, geriausia yra, kai klientas pats užtikrina, kad jautriausia technika yra originalioje pakuotėje – tada draudimas nereikalingas, nes niekas nenutinka.

Išvada

Galiausiai noriu pasakyti vieną dalyką. Biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą nėra būtiniausias blogis, tai tiesiog dar vienas verslo etapas, kurį reikia protingai įveikti. Jei pasitikite savo komanda ir iš anksto viską suplanuojate, viskas vyks sklandžiai. Nerašykite sąrašų ant servetėlės, nemėginkite sutaupyti ant pakuotės ir nedarykite spaudimo vairuotojams, kai jie važiuoja per Vokietijos statybas.

Esu matęs, kaip po tokio perkėlimo įmonės įsikuria naujose patalpose Lietuvoje ir pradeda veikti dar efektyviau nei anksčiau. Olandija puiki vieta verslui, bet namai visada yra artiau. Sekmės jūsų kelionėje ir, jei reikės patarimo ar tiesiog stiprių rankų – žinokite, kad kelyje visada yra kas nors, kas padės išvengti bėdų. Geriau keletą valandų praleisti planuodamas, nei savaitę šluodamas požymių.