Biuro perkėlimas iš Olandijos: greitai ir patikimai – vadovas iš vidaus

Šioje srityje jau prisibučiau dvidešimt metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo pasidabinčių vazonų, nukritusių iš sunkvežimio ant A12 magistralės, iki tų labai „sklandžių“ perkėlimų, kai klientas net nenujaučia, kad jo kompiuteriai jau važiuoja į kitą šalį. Žinoma, kiekvienas sako, kad jo reikalai yra ypatingi, bet tarkime tiesiškai – biuro perkėlimas iš Olandijos turi savo specifiką, kurios negali ignoruoti nei jūs, nei logistikos partneris. Olandai yra disciplinuoti, jų keliai gerai prižiūrėti, bet biurokratija ir techniniai niuansai gali užgniaužti net patrąliausią verslininką.

Jei planuojate kelionę iš Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno atgal į Lietuvą (ar į kur nors kitur), pasiruoškite ne tik fiziniam darbui, bet ir dokumentų šlamštui. Dažnai klientai klausia: „Kodėl tiek brangu?“ Atsakymas paprastas – mes nepervežame tik stalų ir kėdžių, mes pervežame jūsų verslo „smegenis“. Duomenys, serveriai, archyvai – visa tai turi atvykti vietoje saugi. Taigi, leiskite papasakoti, kaip tai vyksta iš tikrųjų, be reklaminių frazių.

Planavimas ir organizaciniai chaosai

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka visas procesas?

Tai ne viena diena. Jei jūs manote, kad pirmadienį paskambinote, o trečiadienį jau sėdite naujame biure Vilniuje – pamirškite. Įprastas biuro perkėlimas iš Olandijos reikalauja mažiausiai savaitės, o idealiau – dviejų paruošiamojo darbo. Reikia sudaryti inventorinį sąrašą, kuris nėra taip paprasta, kaip atrodo – turi būti tiksliai aprašyta kiekviena technikos detalė, nes muitinėje ar draudimo atveju tai išgelbės nuo nervų griūties. Patys krovimo darbai užtrunka nuo 1 iki 3 dienų, priklausomai nuo to, kiek turite tos „užburgtos“ erdvės.

Ar jums patys reikia viską supakuoti, ar tai jūsų darbas?

Kai kuriems klientams patinka valdyti procesą, tad jie pažymėja dėžes. Bet sakau iš patirties – geriau mums palikti supakavimą. Mūsų komanda atveža specialias dėžes, vatos, burbuliukų plėvelę. Vieną kartą važiavome pas klientą, kuris pats supakavo serverius į paprastas kartonines dėžes be amortizacijos – atvykę į vietą sužinojome, kad kietasis diskas nebeveikia. Profesionalus supakavimas sumažina riziką iki minimumo, o tai, ko gero, brangiausia investicija į jūsų ramybę.

Kas nutinka su dokumentais, jei jų tūris didelis?

Archyvai – tai mūsų košmaras ir klientų problema. Olandijoje dauguma įmonių labai griežtai laikosi dokumentų tvarkymo taisyklių, todėl popierių susikaupia šimtai kilogramų. Mes juos žymime kaip „svarbią krovinio dalį“. Jei reikia, galime susitarti dėl saugaus sandėliavimo Olandijoje dalies dokumentų, jei į Lietuvą vežti viso nėra prasmės, bet dažniausiai viskas važiuoja kartu. Svarbiausia – dėžės su dokumentais turi būti uždarytos ir numeruotos, kad niekas nepasislėptų.

Olandijos specifika ir kelių taisyklės

Ar tikrai sunku gauti leidimą stovėti prie biuro Olandijoje?

Jūs net įsivaizduoti negalite, kiek griežtos vietinės savivaldybės, ypač didžiuosiuose miestuose. Amsterdame ar Utrechte negalite tiesiog sustabdyti 20 tonų sunkvežimio „prie šalies“ ir pradėti krauti. Reikia iš anksto (dažnai kelias savaites) gauti specialų leidimą (ontheffing) užimti kelio dalį. Be to, jei gatvė yra „mėgėjų“ (fietsstraat), ten sunkvežimis užkeliąs gaus milžinišką baudą. Mūsų darbas yra tai susitvarkyti, kad jums nereikėtų kalbėtis su olandiškuoju policijos pareigūnu.

Kodėl biuro perkėlimas iš Olandijos kainuoja brangiau nei vidutinis krovinių pervežimas?

Kainą lemia ne tik benzinas. Čia veikia vietos darbo jėgos kaina – olandiški krovėjai ir vairuotojai uždirba daugiau nei Lietuvoje. Be to, pridedame tas pačias leidimų, mokesčių už aplinkosaugą (Euro 6 standartai) ir galų gale – dvigubo rizikos draudimo išlaidas. Biuro perkėlimas iš Olandijos yra prabangus paslaugos segmentas, nes čia ne tik keliamos dėžės, čia užtikrinamas, kad verslas nestos vienai dienai. Pigiau galima rasti tik „vargonininkus“ su senais „Volvo“ be draudimo, bet ar verta rizikuoti?

Ar vežate ir asmeninius daiktus, kartu su biuro įranga?

Tai yra pilnas „pilvas“. Formaliai, jei mes vėžame komercinį krovinį, tai asmeninius daiktus (dviračius, vaikiškus vežimėlius, namų apyvokos reikmenis) vežti negalime be papildomų dokumentų (T formos), nes tai laikoma smugiu arba importu. Tačiau praktiškai, jei tai nedidelės dėžės su darbuotojų asmeninėmis daiktais (poros šlepečių, arbatinukų), mes įrašome tai į inventorinį sąrašą kaip „biuro inventorių“ ar „personalinę aprangą“. Jei norite pervežti visą butą – tai jau turi būti atskiras susitarimas.

Kas nutinka, jei kelyje užstringa sunkvežimis ar įvyksta avarija?

Esu matęs ir padegėjusius sunkvežimus, ir tai, kai vairuotojas užmiega prie vairo. Tokiais atvejais veikia CMR draudimas ir mūsų pagalbos tarnyba. Jei biuro perkėlimas iš Olandijos vyksta su mūsų flotės automobiliais, mes išsiunčiame rezervinį sunkvežimį ir perkrauname krovinią. Tai gali užtrukti 12-24 valandas, todėl visada rekomenduoju klientams turėti „Plan B“ – pavyzdžiui, svarbiausi duomenys turi būti pasiekiami iš debesies, o ne tik iš to fizinio serverio, kuris šiuo metu stovi kažkur Vokietijos autostradoje.

Technika, duomenys ir atsakomybė

Kaip elgiatės su jautria IT įranga ir serveriais?

Tai mūsų prioritetas Nr. 1. Serverius nekrauname kartu su suoleliais. Jei įmonė turi didelį serverinį spintą, ją dažnai išmontuojame vietose. Kroviniame patalpiname ant specialių amortizuotų grindų ir pritvirtiname dirželiais. Vieną kartą teko vežti labai brangų tyrimų centrą – kiekviena dėžė buvo apžėlta jutikliais, kurie rodė, ar buvo smūgių. Nenaudojame pigių „išmaniųjų“ laidų, o tik kietus jungtis. Jūsų IT vadybininkas gali ramiai miegoti.

Ar atsakyti už tai, jei sulaužoma brangi biuro technika?

Taip, mes atsakome. Bet čia yra vienas „bet“. Klientas turi sąžiningai užpildyti inventorinį sąrašą (packing list). Jei jame parašyta „kompiuteris“, o viduje buvo neveikiantis „monitorius be stovo“, draudimo kompanija gali atmesti išmoką. Mūsų atsakomybė apima tiek patikimą pristatymą, tiek saugų krovimą. Esant įvykiui, turi būti sudarytas defekto aktas vietose, ir tada pradedama draudimo išmokos procedūra. Per 20 metų didelių incidentų su technika beveik nebuvo, o smulkius (nulūžusi kojelė) sutvarkome patys.

Ar galima atidėti biuro perkėlimą iš Olandijos, jei naujieji patalpai dar nebaigti?

Tai klasikinė situacija. Kartais klientas sako: „važiuokite, mes jau spėsime“. Atvyksta – o darbininkai dar tebebraižo sienas. Tokiu atveju turime sandėlius Lietuvoje (ir tarpininkus Olandijoje), kur galime laikinai padėti krovinius. Tai, žinoma, papildomai kainuoja – už sandėliavimą ir iškrovimą-krovimą. Geriausia yra sinchronizuoti kalendorius su statybininkais, bet jei gyvenimas – ne spalvotas, mes išspręsime.

Ką daryti su baldais, kurie netilps į liftą ar duris naujame biure?

Olandijoje dažniau pasitaiko dideli, atviri ofisai, o Lietuvoje – senos paskirties pastatai su siaurais koridoriais. Jei matome, kad sofa netilps, ją išmontuojame dar senajame biure. Kartais net reikia išimti langus ar duris (su savininko leidimu, žinoma). Niekada nesakome „negalima“ – mes sakome „reikia išmontuoti“. Mūsų meistrai turi su savim įrankių komplektus, todėl surinkimas atgal vyksta greitai ir kokybiškai.

Vykstate savaitgaliais ar naktimis, kad nepertraukti darbo?

Taip, tai įmanoma, bet tai kainuoja. Olandijoje naktinio darbo taisyklės griežtos, vairuotojai turi poilsio intervalus. Tačiau jei biuro perkėlimas iš Olandijos reikalauja, kad jūsų verslas nepristotų pirmadienį ryte, mes galim organizuoti iškrovą naktį arba šeštadienį. Tada reikia planuoti vairuotojų darbo laiką taip, kad jie neviršytų valandų normų, kitaip greitai gali sustoti visą koloną.

Išvada

Galiausiai, viskas susumuoja ne į kainą, o į pasitikėjimą. Aš mačiau įmonių vadovus, kurie taupo 200 eurų supakavime, o paskui praranda tūkstančius dėl sugadintų duomenų ar praleistų sutarčių. Biuro perkėlimas iš Olandijos – tai sudėtingas logistinis mazgas, kurį reikia spręsti ne „ant kelio“, o planuojama ir ramiai. Pasirinkę profesionalią komandą, jūs perkate ne tik vairuotojo laiką, bet ir savo ramybę. Gerai, kad dabar jau žinote, į ką atsižvelgti, ir nebūsite tie klientai, kurie skambina paskutinę sekundę su panikos balsu.