Biuro perkėlimas iš Olandijos: geriausios kainos verslui

Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti viena: verslo atstovai visada susiduria su panašiais iššūkiais, kai reikia perkelti savo veiklą. Nesenai kalbėjau su vienu klientu iš Eindhoveno, kuris bandė taupyti ant visko, o galiausiai jam teko sumokėti dvigubai dėl prastai supakuotų serverių. Biuro perkėlimas iš Olandijos nėra tiesiog baldų nuvežimas iš vienos vietos į kitą, tai yra sudėtingas logistinis procesas, reikalaujantis tikslumo ir supratimo, kaip veikia tarptautiniai maršrutai. Olandija yra logistikos centras, bet ir čia savo niuansų užtenka – nuo siaurų gatvių Amsterdamo centre iki specifinių reikalavimų dėl krovininių automobilių prieigos prie „office“ pastatų.

Kai verslas renkasi pervežėją, jis dažnai žiūri tik į EUR sumą sąskaitoje faktūroje. Tačiau pagrindinė frazė „geriausios kainos“ turėtų būti suprantama kaip kainos ir kokybės balansas. Per tą laiką, kai aš dirbu su krovinių gabenimu, mačiau viską: pradedant nuo puikių, be trūkumo įvykusių perkėlimų, baigiant tais atvejais, kai vairuotojas tiesiog nenuvažiuodavo, nes negalėjo privažiuoti prie iškrovos vietos Vilniuje dėl restorano terasos. Todėl šiame straipsnyje neapsiriboš sausais faktais, o pasakysiu, kaip tai iš tikrųjų vyksta ir ką turėtumėte žinoti, norėdami išvengti nemalonumų.

Biuro perkėlimas iš Olandijos reikalauja iš anksto suderinti daugybę detalių. Mes ne tik vežame dėžes, mes kartu su jumis planuojame maršrutą, kad jūsų verslas nustotų dirbti tik minimalų laiką. Svarbiausia yra suprasti, kad kaina formuojasi ne tik pagal kilometrus, bet ir pagal tai, kiek laiko reikės pakrauti, ar reikės naudoti keltuvus („lift“), ir ar reikės išmontuoti baldus. Dabar, kai pasaulio rinka kinta, o kuro kainos svyruoja, itin svarbu rasti partnerį, kuris siūlo ne pigiausią, o racionaliausią pasiūlymą.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Dauguma klientų klauso: „Kodėl brangu?“. Atsakymas paprastas, bet jis niekada nesuprantamas iš karto. Tarptautiniai pervežimai, ypač kai kalbame apie biuro įrangą, turi savo specifiką. Pirmiausia, tai kiekis. Jei turite tik kelias dėžes su dokumentais, tai viena kaina, bet jei perkeliate visą „open space“ erdvę su 20 darbo vietų, spausdintuvais ir sofomis – tai visai kitas lygis. Antra, prieiga. Olandijoje dauguma biurų yra verslo centruose, kur reikia specialių leidimų stovėti sunkiavežiui („truck“). Jei vairuotojas privalės laukti, kol gaus leidimą, arba vežti krovinį keliais šimtais metrų rankomis, tai įeis į kainą.

Trečia dalykas – laikas. Jei norite, kad viskas būtų atlikta savaitgalį, tam reikės sumokėti papildomai už vairuotojo darbo laiką poilsio dienomis. Taip pat, biuro perkėlimas iš Olandijos į Lietuvą dažnai susiduria su muitinės procedūromis, nors ir esame ES erdvėje. Jei kelyje yra techninė problema arba dokumentai nėra tvarkingai surūšiuoti, tai gali atidėlioti pristatymą. Visa tai lemia galutinę sąskaitą.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Šioje skyriuje surinkau daugiausiai kylančių klausimų, kuriuos man užduoda verslo atstovai. Kai kalbame apie logistiką, geriau klausti daug kartų, nei vėliau gailėtis.

Techniniai ir organizaciniai dalykai

Kaip tinkamai supakuoti kompiuterius ir jautrią techniką?

Tai vienas svarbiausių dalykų, apie kurį dažnai pamirštama. Nenaudokite paprastų kartoninių dėžių iš prekybos centrų – jos per daug minkštos. Mums patinka naudoti specialias „computer boxes“ su putomis. Be to, būtina pažymėti kabelius ir fotofiksuoti prijungimą prieš išmontavimą, kad nebešoktumėte galva, kaip viską vėl sujungti naujoje vietoje.

Ar jūsų komanda atlieka baldų išmontavimą ir montavimą?

Taip, tai įeina į mūsų standartinius paslaugų paketus. Nerekomenduoju daryti to paties, jei neturite patirties, nes galite sugadinti „MDF“ plokštes arba prarasti varžtus. Mūsų meistrai turi su savimi visus reikalingus įrankius, tad biuro stalai ir spintos atvyksta surinktos ir paruoštos darbui.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo užsakymo iki pristatymo?

Įprastai, jei kalbame apie biuro perkėlimą iš Olandijos į Lietuvą, planavimas užtrunka apie savaitę-dvi, o patys pervežimai – 1-3 dienas priklausomai nuo maršruto. Jei reikia skubaus pervežimo („express“), mes galime tai padaryti ir per 24 valandas, bet tai kainuos brangiau dėl greito režimo vairuotojui.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Draudimas yra privalomas, bet jo rūšis gali skirtis. Standartinis CMR draudimas dengia tik 8,33 SDR už kilogramą, kas, tiesą sakant, labai mažai, jei kalbame apie brangią IT įrangą. Visada siūlau sudaryti papildomą „All risk“ draudimą vertei, kad būtumite ramūs net jei vairuotojas nukryžiuotų į duobę.

Ką daryti, jei naujose patalpose nėra keltuvo (lifto)?

Tuomet turime naudoti hidraulines platformas arba nešti rankomis, o tai brangina darbo valandas. Būtinai apie tai praneškite iš anksto, kad galėčiau atsiųsti pakankamai krovėjų. Nenorime, kad vairuotojas vienas liūdnai vežtu dėžes per penktus aukštus.

Kainodara ir dokumentai

Kodėl viena firma siūlo pigiau, kita brangiau?

Žiūrėkite ne į bendrą sumą, o į tai, kas įeina į paslaugą. Pigesnės firmos dažnai neįskaičiuoja pakavimo medžiagų, keltuvų nuomos arba darbo valandų viršyto. Mes stengiamės pateikti išsamią sąskaitą, kurioje nemalonūs netikėtumai nebūtų jums staigmena.

Ar galima gauti fiksuotą kainą be jokių papildomų mokesčių?

Taip, atliekame vizitą arba detalų inventorizacijos sąrašą ir tada galime pasiūlyti „fixed price“. Tačiau jei vietoje pasirodo daugiau daiktų nei buvo planuota, arba prieiga pasikeičia, kaina gali būti koreguojama. Sąžiningumas – mūsų prioritetas.

Kokius dokumentus reikia parengti tarptautiniam pervežimui?

Pagrindinis yra eksporto sąskaita-faktūra (invoice) ir krovinio manifesto (packing list). Nors ir judame tarp ES šalių, šie dokumentai būtini muitinės kontrolės tikslais, jei sustosime patikrai. Be to, reikia CMR konosamento, kuris yra pagrindinis vežimo sutarties dokumentas.

Ar taikoma PVM mokesčio grąžinimo tarp šalių?

Jei esate registruota PVM mokėtoja įmonė, tarptautiniai pervežimai dažnai yra apmokestinami nuliniu tarifu (0 % PVM), tačiau turi būti pateikti teisingi duomenys. Mes visada padedame suformuoti dokumentus taip, kad jūsų buhalterija būtų laiminga.

Ar galima susiderėti dėl mokėjimo grafiko?

Standartiškai reikalaujame avanso (depozito), o likutį sumokėti atlikus darbą. Tačiau ilgamečiams partneriams arba dideliems projektams mes visada esame lankstūs ir galime aptarti individualias sąlygas, nes verslo santykiai turi būti pagrįsti pasitikėjimu.

Olandijos specifika

Ar yra kokių nors ypatingų taisyklių Olandijoje dėl stovėjimo?

Olandija yra griežta. Amsterdame ar Roterdame be leidimo („ontheff“) sunkvežimis negali stovėti net penkių minučių. Mes turime patirties su vietinėmis savivaldybėmis ir žinome, kaip gauti šiuos leidimus, kad vairuotojas gautų baudą vietoj to, kad krautų jūsų biuro stalus.

Kaip elgiamasi su pašarais arba pavojingais krovinais (chemija)?

Biure dažnai būna valymo priemonių ar spausdintuvų kasečių. Tai laikoma pavojingais krovinais (ADR). Reikia tai deklaruoti. Nenuokslus deklaravimas gali baigtis dideliais baudais arba krovinio konfiskavimu, todėl nedėkite to į paprastas dėžes be žymėjimo.

Po perkėlimo

Kas atsitinka, jei kažkas sulūžta kelyje?

Skambuokite mums iš karto. Mes turime procedurą nukentėjusiems daiktams pranešti draudimo kompanijai. Negerai, jei bandysite sutaisyti patys, tai gali panaikinti draudimo išmoką. Fotografuokite žalą tiesiogiai išpakavus.

Ar padėtumėte išmesti nereikalingus daiktus?

Taip, mes galime organizuoti ir atliekų išvežimą („waste removal“). Dažnai perkėlimo metu suprantama, kad senios spintos arba sugadinti kėdės jums nebereikia, todėl galime juos paimti į šalutį ir išvežti į perdirbimo centrą.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Olandijos yra investicija į jūsų verslo stabilumą. Neklauskite tik, kiek kainuoja viena valanda ar vienas kilometras. Klauskite, kiek kartų ši firma sėkmingai atliko tokį darbą, ar ji turi savo techniką, ar ji žino Olandijos geografiją ir ar ji pasirūpins jūsų turtu kaip savo. Mano dvidešimties metų patirtis rodo, kad geriausia kaina yra ta, kurioje nėra paslėptų išlaidų ir nervingų telefonų vėlai naktį.

Jei ruošiatės judėti iš Olandijos į Lietuvą arba atvirkščiai, susisiekite su mumis iš anksto. Mes padėsime sudaryti tikslą sąmatą, planą ir, svarbiausia, užtikrinsime, kad jūsų darbuotojai pirmą dieną naujame biure galėtų tiesiog atsisėsti ir dirbti, o ne ieškoti dėžių su kompiuteriais. Racionalus logistikos sprendimas taupo ne tik pinigus, bet ir jūsų nervus.