Biuro perkėlimas iš Olandijos: dideliems ir mažiems biurams

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Olandijos visada yra didelis iššūkis, nepaisant to, ar tai mažas start-up’as iš Eindhoveno, ar didelė korporacinė būstinė iš Amsterdamo. Olandija yra logistinis centras, viskas ten veikia kaip laikrodis, tačiau kai pradedama formuoti krovinius ir juos vežti per visą Europą į Lietuvą, pasitaiko nemažai nemalonių staigmenų. Per tuos metus mačiau viską: nuo suplėšytų sofa, pajuodavusių vairuotojų dėl neparašytų sąskaitų, iki pačių fantastiškiausių organizacinių sprendimų, kai įmonė nenukentėjo nė minutės.

Klientai dažnai klausia: „kodėl tai taip sudėtinga?“ Atsakymas paprastas – tai ne tik baldų pervežimas. Tai jūsų verslo širdies perkėlimas. Jei darysite klaidą, galite prarasti duomenis, sugadinti brangią įrangą arba, kas blogiausia, sustabdyti verslą keletui savaičių. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi, kaip viskas vyksta iš vidaus, ir jums nereikės mokytis iš savo klaidų. Mes aptarsime viską – nuo dėžių pasirinkimo iki to, ką daryti, jei prie sienos užstrigs sunkvežimis su visa jūsų buitine technika.

Svarbiausia suprasti, kad sėkmingas biuro perkėlimas iš Olandijos priklauso ne nuo to, kiek brangų sunkvežimių užsisakysite, o nuo detalaus plano ir komunikacijos. Olandai yra labai disciplinuoti, jie tiksliai laikosi grafikų, tad jei pasakysite, kad įmonė bus iškrauta 12:00, reikia, kad taip ir būtų. Kitaip kelionė per Vokietiją ir Lenkiją gali tapti košmaru. Štai taip atrodo realus šio proceso vaizdas, be reklaminių šūkių.

Kas reikia žinoti prieš pradedant

Biuro perkėlimas iš Olandijos – kiek tai kainos apytiksliai?

Žmonės visada nori girdėti skaičių, tačiau be vaizdo į kiekvieną butą ar ofisą patekti neįmanoma. Paprastai mažo biuro, kuris turi kelis stalus, kompiuterius ir spausdintuvą, pervežimas kainuos nuo 1,5 tūkst. iki 3 tūkst. eurų, priklausomai nuo to, ar reikia išmontuoti/montuoti baldus. Didelėms įmonėms, kur tūkstančiai dokumentų, serveriai ir daugiau nei 50 darbo vietų, skaičiai svyruoja nuo 10 tūkst. eurų ir beveik neturi viršutinės ribos, nes ten reikia specialios technikos, kelias dienas trunkančio darbo ir daugiau žmonių.

Kiekvieną kartą, kai paskaičiuoju savikainą, į ją įeina ne tik degalai, bet ir draudimas, kuris Olandijoje yra griežtai reglamentuojamas, taip pat darbo rankos Lietuvoje, kurios viską susirinks. Pavyzdžiui, vienas klientas iš Hagos norėjo taupyti ant dėžių, tai pasirodė brangiau išėjo, nes teko spaudinėti brangius dokumentus ant naujo, kai senieji susilpnėjo ir plyšo. Taigi, kaina – tai ne tik vairuotojo atlyginimas, tai kompleksinis sprendimas.

Ar reikia mums patiems susirinkti dėžes?

Gana dažnas klausimas, ir mano atsakymas visada toks pat – geriau, jei tai padarys profesionalai. Žinoma, galite nuvažiuoti į „Albert Heijn“ ar statybines parduotuves ir gauti kokybiškas dėžes, tačiau ar tikrai norite, kad jūsų buhalterija rašinėtų ant dėžių vietoj to, kad dirbtų? Esu matęs situaciją, kur viena smulki dėžė su svarbiaisiais kontraktais nukrito nuo priekabos galo, nes buvo blogai užklijuota lipduku.

Mes dažnai siūlome „full service“ paslaugą, t. y. atvykstame su dėžėmis, lipdukais, burbuliukų plėvele. Tai sutaupo ne tik nervus, bet ir laiką. Vienas Amsterdome įsikūręs technologijų hubas bandė susirinkti dėžes patys, tai pasirodė, kad jie neturi tinkamų dėžių monitoriams, ir teko vykti į specializuotas parduotuves pačiam vadybininkui. Geriau užsisakykite paslaugą su komplektu iš karto.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo Olandijos iki Lietuvos?

Jei kalbame apie tiesioginį vairavimą be sustojimų, tai tai apie 12–14 valandų, kai vairuotojas važiuoja kaip vėjas. Tačiau realybėje biuro perkėlimas iš Olandijos užtrunka nuo 2 iki 4 dienų. Kodėl tiek ilgai? Todėl, kad reikia išmontuoti baldus, juos uždenėti, įkelti, o Lietuvoje – viską atbuliukais padaryti. Be to, sunkvežimiai turi poilsio laiko reikalavimus, o taip pat svarbu paskaičiuoti muitinės eiles, jei keliaujate per kitas šalis.

Pavyzdžiui, jei krovinys surenkamas pirmadienį ryte Roterdame, tai jis gali būti Lietuvoje trečiadienio vakare arba ketvirtadienį ryte. Niekada nesakykite klientams, kad prekės bus „rytoj“, jei vairuotojas tik pradeda įkrovą. Vieną kartą turėjau vairuotoją, kuris užstrigo ties Varšuova dėl avarijos, ir visas biuro perkėlimas pavėlavo dviem dienoms – klientas buvo nuliūdęs, bet mes išsiuntėme kurjeriu svarbiausius dokumentus, kad verslas nebaigtų veikti.

Techniniai ir organizaciniai niuansai

Ar saugu vežti serverius ir jautrią įrangą?

Tai, matyt, svarbiausias klausimas bet kuriam šiuolaikiniam biurui. Esu matęs, kaip 5 tūkst. eurų vertės serveris buvo įmestas į paprastą dėžę su knygomis – žinoma, jis neatvyko gyvas. Serveriai ir jautri įranga turi būti supakuoti specialiuose „anti-static“ konteineruose, o ant jų uždedami šokso davikliai, kurie užfiksuoja, jei krovinys buvo numestas. Be to, tokius krovinius visada dedame į sunkvežimio vidų, o ne į galą, kur vibracija stipriausia.

Vienas iš manęs dažniausiai perkelių biurų yra finansų sektoriuje, ir jiems duomenų saugumas yra pirmiausia. Mes ne tik juos supakuojame, bet ir uždarome specialiu plombuotu konteineriu, kurį atidaro tik gavėjas Lietuvoje. Taip pat užtikriname, kad draudimo polisoje būtų įrašyta konkreti įranga, nes bendras draudimas ne visada padengia brangius IT išteklius.

Kas daryti su baldais, kurie netilptų į liftą ar duris?

Olandijose biurai dažnai būna senose pastatuose, kur laiptai yra siauri, o dideli „L“ formos stalai tiesiog fiziškai nepereina. Tokiu atveju turi įsijungti inžinerinė mintis. Kartais tenka išardyti stalą ne tik į dvi, bet į penkias dalis, o kartais net naudoti kraną pro langą. Prieš daugelį metų perkėlėme architektų studiją Utrechte, kur buvo milžiniškas konferencijos stalas, kurį teko leisti pro trečio aukšto langą, nes lifte neįėjo.

Lietuvoje susiduriame su panašiomis problemomis, tik atvirkščiai – įnešame į naujas patalpas. Todėl būtina iš anksto išmatuoti ne tik patalpas, bet ir aikštelę prie pastato. Vieną kartą vilkikas su visais baldais neįvažiavo į senamiestį, ir teko viską perkrauti į mažesnes transporto priemones. Visada turkite atsarginį planą „B“.

Ar reikia rūpintis muitinės formalumis, jei abiejų šalių ES?

Nors Olandija ir Lietuva yra ES erdvėje, tai nereiškia, kad galima tiesiog užvežti ir pamiršti. Jei vežate įmonės turtą, tai yra prekių judėjimas, ir reikia turėti tvarkingą inventoriaus sąrašą (packing list) bei prekių siuntos vairuotojo dokumentą (CMR). Jei keliaujate su asmeniniais daiktais, kurie atrodo kaip prekės, gali kilti klausimų. Be to, jei biuro perkėlimas iš Olandijos vyksta į ne ES šalį (tarkime, į Jungtinę Karalystę ar Norvegiją), tai visai kita istorija – ten reikia eksporto/importo deklaracijų.

Patariu visada susitarti dėl TIR arba Carnet prekių, jei vertė didelė. Muitininkai yra šiek tiek paranoiki, kai mato pilną sunkvežimį su elektronika. Buvo atvejis, kai mums sulaikė krovinį Lietuvos-Lenkijos pasienyje dėl to, kad viena iš sąskaitų faktūrų nebuvo griežtai susieta su inventoriaus sąrašu. Praradome 6 valandas, tad dokumentai turi būti idealūs.

Rizikos ir nelaimingi atsitikimai

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Prieš porą metų mūsų vilkikas užgijo variklį Vokietijoje, ties Dortmundu. Ką daryti? Profesionalios kompanijos turi draudimą, kuris padengia ne tik krovinio praradimą, bet ir „perdėjimo“ išlaidas. Mes tada paskambinome partneriui iš netoliese esančios įmonės, jis atvyko su kitu sunkvežimiu, perkrauvė dėžes ir važiavo toliau. Klientas net nežinojo, kad buvo problema, kol pasakojau istoriją po metų.

Jei bandote šitą daryti patys su „kaimyno Martyno“ vilkiku, rizikuojate likti be dokumentų ir technikos kelias dienas kelyje. Svarbu, kad pervežėjas turėtų 24/7 pagalbos liniją. Kelias iš Olandijos yra intensyvus, ten daug statybų ir eismo įvykių, tad techninė pagalba turi būti tikras partneris.

Ar galima vežti augalus ir biuro kava?

Tai keistas, bet dažnas klausimas. Žmonės prisiriša prie savo fikusų ar kavos virimo aparato. Augalus vežti į Lietuvą galima, tačiau tik su fitosanitariniu pažymėjimu, kitaip jie gali būti sulaikyti pasienyje dėl kenkėjų rizikos. Olandai yra griežti augalų kontrolės atžvilgiu. Kavos aparatus reikia išpilti ir gerai išdžiovinti, nes vanduo juose gali sušalti ir sugadinti vidinius mechanizmus, arba pradėti pūti, jei kelionė užtrunka ilgiau nei planuota.

Vienas klientas bandė vežti didelę vazoną su žeme, kur buvo paslėptos kelios butelės vyno (tai kita istorija), tačiau muitinės šunys tai užuodė. Buvo nemalonu. Taigi, augalus geriau palikti kolegoms dovanai ir nusipirkti naujus Vilniuje, o jei labai brangūs – gaukite sertifikatus iš Olandijos fitosanitarinės tarnybos.

Kaip apsaugoti konfidencialumą perkėlimo metu?

Dirbant su teisininkais ar medicinos centrais, tai yra kritiška. Biuro perkėlimas iš Olandijos reiškia, kad dokumentai keliauja tūkstančius kilometrų. Niekada negalite būti tikri, kas juos matys. Mes naudojame užrakstamas dėžes su skirtingais raktais, o svarbiausi dokumentai keliauja atskirame, mažame seife, kurį vairuotojas laiko su savo kabine. Be to, galima pasirašyti konfidencialumo (NDA) sutartis su vadybininkais.

Buvo atvejis, kai viena dėžė su sutartimis dingo perkraunant. Vėliau ją radome uoste, bet ši situacija mokėjo mus visus – visada turėkite kopijas debesijos saugykloje („Cloud“). Fizinis perkėlimas yra rizikingas, o skaitmeninės kopijos yra jūsų draudimas nuo chaoso. Nenaudokite permatomų dėžių dokumentams, kuriuos galima įsidėmėti praeiviams.

Praktiniai patarimai ir pabaigos gairės

Kaip pasiruošti darbuotojams perkėlimui?

Tai dažnai pamirštamas elementas. Žmonės turi žinoti, ką daryti su savo asmeniniais daiktais ant stalo. Prieš savaitę paskelbkite instrukciją: „palikite tik tą, ką reikia vežti, viską kitą išmeskite arba pasiimkite namo“. Pažymėkite kiekvieną darbo vietą spalvotu lipduku, kad įkrovėjai žinotų, kur dėti ką. Tiesa, dažnai darbuotojai pasislepia su savo dėžėmis, o vėliau teko ieškoti jų asmeninių daiktų visame vilkike.

Geriausia sistema yra ta, kad kiekvienas darbuotojas gauna po 3–5 dėžes su savo pavardės numeriu. Kai atvykstame į naują biurą, dėžės padedamos prie atitinkamų stalų. Taip sutaupome valandas paieškoms. Jei biuro perkėlimas iš Olandijos vyksta penktadienį, naują vietą galima paruošti šeštadienį, kad pirmadienį viskas veiktų.