Biuro perkėlimas iš Olandijos be verslo sutrikdymo: Vadovas, kuris taupo nervus ir laiką

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo mažų startuolių, besikraunčių „Peugeot“ krovininiais su priekaba, iki milžiniškų korporacijų, kuriančių naujus padalinius Vokietijoje arba Lenkijoje ir pervežančių tonas įrangos. Vienas dalykas visada pasikartoja – perkėlimas yra stresinis, o jei dar ir kalbame apie tarptautinius maršrutus, pvz., kai reikia atlikti biuro perkėlimą iš Olandijos, tai gali tapti tikra košmarė, jei nepasiruošiate tinkamai. Olandija, nors ir logistikos centras, turi savo niuansų – nuo siaurų gatvelių Amsterdamo senamiestyje iki griežtų darbo laiko apribojimų.

Daugelis verslininkų mano, kad tiesiog iškviečia vairuotoją su sunkvežimiu, viskas pasidaro pati. Tačiau realybėje, norint išvengti verslo sustabdymo, reikalinga strategija. Jūsų komanda negali prarasti produktyvumo dėl to, kad kompiuteriai stovi dėžėse arba baldai nebuvo surinkti laiku. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi, kaip surengti perkėlimą taip, kad pirmadienio ryte jūsų darbuotojai galėtų dirbti kaip įprastoje vietoje, o ne ieškoti popieriaus pirštinėse.

Kodėl reikalingas detalus planas ir ką privalu žinoti iš anksto

Kai klientai skambina man su prašymu padėti organizuoti biuro perkėlimą iš Olandijos, pirmasis dalykas, kurį klausiu, yra ne „kada?“, o „kas?“. Nežinant, kiek turite baldų, ar yra jautrios IT įrangos, ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miesto centrą, neįmanoma paskaičiuoti nei kainos, nei trukmės. Dažnai žmonės pamiršta, kad Olandijoje griežtai kontroliuojamas transporto svoris ir matmenys, o „paskutinės mylios“ kaina gali pakilti astronomiškai, jei reikės keisti mažesnį automobilį dėl tiltų aukščio apribojimų.

Svarbiausia taisyklė, kurią per 20 metų išmokiau – niekada neikilkite visko į vieną krepšį. Biuro perkėlimas iš Olandijos turi būti suskirstytas į etapus: inventorizacija, pakavimas, transportavimas ir išpakavimas. Jei praleidžiate nors vieną etapą arba bandote jį daryti „ant kelių“, rizikuojate likti be dokumentų arba sulaužyti brangų serverį. Be to, svarbu atsižvelgti į savaitgalį – jei galite perkelti biurą šeštadienį ar sekmadienį, tai geriausiai, o ne pirmadienio rytą, kai visi keliauja į darbą ir keliai užstrigę.

Klausimai ir atsakymai apie perkėlimo procesą

Šioje skyriuje suformulavau dažniausiai užduodamus klausimus, kuriuos girdėju iš savo klientų. Jie čia ne „užrašyti idealiai“, o tokius, kokie jie yra realiame gyvenime – kartais sumaišyti, kartais labai konkretūs. Tikimės, kad tai padės išvengti nesusipratimų.

Dokumentai ir legalus niuansai Nyderlanduose

Kokius dokumentus reikia tur�ti, kad sieną kirstų ne tik sunkvežimis, bet ir įranga? Esant ES vidinio rinkos sąlygoms, dažnai manoma, kad dokumentų visai nereikia, tačiau tai netiesa. Būtinas turi būti kruopštus krovininės specifikacijos sąrašas (packing list) ir CMR draudimas. Be to, jei pervežama techninė įranga, kuri yra nuomojama arba yra įmonės išlaidos (nuosavybės teisės klausimas), reikėtų turėti įgaliojimus arba sutartis, kad muitinėje nekiltų klausimų dėl kontrabandos arba nelegalios prekybos.

Ar galiu tiesiog nuvežti kompiuterius kaip asmeninį daiktą? Negalima, jei tai yra įmonės turtas, o ne jūsų asmeninis nešiojamasis kompiuteris. Muitinės postuose, ypač ties Vokietijos ar Belgijos sienomis, vairuotojams dažnai daroma patikra. Jei krovininyje rašoma „biuro įranga“, o dokumentuose nėra jokios informacijos apie siuntėją ir gavėją, krovinys gali būti sulaikytas kol kas nors neišaiškins situacijos.

Techninė pusė ir įrangos saugumas

Ką daryti su serveriais, jie gi labai jautrūs? Serverius reikia išjungti tinkamai, užfiksuoti jų buvimo vietą ir, svarbiausia, supakuoti į specialias, amortizuotas dėžes. Nerekomenduoju juos krauti kartu su kėdėmis ar stalais – virpesiai kelyje gali sugadinti standžiuosius diskus. Geriausia juos pervežti atskirame, mažesniame transporto priemonės skyriuje arba netgi specialiu automobiliu, jei kalbame apie didelius duomenų centrus.

Ar jūsų komanda sugeba išmontuoti ir vėl surinkti sudėtingus biuro stalus? Taip, mūsų montuotojai turi su savim reikiamus įrankius ir patirties. Žinoma, jei tai yra labai seni, brangiai restauruoti baldai arba unikalūs dizaino sprendimai, rekomenduoju pasikonsultuoti iš anksto, bet 90 proc. atvejų mes spėjame viską išmontuoti senoje vietoje ir surinkti naujoje per vieną dieną.

Logistika ir organizaciniai momentai

Kiek laiko užtrunka toks kelias, pvz., iš Roterdamo į Vilnių? Pats važiavimas trunka apie 14–16 valandų priklausomai nuo situacijos kelyje, tačiau tai nėra visas procesas. Reikia pridėti pakavimo laiką (paprastai 1 diena), iškrovimo ir surinkimo laiką (1 diena). Taigi, planuokite, kad nuo to momento, kai mes atvažiuojame pakrauti, iki momento, kai darbuotojai gali sėsti prie naujų stalų, praeina mažiausiai 3–4 dienos.

Ar galima perkelti biurą savaitgalį, kad neprarastume darbo laiko? Tai būtų idealus variantas, ir mes dažnai taip darome. Vakare penktadienį arba anksti ryte šeštadienį pradedame krauti, važiuojame per naktį, o sekmadienį jau iškrauname ir surinkame. Taip jūsų verslas visiškai nejaučia jokio sutrikdymo – pirmadienį ryte viskas veikia kaip įprasta, tik kito adresas.

Kiek tai maždaug kainuoja? Ką nors įsivaizduoti galima? Kainos labai svyruoja, tačiau jei kalbame apie vidutinį 20–30 žmonių biurą, tai gali kainuoti nuo 3 iki 6 tūkstančių eurų, priklausomai nuo atstumo, kiekio ir papildomų paslaugų (pvz., pakavimo medžiagos, liftų nuoma). Geriausia paskambinti mums ir papasakoti, kiek tūkstančių kubinių metrų arba kvadratinių metrų turite, tada paskaičiuosime tiksliau.

Rizikos ir nepageidaujami nutikimai

O jei kelyje sudūžta technika ir mes atsiliekame su terminais? Tokios situacijos pasitaiko, nors su mūsų parku tai retai, tačiau visada turime atsarginį planą. Turime partnerių tinklą visoje Europoje, todėl galiu greitai išsiųsti kitą sunkvežimį, kad krovinys būtų pristatytas laiku. Draudimas taip pat padengia nuostolius, jei dėl vėlavimo jums tektų nuomoti laikiną patalpą.

Ar reikia rūpintis draudimu ar jis jau yra kainoje? Pagal įstatymus, krovinių pervežimo draudimas (CMR) yra privalomas ir jis yra įskaičiuotas į mūsų paslaugų kainą, tačiau jo limitai gali būti riboti. Jei pervežate labai brangią įrangą, pvz., aukštos klasės serverius ar meno kūrinius, rekomenduoju papildomai apdrausti krovinius „Visų rizikų“ draudimu, kuris padengs daugiau situacijų.

Ką daryti su daiktais, kuriais mums nebenaudosime, pvz., senomis kėdėmis? Galiu padėti ne tik pervežti, bet ir atsikratyti nereikalingų daiktų. Galime susitarti, kad prieš važiuodami į naują biurą, užeiname į utilizedės punktą arba dovanojome labdarai. Taip sutaupysite ne vietos sunkvežimyje, bet ir laiko, nes nereikės vėliau galvoti, ką daryti su šiukšlėmis naujoje vietoje.

Išvada

Galiausiai, noriu papasakoti vieną istoriją. Prieš metus turėjau klientą, IT įmonę iš Eindhoveno, kuri nusprendė perkelti savą būstinę į Kauną. Jiems buvo svarbiausia, kad „helpdesk“ nebūtų išjungtas nė valandą. Mes suplanavome viską iki minučės – vairuotojai pasikeitė ties siena, kad nereikėtų poilsiauti, o įranga buvo pakrauta į specialiai paruoštus konteiserius. Pirmadienį rytą, kai Lietuvoje darbuotojai atėjo į darbą, jų telefonai jau skambėjo, o kompiuteriai veikė. Tokio rezultato galima pasiekti tik su žmonėmis, kurios žino ne tik kelių žemėlapį, bet ir verslo procesus.

Biuro perkėlimas iš Olandijos nėra tiesiog krovinių pervežimas. Tai sudėtingas projektas, reikalaujantis logistikos, organizacinių gebėjimų ir suprato, kad kiekviena minutė prastovės kainuoja pinigus. Jei jums reikia perkelti savo verslą nedelsiant ir be skausmo, nebandykite tai daryti patys su draugų pagalba – pasiklauskite profesionalų. Gerai suplanuotas biuro perkėlimas iš Olandijos yra investicija į jūsų ramybę ir verslo tęstinumą, kuri atsiperka pirmosiomis darbo dienomis naujoje vietoje.