Biuro perkėlimas iš Olandijos be streso ir prastovų: Vadovas, kurį sukuria patirtis

Esu šioje srityje jau virš dvidešimt metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo tų, kurie bando įsivežti viską „Golfu“ vėlui lyjant, iki milžiniškų korporacijų, kurios perkelia šimtus darbuotojų vieną dieną. Bet dažniausiai kreipiasi nedidelės ar vidutinės įmonės, kurios nori grįžti iš Olandijos arba perkelti savo operacijas į Lietuvą. Žinoma, kiekvienas sako, kad jiems svarbiausia – kaina, tačiau tikrasis košmaras prasideda, kai pradedama kalbėti apie laiką ir organizaciją. Jums reikalingas ne tik sunkvežimis, bet ir strategija, kaip neužstrigti muitinėje ir kaip neleisti, kad jūsų verslas sustotų ilgam laikui. Štai ča ir įžengia į žaidimą biuro perkėlimas iš Olandijos be streso ir prastovų – tai ne tik marketingo šūkis, o realus tikslas, kurį galime pasiekti tik gerai suplanavus kiekvieną žingsnį.

Olandija yra specifinė rinka. Čia gatvės siauros, namai dažnai statyti prie kanalų, o parkavimo leidimai yra brangesni nei degalai. Jei manote, kad tiesiog užsakysite „krovininį“ iš skelbimo, tai greitai suprasite, kad klaida. Biuro inventorius – ne tik stalai ir kėdės. Tai serveriai, archyvai su svarbiais dokumentais, brangūs kompiuteriai ir daiktai, be kurių įmonė negali dirbti nė valandos. Todėl viskas turi būti suplanuota iki menkiausio detalo: nuo to, kaip išmontuoti baldus Amsterdame ar Eindhovene, iki to, kada vairuotojai gali pravažiuoti pro Vokietijos kontrolės punktus, kad vėluotų kuo mažiau.

Svarbiausia yra suprasti, kad biuro perkėlimas iš Olandijos be streso ir prastovų prasideda ne tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o dar prieš mėnesį ar du. Reikia sudaryti detalių inventoriaus sąrašą, įvertinti, ar reikia specialių kėlimo priemonių (jei biuras yra 4-ame aukšte be lifto), ir suprasti muitinės reikalavimus. Esu matęs situacijų, kai įmonės vadovai tikėjosi, kad viskas įvyks per savaitgalį, tačiau pamiršo, kad Olandijoje sekmadieniais vežti krovinius draudžiama arba sunkvežimiams ribojamas eismas miestuose. Tokios smulkmenos kainuoja tūkstančius eurų prarastų pajamų.

Šiame straipsnyje pasidalinsiu tuo, ką esu išmokęs per šiuos metus. Kalbėsime ne apie teorines gudrybes, o apie tai, kaip tai vyksta realybėje – ant asfalto, muitinėse ir sandėliuose. Jums nereikės rūpintis techninėmis detalėmis, jei pasirinksite teisingus partnerius, tačiau žinoti, ko tikėtis, būtina. Todėl žemiau pateikiame atsakymus į dažniausiai užduodamus klausimus, kuriuos klausdavau tiek didelių korporacijų logistikos vadovai, tiek mažų startųlių savininkai.

Dažniausiai užduodami klausimai apie logistiką ir procesą

Kada tiksliai reikia pradėti planuoti?

Geriau per anksti nei per vėlu. Idealus laikas yra mažiausiai mėnuo prieš planuojamą išvykimą, o jei perkeliate didelį biurą su daug technikos – tai dar ir pusantro mėnesio. Turime laiko suderinti parkavimo leidimus Olandijos miestuose, kurie gali užtrukti iki savaitės. Be to, jei reikia specialios technikos kėlimui, jos rezervavimas reikalauja laiko, ypač pavasario ar rudenio sezono metu, kai visi juda.

Ar jūsų komanda pati išmontuoja ir sumontuos baldus?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugų paketą. Mums nereikia, kad jūsų IT specialistas ar buhalteris suktiems raktus. Mūsų vairuotojai turi su savimi visą įrankių komplektą ir žino, kaip išmontuoti sudėtingas sistemas, o vėliau juos surinkti naujoje vietoje taip, kad niekas nešoktų ir nesigrumbtų. Svarbiausia yra užtikrinti, kad baldai atvykus į vietą būtų surinkti saugiai ir tvarkingai.

Kiek tai kainuoja, jei kalbame apie vidutinį biurą?

Kaina visada priklauso nuo tūrio, kurį matuojame kubiniais metrais, bet vidutinio dydžio biurui (apie 3–4 darbo vietas su visais reikmenimis) reikėtų skirti nuo 1800 iki 2500 eurų. Čia įskaičiuotas pakavimas, transportas iš bet kurios Olandijos vietos į Lietuvą, iškrovimas ir baldų surinkimas. Prie kainos gali būti pridėti papildomi mokesčiai už parkavimo bilietus Roterdame arba, jei reikia naudotis kelias automobilis dėl labai siaurų gatvių.

Ar galite užtikrinti, kad serveriai ir IT įranga nenukentės?

Be abejo, IT įrangos pervežimas yra mūsų prioritetas. Mes naudojame specialias antšokines dėžes, užklotas ir fiksavimo juostas, kad joks monitorius nejudėtų transporto metu. Be to, visada rekomenduoju klientams prieš išvežimą padaryti atsarginę kopiją (backup), nes technika yra jautri, bet per 20 metų mums dar nė karto nepavyko sugadinti jokių duomenų ar pažeisti serverių, jei jiems buvo teisingai supakuoti.

Kas nutinka, jei Olandijoje užstrigsite sunkvežimiu ir vėluosite?

Esu matęs viską – nuo avarijų autostradose iki policijos patikrų. Tokiu atveju mes nedelsdami informuojame klientą ir, jei įmanoma, siunčiame atsarginę mašiną arba organizuojame pervežimą dalimis. Mūsų vairuotojai turi GPS stebėjimo sistemas, todėl logistikos centras realiu laiku mato, kur yra krovinius, ir gali operatyviai reaguoti į bet kokias nesklandumus, kad jūsų darbas nustotų kuo mažiau.

Olandijos specifika ir dokumentai

Ar reikia rūpintis dokumentais patys, ar tai padarysite už mane?

Mes sutvarkome visus būtinus dokumentus, įskaitant TIR knyges ir eksporto deklaracijas, jei to reikalauja situacija. Jums tereikia pateikti mums tikslią inventoriaus sąrašą ir parodyti, kad turtas priklauso jūsų įmonei. Muitinės formalumai tarp ES šalių yra supaprastinti, tačiau teisingai užpildyti vekselius ir transporto dokumentus yra būtina, kad nebuvo nesklandumų vėliau.

Kaip elgtis su parkavimu Olandijos miestuose, pvz., Amsterdame?

Tai viena didžiausių galvos skausmų. Mes patys užsakome specialius leidimus (ontheffing) stovėjimui sunkvežimiems prieš pat išvežimą. Jei to nepadarote, gausite milžinišką baudą, o sunkvežimis tiesiog nebus kur pastatyti. Mūsų patirtis rodo, kad vietiniai savivaldybės gali užtrukti kelias dienas, todėl šį klausimą sprendžiame iš karto, kai tik sutariame dėl pervežimo datos.

Ar pervežiate ir asmeninius daiktus, jei darbuotojai nori parsivežti savo dalykus?

Taip, dažnai įmonės apmoka ir darbuotojų asmeninių daiktų pervežimą kaip papildomą privalumą. Tuo atveju reikia labai tiksliai atskirti, kas yra įmonės turtas, o kas – asmeninis, kad vėliau nebūtų klausimų dėl mokesčių ar muitinės. Paprastai tai darome papildomame konteineryje arba atskirame sunkvežimio skyriuje, kad viskas būtų aišku ir tvarkingai.

Kodėl rinktis jus, o ne pigesnį „skelbimo“ vairuotoją?

Pigūs pasiūlymai dažnai slepia didelę riziką – neturimi draudimai, seni sunkvežimiai, kurie gali sugesti kelyje, ir absoliutus nepasirūpinimas jūsų turtu. Mes siūlome pilną garantiją, fiksuotą kainą be jokių staigmenų galutinėje sąskaitoje ir atsakomybę už kiekvieną daiktą nuo išvežimo iki iškrovimo. Už 20 metų išmokome, kad taupymas ant pervežimo kainos paprastai baigiasi kur kas brangiau remontu ar naujų baldų pirkimu.

Išvada

Galiausiai, viskas sumažėja iki vieno dalyko – ramybės. Kai verslas juda, jis negali sustoti dėl to, kad dėžė su svarbiais dokumentais dingo Kaune arba sunkvežimis užstrigo prie Berlyno. Profesionalus biuro perkėlimas iš Olandijos be streso ir prastovų yra investicija į jūsų stabilumą. Mes esame čia tam, kad jūsų direktorius galėtų rytą atsižiūrėti į naują biurą Lietuvoje ir pradėti dirbti, o ne šluoti dulkes ieškodant dingusių kabelių.

Nepamirškite, kad kiekvienas kilogramas, kurį įkeliamame į mūsų sunkvežimį, yra apsaugotas ne tik kartonu, bet ir mūsų dvidešimt metų patirtimi. Nuo pirmojo skambučio iki paskutinio surinkto kėdės kojelės – mylime savo darbą ir žinome, kaip jį padaryti gerai. Taip, gali būti, kad kainuos šiek tiek daugiau nei tas vairuotojas iš skelbimo, bet kai pamatysite, kaip lygiai ir greitai viskas įvyksta, suprasite, kad verta. Sėkmės jūsų naujame etape Lietuvoje, o su pervežimu mes pasirūpinsime – tiesiog susisiekite su mumis ir gaukite savo pasiūlymą jau šiandien.