Biuro perkėlimas iš Olandijos be jokių verslo trikdžių: kaip tai padaryti teisingai

Dirbu šioje srityje jau daugiau kaip dvidešimt metų ir per tą laiką mačiau viską – nuo mažų startųlių, perkeliančių vieną stalų iš Amsterdamo, iki milžiniškų korporacijų, kuriančių naujus būstus Vilniuje. Viena dalyka pastebėjau tikrai: bet koks judėjimas sukelia stresą, o jei dar ir verslas sustoja, prarandami pinigai. Todėl dabar kalbėsime ne tiesiog apie baldų vežimą, o apie tai, kaip organizuoti biuro perkėlimą iš Olandijos be jokių verslo trikdžių, kad jūsų komanda net nepajustų, kaip pasikeisti vieta.

Olandija yra specifinė rinka ten, ten griežtos taisyklės, siauri gatvelės ir labai saviti klientai, kurie laiko laiką. Atėjo laikas sugalvoti strategiją, kuri leistų išlipti iš vieno biuro penktadienį ir sėsti į kitą pirmadienį ryte, kaip niekas nebūtų nutikęs. Nereikia būti genijumi, tiesiog reikia žinoti, kurie akmenys gali sukelti problemų.

Pradžiamokslis ir laiko planavimas

Kiek laiko iš tikrųjų reikia tam viskam suplanuoti?

Niekada nesakykite klientui „poryt“, jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai. Idealus variantas yra pradėti ruoštis mažiausiai prieš mėnesį ar du, ypač jei keliate didesnę įmonę. Turime suderinti grafikus, paruošti dokumentus ir, svarbiausia, užtikrinti, kad Olandijos puseje viskas būtų išpakuota ir paruošta paėmimui tuo momentu, kai mūsų vairuotojas atvažiuoja. Greitas režimas įmanomas, bet jis kainuoja nervus ir papildomus resursus, o mums reikia biuro perkėlimo iš Olandijos be jokių verslo trikdžių, o ne skubos adrenalo.

Ar galima perkelti visą įmonę per savaitgalį?

Taip, tai yra mūsų specializacija ir būtent taip pasiekiamas mažiausias trikdžių lygys. Paprastai pradedame penktadienį po darbo, kai darbuotojai išeina namo, ir dirbame visą naktį bei savaitgalį. Pirmadienį ryte komanda atvyksta į naująją vietą, o jūsų IT specialistas jau sukonfigūravęs kompiuterius, taigi verslas veikia toliau be jokios pertraukos. Žinoma, toks režimas reikalauja kelių vairuotojų ir krovėjų komandos, bet rezultatas vertas to.

Kas nutinka su tais visais laidais ir kompiuteriais?

Tai viena dažniausiai pasitaikančių baimių, bet iš tiesų tai techninė smulkmena, jei ją pavedi profesionalams. Mes ne tik vejame baldus, bet ir žinome, kaip išjungti, pažymėti ir vėl prijungti serverius, jei reikia. Geriausia yra turėti savo IT žmogų, kuris seka paskui mūsų komandą ir iškart prijungia įrangą naujoje vietoje, taip išvengiant ilgos darbo pauzės. Be to, Olandijoje dauguma įmonių naudojasi „cloud“ paslaugomis, taigi fizinio serverio perkėlimas dažnai nebereikalingas, kas labai palengvina procesą.

O jeigu mums reikia palikti seną biurą švarų?

Tai dažnas reikalavimas iš nuomotojų Olandijoje, ypač Roterdame ar Hagoje, kur turtų valdytojai labai reikalaujami. Sutartyje dažnai būna parašyta, kad paliksite patalpas „broom clean“, t.y., iššluotomis. Todėl į kainą įtraukiame ne tik vežimą, bet ir galutinį valymą senoje vietoje – surenkame likusias šiukšles, išnešame dėžes, kad gautumėte depositą grąžintą. Nenuvilkite su tuo, tai standartinė praktika.

Kainos, dokumentai ir Olandijos specifika

Kodėl Olandijoje brangiau nei Vokietijoje ar Belgijoje?

Ten tiesiog labai griežti darbo įstatymai ir labai aukštos darbo sąnaudos. Negalima tiesiog atvažiuoti ir statyti sunkvežimio ant pėsčiųjų takelio, kaip kai kur, nes greitai gausite baudą ir nuotrauką iš foto radarų. Be to, daugelyje vietų, pvz., Amsterdamo centre, reikia specialių leidimų stovėjimui (ontheffing), kuriuos mes turime užtikrinti iš anksto. Tai viskas įeina į biuro perkėlimą iš Olandijos be jokių verslo trikdžių kainą, nors klientui gali atrodyti, kad tai per daug.

Kiek maždaug kainuoja toks dalykas?

Negaliu pasakyti tikslios sumos be matavimų, bet mažam biurui (pavyzdžiui, 5-10 darbo vietų) iš Eindhoveno į Kauną galima numatyti nuo 2 tūkst. eurų, priklausomai nuo to, kiek daug baldų yra disasembluojama. Dideliems pervežimams, kai reikia 40 pėdų konteinerio ar kelių sunkvežimių, skaičiai šokteli dešimtimis tūkstančių. Visada rekomenduoju daryti vizualinį vertinimą – arba vaizdo skambutį, arba apsilankymą, jei įmanoma, kad nesusidarytų nepageidaujamų staigmenų.

Ar mums reikia rūpintis muitinės dokumentais pačiams?

Jei esate registruota Lietuvos įmonė ir perkėliate savo turtą (inventorių) iš vieno filialo į kitą, tai yra vidinė operacija ir mokesčių nėra. Mums reikia tik TIR knygelės ar Ex1 deklaracijos, kad muitinė nedarytų problemų sienojje. Aš visada pasakau – duokite mums sąrašą su serijiniais numeriais (ypač brangiai įrangai), o mes susitvarkome su visais popieriais. Jums nereikia stovėti prie sienos ir laukti, kol pareigūnas patikrins, kas yra dėžėje.

Kas dėl draudimo, jei kas nors sulūžta kelyje?

Visada imame visapusišką draudimą, todėl jei, Dievo valia, vairuotojas užkabina šaligatvio bortą ir užgriūva lentyna su kompiuteriais, viską atlyginame. Esu matęs atvejų, kai klientai norėjo sutaupyti ir važiavo be draudimo – tai nėra verta rizikuoti. Mūsų polisas apima ir krovinį, ir atsakomybę trečiesiems asmenims, tad galite miegoti ramiai, net jei kelyje užsidegs lietus.

Viskas kitas kas kyla į galvą

Ar darbuotojai gali pasiimti savo asmeninius daiktus?

Žinoma, ir tai dažnai nutinka natūraliai. Kai kalbame apie biuro perkėlimą iš Olandijos be jokių verslo trikdžių, svarbu, kad žmonės jaustųs patogiai. Leidžiame kiekvienam darbuotojui susidėti vieną dėžutę asmeniniams daiktams – augalams, nuotraukoms, puodukams. Tai sukuria gerovės jausmą ir sumažina „aš paliktu savo dalykus“ skundus. Tiesiog prašome jas uždaryti ir užklijuoti, kad neišsibartų.

O jeigu ten liftas neveikia arba per siauras laiptai?

Oho, tai klasika. Olandijose senosiuose pastatuose, pvz., „Grachtengordel“ zonoje Amsterdame, laiptai yra tokia siauros, kad ten net neįsivaizduoju nešti sofos. Mes turime specialią įrangą – keltuvus pro langus arba tiesiog labai lankstius krovėjus, kurie sugeba išnešti baldus per balkoną. Visada klausiu apie liftus iš anksto, o jei jų nėra, planuojame daugiau žmonių ir laiko, kad nereikėtų versti baldų per pusę.

Ką daryti su tais dėžėmis, kai viskas atvyksta?

Galite juos išmesti arba pasilikti, jei planuojate kitą pervežimą, bet mes dažnai siūlome juos pasiimti atgal grįžtant tuščiais. Tai paprasta ir ekologiška. Be to, jei naudojate mūsų dėžes, jos yra tvirtos, su specialiomis angomis rankenoms, todėl jums nereikia begti į parduotuvę pirkti pigių dėžių, kurios plyšta po pusės kilogramo knygų.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa ties Kaunu ir neatvyksta ryte?

Tai blogiausias siaubas, bet su juo kovojame planuodami rezervą. Jeigu tai yra kritinis biuro perkėlimas iš Olandijos be jokių verslo trikdžių projektas, mes siunčiame sunkvežimį su diena atsilikimu, kad jis būtų vietoj jau pirmadienio ryte. Taip pat turime partijerių tinklą visame kelyje, tad jei techniškai kažkas sugenda, galime greitai perkrauti į kitą mašiną. Stiprios ryšiai šioje srityje yra svarbiau nei naujas vilkikas.

Išvada

Galiausiai, viskas susumuoja ne į kainą ar sunkvežimio markę, o į pasitikėjimą ir planavimą. Biuro perkėlimas iš Olandijos be jokių verslo trikdžių yra tikras įmanomas dalykas, jei jį atiduodate į rankas tiems, kurie žino kiekvieną kelio kilometrą nuo Hagos iki Vilniaus. Nereikia leisti, kad logistika trukdytų jūsų verslo augimui – pasirūpinkite dokumentais iš anksto, pasakykite mums apie slenksčius ir liftus, o mes pasirūpinsime, kad jūsų komanda pirmadienį ryte tik gėrėtų kavą naujame stale, o ne ieškotų dėžių sandėlyje. Gerai suplanuotas judėjimas – tai pusė sėkmės.