Biuro perkėlimas į Olandiją: visi etapai su mumis – nuo brangios technikos iki paskutinės dėžės

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo mažų startuolių, kurie perkėlimą į Olandiją daro su viena lagamina, iki milžiniškų korporacijų, kurias tenka išsikrauti tris dienas ir naktis. Olandija, ypač regionai aplink Amsterdamą, Roterdamą ar Eindhoveną, yra logistikos centras, tačiau tai nereiškia, kad ten viskas vyksta stebuklingai lengvai. Biudžietiškas kelių atkarpos, griežti eismo taisyklių reikalavimai miestuose ir, žinoma, pačios biuro perkėlimo į Olandiją specifika reikalauja tikro profesionalumo. Nebūtina būti ekspertu, kad suprastum – tai ne tiesiog baldų vežimas iš taško A į tašką B. Tai sudėtingas organizatorinis procesas, kuriame klaida brangiausiai kainuoja jūsų verslui – prarastas laikas ir neveikianti komunikacija.

Kai klientas pasako „mums reikia perkelti biurą“, aš dažnai matau paniką akiuose. Jie galvoja apie dėžes, o aš turiu galvoje apie tai, kad sekmadienį ryte jų darbuotojai turi sėdėti prie savo kompiuterių ir dirbti, o ne ieškoti, kur dingo jų pelės. Štai kodėl biuro perkėlimas į Olandiją turi būti suplanuotas kaip karinė operacija. Mes ne tik vežiame, mes užtikriname, kad jūsų verslas nestotų. Šiame straipsnyje papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių „marketingo“ užuolankų, taip, kaip tai yra realybėje.

Kaip viskas prasideda ir vyksta: praktiniai klausimai

Šioje skyriuje surinkau dažniausius klausimus, kuriuos man užduodate telefonu ar el. paštu. Čia nėra idealiai sutvarkyta „SEO“ forma, o tai, ką klausiate realiai, kai susiduriate su tuo, kad reikia keltis į kitą šalį.

Planavimas ir pasiruošimas

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti tokį dalyką?

Nekalbėkime apie tuos atvejus, kai viskas nutinka per savaitę – tai yra streikas, ne organizuotas perkėlimas. Esu matęs, kai kompanijos planuoja biuro perkėlimą į Olandiją maždaug prieš 2–3 mėnesius. Idealiu atveju, jei kalbame apie didesnį kolektyvą (virš 50 žmonių), pradėkite galvoti apie tai pusmečiu anksčiau. Reikia laiko ne tik dėžėms surinkti, bet ir sutikti su nuomotoju dėl liftų rezervavimo, gauti leidimus stovėjimui prie pat įėjimo Amsterdamo centre (tai yra tikras košmaras, jei nežinai, kur kreiptis) ir suderinti dokumentus. Turėkite omenyje, kad Olandijoje biuro nuomos sutartyse dažnai būna griežtos sąlygos dėl išsikraunimo įrenginio.

Ar mums reikia patiems susirūpinti pakavimo medžiagomis, ar jūs atvežate?

Galite rūpintis, bet nerekomenduoju. Mes atvežame visas dėžes, burbuliukus, klijus, antspaudus. Tiesa, yra vienas „bet“. Jei turite ypatingai brangų meno kūrų ar vintage baldų, juos reikia pakuti į specialią medieną, o tai papildomai kainuoja ir užtrunka. Įprastai siūlome standartinį rinkinį – mažas dėžes asmeniniams daiktams, didesnes dokumentams ir specialias krepšis kompiuteriams. Vienas dalykas, kurį visada primygtinai sakau: neuždarykite dėžių raktų viduje, nes vėliau jas atidaryti teks su „grybais“.

Kas su tais dokumentais, ar mums reikia kažką daryti prieš išvykstant iš Lietuvos?

Kadangi abi šalys yra ES erdvėje, muitinės procedūros yra gerokai paprastesnės nei keldamiesi į Šveicariją ar Jungtinę Karalystę, tačiau tai nereiškia, kad jų nėra. Būtinas tikslius inventoriaus sąrašas. Ne „10 dėžių su knygomis“, o konkretai: koks baldas, koks jo numeris (jei yra), kokia buitinės technikos būklė. Olandų muitinės pareigūnai gali sustabdyti sunkvežimį ir patikrinti, ar važiuoja tik biuro inventorius, o ne prekės, skirtos pardavimui. Jei turite atsargų sandėlį, tai jau kita istorija, ten reikia TIR knygelės ar eksporto deklaracijų.

Technika ir brangūs daiktai

Mes turim serverių ir didelės duomenų laikmenos, kaip jas vežite saugiai?

Tai viena svarbiausių dalių. Negalima tiesiog padėti serverio ant grindų sunkvežimio gale. Mes naudojame specialias antšokines sistemas ir užrakinamus konteinerius. Be to, aš visada patariu klientams susitarti su IT kompanija, kuri atjungia ir vėliau pajungia įrangą. Mes ne atsakingi už duomenų praradimą, jei magnetinis laikmenas nukrenta, nors to beveik niekad neįvyksta, nes įrą užfiksavome taip, kad ji nenujudėtų nė milimetro. Olandijos keliai, ypač po šaligatvių remontų, gali būti banguoti, tad vibracija yra priešas.

Ar apdraudžiate viską, kas vežiama?

Taip, turime standartinę atsakomybės draudimo polisą, bet skaitykite smulkmenas. Jei dėžėje buvo 10 tūkstančių vertės brangakmeniai ar grynaisiais pinigai, o ji buvo neprisegta ir dingo iš kabino – draudikas nemokės. Drąiai pasakiusu, 20 metų patirties parodė, kad dažniausiai dingsta smulkmenos – telefonų įkrovikliai, pelės, ausinės. Už didelius daiktus, kaip spausdintuvai ar kopijavimo aparatai, mes atsakome, bet jūs turite sudaryti preliminarią vertės aktą prieš pakavimą.

Logistika ir atvykimas į Olandiją

Kokie sunkvežimiai važiuoja, ar jie telpa į mažus Olandijos miestelius?

Čia yra vienas didžiausių iššūkių. Olandijoje miestų struktūra tokia, kad 18 metrų vilkikas tiesiog negali privažiuoti prie seno pastato centro dalyje. Todėl mes dažnai naudojame „miesto“ sunkvežimius – 7,5 ar 10 tonų mašinas su liftu gale. Kartais tenka daryti tarpinį perkrovimą: didelis sunkvežimis atveža daiktus į sandėlį Roterdamo priemiesčiuose, o paskui mažesnės mašinas juos išvežia į galutinį paskirties tašką. Tai brangiau, bet privaloma, kad nesusitardžiotumėte su vietine policija dėl blokuojamo kelio.

Ar įmanoma perkelti biurą savaitgaliais, kad prarastume mažiau darbo laiko?

Žinoma, tai mums būtina. 90 proc. biuro perkėlimo į Olandiją projektų vyksta šeštadienį ar sekmadienį. Pirmadienį ryte jūsų darbuotojai turi atėti į naują vietą ir matyti, kad viskas veikia. Tačiau atminkite – Olandijoje, kaip ir čia, yra griežti darbo laiko apribojimai vairuotojams. Jei reikės dirbti sekmadienį, reikia specialių leidimų, o mūsų vairuotojams reikia mokėti papildomai už darbą poilsio dienomis. Tai įeina į kainos pasiūlymą, tad nebijokite to klausti.

O jei reikia laikinai padėti daiktus kur sandėliuoti?

Tokios situacijos būna dažnai. Naujasis biuras dar nebaigtas remontuoti, o senąjį reikia išlaisvinti. Mes turime partnerių tiek Lietuvoje, tiek Olandijoje, kuriose galime laikinai padėti visą biuro įrangą. Svarbiausia – viską turi būti inventorizuota. Negalime tiesiog „mesti“ dėžių į kambarį ir pamiršti. Mes žymime kiekvieną dėžę, kad vėliau ją būtų lengva rasti, kai laikas atsivers.

Kainos ir finaliniai nustatymai

Nuo ko tiksliai priklauso kaina, ar galite pasakyti maždaug?

Nekanaluju, kai klientas klausia „kiek kainuoja kubinis metras“, nes niekas neveža tik kubinius metrus. Kaina formuojasi pagal kelis faktorius: atstumas (Vilnius-Amsterdamas yra vienas dalykas, bet Klaipėda-Maastrichtas kitas), kiek aukštame biure yra (jei nėra lifto, kainos dvigubėja), ar reikia išmontuoti ir vėl surinkti baldus. Beje, Olandijoje rankų darbo kaina yra gerokai didesnė nei Lietuvoje, tad jei reikia mūsų montuotojų pusėje, tai atsiliepia biudžetui. Maždauginis biuro perkėlimas (apie 5-10 darbuotojų) gali kainuoti nuo 3 iki 6 tūkstančių eurų, priklausomai nuo kompleksiškumo.

Ar jūsų komanda padeda surinkti baldus naujoje vietoje?

Taip, tai įskaičiuota mūsų paslaugose. Mes ne paleidžiame vairuotojų, kol viskas nesumontuota. Tačiau čia yra vienas niuansas. Jei jūsų baldai yra seni, sujuvę, jie gali lūžti surinkimo metu. Mes atsakome už tai, kad surinksite tvarkingai, bet jei sėdynės viduje sutrūkina dėl amžiaus – mes už to neatsakome. Patariu prieš perkėlimą nufotografuoti sudėjimo instrukcijas, jei jos dar likusios, arba surasti jas internete, tai greitina darbą kelis kartus.

Po perkėlimo

Kas atsitinka, jei paaiškėja, kažko trūksta ar buvo sugadinta?

Mes niekur nenuvažiuojame, kol nepasirašome perdavimo-priėmimo akto. Jūs (ar jūsų atstovas) turite patikrinti būklę vietoje. Jei pastebite, kad monitoriaus ekranas įtrūkęs ar stalas sužeistas, tai užrašome akte. Jei randate trūkstamą dalyką po to, kai mūsų vairuotojas išvažiavo, įrodinėti bus sudėtinga. Turime puikių atsiliepimų, kad nesame „kišenių karaliai“, bet visada reikia būti budriems patikrinimo metu.

Ar galite padėti su atliekų išvežimu, jei senus baldus paliktiame?

Taip, dažnai įtraukiame į sutartį ir senų baldų utilizavimą ar išvežimą. Olandijoje rūšiavimas yra beveik religija, tad negalima tiesiog numesti visko į vieną krūvą. Mes atskiriamas medienas, metalą, elektroniką. Tai gali kainuoti papildomai, bet sutaupo jums nervų, nes vietinės savivaldybės gali bausti neteisėta šiukšlių išvežimo.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Olandiją nėra tik sprendimas, kurį priima buhalterija, tai strateginis žingsnis jūsų verslo vystyme. Po dvidešimties metų šioje srityje galiu pasakyti viena: geriausia reklama yra laiku atvykęs, nenukentėjęs krovinys ir laimingas vadybininkas, kuris gali ryte gerti kavą naujame kambaryje be streso. Mes stengiamės būti tais partneriais, kurie pasiūlo ne tik ratus, bet ir pilną sprendimą, įskaitant tą patį „pilną rūpestį“, kad jums netektų jo jausti. Jei planuojate šį žingsnį, nedelskite susisiekti – laiko planuoti niekada nepakanka, o gerų datų kalendoriuje, ypač perkėlimo sezonu, trūksta greičiau nei įsivaizduojate.