Biuro perkėlimas į Olandiją: visapusiškas sprendimas, kuris užtikrina verslo judėjimą

Esu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo pasipiktinusiuose vairuotojų, kurie negalėjo privažiuoti prie adreso Amsterdamo centru, dėl to, kad klientas pamiršo gauti leidimą, iki tokių situacijų, kai serveriai buvo supakuoti kaip bulvių maišai ir atvyko į paskirties vietą neveikiantys. Tiesą sakant, tarptautiniai pervežimai nėra tik apie tai, kad pakrauti dėžę į furos bagažinę ir važiuoti. Ypač kai kalbame apie verslą. Jei jums reikalingas biuro perkėlimas į Olandiją, tai ne tiesiog logistika, tai – jūsų verslo stabdymo ir vėl paleidimo momentas, o čia klaidos kainuoja brangiai.

Olandija, arba Nyderlandai, yra viena pagrindinių hubų Europoje. Dauguma lietuvių verslininkų čia atveria savo padalinius, todėl maršrutai Vilnius – Amsterdamas arba Kaunas – Roterdamas yra man kaip namuose. Bet kiekvienas kartas yra unikalus, nes nėra dviejų vienodų biurų. Vienas perkelia tik IT įrangą ir dokumentus, kitas – visą baldų sandėlį su metalinėms spintomis. Šiame straipsnyje neapsiriboš sausu dalykų sąrašu, o papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, ką reikia žinoti klientui, kad jam nenukristų širdis, kai fura su visais jo gyvenimo darbais išvažiuos link Vokietijos autostrados.

Svarbiausia suprasti, kad biuro perkėlimas į Olandiją turi būti suplanuotas kaip karinė operacija. Mes ne tik vežame, mes koordinuojame muitinę, jei reikia, sandėliavimą tarpiniame taške, ir, svarbiausia, – laiką. Verslas negali sau leisti laukti savaitę, kol vairuotojas ilsisi prie Kelno. Todėl visapusiškas sprendimas prasideda ne nuo pakrovimo, o nuo detalaus aptarimo. Žiūrime, kiek iš tikrųjų yra kubinių metrų, nes dažnai klientas sako „turime tris stalus“, o atvyksta ir matame, kad tie stalai yra didžiuliai konferencijos stalai, kurie netilps į standartinę 20 pėdžių furgoną be specialių priemonių.

Taip pat, kalbant apie Olandiją, būtina paminti šalies specifiką. Čia griežtos taisyklės dėl vietų, ypač miestuose. Eindhovenas ar Utrechtas nėra kaip kaimas Lietuvoje, kur galima sustoti ant šaligatvio. Ten reikia iš anksto sutarti apie „priešlankio“ leidimus (ontheffingen), o tai dalykas, kurį dažnai pamiršta naujokai. Mūsų patirtis leidžia tai suorganizuoti iš anksto, kad fura tiesiog neatvyktų ir stovėtų su įjungtais šviesomis, blokuodama eismą ir traukdamas policiją. Tai tas smulkmenas, kuris skiria profesionalų nuo mėgėjo.

Taigi, jei planuojate išsikraustyti, žemiau surinkau dažniausiai užduodamus klausimus, kuriuos girdėju per savo darbo metus. Jie gali būti šiek tiek chaotiški, tačiau tikrai atspindi realius kliento rūpesčius.

Planavimas ir organizaciniai reikalai

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkėlimas į Olandiją?

Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kur tiksliai važiuojame. Jei tai mažas kontorinis biuras ir važiuojame tiesiai į Amsterdamą ar Roterdamą, tai standartiškai tai trunka 2–3 dienas nuo pakrovimo iki iškrovimo. Tiesa, jei reikia įsirengti sandėlį Olandijoje ilgesniam laikui arba daryti perėjimą tarp keleto furgonų, gali užtrukti savaitę. Paprastai stengiamės tai padaryti greitai, kad jūsų darbuotojai kuo greičiau galėtų grįžti prie darbo.

Ar jums patys reikės rinkti dėžes ir gaminti pakavimą?

Nereikia, mes tai darome. Kai atvykstame į objektą Lietuvoje, pasiimame visą reikalingą pakavimo medžiagą – nuo stiprių kartoninių dėžių iki burbulių plėvelės ir specialių dėžių kompiuteriams. Mūsų komanda viską surenka, užžymėja ir užklijuoja, tad jums nereikia švaistyti savo ar darbuotojų laiko vyniojant popieriumi. Jums tiesiog reikia pasirūpinti, kad svarbiausi dokumentai būtų paslėpti ir nešokti į bendrą krūvą.

Kokia orientacinė kaina tokio pervežimo?

Noriu būti sąžiningas – be matavimo sunku pasakyti tiksliai. Biuro perkėlimas į Olandiją gali kainuoti nuo 1500 iki 5000 eurų ir daugiau, priklausomai nuo tūrio. Pavyzdžiui, jei perkeliate tik penkias darbo vietas su kompiuteriais, tai bus viena kaina, o jei perkeliate visą „open space“ su 50 darbo vietų, virtuve ir poilsio zona – tai visai kitas biudžetas. Visada siūlau atvykti ir pažiūrėti gyvai, tada paskaičiuojame tiksliai be jokio „gudravimo“.

Ar reikia rūpintis dokumentais pervežimo metu?

Dalis dokumentų pasirūpinsime mes, pvz., kelių mokesčius Vokietijoje ir Olandijoje, bet jums reikės paruošti inventoriaus sąrašą. Nereikia jo daryti itin detalaus, pakanka, jei bus parašyta „5 stalai, 10 kėdžių, 1 spinta“ ir t.t. Taip pat svarbu, kad jei perkeliate techniką, kuri yra įmonės nuosavybė, verta turėti su savimi nusipirkimo dokumentus arba apskaitos duomenis, jei kils klausimų sienos keliuose.

Kas dėl draudimo? Kas bus, jei lūžus serveris?

Draudimas mūsų srityje yra šventovė. Mes visada turime atsakomybės draudimą, kuris dengia krovinį nuo pat pakrovimo Lietuvoje iki pat iškrovimo Olandijoje. Tačiau taisyklėse yra vienas „bet“ – jei klientas pats supako kažką labai trapaus ir nepasakė mums, mes neatsakome. Bet jei supako mūsų komanda ir kažkas nutiko kelyje, pvz., fura pateko į avariją (kas, deja, kartais atsitinka), mes atlyginame viską. Technikai dažnai taikome specialų draudimą.

Techniniai ir praktiniai niuansai

Ar galite pervežti ir sudėti į vietą baldus, ar tik iškraunate?

Žinoma, mes darome „raktą į rankas“. Tai reiškia, kad atvykstate į naują biurą Olandijoje, o ten jau stovi surinkti stalai, spintos ir kompiuteriai ant stalų. Mūsų vairuotojai turi su savimi reikiamus įrankius, kad surinktų net pačias sudėtingiausias sistemas. Nereikia kvieti papildomų baldų meistrų, mes tai padarome greičiau ir pigiau.

O jeigu naujieji patalpai dar nebaigti, kur laikyti daiktus?

Tai labai dažna situacija, ypač statant naujus objektus. Tokiu atveju turime sandėlius pačiame Nyderlanduose, pavyzdžiui, netoli Roterdamo uosto arba logistikos centruose. Prikrovame jūsų daiktus į mūsų sandėlį, laikome juos saugiai mėnesį ar dvi, o kai biuras pasiruošia – atvykstame ir iškrauname. Tai sutaupo daug nervų, kai statybos vėluoja.

Kaip elgiatės su IT įranga ir serveriais?

Serveriai yra jautrūs. Jų negalima mesti į furgoną tarp stalų. Mes juos supakuojame į specialias antšokines dėžes, užfiksavame viduje, kad jie neišsiristytų. Esu matęs, kai dėl blogo pakavimo įmonė prarado duomenis. Mūsų vairuotojai yra instruktuoti, kad technika keliauja atskirai, saugioje vietoje, o jei reikia, galime organizuoti netgi atskirą mažesnį transportą tik pačiai brangiajai įrangai.

Ar sunku privažiuoti didžiaja fura prie Olandijos biuro centro?

Gali būti labai sunku, jei nepasirūpinate iš anksto. Olandų miestai, ypač senosios dalys, yra siauri, gatvės pilnos dviračių, o vietos furgonoms – ribotos. Mes iš anksto tikriname galimą privažiavimą „Google Street View“ ir tikriname vietinę statybą. Kartais tenka naudoti mažesnes transporto priemones paskutiniajam etapui (t.y. iš didelės furos perkraunam į mažą „vandiką“ ir važiuojame į centrą). Tai įtraukta į kainą, jei apie tai žinome iš anksto.

Ar dirbate savaitgaliais ar naktį, kad nekliptų darbo procesas?

Taip, darome tai dažnai. Jei norite, kad darbuotojai penktadienį vakare išsitrauktų iš seno biuro Lietuvoje, o pirmadienį ryte jau būtų naujame Olandijoje – tai standartinis scenarijus. Tada vairuotojai važiuoja per savaitgalį. Kartą netgi perkėlėme banką taip, kad jis nedirbo nė valandos – viskas vyko naktį. Žinoma, tai kiek brangiau, bet verslui tai nusimoka.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Olandiją nėra būtinas blogis. Tai puiki proga atnaujinti verslą, pradėti gyventi naujoje rinkoje. Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti viena – geriausia, ką klientas gali padaryti, yra pasitikėti profesionalais ir nebandyti taupyti ant pakavimo. Nuo to priklauso, ar jūsų verslas nenukentės per kelionę. Neleiskite, kad smulkmenos užgožtų strateginį tikslą. Pasiruoškite gerai, pasiklauskite patirties žmonių, o techninę pusę palikite mums. Tada atvyksite į naują biurą su šypsena, o ne su galvos skausmu dėl dingusių dėžių.