Biuro perkėlimas į Olandiją: sklandžiai ir efektyviai

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir, turiu pripažinti, biuro perkėlimas visada yra kaip mažas organizacinis šurmulys, tik su daugiau adrenalinio. Matyt, daugybę kartų mačiau, kaip verslininkai panikaudoja paskutinę minutę, kai vairuotojas jau stovi kieme su įjungtu varikliu. Olandija yra viena populiariausių krypčių mūsų klientams, ir tai nenuostabu – šalis ekonomiškai stipri, o Vilniaus, Kauno ar Klaipėdos verslininkai ten veržiasi vis dažniau. Tačiau biuro perkėlimas į Olandiją nėra paprastas daiktų išvežimas, tai yra sudėtingas procesas, reikalaujantis tikslumo, žinių apie vietinius ypatumus ir, svarbiausia, kantrybės.

Per šiuos dvidešimt metų išmokau vieno: geriausias perkėlimas yra toks, kurio klientas beveik nejaučia. Jis ateina į seną biurą pirmadienį ryte, geria kavą, o vakare jau sėdi naujame, švarioje patalpoose Roterdame arba Amsterdame, o visi kompiuteriai, serveriai ir netgi asmeninės puokštės jau stovi savo vietose. Kad taip atsitiktų, reikia suprasti ne tik tai, kaip įkrauti sunkų seifą į sunkvežimį, bet ir tai, kaip gauti leidimą sustoti priešais „kanalo“ namą Olandijoje, kur gatvės dažnai yra tokos siauros, kad ten pro šalį sunku praeiti dviračiui, ne tai kalbant apie 20 tonų sunkvežimį. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi, kad jūsų biuro perkėlimas į Olandiją nevertų milžiniškų nervų ir, kas svarbiausia, nesusilauktų nemalonių staigmenų.

Pasiruošimas ir organizaciniai niuansai

Kiek laiko iš tikrųjų reikia suplanuoti tokį perkėlimą?

Nesitikėkite, kad galite paskambinti sekmadienį ir viską nuveikti iki penktadienio, jei kalbame apie pilną įmonės relokaciją. Mano patirtis rodo, kad optimalus laikas yra mažiausiai mėnuo, o geriau – šešios savaitės. Turime ne tik susitarti dėl datos, bet ir paruošti inventoriaus sąrašą, įvertinti specialią įrangą, o jei reikia, gauti leidimus iš savivaldybės Olandijoje. Vėluojant su planavimu, kainos šoka į viršų, o rizika, kad traukinys praleis, didėja kaip sniego kamuolys.

Ar verta rinktis „pilną paslaugą“ ar taupyti ant dėžių?

Žinau, kiekvienas centas svarbus verslui, bet čia ne vieta taupyti ant pakavimo medžiagų. Esu matęs, kaip klientai bandydami sutaupyti patys susuka kompiuterius į senas, drėgnas dėžes iš parduotuvės, o vėliau stebisi, kodėl nebeįsijungia. Mūsų komanda atveža kokybiškas, dėžutes, burbuliukų plėvelę, specialias kėdžių dangas. Tai užtikrina, kad jūsų turtas atvyks vienas po kito, o ne kaip mozaika iš sulaužytų detalių.

Kas dėl tos pačios IT infrastruktūros? Serveriai yra jautrūs dalykai.

Tai yra pati svarbiausia dalis. Jei sugenda serveris, verslas sustoja, ir tuomet koks jums toks gražus naujas biuro vaizdas? Mes visada siūlome specialius IT perkėlimo pasiūlymus – tai ne tik fizinis pervežimas, bet ir išjungimas, pakavimas į antistatines dėžes, o vietje vėl prijungimas ir testavimas. Kartais netgi reikia pasirūpinti specialiu generatoriumi, jei Olandijoje įsijungimo laikas nėra tiksliai žinomas, kad neprarastumite duomenų.

Biudžetas ir logistika: kiek kainuoja biuro perkėlimas į Olandiją?

Ar galite pasakyti konkretų skaičių dabar, aš nežinodamas kiek daiktų turiu?

Negaliu, ir jei kas nors pasako tikslų skaičių neįžiūrėjęs, jis meluoja arba yra naujokas. Kaina priklauso nuo tūkstančio dalykų: ar tai antrasis aukštas be lifto, ar sandėlis su įvažiavimu? Ar reikia išmontuoti baldus? Kiek toli nuo greitkelio esate? Paprastai mažo biuro, sėdinčio Vilniaus centre, perkėlimas į Amsterdamo priemiesčius gali svyruoti nuo kelių tūkstančių eurų, tačiau didelės korporacijos perkėlimas gali kainuoti ir dešimtis kartų daugiau.

Kokios yra dažniausios paslėptos išlaidos, apie kurias niekas nesako?

Žiūrėk, Olandijoje viskas yra labai tvarkinga, bet už tai reikia mokėti. Viena didžiausių nemalonių staigmenų – vietos savivaldybės mokesčiai už specialų leidimą (ontheffingsvergunning) užtikrintai vietai gatvėje. Be to, jei vairuotojas ten praleis daugiau laiko laukdamas iškrovos, dėl ko nors ne jūsų kaltės, laukimo valandos sumokėsite papildomai. Visada užklauskite apie „parkavimo bilietus“ sunkvežimiams, tai nėra įtraukiama į standartinę kainą.

Ar taip, kad brangiau – reiškia geriau?

Ne visada. Esu matęs firmas, kurios imasi didelių mokesčių, bet į objektą siunčia studentus su „voveraitėmis“, o ne patyrusius logistikos specialistus. Biuro perkėlimas į Olandiją reikalauja patirties, o ne tik brangios reklamos. Raskite tarpininką, kuris turi savo techniką ir ilgalaikių vairuotojų, o ne nuomoja viską iš kaimyno.

Dokumentai, muitinė ir Olandijos specifika

Kokius dokumentus reikia tur�ti su savimi, kai važiuoja per sieną?

Kadangi Lietuva ir Olandija yra ES erdvėje, formalios muitinės procedūros nėra taip sudėtingos kaip suvežant daiktų iš Jungtinės Karalystės ar Šveicarijos. Tačiau būtina turėti detalią krovinių deklaraciją (packing list) lietuvių ir anglų kalbomis, o taip pat transportavimo sutartį. Jei vežate naują įrangą, kuri dar nebuvo apmokestinta PVM, gali tekti pildyti intrastat deklaracijas, bet tai dažniausiai jūsų buhalterijos galvos skausmas, ne mūsų vairuotojo.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius už perkeltą turtą?

Jeigu perkeliate savo nuosavybę, kuri buvo naudojama verslui ir nebuvo parduodama, paprastai PVM mokėti nereikia – tai turtų perkėlimas tarp šalių narių. Tačiau jei perkeliate daugiau nei įprasta, arba tai yra prekės, kurias ketinate parduoti Olandijoje, tada situacija keičiasi. Visada patariu pasikonsultuoti su accountant'u, o mes užtikrinsime, kad visi dokumentai būtų tvarkingi, kad muitininkas neustotų mus pasienyje su klausimais.

Kaip su el. šiukšlių (WEEE) tvarkymu Olandijoje? Ar galima tiesiog atvežti senius kompiuterius?

Olandai labai griežti dėl aplinkosaugos. Jei atvežate senus, sugedusius monitorius ar spausdintuvus, juos negalima tiesiog išmesti į bendrą konteinerį. Reikia rasti sertifikuotą šiukšlių tvarkytoją. Mes dažnai padedame susitvarkyti su tokia „technologine atlieka“ – arba ją išvežame atgal (jei tai taisoma), arba organizuojame teisingą utilizavimą vietiniame rate, kad jums nebūtų problemų su įstatymais.

Rizikos, draudimas ir praktiniai patarimai

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta kelyje? Kas atsako?

Viskas turi būti uždrausta. Mes pasirašome draudimo sutartis prieš pradedant darbus. Tačiau čia yra vienas „bet“ – jei jūsų padėjėjas susuka brangų serverį į dėžę be pažymėjimo „Kruopščiai“ ir jis nukrenta, draudimo kompanija gali atmesti atlyginimą dėl netinkamo pakavimo. Todėl vėl grįžtame prie to, kad geriau, ką pakuoja profesionalai. Jei mes sulaužyme kėdę ar braižome grindis – mokame.

Ar galima keltis savaitgalį, kad neprastotų darbo dienų?

Taip, tai yra labai populiaru. Bet žinokite, kad savaitgaliniai perkėlimai Olandijoje kainuoja brangiau, nes vairuotojams ir krovėjams reikia mokėti papildomai už laiko neatvykimą. Be to, jei reikia gauti leidimą užimti gatvę, savaitgaliais tai gali būti sudėtingiau arba brangiau. Tačiau jei verslas turi dirbti pirmadienį ryte 8:00, tai investicija į savaitgalį apsimoka.

Ką daryti su automobiliais, jei darbuotojai taip pat persikelia?

Tai dažnai užmirštamas dalykas. Biuro perkėlimas į Olandiją dažnai eina kartu su darbuotojų šeimų persikėlimu. Mes galime organizuoti ir automobilių pervežimą atskirais sunkvežimiais arba dėžėmis (pvz., 2 automobiliai vienoje dėžėje). Tai pigiau nei važiuoti 1500 km savo automobiliu, degalams sunaudojus laiką ir padidinus rida.

Ką daryti, jei Olandijoje laukia didelis lietus? Ar dėžės neįmirks?

Olandijoje lyja dažnai, o vėjas pučia taip, kad kartais atrodo, jog orkana prasidėjo. Mes visada naudojame vandeniui atsparias dėžes arba padengiame krovinius specialiomis tarpuomis, o sunkvežimiai turi aukštą kėbulą (tent). Tačiau jei iškrovimas vyksta tiesiai į gatvę be tentinio priedangos, reikia būti pasiruošusiam. Geriau suplanuoti, kad dėžės nebus stovėjusios po lietumi daugiau nei 15 minučių.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti paprastai: biuro perkėlimas į Olandiją nėra būtinas blogis. Tai yra naujas etapas, augimo ženklas. Per dvidešimt metų išmokau, kad sėkmė slepiasi ne brangiuose sunkvežimuose, o dėmesye smulkmenoms. Nuo to, ar teisingai užrašytas adresas Eindhovene, iki to, ar vairuotojas turi su savim užkandžių (taip, alkis vairuotojui – didelė rizika!). Jei pasiruošiate šiam žingsniui, nedarykite to vieno, kurį dažnai daro naujokai – bandykite tai padaryti patys. Pasitikėkite profesionalais, kurie žino kiekvieną kelio įliauną tarp Kauno ir Utrechto, tada jūsų verslas nenukentės, o olandiška kava skaus geriau naujame biure.