Biuro perkėlimas į Olandiją: patogus užsakymo procesas

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – perkėlimas visada yra stresas, nesvarbu, ar tai būtų mažas butas, ar didelė korporacinė būstinė. Tačiau, kalbant apie verslą, čia stresas dar padaugintas iš atsakomybės, nes kiekviena valanda, kai kompiuteriai stovi sandėliuke, o ne ant darbo stalų, verčia įmonę prarasti pinigus. Per šį laikotarpį esu matęs viską – nuo virtuvės stalų, vežamų kaip meno kūrų, iki serverių, kurie buvo įpakuoti kaip bulvės maišuose, todėl žinau, ką reiškia pasiruošti tinkamai.

Kai klientas susisiekia dėl biuro perkėlimo į Olandiją, pirmiausia jis nori girdėti aiškumą, o ne abstrakčias frazes. Olandija yra specifiska rinka – ten labai griežti reikalavimai transportui, siauros gatvės, ypač miestuose kaip Amsterdamas ar Utrechtas, o darželių ir biurų centrų apsauga kartais būna griežtesnė nei oro uostuose. Štai kodėl patogus užsakymo procesas prasideda ne nuo to, kada atvažiuoja sunkvežimis, o nuo detalaus plano ir gerai suorganizuotos komunikacijos. Tiesiog nusipirkti bilietą į „autobusų stotį“ neužtenka – reikia žinoti, ką veži, kur tai turi tilpti ir kas padės tą viską iškrauti.

Šiandien noriu padalintis savo patirtimi ir paaiškinti, kaip visa tai vyksta iš vidaus, kad jūs, kaip užsakovas, jaustumėtes ramiau. Mes aptarsime nuo kainų sudėties iki to, ką daryti, jei vairuotojas užstrigs „obuolių rinkos“ (Albert Heijn) stovėjimo aikštelėje. Svarbiausia – suprasti, kad biuro perkėlimas į Olandiją nėra tiesiog daiktų vežimas, tai yra logistinis projektas, kurį reikia valdyti.

Kainos ir pasiruošimas: ką tiksliai reikia žinoti iš anksto

Pinigai visada yra pirmasis klausimas, ir tai natūralu. Bet pervežimo kaina nėra fiksuotas skaičius, kurį galima pasakyti iš karto, nežiūrėjus į situaciją. Jei kas nors pasako kainą neįsiskabinęs akis į jūsų turimą inventorių, bėkite toli. Dažniausiai klientai susiduria su tuo, kad jų „mažas“ biuras išsiverčia būti dvigubai didesnis, kai pradedame skaičiuoti m³ kubus.

Kiek man tai kainuos? Turiu apytikslį biurą 50 kv. m.

Žiūrėk, 50 kvadratinių metrų gali reikšti viską – nuo tuščios erdvės su dviem stalais iki kambario, pilno dokumentų spintų ir serverių. Paprastai tokiam biurui reikia apie 3,5–5 tonų sunkvežimio, o kaina svyruoja nuo 1500 iki 3000 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia išmontuoti/montuoti baldus. Verta prisiminti, kad Olandijoje darbo rankos kainuoja brangiai, todėl jei reikia papildomo žmogaus iškrautojo vietos, tai taip pat įeina į sąskaitą.

Ar galiu pats susirasti savo vairuotoją, o jums tik užsisakyti?

Teoriškai galima, bet praktiškai tai sukuria daugiau problemų nei naudos. Jei pasamdysite „vaiduoklį“ iš skelbimų lentos, jis nežinos specifinių Olandijos reikalavimų, pavyzdžiui, kaip gauti leidimą stovėti prie „Zuidas“ verslo centro Amsterdame. Mūsų procesas užtikrina, kad vairuotojas ne tik važiuoja, bet ir turi visas draudimo polises, kurios Olandijoje yra griežtai tikrinamos.

Kiek laiko užtrunka visa šita procedūra nuo skambučio iki išvežimo?

Įprastai, jei viskas tvarkinga, nuo pirmojo susitikimo ar vaizdo įrašo iki kelionės pradžios praeina nuo 5 iki 14 dienų. Tačiau jei planuojate biuro perkėlimas į Olandiją vasaros pabaigoje, kai visi grįžta atostogų, laikas gali išsitempti dėl užimtumo. Geriau susitarti bent mėnesiu iš anksto, kad būtų laiko paruošti visus dokumentus ir aptarti detales.

Ar reikia įsigyti specialias dėžes ar užtenka savo?

Galite naudoti savo, jei jos tvirtos, bet patirtis rodo, kad biuro technikai ir dokumentams geriau turi specializuotos dėžės su ratukais. Tai labai pagreitina pakavimą – vienas vyras su ratukine dėže nuneša tiek pat, kiek keturi su rankomis pilnomis. Be to, tai sumažina braižymo riziką, o tai svarbu, kai vežate brangius serverius ar projektoriaus įrangą.

Olandijos niuansai: kodėl čia viskas kitaip negu Vokietijoje ar Belgijoje

Olandija yra unikala savo infrastruktūra ir mentalitetu. Ten žmonės mėgsta tvarką, o tai reiškia, kad sunkvežimis negali tiesiog sustoti ant kelio ir išmesti daiktų. Kas mums atrodo logiška Lietuvoje, ten gali baigtis 500 eurų bauda. Todėl procesas turi būti subalansuotas su vietiniais įstatymais.

Ar tikrai reikia leidimo stovėti prie pat įėjimo?

Be abejo, ir tai yra vienas dažniausių nesklandumų. Amsterdame, Roterdame ar Hagoje be specialaus „ontheffing“ leidimo negalite stovėti su krovininiu transporto priemone daugiau kaip 30 minučių, net jei įjungtos „avarinės“ šviesos. Mes įtraukiame leidimų gavimą į paslaugų kainą, kad jums nereikėtų važiuoti į rotušę ir stovėti eilėse.

Kaip elgtis su „buitine“ technika, ar reikia kokių nors sertifikatų?

Jei vežate tik standartinius kompiuterius, spausdintuvus ir kaitlentes, specialių sertifikatų nereikia, tereikia inventorinio sąrašo. Tačiau jei turite didelius serverių spintas ar specialią laboratorinę įrangą, gali prireikti deklaracijų, kad tai nėra pavojingi atliekos. Geriau iš karto pasakykite, kas yra „viduje“, kad mūsų brokeris galėtų pasiruošti muitinės dokumentus, nors ir esame ES erdvėje, bet kontrolės vyksta.

O jei aš neturiu pakavimo įrangos, kas tada?

Nerimokite, mes atvežame viską su savimi – nuo putplasčio iki lipdukų su užrašais „Kruopščiai“ ar „Amsterdamas“. Vienintelis dalykas, kurį turite padaryti, tai nurodyti, kuris stalas priklauso kuriam vadovui, kadgi nenuklyptume įrengiant vietą. Profesionalus įranga yra pusė sėkmės, ypač kai kalbame apie biuro perkėlimas į Olandiją, kur kiekvienas bruožas turi savo vietą.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Galima, bet reikia būti sąžiningu. Jei dėžėje su biuro popieriais rasime jūsų žmonos drabužius ar vaiko dviratį, gali kilti problemų su draudimu ar net muitinės, jei bus įtarimų dėl prekybos. Asmeninius daiktus geriau pažymėti atskirai ir deklaruoti kaip „nekomercinę siuntą“, kad vėliau nereikėtų mokėti mokesčių už savo naudotus daiktus.

Praktiniai patarimai ir kas daro procesą patogiu

Patogumas – tai ne tik tai, kad mes atvykstame ir išvežiame. Tai yra informacijos srautas. Klientas turi žinoti, kur jo daiktai yra konkrečiu momentu. Šiuolaikinėje logistikoje be šio elemento niekas nebeveikia.

Ar galiu sekti savo krovinią realiu laiku?

Taip, visi mūsų sunkvežimiai yra aprūpinti GPS stebėjimo sistemomis, o jums nusiunčiame nuorodą, kurioje matote, kur dabar yra vairuotojas. Tai padeda planuoti jūsų darbuotojų atvykimą į naująjį biurą – nereikia laukti kieme po lietumi, kai tiksliai žinote, kad sunkvežimis bus už 20 minučių.

Kas atsitinka, jei pažeidžiami baldai ar technika?

Turiu pasakyti atvirai – aš esu matęs nulūžusių kojų ir sulaužytų ekranų. Tačiau mes dirbame su „All Risk“ tipo draudimu, kuris dengia žalą nuo pakrovimo iki iškrovimo. Svarbiausia yra tai, kad iškrovimo metu sudarome „protokolą“ – jei pastebėsite įbrėžimą ant spintos, parašykite tai dokumente, ir draudimo kompanija viską padengs. Jei parašysite, kad „viskas gerai“, o vėliau skambinsite, padėti bus sunkiau.

Ar padėtum susitvarkyti biurą vietos? T.y. pastatyti stalus į vietas?

Žinoma, tai mūsų darbo dalis. Mes ne tik įvežame dėžes į koridorių, bet ir, jei turite išankstinį biuro planą (paprastai vadinamas „layout“), pastatysime stalus, spintas ir net prijungs kompiuterius, jei sutariant. Tai sutaupo daug jūsų IT vadovo ir administratoriaus nervų.

Ką daryti su senais dokumentais, kurius nebesiu nori vežti?

Geriausia juos sunaikinti čia, Lietuvoje, prieš išvežimą, arba susitarti dėl specialių konteinerių. Į Olandiją vežti popieriaus, kurį tiesiog išmesite ten, nėra ekonomiška – mokate už svorį, kurį vėliau išmesite. Pasitelkite document destruction paslaugas čia, tai pigiau ir saugiau.

O jei reikia palikti daiktus sandėliuke porai dienų?

Nėra problemų, mes turime partnerių sandėlius Roterdamo priemiestyje ir netoli Eindhoveno. Jei naujasis biuras dar nebaigtas remontuoti, galime iškrauti daiktus pas save, laikyti porą dienų ar net savaitę ir padėti įrengiant vietą. Tai papildoma paslauga, bet dažnai būtina, kad verslas neustotų.

Išvada

Apibendrinant visą šią kalbą, noriu pasakyti vieną dalyką – biuro perkėlimas į Olandiją gali būti tikrai sklandus procesas, jei jis yra pavestas žmonėms, kurie žino ne tik kelių žemėlapį, bet ir verslo logiką. Nereikia bijoti klausti kvailų klausimų, dėl to mes esam čia – kad paaiškintume, kaip vežti serverius per sienas ir kaip gauti leidimą stovėti ant kanalo kranto.

Svarbiausia yra ne kaina, o ramybė. Kai žinai, kad tavo įranga yra apsaugota, o vairuotojas gerai ilsėjosi ir žino maršrutą, tu gali susitelkti ties savo verslo vystimu, o ne dėžių skaičiavimu. Olandija yra puiki vieta verslui, o mes padarome viską, kad jūsų kelias į ją būtų kuo lengvesnis. Pasidomėkite iš anksto, susitvarkykite dokumentus ir pasitikėkite profesionalais – tada perkėlimas taps ne bėda, o dar vienu įveiktu etapu link sėkmės.