Biuro perkėlimas į Olandiją: lankstus sprendimas verslui, kuris nori augti

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti viena – aš mačiau viską. Nuo to, kaip kažkas bandė pergabenti visą įmonę viena naktimi "pavogt" sunkvežimiu, iki tokių organizacinių šou, kuriuos groti galėtų tik Holivudas. Bet dažniausiai viskas vyksta paprastai: žmonėms reikia judėti į priekį, o Olandija dažnai yra tas taškas, kur viskas prasideda arba tęsiasi. Šiais laikais biuro perkėlimas į Olandiją tapo nebe išskirtinis atvejis, o gan kasdien darbas, ypač matant, kaip Lietuvos IT ir logistikos kompanijos plečiasi į vakarus.

Kodėl visi traukia ten? Žinoma, priežastys įvairios – nuo mokesčių lengvatų iki strateginės padėties netoli didžiausių uostų, tokių kaip Roterdamas. Bet kai priimtas sprendimas, prasideda tas sunkesnis darbas – techninis. Daugelis vadovų galvoja, kad tiesiog iškviečia vagoną, subalansa viską į vidų ir važiuoja. Tikrai, taip galima daryti, jei norite pamatyti savo brangius serverius ant grindų pirmųjų šimtų kilometrų atkarpoje. Turiu jums papasakoti, kaip tai daroma teisingai, kad nebūtų nereikalingų nervų, o verslas neleistų brangiausiai laiko.

Biuro perkėlimas į Olandiją reikalauja ne tik fizinės jėgos, bet ir labai gero planavimo. Mes ne tik nešame dėžes. Mes suplanuojame maršrutą taip, kad vengtume remonto darbų Vokietijoje, apskaičiuojame, ar sunkvežimis įlips į gatvę Amsterdame (ten gatvės siauros, pasitikiškite), ir užtikriname, kad visi dokumentai būtų tvarkingi. Tai ne tiesiog transportas, tai kompleksinis paslaugų rinkinys, kuris leidžia jums sekmadienį uždaryti duris Vilniuje, o antradienį atidaryti jas Eindhovene be jokio pertraukimo darbo procese.

Štai ką reikia žinoti, jei jau ruošiatės šiam žingsniui.

Kainos, laikas ir planavimo keblumai

Kiek tai vis man kainuos?

Sunku pasakyti iš karto, nes kiekvienas biuro perkėlimas į Olandiją yra skirtingas kaip pirštų atspaudai. Jei turite tik tris stalus ir kelis kompiuterius, tai viena kaina, bet jei perkeliate visą call centrą su 50 darbo vietų, tai skaičiai bus kitokie. Paprastai pradedame nuo tūrio kubiniais metrais ir atstumo, taip pat svarbu, ar reikia pakavimo medžiagų, ar mūsų darbuotojai turs viską išpakuoti naujoje vietoje. Geriausia – siųskite sąrašą ar nuotraukas, tada paskaičiuosiu tiksliai, o ne spėliosiu.

Ar įeina į kainą viskas, netgi dėžės?

Dauguma klientų apie tai pamiršta ir stebisi, kai sužino, kad geros dėžės kainuoja. Mes į kainą įskaičiuojame patį transportą, krovinių pakrovimą ir iškrovimą, bet specialios dėžės dokumentams, kompiuteriams ar "wardrobe" dėžės drabužiams (jei tokios dar yra biure) paprastai kainuoja atskirai. Tačiau jei sutarsime iš anksto, galiu pasiūlyti pilną paketą, kur jums nereikės gaišti laiko bėgioti po statybines parduotuves.

Kiek laiko užtrunka visa operacija?

Jei kalbame apie fizinį važiavimą, tai tai diena-dvi priklausomai nuo to, kur tiksliai Olandijoje esate. Bet jei kalbame apie visą procesą nuo pasirašymo iki paskutinės dėžės iškėlimo, tai planuoti reikia mažiausiai savaitę-dvi. Ypač jei reikia gauti leidimus parkavimui mieste centre arba suderinti lifto laiką naujame pastate. Neskubėkite su planavimu, greičiau ne visada reiškia geriau.

Ar galima perkelti biurą savaitgaliu?

Žinoma, tai netgi dažniausiai ir darome. Verslas negali sustoti, tad dažniausiai išvažiuojame penktadienį vakare arba šeštadienį ryte. Vienintelis dalykas – taip kaina šiek tiek aukščiau, kadangi mūsų vairuotojai ir krovėjai tada dirba poilsio dienomis. Bet tarkimąs tiesiškai – už tai verta mokėti, kad pirmadienį ryte jūsų komanda galėtų dirbti kaip įprasta.

Logistika, technika ir baldų saugumas

Kas su tais dideliais serveriais?

IT įranga yra visada sudėtingiausia dalis. Aš asmeniškai visada primygtinai rekomenduoju juos išjungti ir tinkamai užfiksuoti prieš išmontuojant. Mes turime specialias antivibracines dėžes, o jei serveris labai jautrus – netgi pažangius kėbulus su šildymu/draudimu. Bet svarbiausia – pasidarykite atsarginęs kopijas (backup). Nors mes ir saugūs, bet elektronika yra elektronika, o perkėlimo metu gali kilti staigios vibracijos.

Ar jūs išmontuojate ir vėl surenka baldus?

Taip, tai mūsų kasdienybė. Nėra nieko blogiau, nei bandyti nešti didelę konferencijos stalą neišmontuotą – jis tiesiog nelips į liftą arba laužysis. Mūsų komanda atvyksta su įrankiais, išmontuoja viską, užrašo ant detalių, kur jos priklauso (pvz., "Stalas A, dešinė koja"), o naujame biure visą vėl surenka. Nereikia jums samdyti atskiro meistro, mes tai darome be papildomo mokesčio.

Kaip elgtis su labai brangiais daiktais, tapyba ar safe'ais?

Brangiausi daiktai, tarp jų ir meno kūriniai, jei tokių biure yra, turi būti įvertinti prieš kelionę. Saugai (seifai) yra gana įdomi istorija – juos reikia tuščiuoti ir atidaryti, nes jei kas nutinka kelyje, sunkvežimio sveriamoje stotyje gali būti problemų su uždarytu metalinii dėže. O paveikslus įpakavome į specialias medines dėžes su burbuliukais.

Ar reikia man rūpintis pakavimu?

Galite rūpintis, bet nerekomenduoju. Žmonės dažnai perpackuoja per sunkiai, o tada skauda nugarą mūsų krovėjams, arba blogai užklijuoja dėžes. Mes turime savo sistemą – viena dėžė vienam stalui, specialios dėžės failams. Jei norite sutaupyti, galite pakenti smulkius asmeninius daiktus, bet visą techninę įrangą ir baldus palikite mums.

O jei naujas biuras dar nebaigtas remontu?

Tai klasika. Pasitaiko, kad atvykstame su kroviniu, o ten dar dažoma grindys ar statomas sienos. Todėl visada susitariame dėl "buffer" laiko arba galime pasiūlyti laikiną sandėliavimą Olandijoje. Mūsų partnerių ten yra nemažai, tad galime pristatyti dėžes į sandėlį Roterdame arba netoliese, o kai biuras bus pasiruošęs – atvežti tiesiai į patalpas.

Olandijos specifika ir dokumentai

Kokius dokumentų reikia kirsti sieną?

Nors Olandija yra ES, tai nereiškia, kad važiuojam kaip į parduotuvę. Mums reikės krovinių manifestų, o jei perkeliate įrangą, kurią vėliau planuojate parduoti arba kuri yra labai vertinga, gali reikėti TIR knygelės arba EX1 dokumentų muitinės išklausei. Paprastai mes su tvarkome visus šiuos popierius, jums tiesiog reikia pateikti sąrašą su daiktų verte.

Ar reikia speciali leidimas važiuoti į miesto centrą, pvz., Amsterdamą?

Absoliučiai taip. Olandai labai griežti dėl zonių, į kurias negali važiuoti sunkvežimiai tam tikromis valandomis arba išvis negali. Be to, reikia specialus leidimą (ontheffing) parkavimui, kad mes galėtume statyti vagoną prie pat įėjimo. Jei to nebus, gausite baudą, o mūsų vairuotojas neįveš krovinių. Mums ši procesą jau įprasta tvarkyti su vietine savivalda.

Ar draudžiama kelia su Olandijos numeriais ar reikia vietinio pervežėjo?

Ne būtinai. Mūsų LT vagonai važinėja ten kasdien. Tačiau jei perkeliate labai jautrius dokumentus ar norite, kad atrodytų "lokaliau", galime pasiūlyti subrangą iš vietinių partnerių paskutiniaiems kilometrams. Bet dažniausiai tai nėra būtina ir tiesiog brangina sąskaitą.

Kas daryti, jei kelyje something nutinka?

Aš turiu 24/7 pagalbos liniją. Jei lūžta vagonas (kas, tiesą sakant, retai nutinka su mūsų parku) arba įvyksta avarija, mes iš karto siunčiame pagalbą arba perkrauname krovinius į kitą transportą. Jums nereikia rasti ugniagesių Olandijoje, mes su visais susitvarkome. Toks atvejis buvo tik kartą per dešimtmetį, kai vairuotojas užstrigo sniego audroje Vokietijoje, bet per 4 valandas jau buvo alternatyvus sprendimas.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Olandiją nėra būtent tas dalykas, kurį reikia daryti patys "pigiau". Iš tiesų, bandant sutaupyti ant logistikos, dažnai galite prarasti daugiau dėl sugadintos technikos, praleisto laiko ar darbuotojų streso. Esu matęs įmonių vadovus, kurie stovėjo po lietumi Vilniuje, bandydamys įsegti dėžes į nuomotą "Gazela", o paskui keikė save, kai ši pasiekė Hagą su drėgnomis sienomis.

Naudokitės profesionaliomis paslaugomis, pasitikėkite patirtimi. Mes jau žinome, kur yra geriausi degalinės, kur užsukti pietauti ir kelią aplink prokurą. Lankstus sprendimas jums – tai kai mes pasiūlome ne tik vagoną, bet ir pilną raktą rankoje: nuo pirmojo kvietimo iki paskutinio įstrigusio kablio įkėlimo sienoje. Olandija laukia jūsų verslo, tiesiog pasirūpinkite, kad keliautas atvyktų saugiai.