Biuro perkėlimas į Olandiją – be jokių kliūčių

Per dvidešimt metų, ką praleidau šioje srityje, mačiau viską – nuo pavienių dokumentų siuntinių iki gigantiškų gamyklų persikėlimų. Bet vienas dalykas visada išlieka toks pat: stresas. Ypač kai kalbame ne apie paprastus baldus, o apie viso verslo širdį. Biuro perkėlimas į Olandiją yra strateginis žingsnis, kuris gali atnešti naujus galimybes, tačiau logistika dažnai atrodo kaip rūgštis obuolys. Daugelis verslininkų Lietuvoje bijo, kad tai bus per brangu, per sudėtinga arba kad dings svarbiausi failai. Tiesą sakant, su teisingu planavimu šis procesas gali vykti taip sklandžiai, kaip ir paprastas prekių gabenimas maršrutu Vilnius–Kaunas.

Olandija yra logistinis centras, o mūsų patirtis rodo, kad pagrindinis raktas į sėkmę yra ne brangios dėžės, o detalus planas ir supratimas, kas laukia kelyje. Nesvarbu, ar keliate mažą IT startuolį, ar didelį teisininkų biurą, principiai išlieka panašu. Reikia suprasti ne tik tai, kaip pakrauti kompiuterius, bet ir tai, kaip nukeliauti per Vokietijos autostradas bei kaip susitvarkyti su vietinėmis specifikomis Amsterdamo ar Roterdamo centre. Šiame straipsnyje pasidalinsiu tai, ką esu išmokęs iš savo klaidų ir sėkmių, kad jūsų biuro perkėlimas į Olandiją nevertų plaukų.

Kas tiksliai reikia žinoti prieš pradedant

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Viskas priklauso nuo to, ką tiksliai pervežiate, bet įsivaizduokite, kad tai ne viena diena. Jei kalbame apie standartinį 50–100 kv. metrų biurą, patys parengimo darbai – tai savaitė-dvi. Patys vežimo darbai (nuo išsiuntimo iki pristatymo į naująją vietą Olandijoje) paprastai trunka apie 2–3 dienas. Viskas sulaikoma dėl to, kad reikia suderinti laikus su keltų ar tunelių, o patį kelią sunkvežimiams tenka įveikti lėčiau nei lengviesiems automobiliams.

Ar jūsų komanda padeda supakuoti dalykus, ar tai turime daryti patys?

Daugelis klientų mano, kad turi susirinkti dėžes patys, tačiau mūsų paslaugos dažniausiai apima ir tai. Mes atvežame specialias patvarias dėžes, kurios tinka knygoms, dokumentams ir technikai. Žinoma, jei esate labai konfidencialūs, galite susirinkti asmeninius daiktus patys, bet likusį „chaosą“ palikite mums. Profesionalus pakavimas sumažina riziką, kad kažkas sulūš per Antverpeno arba aplink Roterdamą esančias nelygias sankasas.

Kaip elgtis su jautria technika – serveriais ir kompiuteriais?

Tai yra pati svarbiausia dalis, dėl kurios dažniausiai susirūpinama. Serverius negalima tiesiog įmesti į dėžę su popieriumi. Mes naudojame specialias antšokines plokštes, užtikrinančias, kad net jei vairuotojas staigiai stabdytų, įranga nenukris. Be to, visada rekomenduoju prieš išvežimą padaryti pilną duomenų atsarginę kopiją (backup). Nors mūsų draudimas dengia technikos vertę, jis negrąžins jūsų verslo duomenų, jei staiga nutiktų rimtas įvykis.

Pinigai, dokumentai ir biurokratija

Kokios yra apytikslės kainos tokiam pervežimui?

Noriu būti nuoširdus – neįmanoma pasakyti vieno skaičiaus telefono pokalbyje. Biuro perkėlimas į Olandiją kainuoja nuo tiražo (krovinių tūrio), atstumo ir papildomų paslaugų. Mažam biurui, kai užtenka vieno 3,5 tonų sunkvežimio su liftu, galima žiūrėti į 1500–2500 eurų ribą. Jei reikia didelio sunkvežimio (tiražas 20–30 kubinių metrų) ir kelionės trunka ilgiau dėl iškrovos neįprastose vietose, kaina gali šokti iki 4000–5000 eurų. Visada verta klausti apie galimas nuolaidas, jei galima lanksčiai derėtis dėl datos.

Ar reikia mokėti muito mokesčius, jei keliame iš Lietuvos (ES)?

Nereikia, ir tai viena geriausių naujienų. Kadangi ir Lietuva, ir Nyderlandai yra Europos Sąjungos nariai, muitų nėra. Tačiau tai nereiškia, kad viskas vyksta be dokumentų. Būtina užpildyti prekių važiavimo lapą (CMR), o jei pervežama technika, vertinga daugiau nei 3000 eurų, gali tekti pateikti EXCEL lentelę su inventoriaus numeriais ir vertėmis draudimo tikslams. Tai biurokratinis „popierius“, bet jis apsaugo jus nuo nesusipratimų kelio atkarpose.

Kokia draudimo padengtis yra būtina?

Privaloma. Mūsų standartinė praktika yra siūlyti draudimą nuo 3 iki 5 eurų už 1000 eurų vertės. Girdėjau istorijų, kai klientai norėjo sutaupyti ir atsisakė draudimo, o vėliau gailėjosi, kai sunkvežimį užplūdo lietus per Vokietiją arba staiga užstrigo „stiklo“ dėžė sulūžo. Niekada nežinokite, kas nutiks ant A2 autostrados. Geriau sumokėti keliasdešimt eurų daugiau ir miegoti ramiai.

Olandijos specifika: ką sužinojau per 20 metų

Ar sunku įvažiuoti į Amsterdamo centrą su sunkvežimiu?

Tai vienas dažniausių klausimų ir viena didžiausių bėdų. Amsterdamo centre gatvės siauros, o kanalų tiltai žemi. Dažnai tenka naudoti mažesnes transporto priemones (pavyzdžiui, 7,5 tonų sunkvežimius ar net „Gia“ tipo mašinas), kurios gali įvažiuoti į „zoną“, kurioje dideliems sunkvežimiams įvažiuoti draudžiama. Todėl svarbu iš anksto nusiųsti mums naujojo biuro adresą su nuotrauka, kad galėčiau įvertinę, kokia technika reikės. Kartais teka iškrauti mašiną pakraštyje ir dalykus įvežti rankomis.

Ar reikia specialių leidimų iškrovai Olandijoje?

Kartais taip. Jei biuras yra „zo“ zona (išskirtinė zona), kurioje draudžiama stovėti, arba reikia užimti pėsčiųjų taką iškrovai, vietinė savivaldybė gali reikalauti leidimo (ontheffing). Mes dažnai padedame tai suorganizuoti per mūsų vietinius partnerius, bet tai užtrunka kelias dienas. Neskubėkite iki paskutinės minutės, nes gausite baudą, o mūsų vairuotojas liks neapykantos objektu.

Ar vairuotojas gali padėti su išdėliojimu naujame biure?

Taip, ir dažnai tai darome. Mūsų komanda ne tik iškrauna, bet ir gali padėti sudėti stalus ant vietos, jei tai nurodyta užsakyme. Tačiau verta prisiminti, kad jei reikia surinkti sudėtingus sistemos baldus ar prijungti sudėtingą IT infrastruktūrą, geriau pasikviesti montuotojus. Vairuotojas yra stiprus ir drąsus, bet jis ne meistras, kuris moka surinkti „IKEA“ spintą be instrukcijos per 5 minutes.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Šiandien tai jau standartas, o ne prabanga. Kiekviena mūsų mašina yra įrengta GPS stebėjimo sistema. Galite matyti, kur mašina yra, ar sustojo poilsio arba degalų papildymo. Tai suteikia ramybės, ypač kai biuro perkėlimas į Olandiją vyksta per šventes ar savaitgalį, ir norite tiksliai žinoti, kada vairuotojas atvyks prie durų.

Smulkmenos, kurios nulemia sėkmę

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Dokumentų saugumas yra kritinis. Mes turime specialias užrakstamas dėžes su skirtingais raktais, kurios perduodamos tik atsakingam asmeniui iškrovos metu. Jei turite senų dokumentų, kuriuos reikia sunaikinti, galime susitarti dėl specialių konteinerių, kurie iš karto nuvežami į šredavimą Olandijoje, taip sutaupant vietos naujame biure.

Ar galima pervežti ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Taip, dažnai darbuotojai nori parsivežti savo puodukus, augalus ar asmenines knygas. Tai paprastai neproblema, jei tai sudaro nedidelę dalį viso krovinio. Svarbu tai tiksliai pažymėti inventoriaus sąraše, kad muitinėje (jei atsitiktinai sustotų patikrai) nebuvo klausimų, ar tai ne prekybinis krovinys.

Kas nutinka, jei naujas biuras dar neparuoštas?

Tai klasika. Vairuotojas atvyksta, o raktų nėra, arba dar neišvalyta grindų. Tokiu atveju mes turime galimybę laikinai padėti krovinius mūsų sandėlyje Olandijoje (pavyzdžiui, netoli Roterdamo) ir pristatyti juos kitą dieną. Tai papildomai kainuoja, bet sutaupo nervų. Geriau šią galimybę apsibrėžti iš anksto, nei ieškoti vietos parkavime su pilna mašina.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Olandiją nėra kosminis skrydis, o tiesiog dar vienas logistinis uždavinys, kurį galima išspręsti. Sėkmė priklauso nuo to, kiek gerai susitarsime ir kiek išsamiai pasakysite, ko tikimės. Per šiuos 20 metų išmokau, kad geriausia priemonė nuo problemų yra atvirumas ir detalus planavimas. Neneikykite visko iki paskutinės minutės, pasirūpinkite draudimu ir pasitikėkite profesionalais, kurie žino kelią. Tada jūsų verslas gali pradėti gyventi naujame mieste be jokių nusivylimų, o jūs galėsite mėgautis olandišku kava, o ne šiukšlinėmis iš dėžių.