Biuro perkėlimas į Olandiją be jokio veiklos sutrikimo: praktinis vadovas verslui

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje virš dvidešimties metų ir, pasakykime tiesiogiai, mačiau viską. Buvau ir tokiuose situacijose, kai vairuotojai stringa pasienyje be dokumentų, ir tokiuose, kai įmonės vadovai laukia naujųjų biuro durų Amsterdame, o krovinys vis dar stovi kažkur Vokietijoje dėl techninių gedimų. Tačiau dažniausiai chaosas kyla ne dėl blogų kelių ar pasienio pareigūnų, o dėl žmogiškojo faktoriaus ir blogai suplanuotos logistikos. Biuro perkėlimas į Olandiją yra sudėtingas procesas, kuris reikalauja tikslumo kaip laikrodis, ypač jei jūsų tikslas – išvengti veiklos stabdymo.

Kai kalbame apie verslą, kiekviena prarasta valanda tai ne tik nepatogumas, bet ir tiesioginiai nuostoliai. Aš dažnai sakau saviems klientams, kad sėkmingas persikėlimas neprasideda tada, kai sunkvežimis atvažiuoja pas jums kieme, o tuomet, kai pirmą kartą atidarytate ekselio lentelę su inventoriaus sąrašu. Olandijoje, ypač didžiuosiuose miestuose kaip Roterdamas, Eindhovenas ar Haga, logistika turi savo niuansų, kuriuos būtina žinoti iš anksto. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi, kad jūsų biuro perkėlimas į Olandiją vyktų sklandžiai, o jūsų komanda galėtų dirbti be nereikalingų pertraukų.

Svarbiausia taisyklė, kurią per šiuos metus išmokau griežtai laikyti – visada turi turėti atsarginį planą. Olandų infrastruktūra puiki, bet miestuose griežtai stebimos mažmeninės prekybos ir pramonės zonos, o vietos parkavimui sunkvežimiams reikia rezervuoti savaitėmis iš anksto. Jei planuojate judėjimą trumpiau nei per savaitę, greičiausiai kils problemų. Taigi, kaip tai padaryti taip, kad pirmadienį rytą Olandijoje jūsų darbuotojai jau gertų kavą prie savo stalų? Žemiau rasite atsakymus į dažniausiai užduodamus klausimus, kurius girdėju iš savo klientų.

Pasiruošimas ir dokumentų tvarkymas

Ar tikrai reikia iš anksto susitarti dėl vietos sunkvežimiui prie pat naujojo biuro Olandijoje?

Absoliučiai taip, ir tai viena dažniausių klaidų, kurią daro naujokai. Olandijoje ypatingai griežtai žiūrima į tai, kur sustoja sunkvežimis. Jei atvažiuosite į Amsterdamo centrą arba į gatvę, kurioje yra „Blue Zone“ (mėlynoji zona) arba ribojamas svoris, be leidimo, gausite milžinišką baudą, o vairuotojas gali būti priverstas iškrauti krovinį ne toje vietoje. Aš visada patariu savo klientams susisiekti su savo vietos savivaldybe (gemeente) ir užsisakyti specialų vietą (ontheffing) stovėjimui. Tai trunka kelias savaites, todėl nedelskite.

Kaip greitai galime susitvarkyti su visais muitinės dokumentais, jei reikia vežti techniką?

Kadangi Lietuva ir Olandija yra ES erdvėje, formalios muitinės procedūros nėra taip sudėtingos kaip vykstant į Šveicariją ar Norvegiją, tačiau dokumentai turi būti tvarkingi. Jums reikės sąrašo su prekių verte (intrastat reikalavimai), taip pat CMR konsiginacijos. Jei vežate brangią serverių įrangą, būtina turėti draudimo polisą. Galiu pasakyti iš patirties – jei sąraše bus parašyta „baldai“ vietoje „kompiuterinė įranga“, o pasienio kontrolė nuspręs patikrinti, prarasite valandas. Geriau investuoti laiką į detailesnį inventorių iš anksto.

Ar jums patys reikia išmontuoti baldus, ar tai padarys jūsų komanda?

Čia viskas priklauso nuo to, ką norite pasiekti. Jei norite biuro perkėlimas į Olandiją įvykti be jokio veiklos sutrikimo, geriau, kad tai padarytų mūsų specialistai. Mūsų komanda atveža savo įrankius, žino, kaip išardyti sudėtingas sekretorines be jų pažeidimo, ir, kas svarbiau, vėl sukalda juos pusantros valandos. Jei leisite savo IT žmonėms ar buhalteriams grižti su atsuktuvais, prarasite darbo dieną, o rizikuojate sulaužyti spaustukus, kurie nebebus uždaryti.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais, kuriuos reikia pervežti?

Dokumentų saugumas yra prioritetas. Nenaudojame paprastų dėžių, o specialias, užrakstomas archyvines dėžes su numeracija. Esu matęs situacijų, kai dėžės su sutartimis buvo pamaišytos su dėžėmis su kava ar sauskelnių pakeliais (taip, įmonių virtuvės taip pat keliasi). Mes užtikriname, kad dokumentų dėžės yra kraunamos paskutinės ir iškraunamos pirmosios, o jų turinys nėra kieno nors matomas. Galime net pasiūlyti specialų transportą su seifu, jei kalbame apie ypatingai jautrą informaciją.

Ar galima judėti savaitgalį, kad neblaškytų darbuotojų?

Tai būtų idealus variantas, jei ne vienas „bet“. Olandijoje daugelis biurų centrų ir verslo parkų savaitgaliais yra uždaryti, arba lifto prieiga yra išjungta. Be to, sunkvežimių eismas kai kuriose vietovėse gali būti ribojamas. Tačiau jei susitarsite su pastato administracija dėl raktų ir prieigos, savaitgalio perkėlimas yra puikus būdas išvengti triukšmo. Paprastai tokios paslaugos kaina šiek tiek aukštesnė dėl viršvalandžių vairuotojams, bet tai verta investicijos dėl ramybės.

Kainos ir logistika

Kiek apytiksliai gali kainuoti smulkaus biuro perkėlimas iš Vilniaus į Amsterdamą?

Negaliu pasakyti vieno skaičiaus, nes viskas priklauso nuo tūrio, bet duosiu vaizdą. Jei turite 5-10 darbo vietų ir nedidelę susirinkimų patalpą, tai paprastai užima apie 15-20 kubinių metrų. Tokiam atvejui galite tikėtis kainos nuo 1200 iki 1800 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia išmontavimo paslaugų, ar ne. Jei kalbame apie didelį open space biurą su 50 stalų, kainos svyruoja nuo 4000 eurų ir daugiau. Visada vertinu pagal tai, kiek reikia „žmonių rankų“ darbo, o ne tik pagal ridą.

Ar mokate už vairuotojo apgyvendinimą ar tai įeina į kainą?

Standartinėje praktikoje, kai kelionė trunka ilgiau nei vieną dieną (o į Olandiją važiuojama apie 18-20 valandų viena kryptimi be ilgos pauzės), vairuotojo poilsis ir nakvynė yra įskaičiuoti į pasiūlymo kainą. Mes niekada neleidžiame vairuotojų važiuoti pernelyg pavargusiems, tai yra saugumo taisyklė. Taigi, jums nereikia rūpintis viešbučiu užsakymu Vokietijoje ar Belgijoje – mes tai darome patys. Tačiau jei reikalaujame, kad krovinys būtų iškrautas tą pačią dieną be nakvynės (dviejų vairuotojų komanda), tai kainuos brangiau.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Per 20 metų tai nutiko kelis kartus, ir tai yra blogiausias siaubas bet kokiam logistikos vadovui. Tačiau mes turime sudarytas sutartis su pagalbos tarnybomis visame maršrute – Lenkijoje, Vokietijoje ir Olandijoje. Jei technika išsiriboja, mes per 2-3 valandas organizuojame krovinio perkrovimą į kitą transporto priemonę. Jums nereikės skambinti gelbėjimosi tarnyboms ar ieškoti traktoriaus Vokietijos kelyje. Tai mūsų galvos skausmas, ne jūsų. Tokiu atveju biuro perkėlimas į Olandiją gali šiek tiek pavėluoti, tačiau krovinys visada pasiekia tikslą.

Ar galima sujungti siuntą su kitu klientu, kad pigiau išeitų?

Taip, tai vadinama daliniu krovininiu transportu arba „groupage“. Jei jūsų biuras nedidelis ir neskubate, galite laukti, kol surinksime kitą krovinį į tą patį regioną (pvz., į Roterdamo uostą ar apylinkes). Tai gali sumažinti kainą net 30-40 procentų. Žinoma, čia trūksta lankstumo – reikia derinti laikus su kitu klientu, bet jei jums leidžiama planuoti išvykimą mėnesiu iš anksto, tai labai geras būdas sutaupyti biudžetą.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos dažnai užmirštama?

Dažniausiai klientai pamiršta apie miesto leidimus, apie kurią kalbėjau anksčiau, ir apie liftų naudojimo mokesčius. Kai kuriuose Olandijos verslo centruose liftą reikia užsakyti iš anksto ir jis kainuoja atskirai. Taip pat, jei jūsų biuras yra antrame aukšte be lifto, o turiu nešti 50 kilogramų spintas laiptais, tai taip pat įtakos kainą. Geriau iškarto parodykite nuotraukas arba papasakokite apie prieigos sąlygas, kad nustatytume fiksuotą kainą be staigmenų.

Techniniai niuansai ir įranga

Kaip saugiai pervežti jautrią IT ir serverių įrangą?

Tai ypatingai svarbu, norint išvengti veiklos sutrikdo. Mes turime specialias anti-statinės (nekaupiančios statinės energijos) dėžes ir putą, pritaikytą serveriams. Taip pat naudojame „air-ride“ sistemos sunkvežimius, kurie mažina vibraciją kelyje. Kartais klientai pageidauja, kad IT technika būtų pervežta atskirai, mažesniu transportu, pvz., „Mercedes Sprinter“ tipo furgonu, kad ji būtų pristatyta greičiau ir iškrauta atskirai nuo baldų, kad išvengtume triukšmo ir smūgių.

Ar reikia rūpintis pakavimo medžiagomis patys?

Galite, bet tai neapsimoka. Jei naudosite savo senas dėžes iš parduotuvės, jos gali nebeišlaikyti sunkių knygų ar dokumentų svorio. Mes atvežame naujas, tvirtas kartinės dėžes, specialias drabužių dėžes ir padėklus. Po perkėlimo dėžes surenkame ir paimame atgal, todėl jums nereikia rūpintis jų išvežimu. Taip pat suteikiame lipdukus su numeracija, kad sistemos būtų lengvai surandamos naujoje vietoje.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Olandiją nėra tik apie tai, kaip padėti stalą į sunkvežimį ir nuvežti jį 1500 kilometrų. Tai yra sudėtingas projektas, kurio sėkmė priklauso nuo detalaus planavimo, komunikacijos ir patirties. Per dvidešimt metų išmokau, kad geriausia reklama yra laiku atvykęs ir nenukentėjęs krovinys. Jei pasirūpinsite dokumentais iš anksto, leisite profesionalams atlikti išmontavimą ir pakavimą bei aiškiai susitarsite dėl laiko, jūsų verslas nepastebės jokio pertraukimo.

Olandija yra puiki vieta verslui, o persikėlimas į ją gali tapti naujo etago pradžia, o ne košmaras. Negailėkite laiko pasiruošimui, klauskite profesionalų patarimų ir viskas vyks taip, kaip turi būti – sklandžiai ir efektyviai.